Где в 1С установить аванс по зарплате

Размер аванса в 1С: Зарплата и управление персоналом задаётся не в одном единственном месте — программа позволяет установить его на уровне всей организации, подразделения или конкретного сотрудника. Именно поэтому у бухгалтеров и кадровиков часто возникает вопрос, где именно вносить настройку, чтобы расчёт первой половины месяца выполнялся корректно.

В конфигурации «1С:ЗУП» предусмотрено несколько способов определения аванса: фиксированной суммой, процентом от тарифа (оклада) или расчётом за фактически отработанное время в первой половине месяца. Выбранный способ влияет на то, какие документы и настройки понадобятся для начисления и выплаты.

Ниже разобраны все варианты настройки, порядок действий для каждого способа, а также типичные ошибки, из-за которых аванс рассчитывается неверно или вовсе не подтягивается в ведомость.

Какие способы расчёта аванса доступны в 1С:ЗУП

Программа поддерживает три варианта определения суммы аванса. Первый — фиксированная сумма: сотруднику каждый месяц выплачивается одна и та же величина независимо от отработанного времени. Второй — процент от тарифа: аванс считается как доля от месячного оклада или тарифной ставки, например 40 или 50 процентов. Третий — расчёт за первую половину месяца: программа анализирует фактически отработанное время с 1 по 15 число и начисляет оплату пропорционально ему.

Выбор способа зависит от того, что закреплено в трудовом договоре и локальных нормативных актах организации. Расчёт за фактически отработанное время считается наиболее безопасным с точки зрения требований трудового законодательства, поскольку зарплата должна выплачиваться за реально выполненную работу. Фиксированная сумма и процент проще в администрировании, но требуют контроля: при длительном отсутствии сотрудника в первой половине месяца может возникнуть переплата.

Сравнение способов аванса

Фиксированная сумма

Простая настройка, но при отсутствии сотрудника в первой половине месяца возможна переплата, которую придётся удерживать

Процент от тарифа

Удобен при стабильных окладах; не учитывает фактическое отсутствие, риск переплаты сохраняется

Расчёт за первую половину месяца

Учитывает реально отработанное время и отсутствия; требует своевременного ввода документов отсутствий до расчёта

Где установить способ аванса для сотрудника

Индивидуальная настройка выполняется в карточке сотрудника. Откройте раздел «Кадры», перейдите в справочник «Сотрудники» и выберите нужного работника. В карточке найдите ссылку «Выплаты, учет затрат» — именно здесь задаётся порядок выплаты зарплаты и аванса.

В открывшейся форме в поле «Аванс» выберите один из вариантов: «Рассчитывается за первую половину месяца», «Фиксированной суммой» или «Процентом от тарифа». Для фиксированной суммы или процента укажите конкретное значение. Сохраните изменения кнопкой «ОК», затем запишите карточку сотрудника.

1. 1
   Откройте Кадры → Сотрудники и выберите работника
2. 2
   Перейдите по ссылке «Выплаты, учет затрат»
3. 3
   В поле «Аванс» выберите способ: расчёт за первую половину месяца, фиксированная сумма или процент от тарифа
4. 4
   Укажите сумму или процент, если выбран соответствующий способ
5. 5
   Нажмите «ОК» и запишите карточку сотрудника
6. 6
   Проверьте настройку на ближайшем расчёте аванса

Если у сотрудника способ аванса не задан, программа использует настройку подразделения, а при её отсутствии — настройку организации. Это позволяет задать общее правило один раз и переопределять его только для исключений.

Настройка аванса для подразделения и организации

Чтобы установить единый способ аванса для группы сотрудников, откройте справочник «Подразделения» (раздел «Настройка» или «Кадры» в зависимости от версии). В карточке подразделения также доступна ссылка «Выплаты, учет затрат», где задаётся способ расчёта аванса по умолчанию для всех работников этого подразделения.

Глобальная настройка для всей организации находится в карточке организации: раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» (или «Организации» в старых версиях) → закладка «Учетная политика и другие настройки» → ссылка «Выплаты, учет затрат». Здесь же устанавливаются даты выплаты аванса и зарплаты, которые используются при автоматическом заполнении ведомостей.

Приоритет настроек работает от частного к общему: сначала проверяется карточка сотрудника, затем подразделение, затем организация. Если на всех уровнях указаны разные значения, действует индивидуальная настройка сотрудника. Это удобно, но иногда становится причиной путаницы — бухгалтер меняет настройку организации, а у части сотрудников аванс продолжает считаться по старым индивидуальным правилам.

Как рассчитать и начислить аванс за первую половину месяца

Если выбран способ «Рассчитывается за первую половину месяца», для начисления используется документ «Начисление за первую половину месяца». Он находится в разделе «Зарплата» → «Все начисления» → кнопка «Создать». Укажите месяц начисления, организацию и при необходимости подразделение, затем нажмите «Заполнить» — программа подберёт сотрудников и рассчитает суммы по данным об отработанном времени с 1 по 15 число.

Перед заполнением документа убедитесь, что в программу внесены все отсутствия первой половины месяца: отпуска, больничные, командировки, прогулы. Если больничный введён после расчёта аванса, сумма окажется завышенной, и разница отразится при окончательном расчёте за месяц. Также проверьте, что приём на работу и увольнения оформлены своевременно — новые сотрудники, принятые до 15 числа, должны попасть в расчёт.

При способах «фиксированная сумма» и «процент от тарифа» отдельный документ начисления не создаётся: сумма аванса подставляется непосредственно в ведомость на выплату при её заполнении. Программа берёт значение из настройки сотрудника, подразделения или организации по описанному выше приоритету.

Как выплатить аванс: ведомости и проверка сумм

Выплата оформляется документами из раздела «Выплаты»: «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу» или «Ведомость через раздатчика». В поле «Выплачивать» выберите значение «Аванс» — тогда при нажатии «Заполнить» программа подтянет суммы аванса по всем сотрудникам согласно их настройкам.

Если для части сотрудников настроен расчёт за первую половину месяца, а для других — фиксированная сумма, ведомость заполнится смешанными данными: по первым — по результатам документа начисления, по вторым — по заданным суммам. Перед проведением сверьте итоговую сумму с расчётными данными и проверьте, что ни у кого из сотрудников сумма не равна нулю без видимой причины.

Контрольные точки

Как проверить результат

Заполнение ведомости на аванс

Норма

Все сотрудники подтянулись с корректными суммами

Тревожный признак

Часть сотрудников отсутствует или суммы равны нулю

Сумма аванса при расчёте за первую половину месяца

Норма

Сумма соответствует отработанному времени с 1 по 15 число

Тревожный признак

Сумма не учитывает введённый больничный или отпуск

Настройка способа аванса

Норма

В карточке сотрудника указан нужный способ или он наследуется от подразделения

Тревожный признак

В карточке стоит устаревший индивидуальный способ, перекрывающий общий

Типичные ошибки и ограничения

Самая распространённая проблема — сотрудник не попадает в ведомость на аванс. Причины обычно такие: сотрудник принят на работу после 15 числа, у него не задан способ аванса ни на одном уровне, либо он оформлен как внешний совместитель с особым порядком выплат. Проверьте карточку сотрудника и дату приёма — в большинстве случаев причина находится там.

Вторая частая ситуация — аванс рассчитан неверно из-за позднего ввода документов отсутствий. Документ «Начисление за первую половину месяца» учитывает только те отсутствия, которые проведены на момент его заполнения. Если больничный появился позже, перезаполните документ начисления или учтите переплату при окончательном расчёте.

Третья ошибка — изменение настройки на уровне организации при наличии индивидуальных настроек у сотрудников. Бухгалтер ожидает, что аванс пересчитается для всех, но у части работников действуют старые правила. Чтобы найти таких сотрудников, откройте список сотрудников и проверьте карточки тех, у кого ранее задавались индивидуальные условия.

Особенности в других конфигурациях 1С

В «1С:Бухгалтерии» с расчётом зарплаты аванс обычно выплачивается без отдельного начисления: сумма вводится вручную или подтягивается в ведомость по заданным правилам, а НДФЛ и окончательный расчёт выполняются при начислении зарплаты за месяц. Точное поведение зависит от версии конфигурации, поэтому сверяйтесь с настройками учетной политики в разделе зарплаты и кадров.

В «1С:ЗУП» редакции 3 порядок выплаты аванса тесно связан с настройками обложения НДФЛ. Доход в виде аванса, рассчитанного за первую половину месяца, учитывается при окончательном расчёте, и программа корректно распределяет налог. Если вы видите расхождения по НДФЛ после выплаты аванса, проверьте, не дублируется ли доход из-за повторного создания документа начисления за тот же период.

FAQ

Почему сотрудник не попадает в ведомость на выплату аванса?

Чаще всего причина в том, что у сотрудника не задан способ аванса ни в карточке, ни на уровне подразделения и организации, либо он принят на работу после 15 числа. Проверьте ссылку «Выплаты, учет затрат» в карточке сотрудника и дату приёма в кадровом документе.

Можно ли установить разный аванс разным сотрудникам одного подразделения?

Да. Индивидуальная настройка в карточке сотрудника имеет приоритет над настройкой подразделения. Задайте общее правило для подразделения, а исключениям укажите способ аванса персонально через «Выплаты, учет затрат».

Нужно ли создавать документ начисления, если аванс задан фиксированной суммой?

Нет. Документ «Начисление за первую половину месяца» нужен только при расчёте по фактически отработанному времени. Фиксированная сумма и процент от тарифа подставляются в ведомость автоматически при её заполнении с видом выплаты «Аванс».

Что делать, если аванс выплачен больше, чем сотрудник заработал за первую половину месяца?

Переплата автоматически скорректируется при окончательном расчёте зарплаты за месяц: программа уменьшит сумму к выплате. Если сотрудник увольняется и удержать переплату не из чего, потребуется отдельная корректировка — в такой ситуации лучше сверить расчёты с расчётчиком до проведения окончательных документов.

Как изменить способ аванса с середины месяца, чтобы не было ошибок?

Новая настройка применится к следующим расчётам. Уже проведённый документ начисления за первую половину месяца или заполненную ведомость нужно перезаполнить вручную: отмените проведение, заполните заново и сверьте суммы до выплаты.

Где посмотреть, какой способ аванса реально применяется к сотруднику?

Откройте карточку сотрудника и ссылку «Выплаты, учет затрат»: если там задан способ — действует он. Если поле пустое или установлено наследование, проверьте аналогичную настройку в карточке подразделения, а затем организации.