Как посмотреть, сколько начислено НДФЛ в 1С

Начисленный НДФЛ в 1С хранится не в одном месте, а сразу в нескольких: в документах начисления зарплаты, в специальных регистрах налогового учёта и в бухгалтерских проводках на счёте 68.01. Поэтому вопрос «сколько начислено НДФЛ» может означать разные вещи: сумму, исчисленную при расчёте зарплаты за месяц, налог по конкретному сотруднику за год или данные для сверки с отчётностью 6-НДФЛ. От цели зависит, какой инструмент выбрать.

Ниже разобраны рабочие способы для двух самых распространённых конфигураций — «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) и «1С:Бухгалтерия 8». Все варианты не требуют доработок и доступны пользователю с правами расчётчика или бухгалтера.

Что именно вы хотите увидеть: определяемся с задачей

Прежде чем открывать отчёты, определите, какая сумма нужна. В программе различаются понятия «исчисленный», «удержанный» и «перечисленный» НДФЛ. Исчисленный налог возникает в момент начисления дохода (зарплаты, отпускных, премии), удержанный — в момент выплаты, а перечисленный — при уплате в бюджет. Эти суммы за конкретный месяц часто не совпадают, и это нормально.

Если нужна сумма, начисленная сотруднику за месяц, — смотрите расчётный листок или документ начисления. Если нужен итог по организации для сверки с 6-НДФЛ — используйте аналитические отчёты по НДФЛ. Если нужно увидеть бухгалтерскую сторону вопроса — обороты по счёту 68.01.

Просмотр НДФЛ по сотруднику через расчётный листок

Самый простой способ увидеть, сколько НДФЛ начислено конкретному работнику, — расчётный листок. В 1С:ЗУП откройте раздел «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Расчётный листок», выберите сотрудника и период. В листке отдельной строкой показывается исчисленный НДФЛ за каждый месяц периода, а также применённые вычеты.

В 1С:Бухгалтерии расчётный листок находится в разделе «Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате» → «Расчётный листок». Учтите, что листок показывает налог по дате начисления дохода, а не по дате выплаты — при сверке с ведомостями на выплату суммы могут отличаться.

Альтернатива — открыть сам документ «Начисление зарплаты и взносов» за нужный месяц и перейти на вкладку «НДФЛ». Там видна разбивка налога по каждому сотруднику: налоговая база, вычеты, ставка и итоговая сумма. По двойному щелчку на строке в ЗУП открывается детализация расчёта.

Сводные отчёты по НДФЛ по организации

Для анализа начисленного налога в целом по компании в ЗУП предусмотрены специализированные отчёты. Они находятся в разделе «Отчёты, справки» в подсистеме «НДФЛ». Наиболее полезные из них:

• «Анализ НДФЛ по документам-основаниям» — показывает исчисленный, удержанный и перечисленный налог с группировкой по документам и сотрудникам;
• «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику» — вся история налога по одному человеку: база, вычеты, ставки, исчислено и удержано;
• «Анализ НДФЛ по месяцам» — сводная таблица налога в разрезе месяцев налогового периода;
• «Сводка 2-НДФЛ» — данные в формате справки о доходах по всем сотрудникам.

1. 1
   Откройте раздел «Отчёты, справки» → «Анализ НДФЛ по документам-основаниям».
2. 2
   Укажите период и организацию, нажмите «Сформировать».
3. 3
   Найдите колонку «Исчислено» — это и есть начисленный НДФЛ за период.
4. 4
   Для детализации по сотруднику дважды щёлкните по строке или откройте «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику».
5. 5
   Сверьте итог с данными расчётных листков и оборотами по счёту 68.01.

В отчётах обращайте внимание на колонку «Исчислено» — именно она отвечает на вопрос «сколько начислено». Колонки «Удержано» и «Перечислено» отражают другие этапы движения налога и нужны для контроля задолженности перед бюджетом.

Просмотр НДФЛ в 1С:Бухгалтерии через счёт 68.01

Если зарплата ведётся в «1С:Бухгалтерии 8», начисленный НДФЛ виден в проводках: начисление налога отражается по кредиту счёта 68.01 «НДФЛ» в корреспонденции со счётом 70. Чтобы увидеть сумму, сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 68.01 за нужный период — кредитовый оборот покажет начисленный налог.

Для детализации по сотрудникам откройте «Анализ счёта 68.01» или карточку счёта: в настройках отчёта включите группировку по субконто «Работники организаций». Тогда обороты развернутся по каждому человеку, и вы увидите, сколько налога начислено и удержано именно по нему.

Важное ограничение: проводки по 68.01 в типовой Бухгалтерии формируются при выплате (удержании) налога, а не при начислении дохода. Поэтому для целей налогового учёта надёжнее использовать регистровые отчёты: «Зарплата и кадры» → «Отчёты по НДФЛ», например «Регистр налогового учёта по НДФЛ».

Проверка через регистры накопления

Когда отчёты дают неожиданные цифры, помогает прямой просмотр регистров. В ЗУП данные об исчисленном налоге хранятся в регистре «Расчёты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ», а сведения о базе — в «Учёт доходов для исчисления НДФЛ». Открыть их можно через меню «Все функции» → «Регистры накопления».

Отфильтруйте регистр по организации, сотруднику и периоду — колонка «Сумма» с видом движения «Приход» по строкам «Исчислено» покажет начисленный налог. Этот способ технический, но он позволяет найти конкретный документ, который сформировал ошибочную сумму, — в регистре виден документ-регистратор каждой записи.

Сверка начисленного НДФЛ с учётом и отчётностью

Найти сумму — половина задачи, важно убедиться, что она корректна. Базовый контроль: сумма исчисленного НДФЛ в отчёте «Анализ НДФЛ по документам-основаниям» за год должна совпадать с суммой налога в сводке 2-НДФЛ по всем сотрудникам. Расхождение обычно означает непроведённые документы, ручные операции или ошибки в статусе сотрудника (нерезидент, ставка по дивидендам).

Второй контроль — сравнение удержанного налога с кредитовым оборотом 68.01 за тот же период. Небольшая разница на стыке месяцев допустима из-за переходящих выплат, но систематическое расхождение говорит о том, что часть документов выплаты не проведена или налог введён ручной операцией.

Контрольные точки

Как проверить результат

Исчисленный НДФЛ по отчёту и сумма в расчётных листках

Норма

Суммы совпадают по каждому сотруднику за месяц

Тревожный признак

Разница по отдельным людям — ищите непроведённый документ или ручную корректировку

Удержанный НДФЛ и оборот по кредиту 68.01

Норма

Расхождение только на сумму переходящих выплат

Тревожный признак

Устойчивая разница — часть выплат не отражена в учёте

Налоговая база и применённые вычеты

Норма

Вычеты предоставлены только при наличии заявления и в пределах лимита дохода

Тревожный признак

Вычет продолжает применяться после превышения лимита — проверьте настройки

Типичные ошибки при поиске начисленного НДФЛ

Ещё одна частая ситуация — пользователь ищет НДФЛ в документе «Ведомость на выплату» и видит там сумму к удержанию, которая меньше начисленного за месяц. Это нормально: ведомость удерживает только налог с конкретной выплаты, а остаток будет удержан при следующих выплатах.

Маршрут решения

Как выбрать способ просмотра

Нужно быстро проверить налог одного сотрудника за месяцОткройте расчётный листок или вкладку «НДФЛ» в документе начисления

Нужна сводная сумма по организации для сверки с 6-НДФЛСформируйте «Анализ НДФЛ по документам-основаниям» за квартал или год

Нужно сверить налог с бухгалтерским учётомИспользуйте ОСВ и анализ счёта 68.01 с группировкой по сотрудникам

Сумма в отчёте вызывает сомненияОткройте регистр «Расчёты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ» и найдите документ-источник

Часто задаваемые вопросы

Почему начисленный НДФЛ в расчётном листке не совпадает с удержанным в ведомости?

Исчисление происходит при начислении дохода, а удержание — при выплате. Если зарплата начислена в одном месяце, а выплачена в следующем, суммы за календарный месяц разойдутся. Сверять их корректно нарастающим итогом за год.

Можно ли посмотреть НДФЛ за прошлый год после закрытия периода?

Да, все перечисленные отчёты и регистры сохраняют данные за прошлые периоды. Ограничение касается только редактирования: изменять документы закрытого периода нельзя без снятия даты запрета, а делать это следует только с резервной копией.

Где в ЗУП увидеть НДФЛ по ставке для нерезидентов или с дивидендов?

В отчёте «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику» налог группируется по ставкам и видам дохода. Также ставка видна на вкладке «НДФЛ» документа начисления — для нерезидентов и особых видов доходов программа применяет отдельную ставку автоматически по статусу сотрудника.

Что делать, если отчёт по НДФЛ показывает отрицательную сумму?

Отрицательный исчисленный налог обычно возникает после перерасчёта дохода прошлого периода или при предоставлении вычета задним числом. Проверьте документы «Перерасчёт НДФЛ» и корректность даты заявления на вычет. Отрицательный налог не удерживается с сотрудника, а засчитывается в следующих расчётах.

Как выгрузить данные по начисленному НДФЛ в Excel?

Любой табличный отчёт в 1С сохраняется через меню «Файл» → «Сохранить как» или кнопку сохранения на панели отчёта — выберите формат XLSX. Для регулярной выгрузки удобно сохранить настройки отчёта как вариант, чтобы не настраивать отборы заново.

Видит ли начисленный НДФЛ пользователь без прав расчётчика?

Доступ к зарплатным отчётам и регистрам НДФЛ определяется ролями. Пользователю с ролью только «Бухгалтер» в ЗУП часть данных может быть недоступна. Если отчёт пустой или раздел не открывается — проверьте назначенные роли в настройках прав доступа.