Как оформить штатное расписание в 1С

Штатное расписание в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) — это не просто печатная форма Т-3, а полноценный механизм кадрового учёта: от позиций штатки зависят приёмы на работу, переводы, начисления и отчётность. Если штатное расписание ведётся в программе корректно, кадровые документы заполняются автоматически, а ФОТ рассчитывается без ручных сводок в Excel.

В типовой конфигурации 1С:ЗУП 3.1 штатное расписание можно вести двумя способами: упрощённым (справочник «Штатное расписание» без истории изменений) и полным — с хранением истории, документами утверждения и индексации. Выбор способа определяется настройкой функциональности и влияет на всю дальнейшую работу кадровика.

Ниже разобран полный цикл работы: включение механизма, создание и утверждение штатного расписания, ввод позиций с начислениями, изменения и индексация, проверка результатов и типовые ошибки, из-за которых «разъезжаются» кадровые данные и расчёты.

Включение ведения штатного расписания в настройках

По умолчанию в свежей информационной базе штатное расписание может быть отключено — тогда приёмы на работу оформляются свободным указанием должности и подразделения. Чтобы включить механизм, откройте «Настройка» — «Реквизиты и настройки» — «Настройки кадрового учёта» (в некоторых релизах путь: «Настройка» — «Кадровый учёт»). Установите флажок «Ведётся штатное расписание».

Здесь же принимаются два важных решения. Первое — флажок «Ведется история изменений штатного расписания»: если он включён, все правки оформляются отдельными документами с датами, и программа хранит состояние штатки на любое число. Второе — контроль соответствия кадровых документов штатному расписанию: программа будет проверять, есть ли свободные ставки и не превышает ли начисление размер, заданный позицией.

Если в организации штатка меняется несколько раз в год или нужна расшифровка «кто и когда изменил оклад по позиции», историю изменений включать обязательно. Без неё старые значения позиций затираются новыми, и восстановить картину на прошлую дату можно только по косвенным данным.

Создание и утверждение штатного расписания

При включённой истории изменений штатное расписание вводится документом «Утверждение штатного расписания» (раздел «Кадры» — «Штатное расписание», кнопка «Создать» — «Утверждение штатного расписания»). В шапке документа указываются организация, дата утверждения и месяц, с которого штатка вступает в действие, а также номер приказа.

Табличная часть «Позиции» заполняется строками: каждая строка — это связка «подразделение + должность». Для каждой позиции задаётся количество ставок (в том числе дробное, например 0,5), график работы, разряд/категория при тарифной системе, а также условия труда и вредные факторы, если они влияют на доплаты и льготы.

После заполнения документ проводится. Проверить результат можно, открыв отчёт «Штатное расписание (Т-3)» из списка штатного расписания: печатная форма должна показать все введённые позиции с окладами, надбавками и итоговым месячным фондом.

1. 1
   Проверьте, что в настройках включено ведение штатного расписания и история изменений
2. 2
   Создайте документ «Утверждение штатного расписания» и укажите организацию, дату и месяц вступления в силу
3. 3
   Добавьте позиции: подразделение, должность, количество ставок, график работы
4. 4
   Задайте по каждой позиции начисления и размеры оплаты на вкладке «Оплата труда»
5. 5
   Проведите документ и сформируйте печатную форму Т-3 для проверки

Заполнение позиции: начисления и размер оплаты

Самая ответственная часть — вкладка оплаты труда внутри позиции. Здесь перечисляются плановые начисления: оклад (тарифная ставка), районный коэффициент, процентные надбавки, ежемесячные премии и доплаты. Размеры можно вводить как фиксированные суммы, так и показатели, если в организации применяется система показателей расчёта зарплаты.

Итоговая строка «ФОТ» по позиции рассчитывается автоматически как произведение суммы начислений на количество ставок. Именно эта цифра попадает в отчёты по фонду оплаты труда и используется при планировании. Если ФОТ по позиции выглядит неправдоподобно, ищите ошибку либо в размере начисления, либо в количестве ставок.

Обратите внимание: начисления, заданные в позиции штатного расписания, подтягиваются в документы приёма и перевода автоматически. Если у конкретного сотрудника размер оклада отличается от штатного (например, персональная надбавка), разница оформляется в кадровом документе, а не правкой штатки «под человека».

Несколько одинаковых должностей в одном подразделении

Если в подразделении пять менеджеров с одинаковыми условиями, заводится одна позиция с количеством ставок 5, а не пять отдельных строк. Отдельные позиции создают только тогда, когда различаются условия оплаты, графики или требования к разряду — иначе штатка раздувается, а изменения приходится вносить в несколько строк вместо одной.

Внесение изменений и индексация

Любые правки действующей штатки при включённой истории выполняются документом «Изменение штатного расписания»: добавление новых позиций, закрытие (сокращение) ненужных, изменение количества ставок или размеров начислений. Закрытая позиция не удаляется из базы — она получает дату закрытия и перестаёт быть доступной для новых кадровых документов с этой даты.

Массовое повышение окладов оформляется документом «Индексация штатного расписания» (в ряде релизов — «Изменение плановых начислений» с видом «Индексация»). В документе задаётся коэффициент индексации, и программа пересчитывает размеры начислений по выбранным позициям. Важно, чтобы дата индексации совпадала с датой, с которой работникам должны начисляться новые оклады.

После индексации штатки размеры начислений действующих сотрудников автоматически не меняются — для них оформляется «Изменение плановых начислений» или «Кадровый перевод» с новыми размерами. Пропуск этого шага — частая причина расхождения между штатным расписанием и фактическими начислениями.

Проверка результата и контроль расхождений

После утверждения штатки и кадровых документов полезно сверить данные. Основные инструменты — отчёты раздела «Кадры» и «Зарплата»: «Штатное расписание (Т-3)», «Штатная расстановка» (показывает занятые и свободные ставки), «Остатки отпусков» здесь не нужен, а вот «Анализ ФОТ» и «Соответствие штатному расписанию» помогают найти расхождения.

Отчёт «Штатная расстановка» — главный контрольный инструмент: он показывает по каждой позиции число ставок, занятое количество и свободный остаток. Если остаток отрицательный, на позицию принято больше людей, чем предусмотрено штаткой; если контроль в настройках включён, программа обычно предупреждает об этом ещё при проведении приёма.

Контрольные точки

Как проверить результат

Печатная форма Т-3

Норма

Все позиции присутствуют, оклады и ФОТ совпадают с приказом

Тревожный признак

Позиции отсутствуют или суммы отличаются от утверждённых

Отчёт «Штатная расстановка»

Норма

Свободные ставки соответствуют вакансиям, нет отрицательных остатков

Тревожный признак

Отрицательные остатки или «лишние» люди на закрытых позициях

Приём на работу

Норма

Подразделение, должность и начисления подставляются из штатки автоматически

Тревожный признак

Позиция не выбирается или начисления пустые

ФОТ по отчётам

Норма

Плановый ФОТ по штатке сходится с кадровыми документами сотрудников

Тревожный признак

Суммы по штатке и по сотрудникам расходятся без объяснимых причин

Типичные ошибки при работе со штатным расписанием

Отдельно стоит упомянуть ситуацию, когда база ведётся давно, а штатку решили включить «задним числом». В этом случае документ утверждения датируется фактической датой начала ведения, а не прошлым годом: попытка «восстановить историю» за прошлые периоды обычно создаёт больше проблем с кадровыми документами, чем пользы.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли вести штатное расписание в 1С:Бухгалтерии, а не в ЗУП?

В 1С:Бухгалтерии 8 есть только облегчённый учёт: должности и подразделения ведутся справочниками, а полноценного механизма штатного расписания с историей, ставками и контролем занятости нет. Если нужна печатная форма Т-3, расчёт ФОТ и контроль ставок, используется 1С:ЗУП, а в бухгалтерию передаются сводные данные.

Как оформить сокращение должности, если по ней есть сотрудники?

Сначала кадровыми документами оформляется перевод или увольнение сотрудников с этой позиции, затем документом «Изменение штатного расписания» позиция закрывается с нужной даты. Закрывать позицию раньше, чем освобождены ставки, не следует — программа при включённом контроле выдаст предупреждение, а отчёты покажут отрицательный остаток.

Как ввести позицию с «вилкой» оклада?

Типовая штатка в ЗУП ориентирована на конкретный размер начисления, а не на диапазон. На практике либо указывают минимальное (или плановое) значение, а фактический оклад задают в документе приёма конкретного сотрудника, либо заводят отдельные позиции для разных размеров оплаты, если разница принципиальна для учёта.

Что делать, если при приёме на работу позиция штатки недоступна для выбора?

Проверьте три вещи: дату приёма (позиция действует только с месяца вступления штатки в силу), принадлежность позиции нужной организации и подразделению, а также не закрыта ли позиция документом изменения. Чаще всего причина — несовпадение дат или подразделения.

Нужно ли перепроводить документы сотрудников после изменения штатного расписания?

Нет, кадровые документы хранят собственные данные о начислениях и не пересчитываются автоматически. Если изменение штатки должно отразиться на сотрудниках, оформляется отдельный документ изменения плановых начислений или кадровый перевод — только тогда новые размеры попадут в расчёт зарплаты.

Как распечатать штатное расписание на конкретную прошлую дату?

Если включена история изменений, отчёт «Штатное расписание (Т-3)» формируется на любую указанную дату — программа покажет состав позиций и размеры оплаты, действовавшие на тот момент. Без истории изменений доступно только текущее состояние, поэтому прошлые редакции восстанавливаются только из сохранённых печатных копий.