Другое · 10 мин
Как в 1С перевести сотрудника на полную ставку
Как в 1С:ЗУП оформить перевод сотрудника на полную ставку: кадровый перевод, изменение графика, проверка начислений. Ошибки, проверка результата, ответы на вопросы.
Перевод сотрудника с неполной ставки (0,5, 0,75 и т.п.) на полную — это изменение условий трудового договора, которое в 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) оформляется кадровым документом. Просто поменять цифру в карточке сотрудника недостаточно: программа должна зафиксировать дату изменения, пересчитать плановые начисления и привязать сотрудника к графику полного рабочего времени.
Ниже разобрано, каким документом оформляется перевод, что проверить до и после проведения, как убедиться, что зарплата и отчётность посчитаются корректно. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП 8.3 (ред. 3.1), но логика аналогична и в других конфигурациях на базе БСП.
Подготовка: что проверить перед оформлением перевода
До создания документа убедитесь, что в базе есть график работы на полную ставку. Откройте раздел «Настройка» → «Графики работы сотрудников» и найдите график с полной нормой рабочего времени (например, пятидневка по 8 часов). Если такого графика нет, создайте его заранее — иначе в документе перевода нечего будет выбрать.
Второй шаг — уточнить текущее состояние сотрудника. Откройте карточку сотрудника и посмотрите, какое количество ставок занято сейчас, какой график назначен и какие плановые начисления действуют. Полезно сформировать отчёт «Штатное расписание» или «Сотрудники организации», чтобы видеть историю кадровых событий.
Также проверьте, нет ли у сотрудника незакрытых отсутствий (отпусков, больничных) на дату перевода. Они не запрещают перевод, но влияют на расчёт за переходный месяц, и это нужно учитывать при проверке начислений.
Каким документом оформляется перевод
В 1С:ЗУП 3.1 для изменения ставки используется документ «Кадровый перевод» (раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» → «Кадровые переводы»). Если в организации ведётся штатное расписание, может потребоваться сначала изменить позицию штатного расписания — тогда используется «Изменение штатного расписания» или утверждение новой редакции.
Если меняется только ставка без смены подразделения и должности, всё равно оформляется именно кадровый перевод: в нём фиксируется новое количество ставок и новый график. Альтернативный вариант — документ «Изменение условий труда» в некоторых настройках программы, но стандартный и наиболее предсказуемый путь — «Кадровый перевод».
В конфигурации 1С:Бухгалтерия (если кадровый учёт ведётся там) механизм проще: перевод оформляется документом «Кадровый перевод» из раздела «Зарплата и кадры», но возможности по графикам и начислениям там ограничены — для полноценного расчёта неполного/полного времени лучше подходит ЗУП.
Сравнение вариантов
Стандартный способ в ЗУП: меняет ставку, график, подразделение и начисления. Подходит почти всегда.
Нужно, если в штатке нет свободной полной ставки по позиции. Делается до кадрового перевода.
Только если меняется вид договора или сотрудник переходит на другую должность с разрывом. Для простой смены ставки избыточно и портит непрерывность стажа в отчётах.
Пошаговое оформление кадрового перевода
Создайте новый документ «Кадровый перевод». Укажите организацию, сотрудника и дату перевода — с этой даты начнут действовать новые условия. Если перевод с середины месяца, программа рассчитает зарплату пропорционально: часть месяца по старой ставке, часть по новой.
В документе установите флажок изменения условий (в зависимости от настроек он может называться «Изменить условия труда» или отображаться сразу). Укажите количество ставок — 1. В поле «График работы» выберите график полного рабочего времени.
Перейдите на вкладку «Начисления». Программа обычно переносит действующие начисления автоматически. Проверьте, что оклад или тариф указан в полном размере (в ЗУП при расчёте по ставке оклад обычно хранится как сумма за полную ставку, а фактическая оплата пересчитывается по занимаемой доле — убедитесь, что после смены ставки на 1 плановый ФОТ стал полным).
- 1Проверьте наличие графика полного рабочего времени в справочнике графиков
- 2Создайте документ «Кадры» → «Кадровые переводы» → «Создать»
- 3Укажите сотрудника и дату перевода
- 4Установите количество ставок = 1 и выберите график полного времени
- 5Проверьте вкладку «Начисления»: оклад/тариф и надбавки должны соответствовать полной ставке
- 6Проведите документ и распечатайте приказ (Т-5 или произвольная форма)
- 7Проверьте расчёт зарплаты за переходный месяц
Особые сценарии
Перевод с середины месяца
Если дата перевода — не первое число, расчётный месяц делится на два периода. В документе «Начисление зарплаты и взносов» сотрудник появится с двумя строками или с пересчитанной нормой времени. Проверьте, что норма дней/часов за месяц посчитана корректно: до даты перевода — по старому графику, после — по новому.
Перевод совместителя
Если сотрудник работает по внутреннему совместительству на 0,5 ставки и переводится на полную, перевод оформляется по тому сотруднику (элементу справочника), который соответствует совместительству. Основное место работы при этом не затрагивается. Не путайте физическое лицо и сотрудника: в ЗУП это разные объекты.
Когда в штатном расписании нет свободной ставки
Если ведётся штатное расписание с контролем занимаемых ставок, документ перевода может не провестись с сообщением о превышении числа ставок по позиции. В этом случае сначала оформите «Изменение штатного расписания»: увеличьте количество ставок по позиции с даты перевода, затем повторите кадровый перевод.
Проверка результата после перевода
После проведения документа откройте карточку сотрудника: в поле «Количество ставок» должно быть 1, график работы — полный. Сформируйте отчёт «Кадровая история» или «Изменения условий труда» и убедитесь, что событие зафиксировано с правильной датой.
Ключевая проверка — расчёт зарплаты. Создайте «Начисление зарплаты и взносов» за месяц перевода (черновик, можно не проводить до проверки) и посмотрите строку сотрудника: норма времени должна соответствовать новому графику, сумма оклада — полной ставке (или пропорции при переводе с середины месяца).
Как проверить результат
Ставка = 1, график полного рабочего времени
Осталась доля ставки или старый график
Оклад соответствует полной ставке, норма времени по новому графику
Сумма как за неполную ставку или двойное начисление
По позиции занята 1 ставка этим сотрудником
Занято 1,5 ставки или висит незакрытая старая позиция
Рабочие дни и часы совпадают с полным графиком с даты перевода
Табель заполнен по старому неполному графику
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — изменение ставки «задним числом» после того, как зарплата за период уже рассчитана и выплачена. Это приводит к пересчётам, сторнированиям и расхождениям в отчётности. Если перевод нужно оформить прошлой датой, сначала отмените или скорректируйте расчётные документы за затронутый период.
Вторая ошибка — забытый график. Пользователь меняет ставку, но оставляет график неполного рабочего времени. В результате норма времени считается по старому графику, и зарплата выходит неверной, хотя ставка вроде бы полная. Всегда меняйте ставку и график вместе.
Третья группа проблем — ручная правка начислений в расчётном документе вместо исправления плановых данных. Ручные правки «затираются» при следующем пересчёте и создают скрытые расхождения. Исправляйте источник — кадровый документ или плановые начисления.
Перед массовыми переводами (например, перевод отдела на полные ставки) сделайте копию информационной базы и проведите один перевод как тест. Проверьте расчёт за переходный месяц на этом сотруднике — и только потом оформляйте остальных.
Частые вопросы
Можно ли перевести сотрудника на полную ставку с середины месяца?
Да. Укажите в кадровом переводе фактическую дату. Программа рассчитает зарплату за месяц пропорционально: дни до перевода — по старой ставке и графику, дни после — по новым условиям. Обязательно проверьте норму времени в расчётном документе.
Нужно ли увольнять сотрудника с 0,5 ставки и принимать заново на полную?
Нет, и делать так не следует. Увольнение-приём прерывает стаж в учёте, создаёт лишние записи в отчётности и может исказить средний заработок. Изменение ставки — это кадровый перевод, а не смена трудовых отношений.
Документ «Кадровый перевод» не проводится: «превышено количество ставок». Что делать?
В штатном расписании по позиции нет свободной ставки. Оформите документ «Изменение штатного расписания» с той же датой, увеличив число ставок по позиции, затем повторите проведение перевода.
Зарплата после перевода считается как за неполную ставку. В чём причина?
Чаще всего не изменён график работы: ставка стала 1, но норма времени берётся из старого графика неполного времени. Откройте кадровый перевод, проверьте поле «График работы», при необходимости исправьте документ и пересчитайте зарплату.
Как оформить перевод, если оклад задан суммой за фактическую ставку, а не за полную?
В ЗУП стандартно оклад хранится в размере за полную ставку, а оплата пересчитывается по занимаемой доле. Если у вас настроено иначе, на вкладке «Начисления» кадрового перевода скорректируйте размер начисления вручную до полного оклада и проверьте формулу расчёта в настройках начисления.
Нужно ли что-то менять в отчётности (СЗВ, 6-НДФЛ) после перевода?
Отдельных действий не требуется: отчёты формируются по данным учёта автоматически. Главное — чтобы кадровый перевод был проведён с корректной датой и начисления за переходный период были рассчитаны правильно, тогда сведения о стаже и доходах сформируются корректно.
Что важно запомнить
Перевод на полную ставку оформляется кадровым переводом: ставка = 1 плюс график полного рабочего времени. Меняйте оба параметра вместе, при нехватке ставки сначала корректируйте штатное расписание, а после проведения обязательно проверяйте расчёт зарплаты за переходный месяц.