Другое · 11 мин
Как оформить оплату по договору ГПХ в 1С
Как оформить договор ГПХ в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: договор, акт, начисление, НДФЛ, взносы и выплата. Пошаговая инструкция с проверкой результата и типичными ошибками.
Оплата по договору гражданско-правового характера в 1С оформляется иначе, чем зарплата штатного сотрудника: у исполнителя нет оклада, начисление привязано к акту выполненных работ, а страховые взносы считаются не по всем тарифам. Если провести такую выплату «через зарплату», программа начислит лишние взносы, исказит отчётность 6-НДФЛ и РСВ, и ошибки всплывут при камеральной проверке.
Порядок действий зависит от конфигурации. В 1С:ЗУП 3.1 используются документы «Договор (работы, услуги)» и «Начисление по договорам», в 1С:Бухгалтерии 8.3 — справочник «Договоры» и документ «Начисление зарплаты» либо ручные операции в зависимости от настроек. Ниже разобраны оба сценария, а также выплата, налоги и проверка отчётности.
Перед началом убедитесь, что у вас есть правильно заключённый договор ГПХ с предметом, сроком и ценой, а исполнитель не является вашим штатным сотрудником по той же функции — иначе договор рискуют переквалифицировать в трудовой со всеми доначислениями.
Подготовка: карточка физлица и настройки учёта
Сначала заведите исполнителя в базу. В 1С:ЗУП откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» или «Контрагенты/Физические лица» в зависимости от настроек и создайте новое физическое лицо: ФИО, ИНН, СНИЛС, паспортные данные, адрес регистрации. СНИЛС и ИНН обязательны — без них не сформировать персонифицированную отчётность и 6-НДФЛ.
В 1С:Бухгалтерии физлицо создаётся через справочник «Физические лица» (раздел «Справочники»), а для выплаты потребуется также элемент справочника «Сотрудники», даже если человек не оформлен в штат. Проверьте, что в карточке не стоит признак штатного трудового договора — иначе программа будет ждать кадровые документы.
Проверьте учётную политику и настройки налогов: в ЗУП в карточке организации (раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» → «Учётная политика») должны быть заданы тарифы взносов. Для подрядчиков-ГПХ взносы на соцстрахование по нетрудоспособности не начисляются — программа это учитывает автоматически, если договор оформлен правильным видом.
Регистрация договора ГПХ в программе
В 1С:ЗУП 3.1 перейдите в «Кадры» → «Договоры подряда» (или «Зарплата» → «Договоры (в т.ч. авторские)» в зависимости от релиза) и создайте документ «Договор (работы, услуги)». Укажите организацию, физлицо, даты начала и окончания работ, сумму договора и подразделение, к затратам которого относится оплата.
Важно правильно выбрать вид договора: «Договор подряда/оказания услуг» облагается взносами на ОПС и ОМС, а вот по договорам аренды или купли-продажи взносов нет вовсе. Отдельно проверьте поле про взносы на травматизм (НС и ПЗ): по умолчанию они не начисляются, но если в тексте договора есть условие о страховании от несчастных случаев, флаг нужно включить — иначе ФСС доначислит взносы.
В 1С:Бухгалтерии договор создаётся в карточке контрагента или физлица: справочник «Договоры» → «Создать», вид договора — «С физическим лицом». Укажите сумму и срок. Сам договор в Бухгалтерии никаких проводок не формирует — он нужен как аналитика для начисления и выплаты.
Начисление оплаты по акту выполненных работ
Начисление делается после подписания акта — именно акт, а не сам договор, является основанием для проводок. В 1С:ЗУП создайте документ «Начисление по договорам (в т.ч. авторским)» из раздела «Зарплата». Заполните по кнопке «Подбор» или «Заполнить» исполнителей с действующими договорами, укажите сумму по акту и дату начисления.
Программа автоматически рассчитает НДФЛ (для резидентов — по ставке 13% с прогрессивной шкалой при превышении порогов) и страховые взносы на ОПС и ОМС. Проверьте на вкладках документа, что сумма налога и взносов посчиталась: если поля пустые, чаще всего не заполнен вид договора или не настроены тарифы в учётной политике.
В 1С:Бухгалтерии начисление делают документом «Начисление зарплаты» (если подрядчик заведён как сотрудник) с видом начисления «Оплата по договорам ГПХ», либо через «Операции, введённые вручную»: Дт 20 (25, 26, 44) — Кт 76.10 на сумму договора и Дт 76.10 — Кт 68.01 на удержанный НДФЛ. Взносы при ручном способе придётся отразить отдельными проводками на счета 69.02 и 69.03.
Если работы выполняются частями
По длительным договорам акты могут подписываться поэтапно. В этом случае на каждый акт создавайте отдельное начисление, ссылаясь на один и тот же договор. Следите, чтобы сумма всех начислений не превысила цену договора — программа это не всегда контролирует автоматически.
- 1Создайте физическое лицо с ИНН и СНИЛС в разделе «Кадры»
- 2Оформите документ «Договор (работы, услуги)» с корректным видом и сроками
- 3После подписания акта создайте «Начисление по договорам» и проверьте расчёт НДФЛ и взносов
- 4Сформируйте ведомость на выплату (в банк или в кассу) на сумму за минусом НДФЛ
- 5Проверьте проводки и включите выплату в 6-НДФЛ и РСВ за период
НДФЛ и страховые взносы: что считать и как
Заказчик по договору ГПХ — налоговый агент по НДФЛ: удерживает налог из выплаты и перечисляет в бюджет в общие сроки (по уведомлениям в составе ЕНП). Исполнитель-резидент может получить стандартные и профессиональные вычеты через заказчика — для этого он подаёт заявление, а вы в ЗУП отражаете вычет в карточке физлица или в документе начисления.
Страховые взносы по ГПХ начисляются только на обязательное пенсионное и медицинское страхование по единому тарифу. Взносы на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством не начисляются — поэтому подрядчик не получает больничных за счёт ФСС. Взносы на травматизм — только при прямом условии в договоре.
Исключения: если исполнитель — самозанятый (плательщик НПД) или ИП, налоги и взносы он платит сам, вы перечисляете полную сумму по договору. Обязательно запросите чек из приложения «Мой налог» или подтверждение статуса ИП — без этого налоговая может доначислить НДФЛ и взносы вам.
Сравнение вариантов
Полный контур: договор, начисление, НДФЛ, взносы, ведомости и вся отчётность автоматически. Подходит при регулярной работе с подрядчиками.
Договор и начисление через зарплатный документ или ручные операции. Подходит для разовых выплат, но требует ручного контроля проводок и взносов.
Начислять НДФЛ и взносы не нужно, достаточно акта и чека. В 1С оформляется как обычная оплата контрагенту по счёту 76 или 60.
Выплата денег подрядчику
В ЗУП после начисления создайте ведомость: «Выплаты» → «Ведомости в банк» (на карту) или «Ведомости в кассу». В поле «Выплачивать» выберите «Начисления по договорам ГПХ» — тогда в ведомость попадут только подрядчики, а не штатные сотрудники. Сумма к выплате подставится за минусом удержанного НДФЛ.
Проведите ведомость и проверьте, что в учёте сформировалась выплата, а НДФЛ перешёл в статус «удержанный» — именно дата ведомости определяет срок перечисления налога. При оплате через банк выгрузите реестр в клиент-банк стандартным обменом.
В Бухгалтерии выплату оформляют документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Перечисление сотруднику по договору подряда» (либо «Прочее списание» на счёт 76.10). Дата платежа должна совпадать с датой удержания НДФЛ в регистрах — расхождение ломает отчёт 6-НДФЛ.
Как проверить результат
Дт 20/25/26/44 — Кт 76.10 на сумму договора и Дт 76.10 — Кт 68.01 на НДФЛ
Сумма висит на счёте 70 или НДФЛ не удержан
Начислены только на ОПС и ОМС (счета 69.02, 69.03)
Есть взносы на ВНиМ (69.01) без оснований или взносы не начислены вовсе
Выплата и налог попали в раздел 2 за период выплаты
Сумма отсутствует или попала не в тот период
Подрядчик включён в подраздел 3 с суммой выплаты и взносов
Физлицо отсутствует в персонифицированных сведениях
Отчётность по выплатам ГПХ
Выплаты подрядчикам попадают в 6-НДФЛ: дата получения дохода — день выплаты, дата удержания — тот же день, срок перечисления — стандартный по ЕНП. В ЗУП отчёт заполняется автоматически из регистров; если выплата прошла мимо ведомости (ручной операцией), строка может не попасть в отчёт — проверяйте перед отправкой.
В расчёте по страховым взносам подрядчики отражаются в разделе 3 с суммами выплат и начисленных взносов на ОПС и ОМС. В персонифицированные сведения о физлицах они также включаются. Если исполнитель — самозанятый или ИП, в РСВ и перссведения он не попадает вовсе.
По итогам года формируйте справку о доходах (бывшая 2-НДФЛ) в составе годового 6-НДФЛ по каждому подрядчику, получавшему выплаты. Подрядчик может запросить справку лично — выдать её обязаны.
Частые вопросы
Можно ли оформить выплату по ГПХ в 1С:Бухгалтерии без ЗУП?
Да. Для разовых выплат достаточно завести физлицо и сотрудника, создать договор с видом «С физическим лицом» и провести начисление документом «Начисление зарплаты» с соответствующим видом расчёта или ручной операцией. Минус в том, что взносы и отчётность придётся контролировать вручную, поэтому при регулярных подрядах удобнее ЗУП.
Нужно ли начислять больничные и отпускные подрядчику по ГПХ?
Нет. На отношения по ГПХ трудовое законодательство не распространяется: ни отпусков, ни больничных, ни компенсаций при расторжении. Взносы на случай нетрудоспособности за подрядчиков не платятся, поэтому права на пособие у них нет.
Что делать, если исполнитель — самозанятый?
Проверьте его статус по ИНН на сайте ФНС, возьмите чек из приложения «Мой налог» после каждой выплаты и оплатите полную сумму договора без удержаний. В 1С такую выплату проводят как обычную оплату контрагенту, в 6-НДФЛ и РСВ она не включается.
Как отразить аванс по договору ГПХ?
Аванс подрядчику облагается НДФЛ в момент выплаты — удержите налог и перечислите его в общие сроки. В ЗУП аванс оформляют ведомостью с видом выплаты по договору, а окончательный расчёт проводят начислением по акту с зачётом ранее выплаченного.
Может ли штатный сотрудник получать оплату по ГПХ от своего работодателя?
Формально может, если работа выходит за рамки его трудовой функции, но такие выплаты под повышенным вниманием налоговой — их часто переквалифицируют в зарплату с доначислением взносов на ВНиМ. Безопаснее оформлять дополнительную работу через совмещение или доплату по трудовому договору.
В какой момент признавать расход по договору ГПХ в налоговом учёте?
Расход признаётся на дату подписания акта выполненных работ — именно акт подтверждает экономическую обоснованность затрат. Сам договор и авансовые платежи расходом не являются до подписания акта.
Что важно запомнить
Оплата по ГПХ в 1С оформляется отдельным контуром: физлицо → договор ГПХ → начисление по акту → ведомость на выплату. НДФЛ удерживается всегда (кроме самозанятых и ИП), взносы — только на ОПС и ОМС. Основание для проводок — подписанный акт, а контроль результата — проводки по счёту 76.10, корректное попадание в 6-НДФЛ и РСВ.