Другое · 10 мин
Как перевести сотрудника на удаленную работу в 1С:ЗУП
Пошаговая инструкция по переводу сотрудника на удаленную работу в 1С:ЗУП: кадровый перевод, настройка графика, условий труда и учет рабочего времени.
Перевод сотрудника на удаленную работу в 1С:ЗУП — это не одна кнопка, а связка кадровых и расчетных операций: оформление дополнительного соглашения, изменение условий трудового договора, настройка графика работы и корректное отражение рабочего времени. Если сделать только часть шагов, получите ошибки в табеле, неверный расчет зарплаты или расхождения в отчетности.
В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» (ред. 3.1) удаленная работа отражается через кадровый перевод с изменением условий труда и, при необходимости, через специальные настройки учета времени. Механика зависит от того, как оформлена удаленка: постоянная дистанционная работа, временная (на срок до 6 месяцев) или комбинированная.
Ниже разобран полный цикл действий: от подготовки данных до проверки результата в расчетных документах. Инструкция ориентирована на типовую конфигурацию 1С:ЗУП 3.1; в отраслевых решениях названия документов могут немного отличаться.
Что подготовить перед оформлением перевода
До работы в программе определите юридическую модель удаленки, потому что от нее зависят настройки. Трудовой кодекс различает постоянную дистанционную работу, временную (до 6 месяцев) и периодическую (чередование удаленки и офиса). Для каждой модели в дополнительном соглашении прописываются свои условия, и в 1С их нужно отразить по-разному.
Проверьте, что в программе актуальны справочники: графики работы сотрудников, виды времени, при необходимости — структура подразделений. Если для удаленщиков планируется отдельный график (например, гибкое начало дня), создайте его заранее в разделе «Настройка — Графики работы сотрудников».
Также уточните, как ведется учет рабочего времени удаленного сотрудника: по стандартному табелю, по фактически отработанным часам или через загрузку данных из внешних систем. Это определит, понадобится ли настраивать специальные виды времени.
Оформление кадрового перевода на дистанционную работу
Основной инструмент — документ «Кадровый перевод» (раздел «Кадры — Приемы, переводы, увольнения»). Создайте новый документ, выберите сотрудника и укажите дату перевода — она должна совпадать с датой дополнительного соглашения.
В документе на вкладке с условиями труда включите признак дистанционной (удаленной) работы. В типовой ЗУП 3.1 для этого предусмотрено поле, где указывается, что работа выполняется дистанционно. Если сотрудник переводится на временную удаленку, заполните дату окончания периода дистанционной работы — тогда программа корректно построит кадровые отчеты.
Если при переводе меняются другие условия — подразделение, должность, график работы, — отразите это в том же документе, установив соответствующие флажки изменений. Не создавайте несколько переводов на одну дату: это усложнит историю и может вызвать ошибки при расчете.
- 1Создайте документ «Кадровый перевод» и выберите сотрудника
- 2Укажите дату перевода по дополнительному соглашению
- 3Установите признак дистанционной работы и при необходимости срок ее окончания
- 4Измените график работы, подразделение или другие условия, если они меняются
- 5Проведите документ и распечатайте приказ по типовой или собственной форме
Настройка графика работы удаленного сотрудника
Если режим работы на удаленке совпадает с офисным (те же 40 часов, те же выходные), график менять не обязательно — достаточно признака дистанционной работы. Но если условия другие, потребуется отдельный график.
Создайте новый график в разделе «Настройка — Графики работы сотрудников». Для гибкого режима можно использовать график с суммированным учетом рабочего времени или указать индивидуальное расписание по дням. После создания назначьте график сотруднику через кадровый перевод — поле «График работы» на вкладке изменений.
Обратите внимание на норму времени: если график удаленщика отличается от производственного календаря, программа будет считать норму по его графику. Это влияет на расчет оклада пропорционально отработанному времени, поэтому проверьте заполнение календаря графика на весь период.
Учет рабочего времени и табель
Для удаленных сотрудников табель формируется стандартно — по графику работы. Если сотрудник работает по обычному режиму, в табеле будут проставлены явки («Я») по рабочим дням автоматически при заполнении документа «Табель» или через данные для расчета зарплаты.
Если учет времени ведется по факту (например, сотрудник сам фиксирует часы), используйте документ «Данные для расчета зарплаты» с соответствующим шаблоном или вводите индивидуальный график. В некоторых организациях для удаленки заводят отдельный вид времени, чтобы отличать дистанционную работу в отчетах, — это делается через справочник «Виды использования рабочего времени».
Проверьте, что отсутствия (отпуска, больничные, командировки) вводятся как обычно — они вытеснят явки независимо от формата работы. Ошибка здесь типична: кадровик меняет условия труда, но забывает, что отпуск удаленщика оформляется теми же документами, что и у офисного сотрудника.
Как проверить результат
Явки и отсутствия отражены по новому графику с даты перевода
До даты перевода пусто или двойные часы за одни дни
Оклад рассчитан пропорционально отработанным дням по новому графику
Сумма не совпадает с нормой времени или начисления задвоены
В истории изменений виден перевод с признаком дистанционной работы
Перевод отсутствует или дата не совпадает с соглашением
Начисления, районные коэффициенты и компенсации
Сам по себе перевод на удаленку не меняет систему оплаты труда: оклад, надбавки и премии сохраняются. Но есть нюансы. Если сотрудник переезжает в другой регион, может измениться районный коэффициент или размер северных надбавок — это оформляется изменением условий оплаты в том же кадровом переводе.
Компенсация расходов на использование личного оборудования и интернета оформляется отдельным начислением. Создайте вид начисления (раздел «Настройка — Начисления») с подходящим назначением, настройте налогообложение по принятой в организации политике и назначьте его сотруднику в плановом порядке.
Не забудьте про НДФЛ и взносы: порядок обложения компенсаций удаленщикам зависит от того, как оформлены документы и какие нормы установлены локальными актами. При сомнениях сверяйтесь с актуальными разъяснениями и настройками учетной политики в программе.
Временная удаленка и возврат в офис
Для временной дистанционной работы (до 6 месяцев) принцип тот же: кадровый перевод с признаком дистанционной работы и датой окончания. Некоторые организации предпочитают оформлять временную удаленку без изменения постоянных условий — тогда используют тот же документ, но с обязательным указанием периода.
Возврат в офис оформляется новым кадровым переводом: снимается признак дистанционной работы, при необходимости возвращается прежний график и подразделение. Дата возврата должна совпадать с приказом или соглашением о прекращении дистанционного режима.
Если временная удаленка закончилась, а обратный перевод не оформили, в отчетах сотрудник продолжит числиться дистанционным. Это некритично для расчета зарплаты, но искажает кадровую статистику и может ввести в заблуждение при проверках.
Как выбрать сценарий
Отчетность и проверка после перевода
После проведения всех документов сформируйте контрольные отчеты. Кадровые отчеты (списки сотрудников, штатная расстановка) должны показывать новые условия с даты перевода. Отчет «Табель Т-13» — корректные явки по актуальному графику.
Расчет зарплаты за переходный месяц проверьте особенно внимательно: если перевод пришелся на середину месяца, норма времени и отработанные дни должны считаться с учетом даты перевода. Расхождения обычно означают, что график изменен с неверной датой.
Данные для отчетности в фонды и статистику программа берет из учетных документов автоматически, но признак дистанционной работы может понадобиться в отдельных формах — убедитесь, что он заполнен до формирования регламентированной отчетности за период.
Что важно запомнить
Перевод на удаленку в 1С:ЗУП — это кадровый перевод с признаком дистанционной работы, оформленный после подписания допсоглашения. График меняют только при изменении режима, компенсации настраивают отдельным начислением, а результат проверяют по табелю, расчетному листку и карточке сотрудника.
Частые вопросы
Можно ли оформить удаленку без кадрового перевода?
Юридически изменение условий трудового договора требует дополнительного соглашения, а в 1С:ЗУП его отражение — это кадровый перевод. Обходные варианты (например, просто поменять график) не фиксируют дистанционный характер работы и приведут к расхождениям в кадровом учете и отчетности.
Что делать, если перевод нужно оформить задним числом?
Технически документ можно провести прошлой датой, но если за этот период уже рассчитана зарплата и сдана отчетность, потребуется перерасчет и корректировки. Безопаснее оформлять документы в текущем периоде с фактической датой, а при необходимости — сторнировать и пересчитывать начисления штатными средствами.
Нужен ли отдельный вид времени для удаленной работы?
Обязательного требования нет: стандартная явка «Я» корректно отражает рабочее время удаленщика. Отдельный вид времени заводят, только если организации нужно аналитически отделять дистанционные часы в собственных отчетах.
Как оформить совмещение: часть недели в офисе, часть удаленно?
Это периодическая (комбинированная) дистанционная работа. В дополнительном соглашении прописывают график чередования, а в 1С оформляют кадровый перевод с признаком дистанционной работы и при необходимости специальный график, отражающий дни в офисе и удаленно.
Влияет ли удаленка на расчет отпускных и больничных?
Нет, порядок расчета среднего заработка для отпусков и пособий одинаков для офисных и дистанционных сотрудников. В 1С:ЗУП эти документы оформляются стандартно, признак дистанционной работы на расчет не влияет.
Сотрудник переехал в другой регион — что менять в программе?
Отразите в кадровом переводе изменение места работы и, если применимо, новый районный коэффициент или надбавки. Также проверьте настройки территориальных условий и при необходимости учет по обособленным подразделениям — это влияет на взносы и отчетность.