Другое · 10 мин
Как оформить договор ГПД (ГПХ) в 1С:ЗУП
Пошаговая инструкция по оформлению договора ГПХ в 1С:ЗУП: создание сотрудника, документы, начисление вознаграждения, страховые взносы и отчётность.
Договор гражданско-правового характера (ГПХ) в 1С:Зарплата и управление персоналом оформляется не так, как обычный трудовой договор: для исполнителя создаётся отдельный вид договора, начисления по нему считаются по своим правилам, а взносы и НДФЛ отражаются в специальных документах. Если отразить подрядчика через стандартный «Приём на работу», программа некорректно рассчитает страховые взносы и включит человека в кадровые отчёты, где ему не место.
Ниже — рабочий порядок действий для типовой конфигурации 1С:ЗУП 3.1: от добавления физического лица до выплаты вознаграждения и проверки отчётности. Инструкция подходит для договоров подряда, оказания услуг и авторских договоров с физическими лицами.
Подготовка: что проверить перед оформлением договора
Перед созданием документов убедитесь, что в программе заведено физическое лицо исполнителя. Откройте раздел «Кадры» → «Физические лица» и найдите человека по ФИО. Если он уже работал в организации (например, как штатный сотрудник), дублировать карточку не нужно — договор ГПХ привязывается к существующему физлицу.
Проверьте заполненность карточки: ФИО, ИНН, СНИЛС, дата рождения, адрес регистрации. Эти данные попадут в отчётность по НДФЛ и взносам, и ошибка в ИНН или СНИЛС приведёт к расхождениям при сдаче 6-НДФЛ и персонифицированных сведений.
Также убедитесь, что в учётной политике организации (раздел «Настройка» → «Организации» → закладка «Учётная политика и другие настройки») корректно указаны параметры для исчисления взносов. На вознаграждения по ГПХ начисляются взносы на ОПС и ОМС, а взносы на социальное страхование (ВНиМ) — только если это предусмотрено договором или настройками начисления.
Создание договора ГПХ документом «Договор (работы, услуги)»
Основной документ для оформления подрядчика — «Договор (работы, услуги)». Он находится в разделе «Зарплата» → «Договоры (в т.ч. авторские)» либо в разделе «Кадры», в зависимости от настроек интерфейса. Создайте новый документ кнопкой «Создать».
В шапке документа укажите организацию, физическое лицо исполнителя, дату и номер договора, даты начала и окончания работ. Поле «Подразделение» заполните, если учёт ведётся по подразделениям — это важно для распределения затрат и отражения в бухгалтерском учёте.
На закладке начисления выберите вид расчёта — как правило, это предопределённое начисление «Оплата по договорам подряда» или аналогичное. Укажите сумму договора и способ отражения в бухучёте, если он отличается от стандартного. После заполнения проведите документ.
- 1Проверьте или создайте карточку физического лица в разделе «Кадры» → «Физические лица»
- 2Создайте документ «Договор (работы, услуги)» в разделе «Зарплата»
- 3Заполните организацию, исполнителя, даты и сумму договора
- 4Укажите вид начисления и способ отражения в учёте
- 5Проведите документ и проверьте его появление в журнале договоров
Договор подряда, услуг и авторский договор: в чём разница в программе
Для обычных договоров подряда и оказания услуг используется один и тот же документ «Договор (работы, услуги)». Авторские договоры (на создание произведений, лицензионные) оформляются отдельным документом «Договор авторского заказа» или через тот же журнал с выбором соответствующего вида начисления.
Различие принципиально для налогового учёта: по авторским договорам НДФЛ может уменьшаться на норматив профессионального вычета, а база по взносам рассчитывается с учётом расходов. Поэтому не оформляйте авторский договор как обычный подряд — программа не применит вычет и неверно посчитает взносы.
Виды договоров ГПХ в 1С:ЗУП
Подходит для подряда и оказания услуг. Взносы на ОПС, ОМС и ВНиМ начисляются со всей суммы, профессиональный вычет не применяется автоматически.
Для создания произведений и передачи прав. Позволяет учесть профессиональный вычет по нормативу, взносы считаются с базы за вычетом расходов.
Создаёт трудовые отношения: исполнитель попадёт в штатное расписание, отчёты по среднесписочной, ему начислятся все взносы. Для ГПХ не подходит.
Начисление вознаграждения по договору
Само по себе проведение договора не создаёт начисление — вознаграждение нужно начислить отдельным документом. Используйте «Начисление по договорам (в т.ч. авторским)» из раздела «Зарплата». В документе выберите договор, укажите месяц начисления и сумму — полностью или частями, если оплата по актам выполненных работ.
При проведении программа автоматически рассчитает НДФЛ и страховые взносы. НДФЛ удерживается по ставке, применимой к доходам исполнителя, с учётом вычетов, если они зарегистрированы. Если подрядчик подал заявление на стандартный вычет (например, на детей), зарегистрируйте его документом «Заявление на вычеты НДФЛ» до начисления.
Если работы сдаются поэтапно, создавайте начисление на каждый этап в том месяце, когда подписан акт. Дата фактического получения дохода по ГПХ — день выплаты, поэтому начисление и выплата могут попасть в разные отчётные периоды 6-НДФЛ.
Выплата вознаграждения и удержание НДФЛ
Выплата оформляется стандартными ведомостями: «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу» или «Ведомость через раздатчика» — в зависимости от способа расчётов. В поле «Выплачивать» выберите «Начисления по договорам ГПХ», чтобы в ведомость подтянулись именно подрядчики, а не штатные сотрудники.
При проведении ведомости НДФЛ считается удержанным, и именно дата ведомости определяет срок перечисления налога. Проверьте, что сумма к выплате равна начисленному вознаграждению за минусом НДФЛ — расхождение указывает на незарегистрированные вычеты или ошибку в начислении.
Как проверить результат
Равна начислению минус НДФЛ
Расходится с расчётом — ищите неучтённые вычеты или двойное начисление
Документ проведён, даты и сумма соответствуют бумажному договору
Договор не проведён или оформлен как приём на работу
НДФЛ и взносы рассчитаны на закладках документа
Взносы нулевые при ненулевой сумме — проверьте вид начисления
Отражение в отчётности: 6-НДФЛ, взносы, персонифицированные сведения
Доходы по договорам ГПХ включаются в расчёт 6-НДФЛ в общем порядке: начисление — в раздел 2 по дате выплаты, удержанный налог — по срокам перечисления. В приложении о доходах (справке о доходах физлица) вознаграждение отражается с кодом дохода 2010 для подряда и услуг либо соответствующим кодом для авторских выплат.
В расчёте по страховым взносам подрядчики включаются в раздел 3 персонифицированных сведений, а их выплаты формируют базу по взносам на ОПС, ОМС и ВНиМ. Взносы на травматизм начисляются только если это прямо предусмотрено договором — программа учитывает это по настройке, проверьте её перед расчётом.
После формирования отчётов сверьте подрядчика по отчёту «Анализ взносов в фонды» и «Свод НДФЛ»: доход должен присутствовать в обоих, а базы должны сходиться с учётом особенностей (например, вычетов по авторским договорам).
Особые ситуации: самозанятые, ИП и совместители
Если исполнитель — самозанятый (плательщик налога на профессиональный доход) или индивидуальный предприниматель, договор ГПХ в 1С:ЗУП оформлять не нужно: организация не является налоговым агентом, НДФЛ и взносы не начисляются. Достаточно получить от исполнителя чек из приложения «Мой налог» и отразить расчёты в бухгалтерском учёте.
Если подрядчик одновременно является штатным сотрудником организации, договор ГПХ оформляется на то же физическое лицо параллельно с трудовым договором. НДФЛ посчитается совокупно по всем доходам, а взносы — с учётом общей предельной базы.
Перед массовым оформлением подрядчиков сделайте тестовый пример на одном договоре: проведите начисление, выплату и сформируйте 6-НДФЛ по этому человеку. Так вы проверите настройки вида начисления и коды дохода до того, как ошибка попадёт в регламентированную отчётность.
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли создавать сотрудника для подрядчика по ГПХ?
Нет, отдельный сотрудник не обязателен — договор привязывается к физическому лицу. Однако в некоторых настройках программа автоматически создаёт запись сотрудника с видом договора ГПХ для корректного отражения в отчётах. Это нормально, если при этом не использовался документ «Приём на работу».
Как отразить оплату по договору частями?
Создавайте несколько документов «Начисление по договорам» — по одному на каждый подписанный акт, с указанием суммы этапа. Каждое начисление выплачивается своей ведомостью, НДФЛ удерживается при каждой выплате.
Что делать, если взносы по договору не рассчитались?
Проверьте вид начисления в договоре: в его настройках на закладке «Налоги, взносы, учёт» должен быть указан вид дохода, облагаемый взносами. Также убедитесь, что документ начисления проведён и дата начисления попадает в расчётный период.
Какой код дохода указывается для вознаграждения по ГПХ?
Для договоров подряда и оказания услуг применяется код дохода 2010, для авторских вознаграждений — свои коды в зависимости от вида произведения. В типовой конфигурации код подставляется из настроек вида начисления.
Нужно ли включать подрядчика в штатное расписание?
Нет. Договоры ГПХ не связаны со штатным расписанием и позициями штата. Если программа требует указать позицию, проверьте, что вы используете документ «Договор (работы, услуги)», а не кадровый приём.
Как аннулировать ошибочно оформленный договор?
Если по договору не было начислений, пометьте документ на удаление. Если начисления и выплаты уже проведены, сначала отмените проведение ведомостей и начислений, затем распроведите договор. При уже сданной отчётности потребуется корректировка 6-НДФЛ и расчёта по взносам.
Что важно запомнить
Договор ГПХ в 1С:ЗУП оформляется документом «Договор (работы, услуги)» на физическое лицо, начисление — документом «Начисление по договорам», выплата — ведомостью с видом «Начисления по договорам ГПХ». Не используйте приём на работу, проверяйте настройки взносов и коды дохода до сдачи отчётности.