Другое · 11 мин
Как установить сокращенный рабочий день в 1С
Как установить сокращенный рабочий день в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии. Настройка графика, кадрового перевода, расчета зарплаты пропорционально отработанному времени.
Сокращенный рабочий день (неполное рабочее время) в 1С оформляется через изменение графика работы сотрудника и корректную настройку вида расчета, чтобы зарплата начислялась пропорционально отработанным часам. Ошибки на этом этапе приводят к неверному расчету оклада, искажению табеля и проблемам при проверках, поэтому важно выполнить настройку последовательно: сначала график, затем кадровый документ, потом проверка расчета.
Инструкция ниже ориентирована на «1С:Зарплату и управление персоналом 8» (ред. 3.1) — именно там механизм неполного времени реализован наиболее полно. Для «1С:Бухгалтерии 8» и «1С:Управление нашей фирмой» логика аналогична, отличаются только названия документов и разделов меню. Перед изменениями убедитесь, что у вас есть права на кадровые документы и настройку графиков, а база обновлена до актуального релиза.
Различайте два понятия: неполное рабочее время (ст. 93 ТК РФ) устанавливается по соглашению сторон или по заявлению отдельных категорий работников, а сокращенная продолжительность (ст. 92 ТК РФ) положена по закону, например несовершеннолетним или работникам вредных производств. В 1С оба случая оформляются через график работы, но оплата считается по-разному, и это нужно учитывать при выборе вида расчета.
Что подготовить перед настройкой
Перед изменениями в программе соберите исходные данные: новую продолжительность рабочего дня (например, 6 часов вместо 8), количество рабочих дней в неделю, дату начала действия нового режима и основание — заявление сотрудника или дополнительное соглашение к трудовому договору. От этих данных зависит, как именно заполнять график и кадровый документ.
Также проверьте, как в вашей базе устроены графики работы: откройте раздел «Настройка» → «Графики работы сотрудников» и посмотрите, есть ли уже подходящий график. Если сокращенный режим вводится для одного сотрудника, проще создать отдельный график, чем менять общий — изменение общего графика затронет всех, кто на него назначен.
Шаг 1. Создание графика сокращенного рабочего времени
Откройте «Настройка» → «Графики работы сотрудников» и нажмите «Создать». Укажите наименование, которое будет понятно в отчетах, например «Пятидневка 6 часов (0,75 ставки)». В поле «Способ заполнения» обычно выбирают «По дням недели» для стандартной пятидневки.
В таблице расписания задайте часы работы по дням: для сокращенного дня при пятидневке укажите, например, по 6 часов с понедельника по пятницу, суббота и воскресенье — выходные. Если сотрудник работает неполную неделю (например, 3 дня по 8 часов), отметьте рабочими только нужные дни.
Обязательно проверьте блок «Виды времени»: время работы должно относиться к виду «Явка». Если в графике предусмотрен перерыв на обед, который по ТК РФ в рабочее время не включается, укажите его отдельной строкой с нулевой оплатой или просто не включайте в часы работы — от этого зависит норма часов в табеле.
В поле «Считать норму времени по графику» укажите график полного рабочего времени (обычно «Пятидневка 40 часов»). Это ключевой параметр: именно по нему программа вычислит долю отработанного времени при расчете оклада. Если оставить поле пустым или сослаться на сам сокращенный график, зарплата будет начисляться как за полную ставку.
Шаг 2. Оформление кадрового документа
Сам график не меняет условия труда сотрудника — нужен кадровый документ. В 1С:ЗУП 3.1 используйте «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» → «Кадровый перевод». Выберите сотрудника, укажите дату перевода и установите флажок изменения графика работы, затем выберите созданный сокращенный график.
На вкладке «Оплата труда» проверьте начисления. Если сотруднику установлен оклад, убедитесь, что в поле «Количество ставок» указана правильная доля — например, 0,75. В ЗУП 3.1 при смене графика на неполный время программа может автоматически предложить пересчет доли ставки, но контролировать значение нужно вручную: именно произведение оклада на долю ставки даст ожидаемую сумму.
Если сокращенный режим временный, есть два подхода. Первый — оформить перевод, а по окончании периода сделать обратный перевод. Второй — использовать документ «Изменение условий оплаты» (в некоторых релизах — «Изменение плановых начислений»), если меняется только оплата, а график остается прежним. Для смены именно режима работы корректнее кадровый перевод.
- 1Создайте резервную копию базы или проверьте наличие свежей копии
- 2Создайте новый график работы с сокращенными часами и нормой по графику полного времени
- 3Оформите кадровый перевод сотрудника с указанием нового графика и доли ставки
- 4Проверьте начисления на вкладке «Оплата труда»
- 5Рассчитайте зарплату за первый месяц и сверьте сумму с ожидаемой пропорцией
- 6Сформируйте табель и убедитесь, что норма и факт часов отражены корректно
Шаг 3. Проверка расчета зарплаты
После проведения кадрового документа рассчитайте зарплату за текущий месяц документом «Начисление зарплаты и взносов». Сумма по окладу должна уменьшиться пропорционально: например, при окладе 40 000 руб. и переводе на 0,75 ставки начисление составит около 30 000 руб. за полностью отработанный месяц.
Обратите внимание на механизм расчета: в ЗУП 3.1 оплата по окладу считается как «Оклад × Доля неполного времени × (Отработанное время / Норма по графику сотрудника)» либо через отношение норм графиков — в зависимости от настройки вида расчета. Если сумма не сходится, откройте расшифровку начисления в документе (кнопка с «зеленой лампочкой» или подробный вид строки) и посмотрите, какие нормы и часы участвуют в формуле.
Если перевод оформлен в середине месяца, программа разобьет расчет на два периода: до даты перевода по старым условиям, после — по новым. Проверьте, что дата перевода указана верно: смещение даже на один день исказит обе части расчета.
Как проверить результат
Равна окладу, умноженному на долю ставки, за полный месяц
Начислен полный оклад или сумма не соответствует пропорции
Явки по сокращенным часам, норма соответствует новому графику
Стоят 8-часовые явки или прогулы в рабочие дни
Берется из графика полного времени
Норма совпадает с сокращенным графиком — пропорция не считается
Особенности для разных конфигураций
1С:Бухгалтерия 8
В «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) кадровый учет проще. Создайте график в разделе «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Графики работы», затем оформите документ «Кадровый перевод» из раздела «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы». Укажите новый график и размер ставки. Расчет пропорции в бухгалтерской конфигурации менее гибкий, чем в ЗУП, поэтому после первого начисления обязательно сверьте сумму вручную.
1С:Управление нашей фирмой
В УНФ графики настраиваются в разделе «Компания» → «Графики работы», а изменение условий оформляется кадровым документом по сотруднику. Логика та же: отдельный график с сокращенными часами и проверка начисления в документе «Начисление зарплаты».
Сравнение вариантов оформления
Универсальный способ для постоянного изменения режима. Фиксирует и график, и оплату. Требует обратного документа при возврате к полному времени.
Подходит, только если режим меняется без изменения условий оплаты. Риск: расхождение между графиком и начислениями.
Некорректный вариант: отсутствие снижает оплату, но искажает кадровые данные и стаж. Использовать нельзя.
Частые ошибки и ограничения
Самая распространенная ошибка — изменение общего графика вместо создания нового. Признак: у всех сотрудников на этом графике «поплыла» норма времени и табель. Исправление — вернуть исходные часы в общий график и создать отдельный для сокращенного режима.
Вторая типичная проблема — не указана норма по графику полного времени. В этом случае сотрудник получает полный оклад за сокращенные часы, и переплата обнаруживается только при сверке. Третья ошибка — задвоение доли ставки: если и в графике задана пропорция, и вручную уменьшен размер начисления, зарплата занизится вдвое.
Учтите ограничение: в типовых конфигурациях сокращенный день влияет на расчет среднего заработка и отпускных — они считаются по фактически начисленным суммам, поэтому отдельных настроек обычно не требуется, но при проверке отпускных убедитесь, что периоды неполного времени попали в базу расчета корректно.
Когда стоит привлечь специалиста
Самостоятельная настройка безопасна, если речь идет об одном-двух сотрудниках, типовой конфигурации и стандартной пятидневке. Обратитесь к специалисту по 1С, если в базе доработанные виды расчета, суммированный учет рабочего времени, вахтовый метод или нужно массово перевести подразделение — в этих случаях формулы начислений могут требовать отдельной проверки.
Также помощь понадобится, если после перевода обнаружены ошибки в уже выплаченной зарплате: сторнирование и перерасчет закрытых периодов требуют аккуратности, чтобы не нарушить отчетность по НДФЛ и взносам.
Что важно запомнить
Сокращенный день в 1С — это новый график с нормой по графику полного времени плюс кадровый перевод с долей ставки. После настройки обязательно проверьте сумму начисления, табель и норму часов в первом расчетном месяце.
Частые вопросы
Можно ли установить сокращенный день сразу нескольким сотрудникам?
Да. В 1С:ЗУП 3.1 используйте документ «Кадровый перевод списком», где можно выбрать несколько сотрудников и назначить им один новый график и долю ставки. После проведения документа проверьте начисления выборочно у нескольких человек.
Как оформить сокращенный день временно, на пару месяцев?
Оформите кадровый перевод с даты начала режима, а по его окончании — второй перевод с возвратом на прежний график и полную ставку. Документы отсутствий для этой цели использовать нельзя: они исказят табель и кадровые данные.
Почему зарплата начисляется полностью, хотя график сокращенный?
Чаще всего в графике не заполнено поле «Считать норму времени по графику» — укажите там график полного рабочего времени. Также проверьте, что в кадровом переводе изменен график сотрудника, а не только создан новый график в справочнике.
Нужно ли менять оклад в штатном расписании?
Нет, оклад в штатной позиции остается полным. Сокращение оплаты достигается за счет доли ставки (количества ставок) в кадровом документе и настройки графика. Изменение оклада в штатном расписании затронет всех сотрудников на позиции.
Как сокращенный день повлияет на отпускные и больничные?
Средний заработок для отпускных и пособий считается из фактически начисленных сумм, поэтому при неполном времени он будет ниже — это нормально и не требует дополнительных настроек. Проверьте только, что периоды работы попали в расчетную базу среднего заработка.
Что делать, если ошибка обнаружена после выплаты зарплаты?
Не редактируйте документы закрытого периода напрямую. Исправьте настройки графика и кадрового документа, затем выполните перерасчет в текущем периоде — в ЗУП 3.1 доначисления и сторно регистрируются автоматически при повторном расчете. При значительных суммах и сданной отчетности привлеките специалиста.