Другое · 9 мин
Как отменить прием на работу в 1С
Как отменить прием на работу в 1С:ЗУП и 1С:КА: отмена проведения документа, удаление кадрового приказа, работа с начислениями и отчетностью.
Отменить прием на работу в 1С приходится, когда кандидат не вышел на работу, кадровик ошибся датой или подразделением либо документ был создан дважды. Порядок действий напрямую зависит от того, насколько далеко продвинулись связанные операции: начислена ли зарплата, сданы ли отчеты в контролирующие органы, оформлены ли документы, ссылающиеся на прием. От этого определяется, достаточно ли пометить документ на удаление или потребуется отменять целую цепочку проведений.
В программах 1С:Зарплата и управление персоналом и 1С:Комплексная автоматизация кадровый прием оформляется документом «Прием на работу». Отменить его можно двумя способами: отменить проведение (документ остается в базе, но не формирует движений) или удалить документ полностью. Выбор зависит от требований учетной политики и наличия связанных данных.
Важно понимать: отмена проведения документа не удаляет автоматически все, что было создано на его основе. Если по сотруднику уже начислена зарплата, введены отсутствия или отправлены сведения в фонды, сначала нужно разобраться с этими связанными объектами, иначе в учете останутся «хвосты», которые исказят отчетность.
Определите, какой сценарий отмены вам подходит
Прежде чем действовать, проверьте состояние учета по этому сотруднику. От этого зависит, удастся ли обойтись простой отменой проведения или потребуется комплекс действий.
Как выбрать действие
Быстро оценить ситуацию помогает карточка сотрудника: откройте справочник «Сотрудники», найдите нужного и посмотрите ссылки на связанные документы. Также полезен отчет по начислениям за период — если сотрудник там отсутствует, скорее всего, связанных начислений нет.
Отмена проведения документа «Прием на работу»
Это самый безопасный способ: документ остается в журнале, но перестает влиять на учет. Движения по регистрам стираются, сотрудник перестает считаться принятым.
Если кнопка отмены проведения недоступна, вероятные причины две: у пользователя нет прав на изменение кадровых документов, либо документ находится в закрытом периоде, где установлена дата запрета редактирования. Во втором случае понадобится администратор или пользователь с правом изменения данных закрытых периодов.
После отмены проведения документ можно отредактировать и провести снова — например, если нужно было просто исправить дату приема или подразделение. Это удобнее, чем создавать новый документ.
Полное удаление приема из базы
Если прием создан по ошибке и не должен оставаться в учете вообще (например, дубль документа), его можно удалить. Для этого сначала отмените проведение, затем установите пометку на удаление через меню «Ещё» → «Пометить на удаление» или клавишей Delete в списке документов.
Пометка на удаление — не окончательное удаление. Физически документ исчезает из базы после выполнения процедуры «Удаление помеченных объектов» (раздел «Администрирование» → «Обслуживание»). Эта операция доступна администратору и выполняется при отсутствии ссылок на документ из других объектов.
Если сотрудник был принят по ошибке и фактически никогда не работал, корректный подход — отменить все связанные документы в обратном порядке их создания: сначала начисления и отсутствия, затем прием. Только после этого удаляйте сам прием.
Отмена приема, если зарплата уже начислена
Наиболее трудоемкий сценарий. Документ «Начисление зарплаты и взносов» ссылается на сотрудника, и пока он проведен, прием отменить корректно не получится — в учете останутся движения по работающему сотруднику.
Порядок действий такой: найдите все документы начислений, отсутствий и выплат по этому сотруднику за период после приема. Удобно использовать отчет «Полная сводка начислений, удержаний и выплат» или журнал «Все начисления». Каждый документ нужно либо отменить (если сотрудник включен туда ошибочно), либо отредактировать, исключив сотрудника из табличной части.
После очистки связанных документов отмените проведение приема стандартным способом. Затем пересчитайте итоги периода и проверьте отчеты — сотрудник не должен присутствовать ни в расчетных ведомостях, ни в страховых взносах.
Что делать, если сведения уже отправлены в фонды
Если по принятому сотруднику уже сданы отчеты (например, персонифицированные сведения о физлицах, ЕФС-1 с кадровым событием приема), простая отмена документа в базе не отменяет поданные сведения. В фонды потребуется подать корректирующие или отменяющие формы.
В 1С:ЗУП для этого формируются корректирующие документы отчетности с признаком отмены сведений по конкретному сотруднику. Конкретный набор форм зависит от того, что было сдано: для кадровых событий в ЕФС-1 подается корректировка с отменой события приема, для персонифицированных сведений — форма с аннулированием данных.
Перед подачей корректирующих форм зафиксируйте, какие именно отчеты и за какие периоды были сданы по этому сотруднику. Список отправленных отчетов виден в разделе «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность». Это избавит от пропуска одной из форм и расхождений между вашей базой и данными фондов.
Особенности для разных конфигураций 1С
В 1С:Зарплата и управление персоналом документ называется «Прием на работу» и находится в разделе «Кадры». В 1С:Комплексная автоматизация и 1С:ERP кадровый прием оформляется аналогичным документом в подсистеме кадрового учета, логика отмены совпадает.
В 1С:Бухгалтерии кадровый учет упрощен: прием создает элемент справочника «Сотрудники» и документ «Прием на работу» с минимальным набором движений. Отмена там проще — достаточно отменить проведение или удалить документ, но также нужно проверить отсутствие начислений.
Проверка результата после отмены
После отмены или удаления приема убедитесь, что учет пришел в согласованное состояние.
Как проверить результат
Нет данных о месте работы, должности и дате приема
Отображается подразделение или должность
Сотрудник отсутствует в списке работающих
Сотрудник числится на позиции
По сотруднику нет строк начислений и взносов
Остались суммы начислений или взносов
Прием непроведен или удален
Документ проведен и формирует движения
Дополнительно сформируйте список сотрудников за период приема: если отмененный сотрудник там не отображается, а отчеты по взносам не содержат его данных, отмена выполнена корректно. Если расхождения остались — ищите неотмененные связанные документы по ссылкам из карточки сотрудника.
Что важно запомнить
Простой случай решается отменой проведения документа «Прием на работу». Если есть начисления — сначала разберитесь с ними, если сданы отчеты — подайте корректирующие сведения. Полное удаление применяйте только к ошибочным документам без связанных данных.
Частые вопросы
Можно ли отменить прием, если сотрудник уже уволен?
Да, но сначала отмените проведение документа увольнения, затем — приема. Если по периоду работы были начисления и выплаты, их тоже придется обрабатывать. Если сотрудник реально работал и уволен, отменять прием обычно не нужно — исправляйте данные через редактирование документов.
Что делать, если кнопка «Отменить проведение» неактивна?
Проверьте два момента: права пользователя на изменение кадровых документов и дату запрета редактирования данных (раздел «Администрирование» → «Поддержка и обслуживание»). Если период закрыт, обратитесь к администратору для временного снятия запрета.
Удалится ли сотрудник из справочника после отмены приема?
Нет, элемент справочника «Сотрудники» останется. Если он создан по ошибке и нигде не используется, пометьте его на удаление вручную после отмены всех связанных документов.
Как отменить прием, оформленный на будущую дату?
Так же, как обычный: откройте документ и отмените проведение. Будущая дата не создает дополнительных ограничений, если по сотруднику еще нет связанных документов.
Нужно ли уведомлять фонды, если прием отменен до сдачи отчетности?
Нет. Если сведения еще не отправлялись, достаточно отменить документ в базе — в формируемой позже отчетности этого сотрудника просто не будет. Обязанность подавать корректировки возникает только после фактической отправки сведений.
Чем отмена проведения отличается от пометки на удаление?
Отмена проведения сохраняет документ в журнале без движений по регистрам — подходит для исправлений и аудиторского следа. Пометка на удаление готовит документ к полному исключению из базы и применяется к ошибочно созданным документам.