Другое · 10 мин
Как в 1С:ЗУП посмотреть отпуск сотрудника
Как в 1С:ЗУП посмотреть отпуск сотрудника: остаток дней, график отпусков, документы и отчёты. Пошаговые инструкции, проверка данных и частые ошибки.
В 1С:Зарплата и управление персоналом информация об отпусках хранится в нескольких местах: в карточке сотрудника, в регистрах остатков, в документах «Отпуск» и в графике отпусков. В зависимости от того, что именно нужно узнать — сколько дней накоплено, когда сотрудник уже отдыхал или когда запланирован отдых, — используются разные инструменты.
Быстрее всего остаток отпуска виден прямо из карточки сотрудника: программа показывает количество неиспользованных дней по каждому виду отпуска на текущую дату. Для анализа по всем сотрудникам удобнее отчёты «Остатки отпусков» и «Справка об остатках отпусков», а плановые даты смотрятся в документе «График отпусков».
Ниже разобраны основные способы просмотра: через карточку сотрудника, через отчёты, через журнал документов и график отпусков, а также типичные ситуации, когда данные не сходятся, и как это проверить.
Просмотр остатка отпуска через карточку сотрудника
Самый быстрый способ узнать, сколько дней отпуска накопилось у конкретного человека, — открыть его карточку. Перейдите в раздел «Кадры» → «Сотрудники», найдите нужного сотрудника в списке и откройте его двойным щелчком.
В карточке сотрудника обратите внимание на ссылки в шапке или в панели навигации: в зависимости от релиза ЗУП там есть пункт «Отсутствия» или отчёт «Остатки отпусков» по сотруднику. При нажатии программа сформирует справку, в которой видно: сколько дней положено, сколько использовано и каков остаток на текущую дату по каждому виду отпуска (основной ежегодный, дополнительный, за ненормированный день и т. д.).
Остаток рассчитывается на дату формирования отчёта. Если нужно узнать остаток на прошлую или будущую дату — например, на дату планируемого увольнения, — эту дату можно указать в настройках отчёта или справки.
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники»
- 2Найдите сотрудника через поиск или отбор по подразделению
- 3Откройте карточку и перейдите по ссылке «Отсутствия» или сформируйте «Справку об остатках отпусков»
- 4Проверьте дату, на которую рассчитан остаток, и при необходимости измените её
- 5Сверьте остаток по видам отпусков: основной и дополнительные считаются отдельно
Отчёты по остаткам отпусков
Когда нужно посмотреть отпуска сразу по нескольким сотрудникам или по всему подразделению, используйте отчёты. Они находятся в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты». Основные два:
- «Остатки отпусков» — сводный отчёт по всем сотрудникам с остатками дней по каждому виду отпуска на указанную дату;
- «Справка об остатках отпусков» — детальная расшифровка по одному сотруднику: видно, за какие рабочие периоды накоплены дни и какими документами они использованы.
В отчёте «Остатки отпусков» удобно установить отбор по подразделению — так руководитель или кадровик видит картину только по своему отделу. Кнопка «Настройки» позволяет добавить группировки, изменить дату расчёта остатка и вывести дополнительные поля.
Отрицательный остаток в отчёте означает, что сотрудник отгулял отпуск авансом — это нормальная ситуация, но при увольнении такие дни влияют на расчёт. Если остаток выглядит явно неверным (например, ноль у сотрудника, который год не был в отпуске), причины разобраны в разделе про ошибки ниже.
Как посмотреть оформленные отпуска в журнале документов
Фактические отпуска — те, что уже оформлены и проведены, — хранятся в журнале «Кадры» → «Отпуска» (в некоторых релизах — «Все отсутствия» или «Отпуска» в разделе «Зарплата»). Здесь виден список всех документов «Отпуск» с датами, сотрудниками и периодами отдыха.
Чтобы найти отпуска конкретного человека, установите отбор по полю «Сотрудник» через кнопку «Ещё» → «Настроить список» или воспользуйтесь поиском. Открыв документ, вы увидите вид отпуска, период, количество дней, рабочий год, за который предоставлен отдых, и начисленные отпускные на вкладке расчёта.
Этот же журнал показывает отменённые и помеченные на удаление документы — они отображаются с соответствующей пометкой. Помеченные на удаление отпуска не участвуют в расчёте остатков, поэтому при сверке учитывайте только проведённые документы.
Просмотр графика отпусков
Плановые отпуска на год оформляются документом «График отпусков»: раздел «Кадры» → «Графики отпусков». Откройте документ нужного года — в табличной части перечислены сотрудники, плановые даты начала отпуска, количество дней и примечания.
График отпусков в ЗУП поддерживает согласование и отслеживание фактического исполнения: если сотрудник ушёл в отпуск по документу «Отпуск», в графике появляется отметка о факте. Это позволяет быстро увидеть, кто ещё не использовал запланированные дни.
Для анализа исполнения графика используйте отчёт «График отпусков» или «Анализ неявок» из раздела кадровых отчётов — в зависимости от релиза названия могут отличаться. Также существует типовая печатная форма Т-7 для выгрузки утверждённого графика на бумагу.
Где что смотреть
Быстрый остаток по одному человеку. Не подходит для массового анализа.
Свод по подразделению или организации на любую дату. Требует корректных начальных данных.
История фактически оформленных отпусков с документами и расчётами.
Плановые даты на год и контроль исполнения. Не показывает остатки дней.
Почему остаток отпуска может быть неверным
Если цифра в отчёте вызывает сомнения, причина обычно в одной из трёх ситуаций. Первая — не введены начальные остатки: при старте работы в ЗУП нужно ввести остатки отпусков документом «Начальная штатная расстановка» или специальным вводом остатков (в зависимости от релиза). Без этого программа считает дни только с момента начала учёта.
Вторая причина — отпуска, оформленные не документом «Отпуск», а, например, «Отсутствием» или вообще не отражённые в программе. Только проведённые кадровые документы корректного типа уменьшают остаток. Третья — неправильно указанный рабочий год или вид отпуска в документе, из-за чего дни списываются не с того периода.
Проверить картину помогает детальная «Справка об остатках отпусков» по сотруднику: в ней видно, из каких документов сложился расчёт. Если нашли ошибку в документе — исправьте его и перепроведите, затем пересформируйте отчёт.
Проверка результата и права доступа
Если вы не видите нужные отчёты или журналы, вероятная причина — ограничение прав. Просмотр кадровых данных доступен пользователям с профилями кадровика, расчётчика или руководителя с соответствующими настройками. Рядовой сотрудник через тонкий клиент ЗУП обычно не имеет доступа к чужим данным — остаток своего отпуска он может посмотреть через сервис «1С:Кабинет сотрудника», если он подключён в организации.
Для контроля правильности данных полезно периодически сверять остатки из отчёта с данными личных карточек Т-2 и приказов на отпуск. Расхождения почти всегда означают либо неотражённые в программе документы, либо ошибки в начальных остатках.
Как проверить корректность данных
Совпадает с расчётом по приказам и личной карточке
Расхождение на целые периоды — проверьте начальные остатки
Все фактические отпуска проведены документом «Отпуск»
Есть отпуска, оформленные другими документами или отсутствующие в журнале
В расшифровке видны все рабочие годы и документы использования
Рабочие годы отсутствуют или даты периодов неверны
Частые вопросы
Как посмотреть остаток отпуска на будущую дату, например на дату увольнения?
В отчёте «Остатки отпусков» или в справке по сотруднику укажите нужную дату в параметрах перед формированием. Программа рассчитает остаток с учётом дней, которые накопятся к этой дате. Учтите, что запланированные, но ещё не оформленные документом отпуска в расчёт не попадут.
Где сотрудник может сам посмотреть свой отпуск без доступа к ЗУП?
Если в организации настроен сервис «1С:Кабинет сотрудника», сотрудник видит остаток отпуска, историю отсутствий и может подавать заявления на отпуск через веб-браузер или мобильное приложение. Данные синхронизируются с ЗУП автоматически.
Почему в отчёте «Остатки отпусков» сотрудника нет вовсе?
Чаще всего сотрудник не принят на работу документом «Приём на работу» в текущей базе, уволен до даты формирования отчёта или отбор в настройках отчёта отсекает его подразделение. Проверьте настройки отбора и кадровые документы сотрудника.
Как посмотреть, кто из подразделения ещё не был в отпуске в этом году?
Сформируйте отчёт «Остатки отпусков» с отбором по подразделению и сравните остатки с положенным количеством дней, либо откройте «График отпусков» — в нём видно исполнение запланированных отпусков. Также можно использовать журнал «Отпуска» с отбором по подразделению и периоду.
Что делать, если остаток отпуска не сходится с данными прошлой программы?
Нужно ввести или скорректировать начальные остатки отпусков. В ЗУП для этого предусмотрен механизм ввода остатков на дату начала учёта — укажите по каждому сотруднику неиспользованные дни по видам отпусков и рабочим периодам. После ввода пересформируйте отчёт и сверьте снова.
Можно ли посмотреть отпуска в 1С:Бухгалтерии, а не в ЗУП?
В 1С:Бухгалтерии с загруженным расчётом зарплаты есть документы «Отпуск» и базовые кадровые отчёты, но детальный учёт остатков отпусков по рабочим годам там ограничен. Для полноценного контроля остатков и графиков используется именно ЗУП.
Что важно запомнить
Остаток отпуска быстрее всего смотреть из карточки сотрудника, сводную картину — в отчёте «Остатки отпусков», историю — в журнале «Отпуска», плановые даты — в «Графике отпусков». Если цифры не сходятся, проверяйте начальные остатки и корректность кадровых документов через справку-расшифровку.