Другое · 10 мин
Как отразить аванс по договору ГПХ в 1С ЗУП
Как начислить и выплатить аванс по договору ГПХ в 1С ЗУП: настройка начисления, документы, НДФЛ, взносы, зачёт аванса при окончательном расчёте.
Договоры гражданско-правового характера в 1С ЗУП учитываются отдельно от трудовых контрактов, и выплата аванса по ним чаще всего вызывает вопросы: стандартный документ «Начисление за первую половину месяца» рассчитан на сотрудников с окладом, а подрядчики по ГПХ получают вознаграждение по актам. Тем не менее авансировать исполнителя можно — для этого используются либо промежуточные документы начисления, либо единовременные договоры с промежуточной выплатой.
Принципиальный момент: НДФЛ с выплат по ГПХ удерживается при каждой фактической выплате, а страховые взносы (на ОПС и ОМС) начисляются на всю сумму вознаграждения в месяце выплаты. Поэтому аванс по договору ГПХ — это не «безналоговая» предоплата, а полноценная выплата с удержанием налога в момент перечисления денег.
В статье разобран рабочий алгоритм для типовой конфигурации 1С: Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1): какой документ создать, как настроить начисление, как выплатить аванс и как корректно зачесть его при окончательном расчёте по акту.
Как 1С ЗУП учитывает выплаты по договорам ГПХ
Исполнители по договорам ГПХ регистрируются в справочнике «Сотрудники» либо в справочнике «Контрагенты» — в зависимости от того, оформлен ли человек как физическое лицо без приёма на работу. Сам договор оформляется документом «Договор (работы, услуги)» из раздела «Зарплата» → «Договоры (в т.ч. авторские)» или при приёме подрядчика.
Ключевая особенность: оплата по договору ГПХ привязана к акту выполненных работ, а не к отработанному времени. Поэтому планового начисления, как оклад у штатного сотрудника, у подрядчика нет, и автоматический аванс «за первую половину месяца» для него не рассчитывается.
Даты получения дохода по ГПХ определяются датой фактической выплаты. Это влияет на отражение в 6-НДФЛ: аванс попадёт в отчёт периода, в котором деньги перечислены исполнителю, а не в период подписания акта.
Подготовка: проверка договора и настройка начисления
Перед отражением аванса убедитесь, что договор ГПХ заведён корректно. Откройте документ договора и проверьте: указана ли сумма, правильно ли выбрано начисление (обычно «Оплата по договорам ГПХ»), установлены ли даты начала и окончания, отмечено ли обложение взносами и НДФЛ.
Если в вашей базе авансы по ГПХ выплачиваются регулярно, удобно создать отдельный вид начисления «Аванс по договору ГПХ» (раздел «Настройка» → «Начисления»). Это позволит отличать промежуточные выплаты от окончательных в отчётах и упростит контроль.
При создании начисления важны настройки: назначение — «Прочие начисления и выплаты» либо аналог, обложение НДФЛ — с кодом дохода, соответствующим договорам ГПХ (обычно 2010), страховые взносы — облагается взносами на ОПС и ОМС, но не на ВНиМ и травматизм (если иное не предусмотрено договором).
Способ 1: аванс документом «Начисление по договорам»
Самый прямой способ — создать документ «Начисление по договорам (в т.ч. авторским)» в разделе «Зарплата» до подписания акта. В документе выбирается сотрудник-подрядчик, договор, указывается сумма аванса и дата выплаты (она определит месяц отражения дохода в учёте НДФЛ).
Документ автоматически рассчитает НДФЛ с суммы аванса и страховые взносы. После проведения сумма становится доступной к выплате через ведомость. Признак корректности: в поле «НДФЛ» появилась сумма налога, а в расчётном листке подрядчика отобразилось начисление.
Недостаток способа — если договор один на весь объём работ, то при окончательном расчёте по акту нужно вручную начислить только оставшуюся часть (сумма договора минус аванс), иначе вознаграждение задвоится.
- 1Откройте раздел «Зарплата» → «Начисления по договорам (в т.ч. авторским)» и создайте документ
- 2Выберите подрядчика и договор ГПХ, укажите сумму аванса
- 3Установите дату выплаты — она определит период дохода по НДФЛ
- 4Проверьте автоматически рассчитанный НДФЛ и взносы, проведите документ
- 5Создайте ведомость на выплату (банк, касса или через зарплатный проект) и выплатите аванс
- 6При подписании акта начислите остаток: сумма договора минус выплаченный аванс
Способ 2: разовое начисление и выплата в межрасчётный период
Альтернатива — документ «Разовое начисление» (доступен, если в настройках расчёта зарплаты включены разовые начисления). В нём выбирается созданный вид начисления «Аванс по договору ГПХ», подрядчик и сумма. Этот вариант удобен, когда авансы по ГПХ нужно отделять от начислений по актам в отчётности.
Выплата производится ведомостью с характером выплаты «Аванс» или «Межрасчётная выплата» — в зависимости от того, как настроена база. В ведомости подбирается подрядчик, и программа подтягивает зарегистрированную к выплате сумму за минусом НДФЛ.
Проверьте, что в ведомости корректно заполнена колонка «НДФЛ к перечислению». Налог с аванса по ГПХ перечисляется в бюджет в общие сроки — не позднее следующего рабочего дня после выплаты дохода (по действующим правилам уплаты НДФЛ).
Сравнение вариантов
Подходит для разовых авансов; не требует настройки. Ограничение: при расчёте по акту остаток считается вручную.
Подходит при регулярных авансах; даёт прозрачную аналитику в отчётах. Требует предварительной настройки начисления.
Не рекомендуется: доход не будет корректно отражён в регистрах НДФЛ и взносов, отчёты придётся исправлять.
НДФЛ и страховые взносы с аванса по ГПХ
НДФЛ удерживается с каждой выплаты по договору ГПХ, включая аванс. Программа рассчитывает налог автоматически при проведении документа начисления с учётом применённых ранее вычетов, если подрядчику они предоставляются.
Страховые взносы начисляются на сумму аванса в том месяце, в котором зарегистрировано начисление. Взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности с выплат по ГПХ не начисляются, взносы на травматизм — только если это прямо предусмотрено договором.
В отчёте 6-НДФЛ аванс отразится по дате фактической выплаты: в разделе 1 — срок перечисления налога, в разделе 2 — сумма дохода и удержанный налог. Если аванс выплачен в одном квартале, а акт подписан в другом, это нормальная ситуация: каждая выплата отражается в своём периоде.
Окончательный расчёт и зачёт аванса
После подписания акта выполненных работ создаётся итоговое начисление по договору на оставшуюся сумму. Если договор был оформлен на полную стоимость работ, а аванс начислялся отдельным документом, то в итоговом документе укажите сумму за вычетом аванса — автоматического зачёта между двумя документами начисления программа не делает.
Контроль выполняйте через отчёт «Расчётный листок» по подрядчику или «Анализ НДФЛ по датам получения доходов»: сумма всех начислений по договору должна равняться его цене, а общий удержанный НДФЛ — налогу с полной суммы вознаграждения.
Если обнаружилось, что аванс выплачен, а работы не выполнены и договор расторгнут, излишне выплаченная сумма возвращается подрядчиком, а в учёте делается сторнирующий документ начисления (сторно начислений) с корректировкой НДФЛ и взносов.
Как проверить результат
Аванс + итоговое начисление = цена договора
Сумма начислений превышает цену договора — аванс не учтён при расчёте
Налог рассчитан и заполнен к перечислению
Колонка НДФЛ пустая — доход не попадёт в 6-НДФЛ корректно
Взносы на ОПС и ОМС начислены на сумму аванса
Взносов нет — проверьте настройку обложения начисления
Типичные ошибки и как их избежать
Чаще всего проблемы возникают из-за попытки выплатить аванс «напрямую» ведомостью без документа начисления. В этом случае доход не регистрируется в учёте НДФЛ, и отчёт 6-НДФЛ придётся исправлять вручную.
Вторая распространённая ошибка — неверная дата выплаты в документе начисления. Если дата не совпадает с фактическим перечислением денег, доход попадёт не в тот отчётный период, и налоговая при выверке задаст вопросы.
Что важно запомнить
Аванс по договору ГПХ отражается документом начисления с удержанием НДФЛ при выплате и начислением взносов в месяце выплаты. При расчёте по акту начисляйте только остаток и сверяйте итог по договору через расчётный листок.
Частые вопросы
Можно ли выплатить аванс по ГПХ через документ «Начисление за первую половину месяца»?
Нет, этот документ работает только с сотрудниками, у которых есть плановые начисления по трудовому договору. Для подрядчиков по ГПХ используйте «Начисление по договорам» или «Разовое начисление».
Нужно ли удерживать НДФЛ с аванса по договору ГПХ?
Да. В отличие от зарплатного аванса, выплаты по ГПХ облагаются НДФЛ при каждой фактической выплате, поскольку датой получения дохода считается день перечисления денег.
Как быть, если аванс выплачен, а акт так и не подписали?
Если работы не выполнены и деньги возвращаются, оформите сторно начисления: программа скорректирует доход, НДФЛ и взносы. Излишне удержанный налог возвращается по заявлению подрядчика.
Начисляются ли взносы на травматизм с аванса по ГПХ?
Только если это прямо предусмотрено условиями договора. По умолчанию взносы на страхование от несчастных случаев с выплат по ГПХ не начисляются.
В каком периоде аванс по ГПХ попадёт в 6-НДФЛ?
В периоде фактической выплаты денег подрядчику, независимо от даты подписания акта. Проверьте, что дата выплаты в документе начисления совпадает с реальной датой перечисления.
Распространяется ли алгоритм на самозанятых и ИП?
Нет. Выплаты самозанятым и ИП не облагаются НДФЛ и взносами у заказчика и оформляются через контрагентов, а не через зарплатные документы начисления.