Другое · 9 мин
Как заполнить сменный график в 1С
Как создать и заполнить сменный график работы сотрудников в 1С:ЗУП: настройка шаблона, цикла смен, учет ночных часов, типичные ошибки и проверка результата.
Сменный график в 1С:ЗУП — это основа для корректного расчёта зарплаты сотрудников, работающих посменно: охранников, диспетчеров, производственного персонала, медработников. Если график заполнен с ошибками, программа неверно посчитает отработанное время, ночные часы, переработки и суммированный учёт рабочего времени. Поэтому настройке графика стоит уделить внимание ещё до начисления первой зарплаты.
Механизм одинаков для большинства релизов 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3: сначала создаётся шаблон графика с циклом чередования смен, затем график назначается сотрудникам через кадровый документ. Ниже разобран полный порядок действий — от создания шаблона до проверки результата в табеле.
Где в 1С находится настройка графиков работы
Справочник графиков находится в разделе «Настройка — Графики работы сотрудников». Если пункт не отображается, проверьте права пользователя и функциональность программы: в разделе «Настройка — Функциональность» должна быть включена работа с графиками сотрудников. В типовой конфигурации по умолчанию уже создан график «Пятидневка» — его можно использовать как образец.
Перед созданием сменного графика убедитесь, что в справочнике «Виды использования рабочего времени» есть нужные обозначения: явка (Я), ночные часы (Н), выходные (В). В типовой поставке они присутствуют, добавлять вручную обычно ничего не требуется.
Создание шаблона сменного графика
Нажмите «Создать» в списке графиков и заполните основные поля: наименование (например, «Сутки через трое» или «2/2 по 12 часов»), год, на который формируется график, и способ заполнения. Для сменных режимов выбирайте вариант «По циклам произвольной длины» — именно он позволяет задать чередование «день-ночь-отсыпной-выходной» и подобные схемы.
Далее заполните таблицу цикла: каждая строка — один день цикла. Для рабочих дней укажите вид времени «Явка» и количество часов, для ночной смены добавьте строку с видом «Ночные часы». Выходные дни в цикле отмечаются видом времени «Выходные дни» либо просто остаются с нулевой длительностью — в зависимости от релиза программа может требовать явного указания.
Укажите дату отсчёта цикла — день, с которого начинается первый цикл. От этой даты программа будет раскладывать чередование смен на весь календарный год. Если сотрудник заступает в смену не с первого дня цикла, это корректируется при назначении графика или индивидуальным графиком.
Назначение графика сотрудникам
Сам по себе шаблон ничего не считает — его нужно назначить конкретным людям. При приёме на работу график указывается прямо в документе «Приём на работу» в поле «График работы». Для уже работающих сотрудников смену режима оформляют документом «Кадровый перевод» (раздел «Кадры»): на вкладке условий труда меняется график с даты перевода.
Для массового перевода подразделения на новый график используйте документ «Кадровый перевод списком» — он позволяет изменить график сразу группе сотрудников одним документом. Это удобно при сезонной смене расписания или переходе подразделения на новый режим.
Если отдельному сотруднику на конкретный месяц нужно отклонение от общего графика (подмена, разовая перестановка смен), не меняйте основной шаблон — оформите документ «Индивидуальный график» в разделе «Зарплата». Он действует только на указанный месяц и имеет приоритет над общим графиком.
Способы изменить режим работы
Постоянная смена графика с конкретной даты. Оформляется приказом, действует до следующего изменения.
Разовое отклонение на один месяц: подмена, перестановка смен. Не меняет основной режим сотрудника.
Только как крайняя мера для разовых правок: ручной табель отключает автоматический расчёт по графику и требует постоянного контроля.
Суммированный учёт рабочего времени
Сменные режимы почти всегда требуют суммированного учёта: недельная норма при графике «сутки через трое» не соблюдается, и переработки считаются по итогам учётного периода — месяца, квартала или года. В настройках графика установите флажок суммированного учёта и укажите, по какому графику считать норму (обычно — по графику пятидневной рабочей недели).
От правильности этой настройки зависит расчёт сверхурочных: программа сравнивает фактически отработанное время с нормой производственного календаря и выделяет переработку при закрытии учётного периода. Проверьте, что в организации приказом установлен учётный период — без этого корректно рассчитать сверхурочные невозможно ни в программе, ни юридически.
При графике «сутки через трое» удобно заводить несколько шаблонов со сдвинутой датой отсчёта — по одному на каждую бригаду. Тогда смены бригад не пересекаются, а массовые корректировки делаются в одном месте.
Проверка результата и типичные ошибки
После настройки откройте отчёт «График работы» (раздел «Кадры — Отчёты» или «Зарплата — Отчёты») и сверьте чередование смен с фактическим расписанием подразделения. Затем сформируйте табель учёта рабочего времени за текущий месяц: смены должны попадать на правильные даты, ночные часы — выделяться отдельно, выходные — совпадать с циклом.
Контрольная точка — норма часов за месяц. Сравните её с расчётом вручную: количество смен в месяце, умноженное на длительность смены. Расхождение даже на несколько часов говорит об ошибке в цикле или в дате отсчёта.
Как проверить результат
Совпадает с фактическим расписанием подразделения
Смены смещены на день или цикл прерывается
Выделяются отдельным кодом и попадают на период 22:00–6:00
Вся смена отражена как обычная явка
Равна числу смен, умноженному на их длительность
Расхождение с ручным расчётом
Часто задаваемые вопросы
Можно ли заполнить сменный график сразу на несколько лет?
График в 1С:ЗУП формируется на конкретный календарный год. Перед началом нового года шаблон нужно обновить: откройте график, смените год и перезаполните календарь — цикл при этом сохраняется, пересоздавать шаблон не требуется. Полезно настроить напоминание об обновлении графиков в декабре, чтобы январская зарплата не считалась по пустому календарю.
Что делать, если сотрудник вышел в чужую смену по подмене?
Разовую подмену оформляют документом «Индивидуальный график» на соответствующий месяц — в нём вручную корректируют конкретные дни, не трогая общий шаблон. Если подмена означала работу сверх нормы, дополнительно проверьте отражение переработки при суммированном учёте.
Почему в табеле не появляются ночные часы, хотя смена ночная?
Наиболее вероятная причина — в цикле графика ночное время не выделено отдельной строкой с видом «Ночные часы». Откройте шаблон графика и проверьте таблицу цикла: для ночной смены должно быть минимум две строки — явка и ночные часы. После исправления шаблона перезаполните табель за текущий месяц.
Как перевести всё подразделение на новый график одним действием?
Используйте документ «Кадровый перевод списком» из раздела «Кадры»: добавьте в табличную часть всех сотрудников подразделения и укажите новый график работы с даты перехода. Документ сформирует кадровые переводы по каждому сотруднику, и с указанной даты расчёт времени пойдёт по новому расписанию.
Нужен ли отдельный график для сотрудника с неполной сменой?
Если сотрудник работает неполное время в рамках сменного режима, создаётся отдельный шаблон с уменьшенной длительностью смены, а в кадровом документе указывается неполное рабочее время и доля ставки. Назначать такому сотруднику полный сменный график нельзя — норма времени и оплата будут завышены.
Что важно запомнить
Сменный график создаётся в справочнике «Графики работы сотрудников» по циклу произвольной длины, назначается через кадровые документы, а ночные часы и перерывы настраиваются отдельно. Проверяйте результат по отчёту «График работы» и табелю до расчёта зарплаты, а прошлые периоды не редактируйте задним числом.