Как начислить компенсацию при увольнении в 1С Бухгалтерии

При увольнении сотрудника работодатель обязан выплатить компенсацию за все неиспользованные дни отпуска. В 1С Бухгалтерии эта операция выполняется через документ «Увольнение», который автоматически рассчитывает сумму компенсации, удерживает НДФЛ и начисляет страховые взносы. Программа сама определяет количество дней компенсации на основе кадровых данных, но результат нужно проверить — ошибки в остатках отпусков встречаются нередко.

Дальнейшие шаги зависят от того, какая у вас конфигурация и как настроен учёт: в 1С Бухгалтерии 8.3 расчёт компенсации доступен, если в программе ведётся кадровый учёт и начисление зарплаты. Если зарплата считается во внешней программе (например, в 1С:ЗУП), то в Бухгалтерию выгружаются только проводки, и компенсацию нужно начислять там.

Важно понимать: компенсация при увольнении облагается НДФЛ и страховыми взносами в полном объёме — в отличие, например, от выходного пособия в пределах трёхкратного среднего заработка. Это частая причина расхождений при расчёте «на руки».

Подготовка: что проверить перед начислением

До создания документа увольнения убедитесь, что в программе корректно ведётся учёт. Откройте карточку сотрудника (раздел «Зарплата и кадры → Сотрудники») и проверьте: заполнены ли приём на работу, все кадровые переводы, начислены ли отпуска за период работы. Если отпуска оформлялись вне программы или вручную, остаток дней будет неверным.

Также проверьте, что за последние месяцы зарплата начислена и проведена: средний заработок для компенсации считается по данным расчётного периода — 12 календарных месяцев, предшествующих увольнению. Если какие-то месяцы не начислены, средний заработок исказится.

Создание документа «Увольнение»

Перейдите в раздел «Зарплата и кадры → Все кадровые документы» и создайте документ «Увольнение». Укажите организацию, сотрудника и дату увольнения. Дата увольнения — это последний рабочий день сотрудника, именно на неё рассчитывается компенсация.

После выбора сотрудника и даты программа автоматически заполнит поле с количеством дней компенсации за неиспользованный отпуск. Если у сотрудника есть неотгуленные дни за несколько рабочих лет, они суммируются. Если сотрудник, наоборот, использовал отпуск авансом, программа покажет отрицательное значение — будет выполнено удержание за неотработанные дни отпуска (в пределах ограничений Трудового кодекса).

Проверьте основание увольнения и при необходимости заполните реквизиты приказа — эти данные попадут в печатную форму приказа (унифицированная форма Т-8 или собственная форма организации).

Расчёт компенсации и среднего заработка

Компенсация рассчитывается как произведение количества дней неиспользованного отпуска на средний дневной заработок. Средний дневной заработок определяется по правилам постановления Правительства № 922: сумма выплат за расчётный период делится на количество учитываемых дней (29,3 — среднемесячное число календарных дней для полностью отработанных месяцев).

Чтобы посмотреть детализацию расчёта, откройте в документе увольнения расшифровку среднего заработка (обычно это ссылка или кнопка рядом с суммой). Там видно, какие начисления и дни вошли в расчёт. Исключаются периоды больничных, отпусков, командировок и начисленные за них суммы.

Если дни компенсации не совпадают с вашим расчётом

Расхождение обычно возникает из-за неучтённых отпусков без сохранения зарплаты (дни свыше 14 за рабочий год не входят в стаж для отпуска), отпусков по уходу за ребёнком или ошибок в кадровых документах. Проверьте отчёт «Остатки отпусков» в разделе «Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате». При необходимости количество дней в документе увольнения можно скорректировать вручную, но сначала найдите причину расхождения.

Начисление зарплаты за последний месяц вместе с компенсацией

Компенсация сама по себе не заменяет зарплату за отработанные дни месяца увольнения. В 1С Бухгалтерии итоговый расчёт обычно оформляется документом «Начисление зарплаты» за месяц увольнения: программа подтянет оклад за отработанные дни и компенсацию из документа увольнения. Либо, в зависимости от релиза, начисление компенсации происходит непосредственно при проведении увольнения — проверьте по проводкам.

В день увольнения сотруднику должны быть выплачены все причитающиеся суммы: зарплата, компенсация, иные выплаты. Просрочка влечёт обязанность уплатить проценты за задержку по статье 236 ТК РФ.

1. 1
   Проверьте кадровые данные и остаток отпусков сотрудника
2. 2
   Создайте документ «Увольнение», укажите дату и сотрудника
3. 3
   Проверьте автоматически рассчитанные дни компенсации и средний заработок
4. 4
   Проведите документ и сформируйте начисление зарплаты за месяц увольнения
5. 5
   Проверьте НДФЛ, взносы и проводки
6. 6
   Оформите выплату через ведомость и выдайте расчётный листок

НДФЛ и страховые взносы с компенсации

Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении полностью облагается НДФЛ — налог удерживается при выплате. Дата фактического получения дохода — день выплаты, поэтому НДФЛ перечисляется не позднее следующего рабочего дня после выплаты.

Страховые взносы (на пенсионное, медицинское, социальное страхование и на травматизм) также начисляются на всю сумму компенсации. Исключение из необлагаемых выплат действует только для выходного пособия в пределах установленного лимита — к компенсации за отпуск оно не относится.

Проверка результата и проводки

После проведения документов сформируйте расчётный листок сотрудника («Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате → Расчётный листок»): в нём должны быть видны начисление компенсации, зарплата за отработанные дни, удержанный НДФЛ и итог к выплате.

Типовые проводки: Дт 20 (25, 26, 44) — Кт 70 на сумму компенсации; Дт 70 — Кт 68.01 на НДФЛ; Дт 20 (25, 26, 44) — Кт 69 на страховые взносы. Счёт затрат зависит от подразделения и должности сотрудника. Сверьте обороты по счёту 70 с расчётной ведомостью.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сумма компенсации в расчётном листке

Норма

Равна дням × средний дневной заработок

Тревожный признак

Не сходится с расчётом — проверьте дни и базу среднего

НДФЛ

Норма

Удержан с полной суммы компенсации

Тревожный признак

Налог не удержан или база занижена

Проводки по счёту 70

Норма

Компенсация и зарплата отражены, сальдо закрыто выплатой

Тревожный признак

Висит задолженность или лишние суммы

Остаток отпусков после увольнения

Норма

Обнулён по уволенному сотруднику

Тревожный признак

Остались дни — компенсация начислена не полностью

Типичные ошибки и как их избежать

Отдельная ситуация — когда зарплата ведётся в 1С:ЗУП, а в Бухгалтерию переносятся только итоги. В этом случае увольнение и компенсацию оформляйте в ЗУП, а синхронизация перенесёт проводки в бухгалтерскую базу. Не дублируйте документ в обеих программах — это приведёт к задвоению начислений.

Перед массовыми увольнениями (сокращение штата) сделайте копию базы и проведите одно увольнение как тест: сверьте дни, средний заработок и проводки с ручным расчётом. Это дешевле, чем исправлять десятки документов после обнаружения ошибки.

Частые вопросы

Что делать, если в 1С Бухгалтерии нет документа «Увольнение»?

Проверьте настройки: раздел «Администрирование → Параметры учёта → Настройки зарплаты». Если указано, что учёт ведётся во внешней программе, кадровые документы недоступны — увольнение оформляется в 1С:ЗУП. Если расчёт ведётся в этой программе, но документа нет, обновите конфигурацию или проверьте права пользователя.

Как начислить компенсацию, если сотрудник работал по договору ГПХ?

Компенсация за отпуск по договорам гражданско-правового характера не положена — право на отпуск возникает только из трудового договора. Выплачивается только вознаграждение по договору. Если человек фактически работал как штатный сотрудник, это риск переквалификации договора.

Облагается ли компенсация НДФЛ, если сотрудник увольняется по сокращению?

Да, компенсация за неиспользованный отпуск облагается НДФЛ и взносами при любом основании увольнения. Не облагается (в пределах лимита) только выходное пособие при сокращении — это отдельная выплата с другим порядком учёта.

Программа показывает отрицательное число дней компенсации — что это значит?

Сотрудник использовал больше дней отпуска, чем заработал к моменту увольнения. Программа предложит удержание за неотработанные дни. Учтите: удержание запрещено при отдельных основаниях увольнения (сокращение, ликвидация, призыв на военную службу и другие случаи по статье 137 ТК РФ) — тогда сумму удержания нужно обнулить вручную.

Нужно ли пересчитывать компенсацию, если после увольнения обнаружилась ошибка в начислениях?

Да, если ошибка влияет на средний заработок. Исправьте первичные начисления, затем сделайте перерасчёт документа увольнения. Доначисленную сумму выплатите бывшему работнику, а НДФЛ и взносы отразите в периоде перерасчёта; при необходимости сдайте уточнённые отчёты.

Можно ли выплатить компенсацию вместе с обычной зарплатой, а не в день увольнения?

Нет, все суммы при увольнении выплачиваются в последний рабочий день сотрудника. Если он в этот день не работал, выплата производится не позднее следующего дня после предъявления требования о расчёте. В 1С оформите отдельную ведомость на дату увольнения, чтобы соблюсти сроки уплаты НДФЛ.