Другое · 10 мин
Как заполнить табель учета рабочего времени в 1С
Как заполнить табель учета рабочего времени в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: способы ввода, настройка графиков, исправления, печать формы Т-13 и типичные ошибки.
Табель учета рабочего времени в 1С — это не просто печатная форма, а источник данных для расчета зарплаты: отклонения от графика (отпуска, больничные, простои, сверхурочные) напрямую влияют на начисления. Поэтому заполнять табель нужно до расчета зарплаты за месяц, а не после, иначе программа посчитает оплату по плановому графику, и суммы придется пересчитывать.
Порядок работы зависит от конфигурации. В 1С:ЗУП табель формируется автоматически на основе графиков работы и документов отклонений, а ручной документ «Табель» используется только в особых случаях. В 1С:Бухгалтерии учет времени проще: там отклонения вводятся кадровыми документами, а табель формируется отчетом. Ниже разобраны оба варианта и типовые проблемы.
Как устроен учет рабочего времени в 1С
В 1С применяются два метода учета времени. Первый — метод отклонений: программа считает, что сотрудник работает по своему графику, а в табель попадают только зарегистрированные отклонения — отпуска, больничные, командировки, прогулы. Это основной способ для офисных сотрудников с фиксированным графиком.
Второй метод — сплошная регистрация: фактически отработанное время вводится документом «Табель» целиком за месяц, и именно эти данные используются при расчете. Способ подходит для подразделений с посменной работой и почасовым учетом, где нужен точный контроль явок.
Перед началом работы проверьте, что у каждого сотрудника назначен график работы. Это делается в приеме на работу или кадровом переводе. Сотрудник без графика в табель не попадет или попадет с пустыми ячейками, и зарплата ему рассчитается некорректно.
Подготовка: графики работы и производственный календарь
Графики работы сотрудников настраиваются в разделе «Настройка» → «Графики работы сотрудников» (в ЗУП) или «Справочники» → «Графики работы». Для стандартной пятидневки обычно достаточно графика, созданного по шаблону «Пятидневка 40 часов» с указанием часов работы по дням недели.
Для сменных графиков задайте цикл: чередование рабочих и выходных дней, количество смен, время начала и окончания. Проверьте, что в графике корректно заполнены виды времени — явка, ночные часы, вечерние часы, — иначе доплаты за ночную работу не рассчитаются.
Отдельно проверьте производственный календарь: «Настройка» → «Производственные календари». Он должен быть актуализирован на текущий год с учетом переносов праздничных дней. Если календарь не обновлен, норма времени в графиках будет неверной, и табель покажет лишние или недостающие часы.
Как проверить подготовку
В кадровом документе указан график работы
Поле графика пустое — сотрудник не попадет в табель
Праздники и переносы соответствуют текущему году
Норма часов в графике не совпадает с нормой по календарю
Совпадает с нормой производственного календаря
Расхождения по часам — график настроен вручную с ошибкой
Заполнение табеля в 1С:ЗУП методом отклонений
Основная работа сводится к своевременному вводу документов отклонений. Каждое отсутствие должно быть зарегистрировано соответствующим документом: «Отпуск», «Больничный лист», «Командировка», «Отгул», «Отсутствие с сохранением оплаты», «Прогул, отсутствие по невыясненной причине» и так далее. Все они находятся в разделе «Зарплата» или «Кадры».
Переработки и работа в выходные вводятся документами «Работа сверхурочно» и «Работа в выходные и праздничные дни». Без этих документов сверхурочные часы в табель не попадут и не будут оплачены.
После ввода всех документов сформируйте отчет: «Зарплата» → «Отчеты по зарплате» → «Табель учета рабочего времени (Т-13)». Укажите период и организацию (или подразделение), нажмите «Сформировать». Программа соберет данные по графикам и отклонениям в унифицированную форму.
- 1Введите все документы отсутствий за месяц: отпуска, больничные, командировки
- 2Зарегистрируйте работу в выходные и сверхурочные, если они были
- 3Сформируйте отчет «Табель учета рабочего времени (Т-13)» за нужный месяц
- 4Сверьте итоговые дни и часы по каждому сотруднику с первичными документами
- 5Только после проверки табеля выполняйте начисление зарплаты за месяц
Когда нужен документ «Табель» и как его заполнить вручную
Ручной документ «Табель» (раздел «Зарплата» → «Табели учета рабочего времени») применяется для подразделений со сплошной регистрацией времени, а также когда нужно зафиксировать фактические часы, отличающиеся от графика, без оформления отдельных документов отклонений.
Создайте документ, укажите организацию, подразделение и период. По кнопке «Заполнить» программа подберет сотрудников и проставит время по их графикам. Затем вручную скорректируйте ячейки: выделите день и укажите вид времени и количество часов — например, «Явка 6» вместо «Явка 8» или «Отпуск без сохранения оплаты» вместо рабочего дня.
Учтите важное ограничение: если по сотруднику введен документ «Табель», при расчете зарплаты программа использует данные именно из него, а не из графика. Ошибка в ручном табеле напрямую исказит начисления, поэтому после заполнения сверьте итоги по каждому сотруднику.
Табель в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии нет полноценного расчета по табелю: учет времени ведется упрощенно. Отсутствия регистрируются документами «Отпуск», «Больничный лист», «Отсутствие» в разделе «Зарплата и кадры». Начисление зарплаты за месяц выполняется документом «Начисление зарплаты», который учитывает эти отклонения.
Сам табель формируется как печатная форма: «Зарплата и кадры» → «Отчеты по кадрам» → «Табель учета рабочего времени (Т-13)». Выберите месяц и организацию — программа построит форму по данным графика (обычно пятидневки) и введенных отсутствий.
Если в организации есть сотрудники со сменными графиками, почасовой оплатой или частыми отклонениями, функциональности Бухгалтерии может не хватить — в этом случае учет времени ведут в ЗУП, а в Бухгалтерию переносят только итоги расчетов.
Где вести табель
Полноценный учет: сменные графики, ночные часы, ручные табели, все виды отклонений. Подходит организациям с кадровым учетом и сложными графиками.
Упрощенный вариант: пятидневка, базовые отсутствия, табель только как отчет. Подходит небольшим организациям с простым графиком работы.
Проверка и исправление ошибок в табеле
Стандартная проверка — сверка табеля с нормой времени и с расчетным листком. Откройте отчет «Табель (Т-13)» и сравните отработанные дни и часы по каждому сотруднику с первичными документами: приказами на отпуск, больничными листами, служебными записками о переработках.
Если сотрудник отсутствует в табеле, проверьте: оформлен ли прием на работу, назначен ли график, не уволен ли он раньше начала месяца. Если в табеле пустые ячейки вместо буквенных кодов — скорее всего, в графике не заполнено расписание на эти даты или не обновлен производственный календарь.
Если отклонение не отражается, убедитесь, что документ отсутствия проведен и его период попадает в отчетный месяц. Частая ситуация: отпуск оформлен, но документ сохранен без проведения — в табеле дни останутся рабочими, а при расчете зарплаты возникнет переплата.
Печать и подписание формы Т-13
Унифицированная форма Т-13 формируется кнопкой «Печать» из отчета «Табель учета рабочего времени». Перед печатью проверьте заполнение реквизитов: наименование организации, структурное подразделение, отчетный период, номер документа и дата составления.
Табель подписывает ответственное лицо (табельщик или кадровик) и руководитель структурного подразделения. Если организация утвердила собственную форму табеля, внешний вид можно изменить через механизм печатных форм, но состав обязательных реквизитов должен сохраняться.
Электронный табель в программе хранится вместе с базой и не требует отдельного архивирования, но распечатанный и подписанный экземпляр подшивается в кадровое дело в соответствии с принятым в организации документооборотом.
Что важно запомнить
Табель в 1С строится автоматически: по графикам работы и документам отклонений. Ваша задача — вовремя вводить отпуска, больничные и переработки, проверять табель до расчета зарплаты и следить за актуальностью графиков и производственного календаря.
Частые вопросы
Почему в табеле у сотрудника стоит «НН» вместо отпуска?
Код «НН» (неявка по невыясненным причинам) появляется, когда программа знает об отсутствии, но вид отсутствия не определен документом. Проверьте, проведен ли документ «Отпуск» и совпадает ли его период с датами в табеле. После проведения документа пересформируйте отчет.
Можно ли исправить табель после расчета зарплаты?
Можно, но потребуется перерасчет. Исправьте или введите документ отклонения, затем пересчитайте начисления за месяц — в ЗУП это делается через механизм перерасчетов или повторным заполнением документа «Начисление зарплаты и взносов». Учтите, что изменения могут затронуть уже выплаченные суммы.
Как отразить в табеле работу в праздничный день?
Введите документ «Работа в выходные и праздничные дни» с указанием сотрудника, даты и количества часов. После проведения документа в табеле появится код «РВ», а при расчете зарплаты часы будут оплачены по повышенной ставке или компенсированы отгулом — в зависимости от настроек документа.
Нужно ли заполнять табель, если все сотрудники на окладе и отклонений нет?
Да, табель остается обязательным документом учета рабочего времени независимо от системы оплаты. Но в этом случае никаких ручных действий не требуется: просто сформируйте отчет Т-13 за месяц — он полностью совпадет с графиком, распечатайте и подпишите.
Почему норма часов в табеле не совпадает с производственным календарем?
Чаще всего производственный календарь не обновлен на текущий год или график сотрудника настроен вручную с ошибкой в расписании. Откройте «Настройка» → «Производственные календари» и обновите данные, затем проверьте заполнение графика работы сотрудника и пересформируйте табель.
Как вести табель для сотрудника с неполным рабочим временем?
Создайте отдельный график с сокращенным количеством часов или рабочих дней и назначьте его сотруднику в кадровом документе. Табель сформируется по этому графику автоматически, а оплата рассчитается пропорционально отработанному времени относительно нормы полного графика.