Как в 1С начислить страховые взносы

Начисление страховых взносов в программах 1С выполняется автоматически, но только при условии, что корректно настроена учётная политика, заполнены сведения об организации и правильно заведены виды начислений сотрудникам. Если хотя бы один из этих элементов настроен неверно, взносы либо не посчитаются вовсе, либо посчитаются с ошибкой — и это выльется в искажение отчётности и возможные доначисления.

Порядок действий зависит от конфигурации: в 1С:Зарплата и управление персоналом взносы начисляются отдельным документом или вместе с зарплатой, а в 1С:Бухгалтерии — регламентной операцией при закрытии месяца. Ниже разобраны оба сценария с проверкой результата и разбором типичных проблем.

Подготовка: что проверить перед начислением

Автоматический расчёт взносов опирается на несколько справочных настроек. Перед первым начислением в новом году или после обновления конфигурации откройте настройки организации и убедитесь, что выбран правильный вид тарифа страховых взносов. В 1С:ЗУП это делается в разделе «Настройка» → «Реквизиты организации» → вкладка «Учётная политика и другие настройки» → «Учётная политика». В 1С:Бухгалтерии путь похожий: «Главное» → «Налоги и отчёты» → вкладка «Страховые взносы».

Для организаций из реестра малого и среднего предпринимательства применяется пониженный тариф с части выплат сверх МРОТ. Программа определяет право на льготу по сведениям о принадлежности к МСП — убедитесь, что в карточке организации указана дата включения в реестр МСП, иначе льготный тариф применён не будет, и взносы посчитаются по общему тарифу со всей базы.

Также проверьте, что все виды начислений (оклад, премии, отпускные, больничные за счёт работодателя) имеют корректную настройку обложения взносами. В ЗУП это реквизит «Доход (страховые взносы)» в карточке начисления. Ошибка в этом поле — самая частая причина расхождений: например, компенсация при увольнении может ошибочно облагаться взносами сверх необлагаемого лимита или, наоборот, облагаемая выплата исключена из базы.

Начисление взносов в 1С:Зарплата и управление персоналом

Основной рабочий инструмент — документ «Начисление зарплаты и взносов» (раздел «Зарплата»). При его заполнении по кнопке «Заполнить» программа подбирает всех сотрудников, которым положены начисления за месяц, и на вкладке «Взносы» рассчитывает страховые взносы по каждому сотруднику с разбивкой по фондам: ОПС, ОМС, ВНиМ, а также взносы на травматизм, если они учитываются в программе.

Расчёт выполняется нарастающим итогом с начала года: программа берёт всю базу с января, применяет тариф и вычитает ранее начисленные суммы. Поэтому взносы за текущий месяц могут отличаться от простого произведения месячной выплаты на тариф — это нормально, особенно у сотрудников, чья база перешагнула предельную величину или у которых в середине года изменился тариф.

Если зарплата начисляется несколькими документами (например, отдельно премии, отдельно окончательный расчёт), взносы корректно доначислятся при проведении последнего документа месяца. Для разового начисления взносов без зарплаты — например, с выплат уволенному сотруднику или при доначислении за прошлый период — используйте документ «Доначисление страховых взносов» (раздел «Налоги и взносы»).

1. 1
   Проведите все кадровые документы и начисления за месяц: отпуска, больничные, премии, увольнения.
2. 2
   Откройте «Зарплата» → «Начисление зарплаты и взносов», создайте документ за нужный месяц.
3. 3
   Нажмите «Заполнить» и проверьте список сотрудников и суммы начислений.
4. 4
   Перейдите на вкладку «Взносы» и сверьте итоговые суммы по фондам с ожидаемыми.
5. 5
   Проведите документ и сформируйте отчёт «Анализ взносов в фонды» для контроля.

Начисление взносов в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии взносы начисляются автоматически регламентной операцией «Начисление страховых взносов» при выполнении обработки «Закрытие месяца» (раздел «Операции»). Операция подбирает начисленную за месяц зарплату по проводкам и рассчитывает взносы по тарифу, указанному в настройках налогов и отчётов.

Важно, чтобы до закрытия месяца был проведён документ «Начисление зарплаты» и отражена зарплата в учёте. Если начисление зарплаты проведено после выполнения закрытия месяца, операцию по взносам нужно перезапустить — иначе взносы не начислятся, а в отчётности появится разница между базой и исчисленными суммами.

Результат начисления виден в проводках: дебет счетов затрат (20, 25, 26, 44 и другие — по настройкам способов отражения) и кредит счёта 69 по соответствующим субсчетам. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 69 и сравните кредитовый оборот с расчётной суммой взносов за месяц.

Настройка тарифов и льгот

Вид тарифа задаётся в учётной политике организации и имеет периодичность — программа хранит историю изменений. Если организация в середине года получила или потеряла статус МСП, добавьте новую запись в историю тарифов с нужной даты, а не исправляйте старую. Это обеспечит корректный расчёт нарастающим итогом.

Для отдельных категорий сотрудников предусмотрены особые условия: инвалиды, сотрудники с дополнительными тарифами за вредные условия труда, иностранцы с временным пребыванием. В ЗУП эти сведения указываются в карточке сотрудника (ссылка «Страхование» или в документе «Приём на работу») и влияют на применяемый тариф персонально. Если у сотрудника изменился статус — например, получена инвалидность — внесите изменение документом или через историю сведений, чтобы пересчёт начался с правильной даты.

Дополнительные тарифы за вредность привязываются к штатной позиции (в ЗУП — в карточке позиции штатного расписания). Если по результатам спецоценки класс условий труда изменился, обновите сведения в позиции с даты изменения, иначе программа продолжит начислять доптариф по-старому.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Взносы не рассчитались у отдельного сотрудникаПроверьте, что у сотрудника есть начисления в этом месяце и что вид начисления облагается взносами

Взносы посчитаны по общему тарифу, хотя организация в реестре МСПЗаполните дату включения в реестр МСП в карточке организации и пересчитайте взносы

Сумма взносов отличается от произведения выплаты на тарифЭто норма при расчёте нарастающим итогом — проверьте базу с начала года и достижение предельной величины

Нужно доначислить взносы за прошлый закрытый периодИспользуйте документ «Доначисление страховых взносов»/«Операция учёта взносов», не редактируйте документы закрытого периода напрямую

Проверка результата и отчёты

После начисления сверьте результат встроенными отчётами. В ЗУП основные инструменты — «Анализ взносов в фонды» и «Карточка учёта страховых взносов» (раздел «Налоги и взносы» → «Отчёты по взносам»). Карточка по сотруднику показывает базу по месяцам, применённый тариф и исчисленные суммы — по ней удобно искать причину расхождений.

Ключевой контроль — сопоставление базы по взносам с базой по НДФЛ и с фактическими начислениями. Базы по НДФЛ и взносам обычно не совпадают (есть выплаты, облагаемые одним налогом, но не другим), но расхождения должны быть объяснимы: например, материальная помощь в пределах необлагаемого лимита или больничные. Отчёт «Анализ НДФЛ и взносов» в ЗУП показывает эти разницы построчно.

Перед сдачей РСВ выполните проверку контрольных соотношений — в ЗУП это встроено в форму расчёта. Программа подсветит несоответствия между суммами по сотрудникам и итогами по организации, а также между РСВ и персонифицированными сведениями о физлицах.

Контрольные точки

Как проверить результат

Вкладка «Взносы» в документе начисления

Норма

По каждому сотруднику с начислениями заполнены суммы по ОПС, ОМС, ВНиМ

Тревожный признак

Строки пустые или сотрудник с начислениями отсутствует

Карточка учёта страховых взносов

Норма

База за месяц равна облагаемым выплатам, тариф соответствует учётной политике

Тревожный признак

База меньше начислений без объяснимых причин или применён неверный тариф

Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 69 (в Бухгалтерии)

Норма

Кредитовый оборот по субсчетам равен исчисленным взносам за месяц

Тревожный признак

Обороты отсутствуют или меньше расчётных — закрытие месяца не перезапущено

Типичные ошибки и как их исправить

Чаще всего проблемы возникают не в момент расчёта, а из-за некорректных исходных данных. Ниже — ошибки, которые регулярно приводят к неверному начислению взносов, и способы их устранения.

Если ошибка обнаружена в уже закрытом периоде, не редактируйте документы задним числом без необходимости — это нарушит последовательность расчёта и потребует полного пересчёта зарплаты и взносов с начала года. Для корректировок используйте предназначенные документы: «Доначисление страховых взносов», «Операция учёта взносов» (в ЗУП) или ручные операции с чётким обоснованием (в Бухгалтерии).

Ограничения и когда нужен специалист

Стандартные механизмы 1С покрывают типовые ситуации: обычные тарифы, МСП-льготы, доптарифы за вредность, иностранцев. Сложнее обстоит дело с нестандартными выплатами — например, выплаты по договорам ГПХ с частичным обложением, авторские договоры, районные коэффициенты в спорных ситуациях. Здесь правильность расчёта зависит от квалификации того, кто настраивает вид начисления.

Если организация применяет несколько тарифов одновременно, ведёт раздельный учёт по обособленным подразделениям или восстанавливает учёт взносов за прошлые периоды, разумно привлечь специалиста по расчёту зарплаты в 1С. Ошибки в таких ситуациях почти всегда всплывают при камеральной проверке РСВ и оборачиваются уточнёнками и пенями.

Частые вопросы

Почему взносы за месяц не равны выплате, умноженной на тариф?

Расчёт ведётся нарастающим итогом с начала года: программа считает взносы со всей базы и вычитает уже начисленные ранее суммы. При достижении предельной величины базы, смене тарифа в течение года или применении льготы МСП месячная сумма закономерно отличается от простого произведения. Проверяйте расчёт по карточке учёта взносов с начала года, а не за один месяц.

Как начислить взносы на выплаты по договору ГПХ?

В ЗУП заведите договор подряда документом «Договор (работы, услуги)» и начислите вознаграждение документом «Начисление по договорам». Взносы рассчитаются автоматически: на ОПС и ОМС — в полном объёме, на ВНиМ выплаты по ГПХ не облагаются. Убедитесь, что вид начисления договора имеет соответствующую настройку обложения.

Что делать, если взносы не начисляются вовсе?

Проверьте три вещи: есть ли у сотрудников проведённые начисления за месяц, заполнен ли вид тарифа в учётной политике организации и не обнулился ли расчёт из-за того, что документы введены после расчёта. В Бухгалтерии дополнительно убедитесь, что регламентная операция «Начисление страховых взносов» выполнена после проведения начисления зарплаты — при необходимости перезапустите закрытие месяца.

Как исправить взносы за прошлый закрытый период?

Не редактируйте документы закрытого периода напрямую. В ЗУП используйте документы «Доначисление страховых взносов» или «Операция учёта взносов» — они отражают корректировку текущей датой и корректно попадают в уточнённый РСВ. После исправления сформируйте уточнённый расчёт за скорректированный период.

Нужно ли отдельно начислять взносы на травматизм?

Отдельного документа не требуется: взносы на травматизм рассчитываются вместе с остальными, но по своему тарифу, который задаётся в настройках организации. Ставку ежегодно подтверждает СФР на основании основного вида деятельности — следите, чтобы в программе была указана актуальная ставка, особенно после подтверждения вида деятельности в начале года.

Где посмотреть задолженность по взносам в 1С?

В Бухгалтерии — оборотно-сальдовая ведомость по счёту 69 с детализацией по субсчетам: кредитовое сальдо показывает начисленные, но не уплаченные суммы. Для сверки с бюджетом используйте отчёт «Анализ состояния налогового учёта» и акт сверки с налоговым органом, так как сальдо в программе не учитывает платежи, не введённые в базу.