Как начислять зарплату в 1С ЗУП

Начисление зарплаты в 1С: Зарплата и управление персоналом (ЗУП) строится по единой цепочке: настройка учётной политики, приём сотрудников, отражение отклонений, расчёт начислений и удержаний, формирование ведомостей на выплату. Если пропустить или нарушить порядок шагов, программа либо не заполнит документ автоматически, либо посчитает суммы с ошибкой.

Материал рассчитан на типовую конфигурацию 1С:ЗУП ред. 3.1 — наиболее распространённую версию. Названия пунктов меню в других редакциях могут отличаться, но логика расчёта сохраняется: сначала кадровые данные и графики, затем табели и отклонения, затем начисление, налоги и выплата.

Перед первым расчётом убедитесь, что у вас есть права на разделы «Зарплата» и «Выплаты», а учётная политика организации заполнена. Большинство проблем с начислением возникает не из-за сложности программы, а из-за незаполненных настроек и документов, введённых не в том месяце.

Настройка программы перед первым начислением

Откройте раздел «Настройка» — «Реквизиты организации» и проверьте учётную политику: дату выплаты зарплаты и аванса, способ отражения в бухучёте, признак применения районного коэффициента. Эти параметры напрямую влияют на даты ведомостей и проводки, которые программа сформирует при синхронизации с бухгалтерией.

В разделе «Настройка» — «Состав начислений и удержаний» включите нужные виды расчёта: надбавки, премии, оплату работы в праздничные и выходные дни, удержания по исполнительным листам. Если нужный вид начисления не включён, он просто не появится в документах, и расчётчик будет искать причину в неправильном месте.

Проверьте производственный календарь и графики работы сотрудников (раздел «Настройка» — «Графики работы сотрудников»). От графика зависит норма времени: если график не заполнен или заполнен на прошлый год, оклад будет рассчитан некорректно или документ не заполнится вовсе.

Кадровые документы как основа расчёта

Начисление зарплаты возможно только по сотрудникам, оформленным документом «Приём на работу» (раздел «Кадры»). В документе указываются подразделение, должность, график работы, дата приёма и плановые начисления — оклад, надбавки, ежемесячные премии. Именно плановые начисления программа подтянет в расчётный документ.

Изменения условий оплаты оформляйте документом «Кадровый перевод» или «Изменение оплаты труда», а не редактированием старого приёма. История изменений позволяет программе корректно считать оклад при переходе в середине месяца и сохраняет аудиторский след для проверок.

Увольнение оформляется до расчёта зарплаты за месяц увольнения: документ «Увольнение» сам рассчитает компенсацию отпуска и удержит излишне использованные дни. Если уволить сотрудника после начисления зарплаты, компенсацию придётся считать отдельно, что повышает риск ошибки в НДФЛ.

Отражение отклонений: отпуска, больничные, отсутствия

Все отклонения от графика вводятся до расчёта зарплаты. Отпуска — документом «Отпуск», больничные — «Больничный лист», командировки — «Командировка», прогулы и отсутствия — «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)». Эти документы находятся в разделе «Зарплата» или «Кадры» в зависимости от настройки прав.

Документы отклонений сами выполняют расчёт: отпускные и пособия по больничному начисляются сразу при их проведении. Важно проверить средний заработок внутри документа — кнопка с суммой среднедневного заработка открывает детализацию. Если база среднего пуста или неполна, значит, не введены начисления прошлых периодов или сотрудник принят недавно.

Если отклонение введено после расчёта зарплаты за тот же месяц, программа предложит перерасчёт. Не игнорируйте эти подсказки: незакрытые перерасчёты приводят к расхождениям между расчётными листками и отчётами по НДФЛ.

Расчёт аванса

Аванс в 1С ЗУП выплачивается документом «Ведомость…» с видом выплаты «Аванс». В настройках учётной политики задаётся способ расчёта аванса: фиксированной суммой, процентом от оклада или расчётом за первую половину месяца. Последний вариант самый точный, но требует введённых табелей за первую половину месяца.

При способе «расчёт за первую половину месяца» используется документ «Начисление за первую половину месяца» (раздел «Зарплата»). Он учитывает фактически отработанное время с 1 по 15 число, включая отклонения. Это соответствует требованию выплачивать зарплату пропорционально отработанному времени и снижает риск переплаты при увольнении в середине месяца.

НДФЛ с аванса при выплате удерживается и перечисляется по общим правилам, действующим для промежуточных выплат. Проверьте в ведомости колонку «НДФЛ к перечислению» и дату выплаты — от неё зависит отражение налога в отчётности 6-НДФЛ.

Начисление зарплаты за месяц

Основной документ — «Начисление зарплаты и взносов» (раздел «Зарплата»). Создайте его, укажите месяц начисления и организацию, затем нажмите «Заполнить». Программа подберёт всех работающих сотрудников, рассчитает оклад по отработанному времени, подтянет разовые начисления, удержания, НДФЛ и страховые взносы.

Разовые премии, надбавки и удержания вводятся отдельными документами до расчёта: «Премия», «Разовое начисление», «Разовое удержание», «Исполнительный лист», «Простой сотрудников». Если такой документ введён после проведения начисления, зарплату нужно пересчитать — кнопка «Исправить» в документе создаст документ-исправление.

После заполнения проверьте результат по вкладкам документа: «Начисления», «Удержания», «НДФЛ», «Взносы», «Займы». По каждому сотруднику доступен расчётный листок прямо из документа. Сверьте итоговую сумму «к выплате» с ожиданиями: резкие отклонения обычно означают неучтённое отсутствие или неверный график.

1. 1
   Проверьте кадровые документы: приёмы, переводы, увольнения месяца
2. 2
   Введите все отклонения: отпуска, больничные, командировки, отсутствия
3. 3
   Введите разовые начисления и удержания: премии, исполнительные листы
4. 4
   Создайте «Начисление зарплаты и взносов», укажите месяц, нажмите «Заполнить»
5. 5
   Проверьте вкладки НДФЛ и взносов, при необходимости скорректируйте исходные документы
6. 6
   Проведите документ и сформируйте ведомости на выплату
7. 7
   Сверьте расчётные листки и свод начислений с фактической выплатой

Проверка НДФЛ и страховых взносов

НДФЛ рассчитывается на вкладке «НДФЛ» документа начисления с учётом вычетов, заявленных документами «Заявление на вычеты НДФЛ» и «Уведомление о вычетах». Если вычет не применился, проверьте, действует ли заявление на текущий год — заявления на стандартные вычеты вводятся на каждый год отдельно.

Страховые взносы считаются автоматически по тарифу, указанному в учётной политике организации. Для льготных тарифов (например, для субъектов малого бизнеса) убедитесь, что соответствующий признак установлен в карточке организации — иначе взносы посчитаются по базовому тарифу.

Для контроля используйте отчёты раздела «Отчетность, справки»: «Расчетный листок», «Свод начисленной зарплаты», «Анализ НДФЛ», «Анализ взносов в фонды». Сходимость этих отчётов между собой — главный признак корректного расчёта.

Контрольные точки

Как проверить результат расчёта

Заполнение документа начисления

Норма

Все сотрудники в списке, суммы окладов соответствуют штатному расписанию

Тревожный признак

Пустой документ, пропущенные сотрудники, нулевые суммы

НДФЛ в расчётном листке

Норма

Налог посчитан нарастающим итогом, вычеты применены

Тревожный признак

НДФЛ с копейками в минус или вычет не применился

Сумма к выплате

Норма

Начислено минус удержано минус аванс равно ведомости

Тревожный признак

Расхождение ведомости и расчётного листка

Страховые взносы

Норма

Взносы посчитаны по всем сотрудникам по ожидаемому тарифу

Тревожный признак

По части сотрудников взносы отсутствуют

Выплата зарплаты и отражение в учёте

Выплата оформляется ведомостями: «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу», «Ведомость через раздатчика» или «Ведомость на счета» (раздел «Выплаты»). В документе укажите месяц, вид выплаты «Зарплата за месяц», дату выплаты и нажмите «Заполнить» — программа подтянет суммы к выплате с учётом уже выплаченного аванса.

Дата ведомости критична для учёта НДФЛ: именно дата фактической выплаты определяет период удержания налога и срок его перечисления. Не ставьте дату «на всякий случай» — она должна совпадать с реальным днём выплаты, иначе отчёт 6-НДФЛ сформируется с искажениями.

Для передачи данных в бухгалтерскую программу используется документ «Отражение зарплаты в бухучёте» (раздел «Зарплата»). Он формирует проводки по начислениям, удержаниям, НДФЛ и взносам. Создавайте его после окончательного расчёта месяца, когда все исправления внесены.

Перед закрытием месяца полезно сформировать «Свод начисленной зарплаты» и сравнить его с прошлым месяцем: резкие скачки по отдельным сотрудникам почти всегда указывают на неучтённый документ или ошибку ввода. Такая пятиминутная сверка отлавливает большинство проблем до выплаты.

Частые вопросы

Почему документ «Начисление зарплаты и взносов» заполняется пустым?

Чаще всего причины такие: сотрудники не приняты на работу в текущем месяце, у всех сотрудников введено отсутствие на весь месяц, не заполнен график работы или в настройках отключены плановые начисления. Проверьте список принятых сотрудников отчётом «Штатные сотрудники» и графики в разделе «Настройка».

Как исправить ошибку в уже проведённом начислении?

Не редактируйте проведённый документ напрямую. Если месяц ещё не закрыт, отмените проведение, исправьте исходные документы и перезаполните начисление. Если зарплата уже выплачена, используйте кнопку «Исправить» — программа создаст документ-исправление, который корректно отразит перерасчёт в учёте и отчётности.

Нужно ли начислять зарплату, если сотрудник был в отпуске весь месяц?

Да, документ начисления создаётся в любом случае. По такому сотруднику оклад будет нулевым, но документ зафиксирует период, рассчитает взносы при наличии облагаемых выплат и обеспечит корректное заполнение отчётности. Отпускные при этом уже начислены документом «Отпуск».

Как начислить премию, чтобы она попала в расчёт?

Используйте документ «Премия» (раздел «Зарплата») до проведения начисления зарплаты. Вид премии должен быть предварительно создан в справочнике начислений с правильным назначением и кодом дохода для НДФЛ. Премия, введённая после расчёта, потребует перерасчёта месяца.

Что делать, если НДФЛ посчитался с копеечной разницей по сотруднику?

Небольшие расхождения возникают из-за округления при расчёте налога нарастающим итогом. Проверьте ситуацию отчётом «Анализ НДФЛ» с детализацией по сотруднику: если итог за год сходится, копеечная разница внутри месяца допустима. Если есть систематический перерасчёт, используйте документ «Операция учёта НДФЛ» для корректировки.

Можно ли начислять зарплату нескольким организациям одновременно?

В документе начисления указывается одна организация, поэтому по каждой организации создаётся отдельный документ. Если организаций много, удобно копировать документы или использовать групповую обработку, но заполнение и проверка всё равно выполняются по каждой организации отдельно.