Как в 1С принять на работу ранее уволенного сотрудника

Повторный приём на работу ранее уволенного сотрудника — штатная ситуация в 1С:ЗУП и 1С:КАМИН, однако она регулярно вызывает ошибки: кадровики создают новую карточку физического лица, из-за чего в базе появляются дубли, ломается персонифицированный учёт в ПФР и расчёт стажа. Правильный подход — найти существующую карточку физлица и оформить новый документ приёма на работу, а не заводить сотрудника «с нуля».

Ниже разобран порядок действий для типовой 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1), а также смежные задачи: что делать, если сотрудник уволен по ошибке, как проверить отсутствие дублей и какие отчёты помогут убедиться, что всё оформлено корректно. Инструкция подойдёт и для других конфигураций на базе БСП, где кадровый учёт построен на связке «Физическое лицо — Сотрудник».

Как устроена связка «Физическое лицо — Сотрудник» и почему это важно

В 1С:ЗУП персональные данные хранятся в справочнике «Физические лица», а трудовые отношения — в справочнике «Сотрудники». Одно физическое лицо может иметь несколько записей сотрудника: основное место работы, внутреннее совместительство, договор ГПХ. При увольнении карточка физлица не удаляется — она остаётся в базе со всей историей.

Поэтому повторный приём — это всегда создание нового сотрудника (или нового документа приёма) для уже существующего физического лица. Если вместо этого завести новое физлицо, программа будет считать, что работает другой человек: стаж, остатки отпусков, данные для НДФЛ и отчётности в фонды раздвоятся, и исправлять это придётся объединением дублей — процедурой небыстрой и рискованной.

Подготовка: найдите карточку и проверьте данные

Прежде чем оформлять приём, откройте справочник «Физические лица» (раздел «Настройка» или «Кадры» в зависимости от настроек интерфейса) и найдите человека по ФИО. Удобнее искать через поле поиска, вводя фамилию полностью. Если человек когда-либо работал в этой базе — карточка найдётся.

Проверьте и при необходимости обновите в карточке физлица:

• действующий паспорт (если документ менялся после увольнения);
• СНИЛС и ИНН — они не меняются, но сверка исключит ошибку поиска;
• адрес регистрации и фактического проживания;
• статус налогового резидента, если человек долго отсутствовал;
• право на вычеты по НДФЛ и инвалидность, если появились основания.

Если поиск по ФИО дал две и более похожие карточки — в базе уже есть дубли. Их нужно объединить до оформления приёма, иначе отчётность разъедется по разным «людям».

Оформление приёма уволенного сотрудника: пошагово

Основной сценарий занимает несколько минут и выполняется стандартным документом.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ «Приём на работу».
2. 2
   В поле «Сотрудник» нажмите «Показать все» и найдите человека по фамилии — выберите существующее физическое лицо, а не кнопку «Новый сотрудник» с вводом ФИО вручную.
3. 3
   Укажите дату приёма, подразделение, должность, график работы и условия оплаты труда.
4. 4
   Проверьте на вкладках документа начисления, дополнительные сведения и при необходимости заполните сведения о трудовом договоре.
5. 5
   Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-1 или внутренней форме.
6. 6
   Оформите отчёт «Сведения о трудовой деятельности» (ЭТК) для передачи сведений о приёме в СФР, если это требуется.

Если сотрудник принимается на ту же должность, с которой увольнялся, программа не подставит старые условия автоматически — начисления и график нужно указать заново. Это осознанное поведение: новый трудовой договор юридически независим от прежнего.

Обратите внимание на табельный номер: при выборе существующего сотрудника 1С обычно сохраняет прежний номер. Это удобно для преемственности, но если в организации принята новая нумерация, проверьте настройку «Табельные номера» в учётной политике.

Если сотрудник уволен по ошибке: отмена увольнения вместо нового приёма

Частая ситуация: документ увольнения проведён, но человек фактически продолжает работать (увольнение отменено по соглашению, ошиблись датой или сотрудником). В этом случае новый приём оформлять не нужно — это искусственно разорвёт непрерывность трудовых отношений и создаст лишние события в ЭТК.

Правильные действия: найдите ошибочный документ «Увольнение» в журнале «Приёмы, переводы, увольнения», отмените его проведение и пометьте на удаление (или воспользуйтесь механизмом исправления, если документ попал в закрытый период). Если увольнение уже ушло в отчётность СФР, потребуется подать отменяющие сведения ЭТК.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Человек реально увольнялся, отработал в другом месте и возвращаетсяОформляйте новый документ «Приём на работу» на существующее физическое лицо

Увольнение проведено ошибочно, человек не прекращал работуОтмените проведение документа увольнения, новый приём не создавайте

Сотрудник уволен из одной организации и принят в другую внутри одной базыИспользуйте приём в целевую организацию, физлицо выбирайте существующее

Найдены две карточки физлица на одного человекаСначала объедините дубли, затем оформляйте приём

Объединение дублей физических лиц

Если дубль всё же образовался (например, при первичной загрузке данных или приём «в лоб» через нового сотрудника), используйте штатную обработку поиска и удаления дублей: «Администрирование» → «Обслуживание» → «Корректировка данных» → «Поиск и удаление дублей». В качестве области поиска укажите справочник «Физические лица».

Обработка сравнит карточки по выбранным реквизитам (ФИО, дата рождения, СНИЛС) и предложит объединить их: все документы и сотрудники «переедут» на основную карточку, а лишняя будет помечена на удаление. Перед объединением сделайте резервную копию базы — операция массовая и откатить её вручную сложно.

Самая частая причина дублей — приём через кнопку «Новый сотрудник» с ручным вводом ФИО, когда кадровик не замечает, что человек уже есть в базе. Приучите себя всегда сначала искать фамилию в поле выбора сотрудника: 1С покажет совпадения, включая уволенных.

Проверка результата после приёма

После проведения документа убедитесь, что всё отразилось корректно. Контроль занимает пару минут, но избавляет от проблем при расчёте зарплаты и сдаче отчётности.

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка сотрудника

Норма

Один сотрудник с актуальным статусом «Работает», дата приёма соответствует приказу

Тревожный признак

Две активные записи сотрудника или старый статус «Уволен»

Штатное расписание и списки

Норма

Сотрудник виден в списке работающих по подразделению с нужной даты

Тревожный признак

Сотрудник отсутствует в списках или висит в прошлом подразделении

Начисления

Норма

В документе приёма назначены оклад/тариф и плановые начисления

Тревожный признак

Начисления пусты — зарплата за месяц не рассчитается

Личные данные физлица

Норма

Одна карточка физлица, СНИЛС и ИНН заполнены

Тревожный признак

В справочнике две карточки на одного человека

Дополнительно сформируйте отчёт «Штатные сотрудники» или «Остатки отпусков» — по возвращённому сотруднику должен подтянуться старый остаток отпуска, если он не был компенсирован при увольнении. Если при увольнении компенсация была выплачена полностью, отсчёт отпускного стажа начнётся заново с новой даты приёма — это нормально.

НДФЛ, стаж и отчётность при повторном приёме

Налоговый учёт ведётся по физическому лицу нарастающим итогом с начала года. Если человек уволился и вернулся в течение одного года, 1С корректно учтёт доходы и вычеты за оба периода работы — при условии, что использована одна карточка физлица. Вычеты на детей предоставляются с месяца приёма по заявлению сотрудника, даже если он получал их в этой же организации до увольнения: заявление при повторном приёме запрашивают заново.

По отчётности: приём отражается в сведениях о трудовой деятельности (ЭТК) не позднее следующего рабочего дня, а в расчёте по страховым взносам и персонифицированных сведениях сотрудник попадёт в периоде фактической работы. Если между увольнением и приёмом прошёл перерыв, в отчётности будут отдельные периоды работы — это корректно и не требует ручных правок.

Частые вопросы

Нужно ли создавать новую карточку физического лица при повторном приёме?

Нет. Физическое лицо в 1С создаётся один раз на человека. При повторном приёме выберите существующую карточку через поиск в поле «Сотрудник» документа приёма. Новая карточка создаётся только для человека, который никогда не работал в этой базе.

Сохранится ли стаж и остаток отпуска у вернувшегося сотрудника?

История хранится в карточке физлица и не удаляется при увольнении. Если при увольнении была выплачена компенсация за все неиспользованные отпуска, отпускной стаж при новом приёме начинается с нуля. Страховой стаж для больничных программа считает по данным, введённым в карточке физлица, — проверьте их актуальность.

Что делать, если уволенный сотрудник не находится поиском?

Проверьте, что в справочнике сотрудников отключён фильтр «скрывать уволенных» — по умолчанию уволенные могут не показываться в списке. Также попробуйте искать напрямую в справочнике «Физические лица» по фамилии или СНИЛС. Если и там карточки нет, значит, данные в этой базе не велись, и человека нужно завести как нового.

Можно ли принять сотрудника той же датой, что и увольнение?

Технически программа не запрещает совпадающие даты, но юридически приём оформляется со следующего дня после увольнения или позже. Если нужно «продлить» работу без перерыва, корректнее отменить увольнение, а не создавать приём той же датой.

Нужно ли заново брать заявление на вычеты по НДФЛ?

Да. При новом трудовом договоре заявление на стандартные вычеты и подтверждающие документы запрашиваются заново, даже если сотрудник получал вычеты в этой организации до увольнения. В 1С заявление вводится документом «Заявление на вычеты НДФЛ» в разделе «Налоги и взносы».