Другое · 11 мин
Как настроить графики работы в 1С
Подробная инструкция по настройке графиков работы сотрудников в 1С:ЗУП: пятидневка, сменные графики, суммированный учёт времени, типичные ошибки и проверка результата.
График работы в 1С:Зарплата и управление персоналом — это основа расчёта зарплаты, табеля и отпусков. От того, насколько корректно заполнен график, зависит норма рабочего времени сотрудника, оплата работы в выходные и праздники, а также учёт неявок. Ошибка в графике приводит к неверной норме часов и, как следствие, к неправильному начислению оклада.
Настройка выполняется в справочнике «Графики работы сотрудников» (в некоторых версиях — «Графики работы»). Программа позволяет описать практически любой режим: классическую пятидневку, график «сутки через трое», сменные графики с плавающими выходными, режимы неполного рабочего времени. Ниже разобраны основные сценарии и типичные ошибки.
Где находится настройка графиков и что нужно подготовить
Перед созданием графика убедитесь, что заполнен производственный календарь: именно из него программа берёт сведения о праздничных днях и переносах выходных. Производственный календарь обычно обновляется автоматически при обновлении конфигурации, но при работе без интернета его стоит проверить вручную: «Настройка» → «Производственные календари».
Также проверьте настройки учётной политики: в разделе «Настройка» → «Реквизиты организации» на вкладке учётной политики может быть указан график работы организации по умолчанию. Он подставляется новым сотрудникам автоматически, что удобно, если большинство работает на пятидневке.
Сам справочник графиков расположен в разделе «Настройка» → «Графики работы сотрудников». Для работы с ним нужны права на изменение кадровых настроек — обычно это роли расчётчика или кадровика с расширенными правами.
Создание простого графика: пятидневка и шестидневка
Создайте новый элемент справочника и укажите понятное наименование, например «Пятидневка 40 часов». В поле «Способ заполнения» выберите «По дням недели» — этот вариант подходит для всех режимов с фиксированными выходными.
Далее в таблице расписания отметьте рабочие дни и укажите время работы. Для стандартной пятидневки это понедельник–пятница по 8 часов. Если в пятницу день короче, задайте отдельное значение для пятницы — например 7 часов, чтобы недельная норма сошлась с требуемой.
Проверьте флажок «Учитывать праздники» — он должен быть установлен, чтобы программа автоматически сокращала предпраздничные дни и не считала праздники рабочими. Также укажите, что выходными считаются суббота и воскресенье: от этого зависит оплата работы в выходной день.
После записи графика откройте его и посмотрите итоговую норму за текущий месяц — она отображается прямо в форме графика. Сверьте с производственным календарём: для 40-часовой недели значения должны совпадать с нормой, указанной в календаре.
- 1Откройте «Настройка» → «Графики работы сотрудников» и создайте новый элемент
- 2Выберите способ заполнения «По дням недели»
- 3Отметьте рабочие дни и укажите часы (например, Пн–Пт по 8 часов)
- 4Установите флажок учёта праздников и укажите выходные дни
- 5Запишите график и сверьте норму месяца с производственным календарём
Настройка сменных графиков: «сутки через трое» и скользящие выходные
Для сменных режимов используется способ заполнения «По циклам произвольной длины». В этом случае вы описываете повторяющийся цикл: например, для графика «сутки через трое» цикл состоит из 4 дней, где первый день — рабочий (24 часа или разбивка на дневные и ночные часы), остальные три — выходные.
Важный момент — указание даты отсчёта. Программе нужно знать, с какого дня начинается цикл, поэтому в поле «Дата отсчёта» укажите день, соответствующий первому дню цикла. Если дату выбрать неверно, весь график «съедет», и рабочие дни попадут на фактические выходные сотрудника.
Разделение дневных и ночных часов
Если смена включает ночное время (по ТК РФ это период с 22:00 до 6:00), добавьте в таблицу видов времени отдельные строки: «Явка» для дневных часов и «Ночные» для ночных. От корректного разделения зависит доплата за ночную работу. Не заносите всю смену одной строкой «Явка», если в ней есть ночные часы, — доплата не рассчитается.
Несколько бригад на одном режиме
Если на предприятии четыре бригады работают по одному циклу, но со сдвигом, создавайте отдельный график для каждой бригады со своей датой отсчёта. Использовать один график на всех нельзя — программа не поддерживает «сдвиг фазы» внутри одного графика.
При суммированном учёте норма может отличаться по месяцам, но за учётный период должна выравниваться
Проверьте, что часы с 22:00 до 6:00 попадают в вид времени «Ночные»
Сверьте несколько произвольных дат с фактическим графиком бригады
Суммированный учёт рабочего времени
Для сменных графиков, где еженедельная норма не соблюдается, применяется суммированный учёт рабочего времени. В настройках графика установите соответствующий флажок и укажите порядок расчёта нормы — обычно «По производственному календарю» с выбранным календарём и длительностью недели (например, 40 часов).
Учётный период (месяц, квартал, год) задаётся не в графике, а в настройках расчёта зарплаты и используется при определении переработок. Переработка по итогам учётного периода считается сверхурочной работой и оплачивается по повышенной ставке — программа рассчитывает её специальным документом.
Ошибка в настройке суммированного учёта — одна из самых дорогих: если флажок не установлен, программа будет считать переработку относительно дневной нормы, и расчёт сверхурочных исказится. Если же флажок установлен без необходимости, норма для обычной пятидневки может посчитаться неверно.
Графики неполного рабочего времени
Для сотрудников на полставки или с сокращённой неделей создаётся отдельный график. Есть два подхода: уменьшить продолжительность каждого дня (например, по 4 часа вместо 8) или оставить полные дни, но сократить число рабочих дней в неделю.
В настройках графика неполного времени укажите, что норма рассчитывается по другому графику — обычно по полной пятидневке. Тогда программа корректно определит долю ставки при расчёте оклада и не будет считать короткие дни недоработкой.
Распространённая ошибка — назначить сотруднику на полставки обычный 40-часовой график и просто указать 0,5 ставки в кадровом документе. В этом случае программа будет ожидать от сотрудника полную норму часов, а отсутствие остальных часов расценит как неявку или потребует ручной корректировки табеля.
Назначение графика сотруднику и изменение в течение работы
График назначается кадровыми документами: приёмом на работу, кадровым переводом или специальным документом «Изменение графика работы списком сотрудников» (в зависимости от версии конфигурации название может отличаться). Простое редактирование карточки сотрудника не изменит график с нужной даты — используйте именно документы.
При переводе сотрудника на другой график в середине месяца норма времени за этот месяц рассчитывается пропорционально: до даты перевода — по старому графику, после — по новому. Это корректное поведение, но его стоит проверить в расчётном листке, особенно если дата перевода попадает на середину недели.
Для массового перевода подразделения на новый режим используйте документ изменения графиков списком — это быстрее и снижает риск пропустить кого-то из сотрудников. После проведения документа выборочно проверьте двух-трёх сотрудников: какой график действует на дату до перевода и после.
Как проверить результат настройки
Совпадает с производственным календарём или обоснованно отличается при суммированном учёте
Норма больше или меньше ожидаемой без объяснимой причины
Рабочие и выходные дни совпадают с реальным расписанием, ночные часы выделены
Пустые ячейки, неявки в рабочие дни, отсутствие ночных часов
Оклад начислен пропорционально отработанной норме, есть доплата за ночные
Недоначисление при полностью отработанном месяце или отсутствие доплат
Проверка результата и типовые проблемы
Итоговая проверка выполняется тремя инструментами: формой графика (норма по месяцам), отчётом «Табель учёта рабочего времени» (Т-13) и расчётным листком сотрудника. Если все три источника согласованы между собой и с реальным режимом работы — настройка выполнена правильно.
Если в табеле у сотрудника появились неявки в дни, когда он работал, чаще всего причина в том, что график назначен не с той даты или сотрудник вообще остался без графика после кадрового перевода. Проверьте историю изменения графика в карточке сотрудника.
Если не рассчитывается доплата за работу в праздничный день, проверьте, что в графике установлен учёт праздников и что сам производственный календарь заполнен. Доплата за работу в выходной определяется тем, какие дни графика помечены как выходные, — для скользящих графиков выходными считаются дни отдыха по циклу, а не суббота и воскресенье.
Что важно запомнить
График создаётся в справочнике «Графики работы сотрудников», назначается только кадровыми документами с конкретной даты, а после настройки проверяется по норме времени, табелю и расчётному листку. Используемый график нельзя править задним числом — создавайте новый.
Часто задаваемые вопросы
Как настроить график, если у сотрудника плавающие выходные без чёткого цикла?
Если расписание не подчиняется повторяющемуся циклу, используйте способ заполнения «Вручную» — программа позволяет заполнить календарь по дням произвольно. Это трудоёмко, поэтому такой вариант оправдан только для действительно нерегулярных режимов. Альтернатива — фиксировать фактическое время документами «Данные для расчёта зарплаты» вместо детального графика.
Почему норма часов в сменном графике не совпадает с производственным календарём?
Это нормально для суммированного учёта: в отдельные месяцы сотрудник работает больше или меньше нормы, а выравнивание происходит за учётный период. Контролировать нужно итог за период (квартал или год), а не за каждый месяц в отдельности.
Можно ли скопировать график, чтобы не настраивать заново?
Да, в форме списка графиков доступно копирование элемента. Это удобно при создании графиков для нескольких бригад: скопируйте базовый цикл и измените только дату отсчёта и наименование.
Что делать, если после обновления программы графики «сломались»?
Сначала проверьте производственный календарь — при обновлении без интернета он мог не заполниться. Затем откройте проблемный график и сверьте настройки видов времени. Если норма искажена за прошлые периоды, не проводите пересчёт до выяснения причины — зафиксируйте текущие значения отчётами.
Нужен ли отдельный график для сотрудника с единственным отличием — работой в праздники?
Нет. Работа в выходной или праздничный день оформляется документом «Работа сверхурочно» или «Работа в выходные и праздники», а не изменением графика. График описывает плановый режим, разовые отклонения фиксируются документами.
Как настроить график для вахтового метода?
Создайте циклический график, описывающий период вахты и межвахтового отдыха, включите суммированный учёт с длинным учётным периодом. Для вахты обычно требуется дополнительная настройка видов начислений (надбавка за вахтовый метод, оплата дней в пути) — это делается отдельно в настройках расчёта зарплаты.