Как оформить прием на работу в 1С Бухгалтерия

Прием сотрудника на работу в 1С Бухгалтерия 8.3 оформляется одноименным документом «Прием на работу», который фиксирует дату начала трудовых отношений, должность, подразделение и условия оплаты труда. От корректности этого документа зависит дальнейший расчет зарплаты, удержание НДФЛ, начисление страховых взносов и формирование отчетности в фонды.

Перед созданием документа убедитесь, что в базе заполнены связанные справочники: организация, подразделения, должности и графики работы. Если сотрудник принимается в новое подразделение или на новую должность, эти элементы нужно создать заранее — программа подтянет их в документ приема автоматически.

В базовых версиях 1С Бухгалтерии кадровый учет ведется в упрощенном виде: программа рассчитывает зарплату и налоги, но не заменяет полноценную систему кадрового делопроизводства. Приказ по форме Т-1 печатается из документа, однако трудовой договор и личная карточка оформляются отдельно.

Подготовка: что должно быть заполнено до приема сотрудника

Документ приема ссылается на несколько справочников, и если они пусты, оформление займет больше времени или приведет к ошибкам. Проверьте раздел «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Реквизиты организации»: там должны быть указаны данные для расчета взносов и НДФЛ.

Справочник «Подразделения» заполняется в разделе «Главное» → «Подразделения». Справочник «Должности» — в разделе «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Должности». Если используется нестандартный график работы (сменный, неполная неделя), его создают в справочнике «Графики работы сотрудников».

Также проверьте учетную политику по зарплате: раздел «Главное» → «Настройки» → «Зарплата и кадры». Здесь задается способ отражения зарплаты в учете, дата выплаты и настройки резерва отпусков. Менять эти параметры после начала расчетов нежелательно — придется перепроводить документы.

Создание карточки физического лица и сотрудника

Сотрудник в 1С Бухгалтерии связан с элементом справочника «Физические лица». При создании нового сотрудника программа предложит ввести ФИО, дату рождения, пол и ИНН. Если физическое лицо уже есть в базе (например, бывший сотрудник принимается повторно), выберите существующий элемент, чтобы не плодить дубли.

В карточке сотрудника заполните личные данные: серию и номер паспорта, адрес регистрации, СНИЛС. Эти сведения понадобятся для персонифицированной отчетности и формы 6-НДФЛ. Неполные данные не блокируют проведение документа, но вызовут ошибки при отправке отчетов.

Отдельно укажите налоговый статус и право на стандартные вычеты. Если сотрудник подал заявление на вычет на детей, внесите это в карточку сразу — программа начнет применять вычет с первого расчета, иначе перерасчет придется делать вручную.

Заполнение документа «Прием на работу»

Перейдите в раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» и нажмите «Создать» → «Прием на работу». В шапке документа укажите организацию, сотрудника и дату приема. Именно с этой даты программа начнет начислять зарплату при расчете за месяц — пропорционально отработанным дням по графику.

Заполните поля «Подразделение» и «Должность». Подразделение влияет на отражение затрат в бухгалтерском учете: при настройке способов учета зарплаты по подразделениям расходы попадут на нужный счет (20, 25, 26, 44 и другие). Должность носит справочный характер, но используется в печатных формах приказа.

В табличной части «Начисления» укажите основное начисление — обычно «Оплата по окладу» — и размер оклада. Если сотрудник принят на неполную ставку, укажите количество ставок (например, 0,5), и программа пересчитает сумму автоматически. Доплаты и надбавки добавляются отдельными строками.

1. 1
   Откройте «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» → «Создать» → «Прием на работу»
2. 2
   Выберите организацию и сотрудника, при необходимости создайте новое физическое лицо
3. 3
   Укажите дату приема, подразделение, должность и график работы
4. 4
   В табличной части задайте начисление «Оплата по окладу» и размер оклада с учетом ставки
5. 5
   Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-1 при необходимости
6. 6
   Проверьте, что сотрудник появился в списке и попадет в расчет зарплаты за текущий месяц

Особые сценарии приема

Прием по совместительству

Внутреннее совместительство оформляется отдельным документом приема на того же сотрудника, но с другой должностью и видом занятости «Внутреннее совместительство». Внешний совместитель заводится как новый сотрудник с видом занятости «Внешнее совместительство». От вида занятости зависят расчет отпускных и отражение в отчетности.

Прием в середине месяца

Если сотрудник принят не с первого числа, программа рассчитает зарплату пропорционально отработанным дням по производственному календарю и графику сотрудника. Проверьте правильность графика: при пятидневке используется стандартный календарь, при сменном графике — индивидуальный.

Повторный прием бывшего сотрудника

Не создавайте новую карточку физического лица — найдите существующую через поиск по ФИО или ИНН. Новый прием оформляется стандартным документом, история предыдущих трудовых отношений сохранится в карточке сотрудника. Дубли физических лиц приводят к ошибкам в 6-НДФЛ и персонифицированных сведениях.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Сотрудник принят на полную ставку на основное место работыСтандартный прием: вид занятости «Основное место работы», количество ставок — 1

Сотрудник уже работает в организации и берет дополнительную должностьВторой прием на того же сотрудника с видом «Внутреннее совместительство»

Сотрудник работает у другого работодателя и принят неполный деньНовый сотрудник с видом «Внешнее совместительство» и долей ставки

Сотрудник уже работал в организации ранее и уволенПрием на существующее физическое лицо без создания дубликата карточки

Проверка результата после проведения

После проведения документа откройте список сотрудников («Зарплата и кадры» → «Сотрудники») и убедитесь, что новый сотрудник отображается с правильной датой приема и подразделением. В карточке сотрудника на закладке с кадровыми данными должен появиться текущий прием.

Проверьте расчет: создайте документ «Начисление зарплаты» за месяц приема и нажмите «Заполнить». Сотрудник должен попасть в табличную часть с суммой, пропорциональной отработанному времени. Если сотрудника нет в списке — чаще всего дата приема позже периода расчета или документ не проведен.

Дополнительно сформируйте расчетный листок сотрудника и сверьте оклад, количество отработанных дней и сумму НДФЛ. Расхождения на этом этапе исправить проще, чем после выплаты зарплаты и сдачи отчетности.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сотрудник в списке «Сотрудники»

Норма

Отображается с датой приема, подразделением и должностью

Тревожный признак

Отсутствует в списке или дата приема неверная

Заполнение документа «Начисление зарплаты»

Норма

Сотрудник попадает в табличную часть с суммой за отработанные дни

Тревожный признак

Сотрудника нет в начислении или сумма равна полному окладу при приеме в середине месяца

Расчетный листок

Норма

Оклад, дни и НДФЛ соответствуют условиям приема

Тревожный признак

Нулевые суммы или вычеты не применяются

Карточка физического лица

Норма

Одна карточка на человека, заполнены ИНН и СНИЛС

Тревожный признак

Дубли физических лиц с одинаковыми ФИО

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — неверная дата приема. Если указать первое число вместо фактической даты выхода, программа начислит полный оклад, и переплату придется удерживать или сторнировать. Обратная ситуация — дата приема в следующем месяце — приводит к тому, что сотрудник не попадает в расчет.

Вторая группа ошибок связана с начислениями: забытая надбавка, неверная доля ставки, отсутствие вычета по заявлению. Все эти параметры исправляются документом «Изменение условий оплаты» или редактированием приема, если зарплата еще не рассчитана. После расчета и выплаты корректировки делаются только новыми документами.

Третья типичная проблема — дубли физических лиц и сотрудников. Перед созданием нового элемента всегда выполняйте поиск по базе. Найти и объединить дубли помогает штатная обработка поиска и удаления дублей в разделе «Администрирование».

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оформить прием задним числом?

Технически программа позволяет провести документ прошедшей датой, если период еще не закрыт. Однако если за этот месяц уже сдана отчетность, потребуется подача уточненных форм. Оформляйте прием своевременно — в день фактического выхода сотрудника или заранее.

Как распечатать приказ о приеме по форме Т-1?

В проведенном документе «Прием на работу» нажмите кнопку «Печать» и выберите «Приказ о приеме на работу (Т-1)». Форма заполнится данными документа автоматически. Проверьте, что в карточке организации указан руководитель — его ФИО подставляется в подпись приказа.

Сотрудник не попадает в начисление зарплаты — в чем причина?

Проверьте три вещи: проведен ли документ приема; не позже ли дата приема, чем месяц расчета; совпадает ли организация в приеме и в документе начисления зарплаты. Также убедитесь, что в приеме указано хотя бы одно начисление в табличной части.

Как изменить оклад сотруднику после приема?

Редактировать проведенный прием не нужно. Создайте документ «Изменение условий оплаты» (в некоторых версиях — «Кадровый перевод» или «Изменение начислений») с даты изменения и укажите новый размер оклада. Программа будет рассчитывать зарплату по новым условиям с указанной даты.

Чем прием в 1С Бухгалтерии отличается от приема в 1С ЗУП?

В 1С Бухгалтерии кадровые документы упрощены: нет штатного расписания в полном виде, электронных трудовых книжек с полным набором событий и расширенных кадровых отчетов. Для организаций с большим штатом и сложными кадровыми процессами предназначена конфигурация «1С:Зарплата и управление персоналом».

Нужно ли оформлять прием для сотрудника по договору ГПХ?

Нет, исполнители по договорам гражданско-правового характера не оформляются документом «Прием на работу». Для них создается карточка физического лица и отражаются начисления по договору, но кадровый прием и приказ Т-1 не используются.