Как посмотреть инвалидов в 1С ЗУП

Информация об инвалидности сотрудника в 1С:ЗУП хранится не в одном месте, а распределена по нескольким объектам: личные данные сотрудника, сведения об инвалидности из ФСС, налоговые льготы. Поэтому задача «посмотреть инвалидов» решается разными способами в зависимости от цели — нужен список для отчёта, проверка вычетов по НДФЛ или контроль срока действия справки.

Чаще всего кадровику или расчётчику достаточно стандартного отчёта «Списки сотрудников» или «Льготы по НДФЛ». Если нужна детальная проверка по конкретному человеку, данные смотрят в карточке сотрудника на закладке «Страхование» или в документе «Сведения об инвалидности». Ниже разобраны все рабочие варианты с точными путями в меню.

Где в ЗУП хранятся данные об инвалидности

Прежде чем искать список, полезно понять, из чего он формируется. В типовой ЗУП 3.1 инвалидность фиксируется в нескольких местах, и отчёты опираются на разные источники.

Во-первых, это документ «Сведения об инвалидности» (меню «Зарплата» или «Кадры» → «Сведения об инвалидности», либо из карточки сотрудника). В нём указывают группу инвалидности, дату установления, срок действия справки и серийный номер. Именно этот документ даёт право на стандартный вычет по НДФЛ и влияет на страховые взносы.

Во-вторых, в карточке сотрудника на закладке «Страхование» есть ссылка «Инвалидность», которая открывает те же сведения. В-третьих, льготы по налогу на доходы оформляются документом «Заявление на вычеты НДФЛ», где вычет инвалида появляется автоматически при наличии действующих сведений об инвалидности.

Как получить список инвалидов через отчёт «Списки сотрудников»

Это основной способ, когда нужен именно перечень людей. Откройте раздел «Зарплата» (или «Отчёты, справки») → «Отчёты по зарплате» → «Списки сотрудников». Отчёт универсальный: он выводит сотрудников с произвольными отборами и колонками.

Нажмите «Настройки» и перейдите на закладку «Отбор». Добавьте условие по полю «Инвалид» или «Инвалидность» (доступные поля зависят от релиза) со значением «Да» / «Заполнено». На закладке «Дополнительные поля» можно вывести группу инвалидности и дату окончания действия справки, чтобы сразу видеть, у кого документ скоро истекает.

После настройки нажмите «Сформировать». Результат можно сохранить как вариант отчёта — например, под именем «Инвалиды по организации», чтобы в следующий раз не настраивать отбор заново. Отчёт также доступен через «Кадры» → «Кадровые отчёты».

1. 1
   Откройте Зарплата → Отчёты по зарплате → Списки сотрудников
2. 2
   Нажмите Настройки → закладка Отбор
3. 3
   Добавьте условие: Инвалид = Да (или Инвалидность заполнена)
4. 4
   Добавьте дополнительные поля: группа, срок действия справки
5. 5
   Нажмите Сформировать и проверьте список
6. 6
   Сохраните вариант отчёта для повторного использования

Как посмотреть инвалидов через отчёт по льготам НДФЛ

Если цель — проверить, кому положен и предоставлен вычет, удобнее отчёт «Льготы по НДФЛ» (раздел «Налоги и взносы» → «Отчёты по налогам и взносам»). Он показывает сотрудников, у которых зарегистрированы льготы, включая вычет инвалида.

Обратите внимание: этот отчёт отражает налоговую сторону вопроса. Если у сотрудника есть инвалидность, но заявление на вычет не подано, в отчёте по льготам он может не отображаться или отображаться без вычета. Поэтому для кадрового списка используйте «Списки сотрудников», а для проверки вычетов — отчёт по льготам.

Дополнительно полезен отчёт «Анализ НДФЛ по датам получения доходов» или регистр налогового учёта — там видно фактическое применение вычета в каждом месяце. Расхождение между наличием инвалидности и отсутствием вычета — повод проверить заявление сотрудника.

Просмотр инвалидности по конкретному сотруднику

Для точечной проверки откройте справочник «Сотрудники» (Кадры → Сотрудники), найдите человека и перейдите на закладку «Страхование». В поле «Инвалидность» отображается текущий статус, а по ссылке открывается история сведений: дата установления, группа, срок действия.

Если поле пустое, но по документам инвалидность есть, создайте документ «Сведения об инвалидности» прямо из карточки — кнопка появляется рядом с полем. После проведения документа статус обновится автоматически.

Обратите внимание на дату окончания действия справки. По её истечении программа перестаёт применять льготы, даже если сотрудник фактически прошёл переосвидетельствование, но данные в базу не внесли. Это одна из самых частых причин ошибок в расчёте НДФЛ.

Как контролировать сроки действия справок

Инвалидность бывает бессрочной и установленной на период. Для второго случая кадровику важно вовремя запросить у сотрудника новую справку и обновить сведения. В типовой ЗУП нет автоматической рассылки напоминаний, поэтому контроль ведут через отчёт.

Настройте в «Списках сотрудников» вывод колонки с датой окончания действия инвалидности и отсортируйте по ней. Сформировав такой отчёт раз в месяц, вы увидите, у кого срок истекает в ближайшие 1–2 месяца. Сохранённый вариант отчёта делает эту проверку делом двух минут.

Если в организации ведётся учёт в нескольких базах или часть данных приходит из внешних систем, сверяйте список инвалидов с данными СЭДО ФСС — больничные сотрудников-инвалидов имеют особенности оплаты, и расхождения заметны именно там.

Контрольные точки

Как проверить результат

Список в отчёте

Норма

Все сотрудники с действующими справками присутствуют

Тревожный признак

Человек с инвалидностью отсутствует — не введён документ «Сведения об инвалидности»

Вычет по НДФЛ

Норма

Вычет применяется ежемесячно в расчёте

Тревожный признак

Вычета нет — проверьте заявление и срок действия справки

Срок справки

Норма

Дата окончания в будущем или бессрочная

Тревожный признак

Срок истёк — льготы прекращены, нужна новая справка

Типичные ошибки и ограничения

Первая ошибка — ввод инвалидности через «Личные данные» вместо документа «Сведения об инвалидности». Поле в личных данных может быть заполнено, но без документа программа не применит льготы корректно. Всегда проверяйте наличие именно проведённого документа.

Вторая — забытое заявление на вычет. Сотрудник принёс справку, кадровик ввёл сведения, а заявление на вычет оформить забыли. В итоге НДФЛ удержан больше положенного, и перерасчёт придётся делать задним числом.

Третья — работа в старом релизе, где состав полей отчётов отличается. Если в настройках отбора нет поля «Инвалид», обновите конфигурацию или используйте универсальный отчёт по регистру сведений. При доработанной конфигурации названия команд могут отличаться от типовых — ориентируйтесь на смысл объектов, а не точные подписи.

Частые вопросы

Можно ли выгрузить список инвалидов в Excel?

Да. Сформируйте отчёт «Списки сотрудников» с нужным отбором и сохраните табличный документ через «Файл → Сохранить как» в формате Excel. Перед передачей файла помните, что сведения об инвалидности — персональные данные особой категории, и их распространение ограничено.

Почему сотрудник-инвалид не попадает в отчёт?

Чаще всего не введён или не проведён документ «Сведения об инвалидности». Также проверьте, что отбор в отчёте настроен корректно, а срок действия справки не истёк — просроченная инвалидность может не попадать в выборку по активным льготам.

Где посмотреть группу инвалидности сотрудника?

В карточке сотрудника: закладка «Страхование», ссылка «Инвалидность». Там же видны дата установления и срок действия. В отчёте «Списки сотрудников» группу можно вывести дополнительной колонкой через настройки.

Влияет ли инвалидность на страховые взносы в ЗУП?

Для отдельных категорий работодателей (например, общественных организаций инвалидов) применяются пониженные тарифы, и программа учитывает сведения об инвалидности при расчёте. Для обычных работодателей основное влияние — вычет по НДФЛ и особенности оплаты больничных.

Как исправить ошибочно введённые сведения об инвалидности?

Откройте список документов «Сведения об инвалидности» по сотруднику, отмените проведение ошибочного документа и введите корректный. Если ошибка затронула уже рассчитанные периоды, выполните перерасчёт НДФЛ и взносов за эти месяцы.