Как посмотреть количество неотгуленного отпуска в 1С ЗУП

Остаток отпуска в 1С: Зарплата и управление персоналом (ЗУП) рассчитывается автоматически на основе кадровых документов: приёмов на работу, отпусков, отгулов и увольнений. Посмотреть количество неотгуленных дней можно несколькими способами — через специализированные отчёты, справку из карточки сотрудника или документ «Увольнение». Выбор способа зависит от того, нужны данные по одному работнику или по всей организации.

Перед тем как использовать цифры из программы для расчёта компенсации или планирования графика отпусков, важно убедиться, что данные корректны: остатки могут искажаться из-за непроведённых документов, неверно введённых начальных остатков или отсутствия сторнирования отменённого отпуска.

Способ 1. Отчёт «Остатки отпусков» по всем сотрудникам

Основной инструмент для массового просмотра — отчёт, который показывает накопленные, использованные и оставшиеся дни по каждому работнику. Откройте раздел «Кадры», затем «Отчёты по кадрам» (в некоторых версиях — «Кадровые отчёты») и найдите «Остатки отпусков».

В отчёте задайте дату, на которую нужен расчёт, и при необходимости отбор по подразделению или конкретному сотруднику. Программа покажет остаток на начало периода, заработанные дни, использованные дни и итоговый остаток. Обратите внимание: расчёт ведётся по рабочим годам сотрудника, а не по календарным.

Если отчёт пустой или показывает нули — проверьте, введены ли начальные остатки отпусков при старте учёта и проведены ли документы отпусков. Отчёт строится только по проведённым документам.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» — «Отчёты по кадрам»
2. 2
   Выберите отчёт «Остатки отпусков»
3. 3
   Укажите дату расчёта и при необходимости отбор по сотруднику или подразделению
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и проверьте колонку с итоговым остатком

Способ 2. Справка об остатках из карточки сотрудника

Когда нужны данные по одному работнику, удобнее открыть его карточку: раздел «Кадры» — «Сотрудники». В форме сотрудника в меню «Печать» (или по ссылке «Остатки отпусков» в зависимости от версии ЗУП) доступна справка «Остатки отпусков».

Справка формируется в виде печатной формы и детально показывает остатки по каждому рабочему году: сколько дней положено, сколько использовано, сколько осталось. Это удобно для выдачи сотруднику по запросу или для проверки перед оформлением очередного отпуска.

Учтите, что справка отражает состояние на текущую дату. Если нужен остаток на будущую дату (например, для планирования отпуска через два месяца), используйте отчёт с указанием нужной даты — программа рассчитает дни, которые накопятся к этому моменту.

Способ 3. Проверка при увольнении

При увольнении сотрудника остаток отпуска определяется прямо в документе «Увольнение» (раздел «Кадры» — «Приёмы, переводы, увольнения»). На вкладке с компенсацией отпуска программа автоматически подставляет количество неиспользованных дней и рассчитывает компенсацию.

Если вместо компенсации сотрудник брал отпуск авансом, программа покажет отрицательный остаток — дни, которые нужно удержать. Всегда сверяйте предложенное программой количество дней со справкой об остатках: расхождение обычно означает ошибку в первичных данных, а не сбой расчёта.

Способ 4. Отчёт «Справка об остатках отпусков» и варианты настройки

В ЗУП есть и более детальный вариант — «Справка об остатках отпусков» в списке кадровых отчётов. Он отличается от сводного отчёта тем, что показывает расшифровку по рабочим годам в табличном виде, а не только итоговую цифру.

Оба отчёта поддерживают настройки: можно менять группировки, добавлять отборы, сохранять собственные варианты отчёта. Если в вашей базе используется несколько видов отпусков (основной, дополнительный за вредность, за ненормированный день), проверьте, что отчёт выводит остатки по всем видам, а не только по основному.

Сравнение способов

Отчёт «Остатки отпусков»

Подходит для сводной проверки по организации или подразделению; неудобен для печати справки одному сотруднику

Справка из карточки сотрудника

Лучший вариант для выдачи работнику; показывает только текущую дату

Документ «Увольнение»

Автоматический расчёт компенсации; требует обязательной сверки с отчётом

Почему остаток может быть неверным

Самая частая причина ошибок — не введены начальные остатки отпусков при переходе на ЗУП. Они вводятся документом «Начальные остатки отпусков» (или «Остатки отпусков организаций» в ранних версиях) по каждому сотруднику с разбивкой по рабочим годам. Без этого документа программа считает дни только с момента старта учёта в базе.

Вторая причина — отменённые или сторнированные отпуска, оформленные не документом, а вручную. Если отпуск отменили, документ нужно пометить на удаление или провести сторно, иначе дни останутся «использованными». Третья причина — неправильная дата приёма на работу или незакрытые отсутствия, которые влияют на стаж для отпуска (например, отпуска без сохранения зарплаты свыше установленного лимита).

Как проверить корректность данных

Простейший контроль — сопоставить остаток из отчёта с расчётом вручную: за каждый полный рабочий год сотруднику положено установленное количество дней (стандартно 28 календарных плюс дополнительные, если они предусмотрены). Из суммы заработанных дней вычитаются все проведённые отпуска.

Также полезно сформировать отчёт на дату приёма сотрудника — остаток должен быть нулевым (или равным введённым начальным остаткам). Если на дату приёма уже есть минус или плюс, ищите документы с неверной датой.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток на дату приёма

Норма

Равен нулю или начальным остаткам

Тревожный признак

Есть плюс или минус без основания

Сумма отпусков по документам и в отчёте

Норма

Совпадает день в день

Тревожный признак

Отчёт показывает больше использованных дней

Остаток в отчёте и в документе увольнения

Норма

Значения совпадают

Тревожный признак

В увольнении другое число дней

Ограничения и особенности

Остатки отпусков в ЗУП считаются только по проведённым документам, поэтому «черновики» отпусков на остаток не влияют. Если учёт ведётся в разделённом режиме (кадры в одной базе, расчёты в другой), убедитесь, что обмен данными выполнен полностью, иначе часть документов не попадёт в расчёт.

В типовой ЗУП нет автоматического контроля «отпуск не может превышать остаток» при проведении документа — программа позволит отправить сотрудника в отпуск авансом. Поэтому перед утверждением графика отпусков сверяйте планируемые дни с остатками отчётом.

Часто задаваемые вопросы

Может ли сотрудник сам посмотреть свой остаток отпуска?

В типовой ЗУП у сотрудника нет прямого доступа. Если в организации внедрён сервис «1С:Кабинет сотрудника» или аналогичный личный кабинет, остаток отпуска может отображаться там после настройки интеграции с ЗУП.

Почему отчёт показывает отрицательный остаток?

Отрицательный остаток означает, что сотрудник отгулял больше дней, чем заработал, — отпуск был предоставлен авансом. При увольнении такие дни подлежат удержанию, если это допускается законодательством и условиями увольнения.

Как посмотреть остаток на будущую дату?

Укажите нужную дату в параметрах отчёта «Остатки отпусков» — программа рассчитает дни, которые сотрудник заработает к этому моменту, с учётом уже проведённых отпусков. Запланированные, но не проведённые отпуска в расчёт не попадут.

Где вводить остатки при переходе на ЗУП с другой программы?

Используйте документ «Начальные остатки отпусков» в разделе настройки начала учёта (или «Главное» — «Начальные остатки» в зависимости от версии). Остатки вводятся по каждому сотруднику с разбивкой по рабочим годам и видам отпусков.

Остаток в отчёте не совпадает с ручным подсчётом. Что делать?

Сформируйте справку об остатках с расшифровкой по рабочим годам и сверьте каждую строку: дату приёма, введённые начальные остатки, все документы отпусков и отсутствия без сохранения зарплаты. Чаще всего расхождение вызвано одним непроведённым или лишним документом.