Другое · 13 мин
Как начислять зарплату в 1С 8.3 Бухгалтерия
Пошаговая инструкция по начислению зарплаты в 1С 8.3 Бухгалтерия: настройка, документы, НДФЛ, взносы, выплата и проверка расчётов. Разбор ошибок и FAQ.
Начисление заработной платы в 1С 8.3 Бухгалтерия выполняется документом «Начисление зарплаты» из раздела «Зарплата и кадры». Программа автоматически рассчитывает оклад по дням, НДФЛ и страховые взносы, формирует проводки и ведомости на выплату. Однако корректный расчёт возможен только при правильно заполненных кадровых данных: приёмах на работу, графиках, вычетах и настройках учётной политики.
Конфигурация «1С:Бухгалтерия 8» рассчитана на небольшие организации с простой схемой оплаты труда — оклад, премии, больничные, отпускные. Сложные системы мотивации, сдельная оплата, районные коэффициенты с множеством надбавок и суммированный учёт рабочего времени лучше вести в «1С:Зарплата и управление персоналом» с последующей синхронизацией. Перед первым расчётом важно проверить настройки, иначе программа будет считать неверно, а исправлять ошибки задним числом труднее, чем предотвратить.
Ниже разобран полный цикл: от подготовки программы до выплаты зарплаты и проверки результата, а также типичные ошибки, которые приводят к расхождениям в учёте.
Подготовка программы к расчёту зарплаты
Первый шаг — включить функциональность учёта зарплаты. Откройте «Администрирование» → «Параметры учёта» → «Настройки зарплаты» (в некоторых релизах путь: «Главное» → «Функциональность» → закладка «Сотрудники и зарплата»). Установите флажок учёта зарплаты и кадров, укажите, что учёт ведётся в этой программе, а не во внешней. Если выбран вариант «во внешней программе», документы начисления в Бухгалтерии будут недоступны.
Далее проверьте учётную политику: «Главное» → «Учётная политика» → закладка «Зарплата и кадры». Здесь задаётся способ отражения зарплаты в учёте по умолчанию (например, счёт 26 или 44), порядок уплаты страховых взносов и применение льготных тарифов. Ошибка в этих настройках приведёт к тому, что все проводки сформируются не на те счета, и исправлять придётся каждый документ вручную.
Заполните графики работы сотрудников: «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Графики работы сотрудников». Для стандартной пятидневки подойдёт типовой график, но если в организации сменный режим или неполная неделя, создайте свой график и заполните календарь. Без заполненного графика программа не сможет рассчитать оплату за неполный месяц — она просто не знает норму рабочего времени.
Кадровые документы: приём, перевод, увольнение
Расчёт начинается с кадровых документов. Создайте сотрудника в справочнике «Сотрудники» и оформите документ «Приём на работу» (раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы»). В документе укажите дату приёма, подразделение, должность, график работы, вид начисления (обычно «Оплата по окладу») и размер оклада. Именно из этого документа программа берёт данные для ежемесячного расчёта.
Здесь же на закладке с вычетами укажите стандартные вычеты на детей или иные вычеты, на которые сотрудник подал заявление. Если вычет не внесён, НДФЛ будет удержан больше положенного, и излишне удержанный налог придётся возвращать. Вычет применяется с месяца, указанного в документе, — не с даты заявления автоматически.
При изменении условий труда оформляйте «Кадровый перевод», а не редактируйте старый приём на работу. Изменение исторического документа пересчитает уже закрытые месяцы и сломает проводки. Увольнение оформляется отдельным документом «Увольнение», который одновременно рассчитывает компенсацию за неиспользованный отпуск.
Создание документа «Начисление зарплаты»
Основной документ месяца создаётся по пути «Зарплата и кадры» → «Зарплата» → «Начисление зарплаты» → кнопка «Создать». Укажите месяц начисления и нажмите «Заполнить» — программа подберёт всех работающих сотрудников, рассчитает оклад по отработанным дням, НДФЛ с учётом вычетов и страховые взносы. Каждую строку можно раскрыть и посмотреть детализацию расчёта.
Автоматическое заполнение считает только плановые начисления — оклад и постоянные надбавки. Разовые начисления (премии, материальная помощь) добавляются вручную в табличную часть или отдельными документами. Отсутствия (больничные, отпуска, командировки) должны быть введены своими документами до расчёта зарплаты: программа учтёт их и уменьшит оплату по окладу за дни отсутствия.
После заполнения проверьте три колонки по каждому сотруднику: начислено, НДФЛ, взносы. Сумма к выплате по сотруднику — это начислено минус НДФЛ и прочие удержания. Проведите документ: сформируются проводки по дебету счёта затрат (20, 25, 26, 44) и кредиту счёта 70, по НДФЛ — кредит 68.01, по взносам — кредит 69 с соответствующими субсчетами.
- 1Введите больничные, отпуска и другие отсутствия до расчёта зарплаты
- 2Создайте документ «Начисление зарплаты» за нужный месяц
- 3Нажмите «Заполнить» и проверьте суммы по каждому сотруднику
- 4Добавьте вручную премии и разовые начисления при необходимости
- 5Проведите документ и проверьте проводки по кнопке «Показать проводки»
- 6Сформируйте расчётные листки для контроля
Отпускные, больничные и другие отсутствия
Отпуск оформляется документом «Отпуск» из раздела «Зарплата и кадры». Программа рассчитает средний заработок за 12 предшествующих месяцев по данным, введённым в базу. Если сотрудник работает недавно и истории начислений в программе нет, средний заработок придётся ввести вручную в документе — иначе расчёт будет занижен или нулевой.
Больничный лист вводится документом «Больничный лист». Первые дни нетрудоспособности оплачиваются за счёт работодателя, остальные — за счёт ФСС (по действующему механизму прямых выплат работодатель оплачивает установленную часть, а фонд — остальное). Если организация участвует в проекте прямых выплат, проверьте настройки обмена с ФСС и корректность реквизитов сотрудника.
Важный нюанс: если отпуск или больничный введён после того, как зарплата за месяц уже начислена, документ начисления нужно перезаполнить или создать перерасчёт. Иначе сотруднику начислят и полный оклад, и отпускные за одни и те же дни — двойная переплата, которую потом сложно удержать.
НДФЛ и страховые взносы: что считает программа
НДФЛ рассчитывается нарастающим итогом с начала года по каждому сотруднику с учётом применённых вычетов. Программа сама отслеживает превышение порогов для вычетов и изменение ставок. Проверить расчёт можно, открыв в строке сотрудника детализацию НДФЛ — там видна налоговая база, вычеты и сумма налога по каждому месяцу.
Страховые взносы начисляются тем же документом «Начисление зарплаты» на отдельной закладке. Тарифы берутся из настроек учётной политики и справочника тарифов. Если организация применяет пониженные тарифы (например, для субъектов малого предпринимательства), убедитесь, что соответствующий признак установлен в карточке организации, иначе взносы посчитаются по общему тарифу и будут завышены.
Удержания по исполнительным листам (алименты и прочие) автоматически в типовой Бухгалтерии не рассчитываются — их вводят вручную в документе начисления на закладке «Удержания» или отражают операцией. Это ограничение конфигурации: при большом количестве исполнительных листов удобнее использовать ЗУП.
Где вести расчёт зарплаты
Подходит при штате до нескольких десятков человек, окладной системе и простых отсутствиях. Ограничение: нет сложных удержаний, сдельщины и гибких графиков
Подходит для сложных схем оплаты, исполнительных листов, суммированного учёта. В Бухгалтерию переносятся только сводные проводки и ведомости
Выплата зарплаты и ведомости
Выплата оформляется документами «Ведомость в банк» (для зарплатного проекта), «Ведомость на счета» (перечисление на карты по реквизитам) или «Ведомость в кассу». Создайте ведомость из раздела «Зарплата и кадры» → «Ведомости…», нажмите «Заполнить» — программа подтянет долги по зарплате за выбранный месяц. Сумма ведомости должна совпасть с суммой «к выплате» по начислению.
При выплате через банк на основании ведомости создаётся «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Перечисление заработной платы». При выплате из кассы — «Расходный кассовый ордер». Проводка в обоих случаях: Дт 70 — Кт 51 (50). Если выплачивается аванс, используется ведомость с видом выплаты «Аванс», сумма вводится фиксированно или процентом — расчёт аванса программа не выполняет автоматически.
НДФЛ перечисляется в бюджет отдельным платежом; в программе важно, чтобы даты фактического получения дохода и удержания налога в документах выплаты были указаны верно — от них зависят строки отчёта 6-НДФЛ. Сверьте после выплаты остаток по счёту 70: он должен показывать только не выплаченные суммы (например, депонированную зарплату).
Проверка результата и отчётность
Базовый контроль — расчётные листки: «Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате» → «Расчётные листки». Сформируйте их за месяц и сверьте по нескольким сотрудникам: оклад, отработанные дни, вычеты, НДФЛ, итог к выплате. Любое расхождение с ожиданием — повод вернуться к кадровым документам и настройкам.
Бухгалтерский контроль — оборотно-сальдовая ведомость по счетам 70, 69, 68.01. Кредитовый оборот 70-го счёта за месяц равен сумме начислений, дебетовый — выплатам и удержанному НДФЛ. Свод начислений и взносов («Отчёты по зарплате» → «Свод начислений») должен сходиться с оборотами по проводкам.
На основе введённых данных формируются регламентированные отчёты: 6-НДФЛ, расчёт по страховым взносам, персонифицированные сведения. Перед отправкой запустите встроенную проверку отчёта — программа покажет ошибки заполнения (неуказанные ИНН, расхождения базы и взносов), которые нужно исправить в первичных документах, а не в самом отчёте вручную.
Как проверить результат
Совпадает с итогом «к выплате» в документе начисления за месяц
Разница — есть долги прошлых периодов, депонирование или неучтённые удержания
Кредитовое сальдо равно невыплаченным суммам (или нулю при полной выплате)
Дебетовое сальдо — переплата; крупное кредитовое — зарплата не выплачена
Налог посчитан с учётом вычетов, база нарастающим итогом
Вычеты не применены или применены дважды, база обнуляется
Тариф соответствует статусу организации (МСП, льготы)
Взносы посчитаны по общему тарифу при праве на пониженный
Перед начислением первой зарплаты в новой базе сделайте тестовый расчёт на одном сотруднике с простым окладом и сверьте НДФЛ с ручным расчётом на калькуляторе. Если тест сходится — настройки верны, и можно заполнять весь штат. Это быстрее, чем искать ошибку в полном расчёте.
Часто задаваемые вопросы
Как начислить зарплату, если сотрудник отработал неполный месяц?
Достаточно корректно оформить приём на работу (или увольнение) с фактической датой и заполненный график работы. Документ «Начисление зарплаты» при заполнении сам рассчитает оклад пропорционально отработанным дням. Если отсутствия были в середине месяца, введите их отдельными документами (отпуск, больничный, отсутствие) до расчёта.
Почему программа не рассчитывает НДФЛ или считает его неверно?
Чаще всего причины три: не указаны вычеты в кадровом документе, нарушена последовательность документов (начисление введено раньше по дате, чем доход), либо доход отражён операцией вручную мимо зарплатного учёта. Проверьте детализацию НДФЛ в строке сотрудника — там видно, из чего сложилась база.
Как исправить ошибку в уже проведённом начислении прошлого месяца?
Если период ещё не закрыт отчётностью, отмените проведение документа, исправьте исходные данные и проведите заново. Если отчётность сдана, исправления делают текущим периодом: перерасчётом или сторнирующей операцией, а декларации подают уточнённые. Перед любыми изменениями закрытых периодов сделайте резервную копию базы.
Можно ли в 1С Бухгалтерии рассчитать алименты автоматически?
Полноценного автоматического расчёта удержаний по исполнительным листам в типовой Бухгалтерии нет. Сумму удержания рассчитывают вне программы и вводят вручную в документ начисления на закладке «Удержания». Если исполнительных листов много, практичнее перейти на 1С:ЗУП с синхронизацией проводок в Бухгалтерию.
Что делать, если кнопка «Заполнить» в начислении зарплаты ничего не добавляет?
Проверьте по порядку: оформлены ли приёмы на работу с датой не позже месяца начисления; не уволены ли сотрудники; указан ли в приёме вид начисления с размером оклада; включена ли функциональность зарплаты в настройках. Чаще всего причина — отсутствующий или непроведённый документ приёма на работу.
Как отразить премию, чтобы она правильно вошла в расчёт среднего заработка?
Создайте отдельный вид начисления «Премия» с кодом дохода для НДФЛ и обложением взносами, затем добавьте её сотруднику в документе начисления или сделайте её плановой в кадровом документе. Чтобы премия участвовала в расчёте среднего заработка для отпускных, в настройках вида начисления должен стоять соответствующий признак.
Что важно запомнить
Корректное начисление зарплаты в 1С 8.3 Бухгалтерия опирается на три вещи: правильные кадровые документы с окладом и вычетами, заполненные графики работы и своевременный ввод отсутствий до расчёта. Документ «Начисление зарплаты» сам считает оклад, НДФЛ и взносы, а результат всегда сверяйте по расчётным листкам и ОСВ по счетам 70, 69 и 68.01.