Другое · 11 мин
Где в 1С оформляется выплата аванса
Где в 1С ЗУП и Бухгалтерии оформляется выплата аванса: начисление за первую половину месяца, ведомости, удержание НДФЛ, типичные ошибки и проверка расчёта.
Выплата аванса в 1С оформляется по-разному в зависимости от конфигурации и принятой в организации методики расчёта. В 1С:ЗУП 8.3 за это отвечают документы «Начисление за первую половину месяца» и ведомости на выплату, а в 1С:Бухгалтерии — ведомости и банковские документы без отдельного начисления. Понять, где именно искать выплату аванса, проще всего через раздел «Зарплата» или «Зарплата и кадры» — именно там сосредоточены все документы расчётов с персоналом.
Ключевой момент: аванс в программе — это не фиксированная сумма «на глаз», а либо расчёт за фактически отработанную первую половину месяца, либо сумма, заданная вручную или процентом от оклада. От выбранного способа зависит, какие документы нужно создавать и как будет удерживаться НДФЛ. С введением обязанности удерживать налог при каждой выплате дохода аванс стал полноценным объектом расчёта НДФЛ, и программа отражает это автоматически при правильной настройке.
Ниже разобраны конкретные пути в меню, варианты настройки, порядок выплаты через банк и кассу, а также типичные ошибки, из-за которых суммы аванса расходятся с ожиданиями сотрудников или налоговая отчётность заполняется неверно.
Где в 1С:ЗУП находятся документы по авансу
Основной путь: раздел «Зарплата» главного меню. Здесь расположены документ «Начисление за первую половину месяца» и все виды ведомостей: «Ведомости в банк», «Ведомости в кассу», «Ведомости через раздатчика», «Ведомости на счета». Если раздел «Зарплата» не отображается, проверьте настройку панели разделов — возможно, он скрыт в настройках навигации.
Документ «Начисление за первую половину месяца» рассчитывает аванс пропорционально отработанному времени за период с 1 по 15 число. Программа учитывает графики работы сотрудников, отсутствия (отпуска, больничные, командировки), введённые кадровыми документами, а также плановые надбавки и удержания, для которых в настройках указано, что они начисляются за первую половину месяца.
Если документа «Начисление за первую половину месяца» в журнале нет, значит, в настройках расчёта зарплаты выбран вариант «фиксированный аванс» — тогда расчётный документ не нужен, а сумма подставляется сразу в ведомость. Проверить это можно по пути: Настройка → Реквизиты организации → Учётная политика и другие настройки → Бухучёт и выплата зарплаты.
Настройка способа расчёта аванса
Порядок расчёта задаётся в настройках зарплаты: Настройка → Расчёт зарплаты. Вариант «Рассчитывается за первую половину месяца» включает документ начисления и расчёт по отработанному времени. Этот способ рекомендуется как наиболее соответствующий требованиям трудового законодательства: зарплата должна выплачиваться за фактически выполненную работу.
Альтернатива — фиксированный аванс. Его размер устанавливается индивидуально в документах «Приём на работу», «Кадровый перевод» или специальным документом «Изменение аванса» (раздел «Зарплата» или «Кадры», в зависимости от версии). Можно задать сумму рублями или процент от тарифной ставки (оклада). При выборе процента следите, чтобы при неполностью отработанной первой половине месяца выплата не превышала причитающуюся сумму — иначе образуется переплата, которую придётся удерживать из итогового расчёта.
Отдельно проверьте состав начислений, входящих в аванс. В настройке каждого вида расчёта (Настройка → Начисления) есть флаг «Начисляется за первую половину месяца». Если премия или надбавка должна выплачиваться только с окончательным расчётом, флаг у неё должен быть снят — иначе сумма аванса окажется завышенной.
Способы расчёта аванса
Точный расчёт по табелю, учитывает отсутствия; требует ввода документа начисления и актуальных кадровых данных до 15 числа.
Просто и быстро, но не реагирует на отпуска и больничные — риск переплаты при длительных отсутствиях.
Компромисс: сумма масштабируется при изменении оклада, но всё равно не учитывает фактическое отсутствие сотрудника.
Как начислить аванс за первую половину месяца
Создайте документ: Зарплата → Начисление за первую половину месяца → Создать. Укажите организацию, месяц начисления и дату документа. По кнопке «Заполнить» табличная часть заполнится сотрудниками, у которых в кадровых документах предусмотрена выплата аванса расчётом, с суммами по отработанному времени.
Перед заполнением убедитесь, что введены все документы отсутствий за период 1–15 числа: больничные, отпуска, командировки, прогулы. Если кадровые документы введены после расчёта аванса, документ нужно перезаполнить — иначе сотруднику, который фактически не работал, начислится полная сумма.
НДФЛ с аванса при этом способе исчисляется прямо в документе начисления на вкладке «НДФЛ» и удерживается при выплате ведомостью. Проверьте вкладку «Удержания»: сюда попадают удержания по исполнительным листам и другие постоянные удержания, у которых в настройках отмечено удержание при выплате аванса.
Как выплатить аванс: ведомости и банк
Выплата оформляется ведомостями из раздела «Зарплата» (или «Выплаты» в отдельных интерфейсах). В поле «Выплачивать» выберите значение «Аванс» — тогда при заполнении программа подтянет либо рассчитанные суммы из документа начисления, либо фиксированные суммы из кадровых документов.
Для зарплатного проекта используется «Ведомость в банк»: укажите зарплатный проект, заполните документ, а затем через обмен с банком отправьте реестр (документ «Обмен с банками по зарплатным проектам» или прямая выгрузка файла). Для выплаты наличными используется «Ведомость в кассу», после её проведения формируется расходный кассовый ордер — в ЗУП он создаётся автоматически при соответствующей настройке учёта или отражается при синхронизации с бухгалтерией.
Дата выплаты в ведомости критична для НДФЛ: именно она определяет дату фактического получения дохода и срок перечисления налога. Ставьте реальную планируемую дату выплаты, а не дату составления документа. Если деньги ушли из банка другим числом, исправьте дату ведомости до формирования отчётности.
Выплата аванса в 1С:Бухгалтерии 8.3
В 1С:Бухгалтерии нет полноценного расчёта аванса по отработанному времени. Путь: Зарплата и кадры → Зарплата → Ведомости в банк / Ведомости в кассу. Создайте ведомость, в поле «Выплачивать» выберите «Аванс», укажите месяц и заполните табличную часть. Суммы программа подставит по данным о способе выплаты аванса, заданным в карточке сотрудника (фиксированная сумма или процент от оклада), либо их вводят вручную.
Для удержания НДФЛ с аванса в бухгалтерской конфигурации используется документ «Операция учёта НДФЛ» либо автоматическое исчисление в ведомости — поведение зависит от версии и настроек учётной политики по зарплате. Проверьте, что после проведения ведомости налог отражён в регистрах: сформируйте отчёт «Анализ НДФЛ» или проверьте движения документа.
Сама хозяйственная операция списания денег оформляется документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Перечисление заработной платы по ведомостям» (или «На счета сотрудников» при выплате на карты вне зарплатного проекта), где нужно сослаться на созданную ведомость. Для кассы — «Расходный кассовый ордер» с видом «Выплата заработной платы по ведомостям».
Проверка результата и типичные ошибки
После выплаты сверьте данные: отчёт «Расчётный листок» по сотруднику должен показывать начисленный аванс, удержанный с него НДФЛ и выплаченную сумму. Сводная проверка — отчёт «Анализ ФОТ» или «Полная сводка начислений, удержаний и выплат» за месяц: колонка выплат за первую половину должна совпадать с суммой ведомостей.
Долг за организацией или сотрудником на конец месяца смотрят в отчёте «Задолженность по зарплате» (Зарплата → Отчёты по зарплате). Небольшой остаток до окончательного расчёта — норма; долг за сотрудником после полного расчёта месяца — признак переплаты аванса, чаще всего из-за неучтённого отсутствия.
Как проверить результат
Аванс начислен, НДФЛ удержан, выплачено = начислено минус НДФЛ и удержания
Выплачено больше, чем начислено за минусом удержаний
Долг за сотрудником отсутствует или равен нулю
Положительный долг за сотрудником — была переплата
Налог с аванса отражён с датой выплаты ведомости
Налог отсутствует или дата получения дохода не совпадает с выплатой
Частые вопросы
Почему в ведомости не заполняются суммы аванса?
Чаще всего не выбран или не проведён документ «Начисление за первую половину месяца» при расчётном способе, либо сотруднику не задан размер аванса в кадровом документе при фиксированном способе. Также проверьте, что в поле «Выплачивать» выбран именно «Аванс», а месяц выплаты совпадает с месяцем начисления.
Нужно ли удерживать НДФЛ с аванса?
Да. Аванс — это доход в виде оплаты труда, налог исчисляется на дату выплаты и удерживается при фактической выплате. В ЗУП это происходит автоматически в ведомости; в Бухгалтерии проверьте, что налог отразился в учёте после проведения документов.
Можно ли выплатить аванс раньше или позже установленной даты?
Технически программа позволяет поставить любую дату в ведомости, но сроки выплаты зарплаты закрепляются внутренними документами организации, а их нарушение влечёт ответственность работодателя. Дату в документе всегда ставьте равной фактической дате перечисления денег.
Сотрудник был в отпуске всю первую половину месяца — что с авансом?
При расчёте за фактически отработанное время программа не начислит аванс, если отпуск введён до расчёта, — и это корректно. При фиксированном авансе сумма заполнится автоматически, поэтому её нужно вручную обнулить в ведомости, иначе возникнет переплата.
Как изменить размер фиксированного аванса сотруднику?
Используйте документ «Изменение аванса» (в ЗУП — раздел «Зарплата» или «Кадры») либо кадровый перевод, если одновременно меняются условия оплаты. Простое редактирование прошлого приёма на работу не рекомендуется: оно исказит историю изменения условий труда.
Почему после выплаты аванса в 6-НДФЛ нет сумм?
Отчёт заполняется по данным регистров учёта НДФЛ, куда записи попадают из проведённых ведомостей с корректной датой выплаты. Проверьте, что ведомость проведена, дата выплаты попадает в отчётный период, а в самой ведомости заполнена колонка удержанного налога.
Что важно запомнить
В 1С:ЗУП аванс живёт в разделе «Зарплата»: расчёт — документом «Начисление за первую половину месяца», выплата — ведомостью с видом «Аванс». В Бухгалтерии отдельного начисления нет, суммы задаются фиксированно в ведомости. Контролируйте три вещи: актуальность отсутствий до расчёта, дату выплаты в ведомости и удержание НДФЛ — тогда аванс пройдёт без переплат и ошибок в отчётности.