Как отозвать заявление на электронную трудовую книжку в 1С

Ситуация, когда заявление сотрудника о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК) уже зарегистрировано в программе, а сведения в ПФР отправлены или готовятся к отправке, требует аккуратных действий. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) заявление фиксируется документом, на основании которого формируется отчёт СЗВ-ТД с кадровым мероприятием, поэтому простое удаление записи не всегда решает задачу.

Важно различать два сценария: отзыв заявления до отправки сведений в ПФР и отмену уже отправленного мероприятия. В первом случае достаточно отменить документ в базе, во втором потребуется сформировать отменяющий отчёт СЗВ-ТД, иначе в Социальном фонде России останется недостоверная запись о выборе способа ведения трудовой книжки.

Ниже разобраны оба сценария пошагово, с проверкой результата и типичными ошибками, которые приводят к расхождениям между данными 1С и сведениями фонда.

Где в 1С:ЗУП хранится заявление на ЭТК

Заявление сотрудника (о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде либо о продолжении ведения бумажной трудовой книжки) регистрируется документом «Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности». Обычно он доступен в разделе «Кадры» или «Отчетность, справки» — «Заявления о способе ведения трудовых книжек» в зависимости от релиза конфигурации.

На основании этого документа программа включает кадровое мероприятие в отчёт СЗВ-ТД. Именно поэтому отзыв заявления — это две связанные операции: работа с самим документом и корректировка отчётности. Если изменить только документ, но не проверить отчёт, сведения уйдут в фонд в первоначальном виде.

Перед любыми действиями убедитесь, что у вас есть права на изменение кадровых документов и отчётности, а база не заблокирована регламентными операциями закрытия периода.

Как отозвать заявление, если сведения ещё не отправлены

Самый простой случай — заявление проведено, но отчёт СЗВ-ТД ещё не сформирован или сформирован, но не отправлен в фонд. Здесь достаточно отменить документ и перепроверить отчёт.

Откройте список документов «Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности», найдите нужную строку по сотруднику и дате. Отмените проведение документа или пометьте его на удаление через контекстное меню. Если заявлений в документе несколько (списком по подразделению), удалите только строку с нужным сотрудником, а сам документ перепроведите.

После этого откройте отчёт СЗВ-ТД за соответствующий период и проверьте, исчезло ли мероприятие. Если отчёт был создан раньше и мероприятие осталось, обновите его заполнение или удалите строку вручную.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» — «Заявления о способе ведения трудовых книжек» (либо «Отчетность, справки» — «Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности»).
2. 2
   Найдите документ по сотруднику и дате, отмените проведение или удалите строку с сотрудником.
3. 3
   Откройте СЗВ-ТД за период и убедитесь, что мероприятие по этому сотруднику отсутствует.
4. 4
   При необходимости перезаполните отчёт кнопкой «Заполнить» и только потом отправляйте его в фонд.

Как отменить заявление, если СЗВ-ТД уже сдан

Если отчёт с мероприятием о заявлении уже принят фондом, удаление документа в базе ничего не исправит: в СФР запись останется. Нужно подать отменяющий отчёт СЗВ-ТД.

В 1С:ЗУП для этого предусмотрен механизм отмены мероприятий. Откройте документ заявления и используйте команду отмены мероприятия (в ряде релизов — кнопка «Отменить» в форме документа или отдельный документ «Отмена заявления»). Программа создаст отменяющее мероприятие, которое попадёт в новый отчёт СЗВ-ТД с признаком отмены.

Сформируйте СЗВ-ТД за текущий отчётный период, проверьте, что в него включено именно отменяющее мероприятие по нужному сотруднику, и отправьте отчёт в фонд. После получения положительного протокола запись в фонде будет аннулирована.

Что делать с бумажной трудовой книжкой после отзыва

Отзыв заявления влияет на дальнейшее ведение кадрового учёта. Если сотрудник отозвал заявление о переходе на ЭТК (то есть решил оставить бумажную книжку), работодатель продолжает вносить записи в бумажный документ в обычном порядке, а сведения в фонд при этом всё равно передаются.

Обратная ситуация — отзыв заявления о ведении бумажной книжки и переход на ЭТК. Тогда нужно зарегистрировать новое заявление о предоставлении сведений в электронном виде и подать СЗВ-ТД с соответствующим мероприятием. Бумажная книжка после этого выдаётся сотруднику на руки с записью о переходе на электронный формат.

Храните отозванное заявление и отменяющий отчёт в кадровом деле сотрудника: при проверке эти документы подтверждают, что расхождение сведений было устранено корректно.

Проверка результата после отзыва

После всех операций убедитесь, что данные согласованы в трёх местах: в документе заявления, в отчёте СЗВ-ТД и в сведениях фонда. Расхождение в любой точке рано или поздно всплывёт при увольнении сотрудника или камеральной проверке.

В программе проверьте карточку сотрудника: способ ведения трудовой книжки должен соответствовать актуальному решению работника. В отчётности — что за период нет «висячих» мероприятий, а отменяющий отчёт принят фондом.

Контрольные точки

Как проверить результат

Документ заявления в базе

Норма

Отменён, помечен на удаление или заменён новым заявлением

Тревожный признак

Проведён в исходном виде, хотя решение сотрудника изменилось

Отчёт СЗВ-ТД за период

Норма

Нет мероприятия по сотруднику либо отправлен отменяющий отчёт

Тревожный признак

Мероприятие присутствует и готово к отправке

Протокол СФР

Норма

Отменяющий отчёт принят без ошибок

Тревожный признак

Отчёт отклонён или протокол не получен

Типичные ошибки при отзыве заявления

Чаще всего проблемы возникают из-за того, что бухгалтер или кадровик правит только одну часть цепочки «документ — отчёт — фонд». Ниже — ошибки, которые встречаются на практике.

Отдельно отметим: отзыв заявления — это волеизъявление работника. Основанием для действий в 1С должно быть новое письменное заявление сотрудника, а не устная договорённость.

FAQ: частые вопросы об отзыве заявления на ЭТК

Можно ли просто пометить документ на удаление, если отчёт ещё не отправлялся?

Да, если СЗВ-ТД не сформирован и не отправлен, достаточно отменить проведение или пометить документ на удаление. После этого обязательно перепроверьте отчёт: если он был создан раньше, мероприятие могло остаться в табличной части, и его нужно удалить или перезаполнить отчёт.

Чем отличается отмена мероприятия от удаления документа?

Удаление документа убирает запись только из базы 1С и не влияет на сведения в фонде. Отмена мероприятия — это формирование специального отменяющего мероприятия, которое передаётся в СФР отчётом СЗВ-ТД и аннулирует ранее поданную запись.

За какой период подавать отменяющий СЗВ-ТД?

Отменяющий отчёт подаётся за текущий отчётный период, в котором выявлена необходимость отмены. Сроки подачи СЗВ-ТД по заявлениям о способе ведения трудовой книжки установлены законодательством — ориентируйтесь на актуальные требования и не затягивайте с отправкой.

Что делать, если фонд отклонил отменяющий отчёт?

Откройте протокол ошибок в 1С, исправьте указанные данные (чаще всего это СНИЛС, период или реквизиты мероприятия) и отправьте отчёт повторно. Пока отчёт не принят, запись в фонде считается действующей.

Нужно ли восстанавливать бумажную трудовую книжку после отзыва заявления на ЭТК?

Если сотрудник отозвал заявление о переходе на ЭТК и бумажная книжка ещё не выдавалась на руки, она просто продолжает вестись. Если книжка уже выдана с записью о переходе на электронный формат, порядок действий определяется кадровой практикой: обычно оформляется новое заявление и вносятся соответствующие записи.