Другое · 9 мин
Как составить штатное расписание в 1С
Разбираем, как составить штатное расписание в 1С ЗУП: настройка учётной политики, создание позиций, индексация, приказы об утверждении и типичные ошибки.
Штатное расписание в 1С:ЗУП — это не просто печатная форма Т-3, а полноценный механизм планирования структуры организации: от него зависят кадровые документы, расчёт зарплаты, отчёты по вакансиям и контроль фонда оплаты труда. Если механизм включён и настроен правильно, программа автоматически подставляет позиции при приёме сотрудников, контролирует превышение штатных единиц и формирует отчёты по расхождениям.
Основная работа ведётся в конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» (ред. 3.1). В «1С:Бухгалтерии» полноценного штатного расписания нет — там доступен лишь упрощённый справочник должностей, поэтому дальше речь идёт именно о ЗУП. Порядок действий: включить механизм в настройках, определиться с режимом ведения, создать подразделения и позиции, утвердить расписание приказом и далее вести его изменения документально, а не «задним числом».
Главная ошибка новичков — пытаться вести штатное расписание редактированием справочника напрямую, без документов. Такой подход ломает историю изменений: невозможно узнать, какая ставка действовала в прошлом периоде, и расчёты задним числом начинают расходиться с реальностью.
Включение механизма штатного расписания
По умолчанию в новой информационной базе штатное расписание может быть отключено. Чтобы его активировать, откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты и настройки организации» (или «Настройка» → «Кадровый учёт» в зависимости от релиза) и установите флажок «Ведётся штатное расписание». После этого в разделе «Кадры» появятся документы утверждения и изменения расписания, а также отчёты по нему.
Одновременно с включением нужно выбрать режим контроля. Программа предлагает варианты: проверять соответствие кадровых документов штатному расписанию (например, запрещать приём на позицию, которой нет в расписании, или на большее количество ставок, чем свободно) либо использовать расписание только справочно. Для организаций с жёстким фондом оплаты труда контроль лучше включить, для небольших компаний допустим справочный режим.
Дополнительная опция — «Ведётся история изменений штатного расписания». Если она включена, все правки оформляются документами с датой вступления в силу, и программа хранит состояние расписания на любую дату. Отключать историю имеет смысл только на старте, когда расписание ещё формируется и документальное оформление каждой правки избыточно.
Подготовка справочников перед составлением
Штатное расписание опирается на три базовых справочника: «Подразделения», «Должности» и «Начисления». Прежде чем утверждать расписание, убедитесь, что структура подразделений отражает реальную иерархию организации: подразделения можно вкладывать друг в друга, и эта вложенность потом видна в отчётах и печатной форме Т-3.
В справочнике «Должности» заведите все должности по ОКПДТР или по внутренней номенклатуре. Здесь же при необходимости указываются вредные условия труда, категории для отчётности и требования к стажу. Не плодите дубли: одна должность «Бухгалтер» используется во всех подразделениях, а принадлежность к подразделению задаётся уже на уровне позиции штатного расписания.
Третий шаг — проверить начисления, которые войдут в позиции: оклад, районный коэффициент, надбавки, премии. Если нужного начисления нет, создайте его заранее в разделе «Настройка» → «Начисления», иначе при составлении позиции придётся прерываться.
Создание и утверждение штатного расписания
Когда подготовка завершена, создайте документ «Кадры» → «Штатное расписание» → «Утверждение штатного расписания». Укажите организацию, дату утверждения и дату вступления в силу — это могут быть разные даты, например приказ подписан в конце месяца, а действует с первого числа следующего.
В табличной части добавляйте позиции. Для каждой позиции заполняются: подразделение, должность, количество ставок (можно дробное, например 0,5), график работы, разряд/категория при тарификации, а также начисления и их размеры. Программа автоматически рассчитывает совокупную тарифную ставку и месячный фонд оплаты труда по позиции.
- 1Включите механизм в настройках организации и выберите режим контроля
- 2Проверьте справочники подразделений, должностей и начислений
- 3Создайте документ «Утверждение штатного расписания» и заполните позиции
- 4Проверьте итоговый ФОТ и количество ставок на закладке итогов
- 5Проведите документ и распечатайте форму Т-3 или приказ об утверждении
После проведения документа позиции становятся доступными для кадровых операций: при приёме на работу или переводе в документе выбирается именно позиция штатного расписания, а оклад и надбавки подтягиваются из неё автоматически. Это исключает расхождения между «бумажным» расписанием и фактическими назначениями сотрудников.
Изменение действующего расписания
Действующее расписание нельзя править открытием старого документа — так теряется история. Все корректировки оформляются документом «Изменение штатного расписания»: через него добавляют новые позиции, закрывают сокращаемые, меняют количество ставок, оклады и состав надбавок. Каждый документ имеет дату вступления изменений в силу.
Для массовой индексации окладов предназначен отдельный документ «Изменение плановых начислений» или индексация через изменение штатного расписания с коэффициентом — в зависимости от настроек учётной политики. Важно, чтобы коэффициент индексации был зафиксирован документально: от этого зависит расчёт среднего заработка.
Закрытие позиции выполняется указанием даты окончания её действия. Перед закрытием проверьте, что на позиции не осталось работающих сотрудников, — программа при включённом контроле сама предупредит о занятых ставках, но в справочном режиме эту проверку нужно делать вручную через отчёт «Штатные сотрудники».
Отчёты и проверка результата
После утверждения расписания проверьте его типовыми отчётами из раздела «Кадры» → «Кадровые отчёты». Основные: «Штатное расписание» (печатная форма Т-3 на любую дату), «Штатные сотрудники» (соответствие позиций и занятых ставок), «Остатки штатных единиц» (свободные вакансии) и «Расхождения штатного расписания и кадровых данных».
Отчёт о расхождениях — главный инструмент контроля. Он показывает сотрудников, чьи начисления или размеры ставок не совпадают с позицией, а также позиции без сотрудников и сотрудников без позиций. Регулярный просмотр этого отчёта, например перед расчётом зарплаты, позволяет вовремя находить ошибки кадрового ввода.
Как проверить результат
Все позиции с окладами и ставками выводятся на нужную дату
Позиции отсутствуют или показываются с нулевым окладом
Свободные ставки соответствуют реальным вакансиям
Отрицательные остатки — принято больше сотрудников, чем предусмотрено
Позиция выбирается из списка, начисления подставляются автоматически
Позиция не находится или оклад приходится вводить вручную
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая проблема — дубли позиций: пользователь создаёт новую позицию вместо изменения существующей, и в справочнике накапливаются «Бухгалтер», «Бухгалтер 1», «Бухгалтер (новый)». Это затрудняет отчётность и приводит к приёму сотрудников на неактуальные позиции. Перед созданием позиции всегда проверяйте список существующих.
Вторая ошибка — пренебрежение датами вступления в силу. Если изменение оклада проведено «сегодняшней» датой вместо фактической, средний заработок за отпуск или командировку посчитается неверно. Третья типичная ситуация — работа в справочном режиме без контроля, когда кадровики принимают сотрудников сверх штата, а обнаруживается это только при аудите фонда оплаты труда.
Что важно запомнить
Штатное расписание в 1С:ЗУП ведётся документами «Утверждение» и «Изменение», опирается на справочники подразделений, должностей и начислений, а корректность проверяется отчётами о расхождениях и остатках штатных единиц. История изменений и правильные даты вступления в силу — основа корректных расчётов.
Частые вопросы
Можно ли вести штатное расписание в 1С:Бухгалтерии?
Полноценного механизма штатного расписания с историей, позициями и контролем ставок в 1С:Бухгалтерии нет — там доступен только справочник должностей. Для полноценного кадрового учёта используется 1С:ЗУП, данные о начислениях из которой синхронизируются с бухгалтерией.
Как ввести штатное расписание, если сотрудники уже приняты?
Включите механизм в настройках и воспользуйтесь обработкой первоначального заполнения: она сформирует проект документа утверждения на основе действующих кадровых данных. После этого сверьте позиции с фактическими назначениями и проведите документ.
Как оформить сотрудника на 0,5 ставки?
В позиции штатного расписания укажите количество ставок 0,5 или выделите отдельную позицию с дробной ставкой. При приёме на работу программа автоматически рассчитает оплату пропорционально занятой доле ставки от указанного в позиции оклада.
Что делать, если нужно изменить оклад по одной позиции?
Создайте документ «Изменение штатного расписания», выберите нужную позицию и укажите новый размер начисления с датой вступления в силу. Если оклад меняется у работающего сотрудника, дополнительно оформляется кадровый перевод или изменение оплаты труда.
Как распечатать форму Т-3?
Откройте отчёт «Штатное расписание» в разделе кадровых отчётов, укажите дату, на которую нужна форма, и организацию. Программа сформирует документ в унифицированной форме Т-3, который можно вывести на печать или сохранить в файл.
Почему программа не даёт принять сотрудника на позицию?
Чаще всего включён контроль соответствия штатному расписанию, и свободных ставок по позиции нет: либо все заняты, либо позиция закрыта на дату приёма. Проверьте остатки штатных единиц и при необходимости увеличьте количество ставок документом изменения.