Другое · 7 мин
Как посмотреть электронную трудовую книжку в 1С
Как посмотреть электронную трудовую книжку в 1С:ЗУП и 1С:КАМИН. Где найти форму СЗВ-ТД, сведения о трудовой деятельности сотрудника и как проверить корректность данных.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) в программах 1С — это не отдельный документ, а набор сведений о трудовой деятельности сотрудника, которые формируются на основании кадровых приказов: приёма на работу, перевода, увольнения, переименования должности. Посмотреть эти сведения можно как по отдельному работнику, так и в виде отчётов по всей организации.
Основные конфигурации, где ведётся учёт ЭТК, — 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП), 1С:Комплексная автоматизация, 1С:ERP и 1С:КАМИН. Пути к нужным формам в них немного различаются, но логика везде одинаковая: кадровые документы порождают мероприятия ЭТК, а отчёты позволяют посмотреть накопленные сведения и сравнить их с данными, переданными в СФР (бывший ПФР).
Ниже разобраны конкретные сценарии: где находится карточка электронной трудовой книжки сотрудника, как посмотреть переданные в фонд сведения, как сформировать отчёт по всем работникам и что проверить, если данные не совпадают с ожиданиями.
Где в 1С хранятся сведения электронной трудовой книжки
В 1С нет единого файла «трудовая книжка». Информация распределена по нескольким объектам: кадровые документы (приём, перевод, увольнение) автоматически создают записи мероприятий ЭТК, которые затем включаются в отчётность по форме ЕФС-1 (ранее СЗВ-ТД). Пока документ не проведён, мероприятие в сведениях не появится.
Кроме документов, существуют регистры, где хранятся отражённые и переданные сведения. Именно по ним строятся отчёты и форма просмотра ЭТК в карточке сотрудника. Важно понимать разницу: «отражённые» сведения — это то, что программа подготовила к отправке, а «переданные» — то, что фактически ушло в СФР и принято фондом.
Как посмотреть ЭТК конкретного сотрудника в 1С:ЗУП
Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и найдите нужного работника. В карточке сотрудника в верхней части есть панель ссылок: «Трудовой договор», «Отсутствия», «Сотрудник» и другие. Среди них находится ссылка «Трудовая деятельность» (в некоторых релизах — «Электронная трудовая книжка»).
По этой ссылке открывается форма, где отображаются все мероприятия ЭТК сотрудника: дата, вид мероприятия, должность, подразделение, основание (реквизиты приказа) и статус передачи в СФР. Если мероприятие ещё не отправлено, рядом будет соответствующая пометка.
Если ссылки «Трудовая деятельность» в карточке нет, проверьте версию конфигурации — форма появилась в релизах после введения обязательного электронного учёта. В старых релизах сведения доступны только через отчёты СЗВ-ТД.
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники»
- 2Найдите сотрудника через поиск по ФИО
- 3В карточке нажмите ссылку «Трудовая деятельность»
- 4Проверьте список мероприятий: даты, должности, статусы передачи
- 5При необходимости откройте документ-основание двойным щелчком
Как посмотреть сведения через отчёты по всей организации
Для сводного просмотра перейдите в раздел «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» или используйте встроенные отчёты кадрового учёта. В ЗУП доступен отчёт «Сведения о трудовой деятельности» (в разных релизах — «Электронные трудовые книжки»), который выводит мероприятия по всем сотрудникам за выбранный период с фильтрами по подразделению и статусу передачи.
Также полезен просмотр уже отправленных отчётов ЕФС-1: откройте журнал отчётности, найдите нужный отчёт по разделу «Персонифицированные сведения» и откройте его — внутри будет таблица сотрудников с мероприятиями, включёнными в эту отправку. Это позволяет увидеть именно то, что ушло в фонд, а не текущее состояние базы.
Как посмотреть ЭТК в 1С:КАМИН и других конфигурациях
В 1С:КАМИН:Зарплата сведения о трудовой деятельности находятся в карточке сотрудника на закладке, связанной с трудовой книжкой, а также в журнале отчётности СЗВ-ТД/ЕФС-1. Логика та же: кадровые приказы формируют мероприятия, отчётность их собирает.
В 1С:Бухгалтерии предприятия (если кадровый учёт ведётся там) полноценного просмотра ЭТК по сотруднику может не быть — доступны в основном документы и отчётность ЕФС-1. Для детального анализа сведений удобнее открыть сформированный отчёт и посмотреть его содержимое до отправки.
Где смотреть ЭТК в разных конфигурациях
Карточка сотрудника → «Трудовая деятельность», плюс отчёты по сведениям. Самый полный функционал.
Карточка сотрудника и журнал отчётности СЗВ-ТД/ЕФС-1.
Просмотр в основном через сформированные отчёты ЕФС-1, отдельной формы ЭТК может не быть.
Как проверить, что сведения переданы в СФР корректно
Сам факт отправки отчёта не гарантирует приём: фонд может вернуть протокол с ошибками. Откройте отправленный отчёт ЕФС-1 и проверьте его статус — «Сдано», «Принято» или наличие предупреждений. Отрицательный протокол означает, что сведения нужно исправить и отправить повторно.
Дополнительно сравните данные в карточке сотрудника с содержимым последнего принятого отчёта. Расхождения возникают, если кадровый документ был создан после отправки или отменён, а корректирующий отчёт не сформирован.
Как проверить результат
Статус «Сдано» или «Принято», протокол без ошибок
Отрицательный протокол или статус «Не отправлено»
Все приёмы, переводы и увольнения присутствуют с корректными датами
Пропущены мероприятия или даты не совпадают с приказами
Содержимое карточки совпадает с последним принятым отчётом
В базе есть мероприятия, которых нет в отправленной отчётности
Типичные ошибки и ограничения при просмотре ЭТК
Частая ситуация: пользователь ищет «трудовую книжку» как документ и не находит, потому что в 1С это набор мероприятий, а не единый файл. Другая ошибка — просмотр данных до проведения кадровых приказов: непроведённый документ мероприятие не создаёт.
Учитывайте и права доступа: если у пользователя нет роли кадровика или доступа к персональным данным, ссылка «Трудовая деятельность» и кадровые отчёты будут недоступны. В этом случае доступ настраивает администратор через профили групп доступа.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли распечатать электронную трудовую книжку из 1С?
Да. Из формы «Трудовая деятельность» в карточке сотрудника или из отчёта по сведениям можно вывести печатную форму. При увольнении сотруднику выдаётся выписка из ЭТК по установленной форме — она формируется из тех же данных.
Почему в карточке сотрудника нет ссылки «Трудовая деятельность»?
Наиболее вероятные причины: устаревший релиз конфигурации, в котором форма ещё не реализована, или отсутствие у пользователя прав на просмотр кадровых данных. Проверьте версию программы и профиль доступа.
Как посмотреть мероприятия ЭТК за прошлые периоды?
Откройте журнал отправленных отчётов ЕФС-1 (СЗВ-ТД) за нужный период и посмотрите содержимое принятых отчётов. Либо сформируйте отчёт по сведениям о трудовой деятельности с отбором по сотруднику и периоду.
Что делать, если мероприятие есть в базе, но не ушло в СФР?
Проверьте, включено ли оно в очередной отчёт ЕФС-1 и не отклонён ли предыдущий отчёт протоколом. Исправьте ошибки из протокола и сформируйте отчёт повторно с нужным мероприятием.
Видит ли сотрудник свою ЭТК через 1С?
Нет, 1С — внутренняя учётная система работодателя. Сотрудник может посмотреть свои сведения на портале Госуслуг или запросить выписку у работодателя, которую кадровик формирует из 1С.
Что важно запомнить
ЭТК в 1С — это мероприятия из кадровых документов. Смотрите их в карточке сотрудника по ссылке «Трудовая деятельность» или в отчётах, а корректность передачи проверяйте по статусам и протоколам отчётов ЕФС-1.