Другое · 10 мин
Как оформить самозанятого на работу в ООО в 1С 8
Как оформить договор ГПХ с самозанятым в 1С 8: настройка справочников, документы, учёт выплат, отчётность и проверка чеков. Пошаговая инструкция для бухгалтера.
Организация не может «принять самозанятого в штат» — самозанятый (плательщик налога на профессиональный доход, НПД) не оформляется по трудовому договору. С ним заключается гражданско-правовой договор: подряда, оказания услуг или агентский. В 1С 8 такие отношения отражаются через документы договоров ГПХ, а не через кадровый приказ о приёме на работу.
Ключевое отличие от штатного сотрудника: организация не платит за самозанятого страховые взносы и не удерживает НДФЛ — налог самозанятый платит сам через приложение «Мой налог». Обязанность компании — получить от исполнителя чек на каждую выплату и корректно отразить операции в учёте.
Ниже разобран практический порядок действий в типовых конфигурациях 1С:Бухгалтерия 8 и 1С:Зарплата и управление персоналом 8, а также проверки, которые защитят компанию от переквалификации договора в трудовой.
Проверка статуса самозанятого до оформления договора
До заключения договора запросите у исполнителя справку о постановке на учёт в качестве плательщика НПД. Её формируют в приложении «Мой налог» или в личном кабинете на сайте ФНС. Проверить статус можно и самостоятельно по ИНН через сервис ФНС — это занимает минуту и подтверждает, что режим действует на дату подписания договора.
Есть ограничения, которые делают договор с самозанятым невозможным или рискованным. Самозанятый не может оказывать услуги бывшему работодателю, если с момента увольнения прошло менее двух лет, — такие доходы под НПД не подпадают. Также под запретом для НПД перепродажа товаров, трудоустройство других лиц и ряд видов деятельности.
Доход самозанятого ограничен: при превышении установленного годового лимита он теряет право на НПД. Если исполнитель работает только с вашей компанией на постоянной основе, это повод оценить риск переквалификации договора в трудовой — налоговая и трудовая инспекция смотрят на фактические признаки: фиксированный график, рабочее место, регулярные одинаковые выплаты.
Создание физического лица и договора ГПХ в 1С 8
В 1С:Бухгалтерии 8.3 откройте раздел «Справочники» → «Контрагенты» и создайте нового контрагента с видом «Физическое лицо». Укажите ФИО, ИНН, дату рождения, адрес. В карточке контрагента создайте договор с видом «С физическим лицом» — именно этот вид договора используется для расчётов с самозанятыми и подрядчиками.
В 1С:ЗУП 8 последовательность другая: создайте элемент в справочнике «Физические лица», затем в разделе «Кадры» или «Зарплата» зарегистрируйте документ «Договор подряда» или «Договор (работы, услуги)» — в зависимости от релиза название может отличаться. Приём на работу через документ «Приём на работу» не оформляется.
В договоре укажите предмет, срок действия, сумму или порядок расчёта вознаграждения. Если в конфигурации есть поле «Способ отражения в учёте», задайте счёт затрат — обычно это счета 25, 26, 44 или другие в зависимости от характера работ.
- 1Создайте контрагента с видом «Физическое лицо» и заполните ИНН и паспортные данные
- 2Создайте договор с видом «С физическим лицом», укажите предмет и срок
- 3Проверьте справку о статусе самозанятого и приложите её скан к документам
- 4Зарегистрируйте начисление вознаграждения документом поступления услуг или операцией
- 5Выплатите вознаграждение через банк или кассу, получите чек из «Мой налог»
- 6Сверьте сумму чека с суммой выплаты и сохраните чек в учётных документах
Начисление и выплата вознаграждения
В 1С:Бухгалтерии начисление оформляется документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги» по контрагенту-физлицу, либо документом «Операция, введённая вручную». Проводка по начислению: Дт счёта затрат — Кт 76.10 (или 60, в зависимости от настройки плана счетов и методологии учёта в вашей организации).
Выплата отражается документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Прочие расчёты с контрагентами» или «Перечисление подотчётному лицу» не подходит — используйте расчёты с контрагентом по договору. При выплате из кассы оформляется расходный кассовый ордер.
В 1С:ЗУП начисление по договору ГПХ выполняется документом «Начисление по договорам (в т.ч. авторским)», выплата — ведомостью. Важно: в настройках начисления должен быть отключён расчёт НДФЛ и взносов, если физлицо — плательщик НПД, иначе программа попытается удержать налог.
Чек самозанятого и налоговый контроль
Каждая выплата самозанятому должна сопровождаться чеком, сформированным в приложении «Мой налог». Именно чек заменяет акт для целей подтверждения расходов в части уплаты налога исполнителем, хотя акт выполненных работ по договору ГПХ рекомендуется оформлять отдельно — он подтверждает факт оказания услуг.
Проверяйте чек по QR-коду или номеру через сервис ФНС. В чеке должны быть указаны ваши наименование и ИНН как заказчика, корректная сумма и дата. Если чек сформирован с ошибкой, самозанятый может аннулировать его и выписать новый — требуйте исправления до закрытия периода.
Если самозанятый не предоставил чек, расходы всё равно могут быть приняты по акту, но у организации возникает риск претензий, а у исполнителя — нарушение обязанности по НПД. Установите во внутреннем регламенте правило: оплата только после получения чека или в течение короткого срока после него.
Отражение в отчётности
Самозанятые не включаются в расчёт 6-НДФЛ, поскольку организация не является их налоговым агентом. В расчёт по страховым взносам (РСВ) выплаты плательщикам НПД также не попадают. Это упрощает отчётность, но требует корректной настройки учёта, чтобы суммы случайно не попали в регистры.
Для налога на прибыль или УСН расходы на оплату услуг самозанятого принимаются при наличии договора, акта (или иного документа об оказании услуг) и чека НПД. Проверьте, что в 1С расход отражён на правильном счёте и попадает в налоговый регистр расходов.
В отчёте «Персонифицированные сведения о физических лицах» подрядчики по ГПХ отражаются по общим правилам для лиц, с которыми заключены договоры ГПХ, — уточните в актуальной версии конфигурации, как программа обрабатывает плательщиков НПД, поскольку методология периодически уточняется.
Как проверить результат
Вид «Физическое лицо», договор «С физическим лицом», заполнен ИНН
Физлицо оформлено как сотрудник через приём на работу
НДФЛ и взносы по договору равны нулю
Программа удержала НДФЛ или начислила взносы
Чек проверяется на сайте ФНС, сумма и ИНН заказчика совпадают
Чек не пробивается или оформлен на другого заказчика
Выплаты отсутствуют в 6-НДФЛ и РСВ, расходы приняты по прибыли/УСН
Суммы попали в РСВ или не отражены в расходах
Альтернативы и границы применения
Если исполнитель не зарегистрирован как самозанятый, но работает как физлицо, договор ГПХ всё равно возможен — но тогда организация становится налоговым агентом: удерживает НДФЛ и платит взносы на пенсионное и медицинское страхование. В 1С:ЗУП это стандартный сценарий договора ГПХ с сотрудником-нештатником.
Если исполнитель — индивидуальный предприниматель, оформление проще: договор с ИП, счёт от ИП, никаких чеков НПД и налоговых обязанностей у заказчика. В 1С такой контрагент заводится с видом «Юридическое лицо» или «ИП» в зависимости от конфигурации.
Выбор формата зависит от статуса исполнителя и характера работ. Для разовых услуг удобен НПД, для долгосрочного сотрудничества с регулярными задачами безопаснее ИП, а при фактически трудовых отношениях правильный вариант — трудовой договор.
Сравнение вариантов оформления
Подходит для разовых и проектных услуг. Нет НДФЛ и взносов у заказчика, нужен чек «Мой налог». Ограничение: нельзя с бывшим работодателем менее 2 лет, есть лимит дохода
Подходит, если исполнитель не на НПД. Заказчик удерживает НДФЛ и платит взносы на ОПС и ОМС, отчитывается в 6-НДФЛ и РСВ
Подходит для регулярного сотрудничества. Расчёты по счетам, налоговых обязанностей у заказчика нет, риск переквалификации ниже
Обязателен при признаках трудовых отношений: график, рабочее место, подчинение правилам компании. Полная нагрузка по НДФЛ и взносам
Частые вопросы
Можно ли оформить самозанятого в штат ООО?
Нет. Статус плательщика НПД и трудовой договор несовместимы: при приёме на работу человек должен сняться с учёта как самозанятый, иначе его доходы от работодателя не облагаются НПД. Либо трудовой договор, либо договор ГПХ — совмещать их с одной и той же организацией нельзя.
Нужен ли акт выполненных работ, если есть чек самозанятого?
Чек подтверждает уплату налога исполнителем, но не факт и содержание оказанных услуг. Акт по договору ГПХ рекомендуется оформлять всегда: он описывает, какие работы выполнены, и служит основным первичным документом для признания расходов.
Что делать, если 1С:ЗУП начисляет взносы по договору с самозанятым?
Проверьте вид договора и настройки начисления: для плательщика НПД не должны применяться облагаемые взносами виды расчёта. Если начисления уже проведены, сторнируйте их и скорректируйте настройки, затем пересчитайте отчётность за период.
Как часто нужно проверять статус самозанятого?
Минимум — на дату заключения договора и на дату каждой выплаты, если сотрудничество длительное. Самозанятый может утратить статус (превышение лимита дохода, снятие с учёта), и тогда обязанности налогового агента могут возникнуть у заказчика.
Можно ли выплачивать самозанятому аванс?
Да, законодательство не запрещает авансовые платежи по договору ГПХ. Чек самозанятый формирует на фактически полученную сумму, поэтому на аванс чек выставляется в момент получения денег, а окончательный расчёт закрывается актом и чеком на остаток.
Что важно запомнить
Самозанятый оформляется в ООО только по договору ГПХ: в 1С 8 создаётся физлицо-контрагент без приёма на работу, НДФЛ и взносы не начисляются. Обязательный минимум контроля — справка о статусе НПД, договор, акт и проверенный чек из «Мой налог» на каждую выплату.