Другое · 8 мин
Как посмотреть НДФЛ по сотруднику в 1С:ЗУП
Как посмотреть НДФЛ по сотруднику в 1С:ЗУП: отчёты по налогу, справка о доходах, регистры учёта, проверка расчёта и типичные ошибки при работе с НДФЛ.
Налог на доходы физических лиц в 1С:Зарплата и управление персоналом учитывается по каждому сотруднику отдельно: программа хранит исчисленный, удержанный и перечисленный налог, а также применённые вычеты и доходы по кодам. Посмотреть НДФЛ по конкретному работнику можно несколькими способами — через стандартные отчёты, справку о доходах, карточку сотрудника или регистры учёта. Выбор зависит от того, что именно нужно проверить: итоговую сумму за период, детализацию по месяцам или корректность расчёта.
Чаще всего бухгалтеры и расчётчики используют отчёты «Анализ НДФЛ» и «Регистр налогового учёта по НДФЛ», а для выдачи сотруднику формируют справку о доходах и суммах налога (бывшая 2-НДФЛ). Ниже разобраны все рабочие способы с точным указанием разделов меню и условиями, при которых данные могут отличаться.
Какие данные по НДФЛ хранит 1С:ЗУП
Программа ведёт раздельный учёт трёх сумм налога. Исчисленный НДФЛ — налог, рассчитанный с дохода при начислении. Удержанный — налог, фактически удержанный при выплате дохода. Перечисленный — сумма, которую организация перечислила в бюджет. Эти величины не всегда совпадают, и расхождения между ними — основной источник вопросов при проверке.
Дополнительно хранятся сведения о применённых вычетах (стандартных, социальных, имущественных), доходах в разрезе кодов и ставок, а также статус налогового резидентства сотрудника. Всё это влияет на итоговую сумму налога и отображается в аналитических отчётах.
Быстрый просмотр через отчёт «Анализ НДФЛ»
Самый удобный способ — отчёты группы «Анализ НДФЛ». Откройте раздел «Отчетность, справки» → «Отчеты по зарплате» (в некоторых версиях — сразу «Анализ НДФЛ»). Доступно несколько вариантов: «по месяцам», «по датам получения дохода», «по документам основаниям» и другие.
Установите период, в настройках отбора укажите нужного сотрудника (поле «Физическое лицо» или «Сотрудник») и нажмите «Сформировать». Отчёт покажет доход, вычеты, налоговую базу и суммы исчисленного, удержанного и перечисленного налога. Вариант «Анализ НДФЛ по документам-основаниям» полезен, когда нужно понять, каким именно документом начислена конкретная сумма.
- 1Откройте «Отчетность, справки» → «Анализ НДФЛ по месяцам»
- 2Укажите период и организацию
- 3В настройках добавьте отбор по сотруднику
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте колонки «Исчислено», «Удержано», «Перечислено»
Детальная проверка в регистре налогового учёта
Когда нужна полная картина за год, откройте «Отчетность, справки» → «Регистр налогового учета по НДФЛ». Укажите налоговый период и сотрудника. Регистр покажет по каждому месяцу: доходы с кодами, предоставленные вычеты, налоговую базу нарастающим итогом и налог по каждой ставке.
Эта форма незаменима при поиске ошибок: например, если вычет применился дважды или доход попал не в тот месяц. Регистр можно распечатать — он принимается налоговыми органами как документ налогового учёта.
Справка о доходах для сотрудника
Если сотрудник просит справку о доходах (бывшая 2-НДФЛ), откройте карточку сотрудника и выберите «Печать» → «Справка о доходах (2-НДФЛ) для сотрудника» либо создайте документ «Справка о доходах (2-НДФЛ) для сотрудника» в разделе «Отчетность, справки». Программа автоматически заполнит доходы, вычеты и налог за выбранный год.
Перед выдачей сверьте итог справки с регистром налогового учёта: суммы должны совпадать. Если расходятся — в учёте есть незакрытые документы или ошибки, которые нужно исправить до выдачи справки.
Просмотр НДФЛ через карточку сотрудника и расчётный листок
Быстрый способ без отчётов: откройте карточку сотрудника, перейдите по ссылке «Налог на доходы» — там видны заявления на вычеты и статус резидента. Сами суммы налога удобно смотреть в расчётном листке: «Зарплата» → «Отчеты по зарплате» → «Расчетный листок» с отбором по сотруднику. В листке строка «НДФЛ» показывает удержанный налог за месяц.
Дополнительно в разделе «Налоги и взносы» → «Отчеты по налогам и взносам» доступны «Карточка учета страховых взносов» и сводные отчёты, но для НДФЛ основными остаются «Анализ НДФЛ» и регистр налогового учёта.
Какой инструмент выбрать
Быстрая сверка итогов за период; не показывает коды доходов детально
Полная детализация для поиска ошибок; требует больше времени на чтение
Понятен сотруднику; показывает только удержанный налог за месяц
Официальный документ для выдачи; формируется только за год
Почему суммы могут не сходиться
Типичная ситуация: исчисленный налог больше удержанного. Это нормально, если доход начислен, но ещё не выплачен — НДФЛ удерживается при выплате. Обратная ситуация (удержанный больше исчисленного) — признак ошибки, чаще всего из-за ручных корректировок в документах выплаты.
Ещё одна причина расхождений — пересчёт налога при увольнении или при изменении статуса резидента в середине года. В этом случае смотрите «Анализ НДФЛ по датам получения дохода»: он показывает, к какому периоду отнесён каждый пересчёт.
Проверка результата и безопасные действия
После просмотра данных сверьте три контрольные точки: сумма по регистру налогового учёта равна сумме в справке о доходах; исчисленный налог за год сходится с данными 6-НДФЛ по этому сотруднику; нет отрицательных сумм без документального основания (возврата налога).
Помните: отчёты только читают данные и ничего не меняют — экспериментировать с настройками отборов безопасно. А вот ручное редактирование сумм НДФЛ в документах «Ведомость» или «Начисление зарплаты» чревато рассинхронизацией учёта. Перед любыми исправлениями сделайте резервную копию базы.
Что важно запомнить
Основной инструмент — отчёт «Анализ НДФЛ» с отбором по сотруднику; для деталей — регистр налогового учёта, для выдачи — справка о доходах. Различайте исчисленный, удержанный и перечисленный налог, а перед исправлениями делайте резервную копию.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли посмотреть НДФЛ сотрудника, который уже уволен?
Да. В отчётах снимите флажок отбора только по работающим сотрудникам или прямо укажите физическое лицо в отборе. Данные по уволенным хранятся в базе, и регистр налогового учёта по ним формируется в обычном порядке.
Почему в отчёте НДФЛ показывается с минусом?
Отрицательная сумма означает излишне удержанный или возвращённый налог. Часто это результат пересчёта при предоставлении вычета задним числом. Такой налог нужно вернуть сотруднику документом «Возврат НДФЛ» или зачесть при следующих выплатах.
Как посмотреть НДФЛ по конкретной выплате?
Откройте документ ведомости на выплату — в табличной части есть колонка «НДФЛ к перечислению». Также используйте вариант отчёта «Анализ НДФЛ по документам-основаниям», где каждая сумма привязана к документу, её сформировавшему.
Где посмотреть вычеты сотрудника за год?
В регистре налогового учёта по НДФЛ есть отдельные разделы по вычетам с разбивкой по месяцам и кодам. Заявления на вычеты хранятся в карточке сотрудника по ссылке «Налог на доходы».
Данные в 1С:ЗУП и в 6-НДФЛ по сотруднику не совпадают. Что делать?
Сначала сформируйте «Анализ НДФЛ по датам получения дохода» и найдите месяц расхождения. Затем проверьте, все ли документы выплаты проведены и нет ли ручных правок налога. Расхождения чаще всего возникают из-за непроведённых ведомостей или сторнирующих документов.