Другое · 11 мин
Как начислить зарплату в 1С: полная пошаговая инструкция
Как начислить зарплату в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии — настройка, документы, расчёт НДФЛ и взносов, выплата и проверка результата без ошибок.
Начисление зарплаты в 1С — это не одна кнопка, а цепочка: кадровые данные сотрудника, плановые начисления, учёт отработанного времени, расчёт НДФЛ и страховых взносов, выплата. Если цепочка настроена правильно, ежемесячный расчёт занимает 10–15 минут. Если нет — программа считает неверно, и ошибки приходится искать вручную по каждому сотруднику.
Инструкция ниже ориентирована на «1С:Зарплату и управление персоналом 8» (ЗУП) — основную конфигурацию для расчёта зарплаты. Отдельным разделом описан сценарий для «1С:Бухгалтерии», где функционал расчёта ограничен. Порядок действий в типовых конфигурациях одинаковый, отличия могут быть только в названиях пунктов меню в зависимости от релиза.
Прежде чем начислять первую зарплату, проверьте, что в базе заведены организация с реквизитами, сотрудники с датами приёма на работу и назначенные им плановые начисления (оклад, надбавки). Без этих данных документ расчёта заполнится пустым.
Подготовка: что должно быть настроено до первого расчёта
Откройте справочник сотрудников и убедитесь, что по каждому работнику создан документ «Приём на работу» с указанием подразделения, должности, графика работы и размера оплаты. Именно в приёме на работу назначается плановое начисление — например, «Оплата по окладу» с конкретной суммой.
Проверьте графики работы сотрудников в разделе «Настройка — Графики работы». От графика зависит норма времени за месяц: если график не заполнен или не совпадает с реальным режимом, программа неверно рассчитает оплату при неполном месяце.
Также убедитесь, что в учётной политике организации заданы параметры расчёта: порядок учёта рабочего времени, настройки НДФЛ и страховых взносов, дата выплаты зарплаты. В ЗУП это раздел «Настройка — Реквизиты организации» и «Настройка — Расчёт зарплаты».
Учёт отработанного времени и отклонений
Перед начислением зарплаты внесите все отклонения от графика: отпуска, больничные, командировки, прогулы, работу в выходные. Каждое событие оформляется своим документом в разделе «Зарплата» или «Кадры»: «Отпуск», «Больничный лист», «Командировка», «Работа сверхурочно».
Эти документы не только сами рассчитывают оплату (например, отпускные по среднему заработку), но и уменьшают отработанное время для расчёта оклада. Если внести отпуск после начисления зарплаты, оклад будет посчитан за полный месяц, и образуется переплата.
Если в организации ведётся табель, проверьте документ «Табель учёта рабочего времени» (раздел «Зарплата — Отчёты по сотрудникам — Табель») или одноимённый документ. Сверьте фактические часы с графиком до расчёта, а не после.
Начисление зарплаты документом
Основной документ — «Начисление зарплаты и взносов». В ЗУП он находится в разделе «Зарплата — Начисления зарплаты и взносов» или создаётся кнопкой «Создать» в журнале. Укажите месяц начисления, организацию и подразделение (если считаете по подразделениям), затем нажмите «Заполнить» — программа подберёт всех сотрудников с действующими плановыми начислениями.
После заполнения документ автоматически рассчитывает три блока: начисления (оклад, премии, надбавки), удержания (НДФЛ и прочие) и страховые взносы. Каждый блок отображается на своей вкладке документа. Сумма к выплате по каждому сотруднику — это начислено минус удержано.
Если по какому-то сотруднику сумма выглядит неправильно, дважды щелкните по строке — откроется детализация расчёта с формулой: норма дней, фактически отработано, часовая/дневная ставка. Это первое место, где нужно искать причину расхождения.
- 1Проверьте приёмы, увольнения и плановые начисления сотрудников
- 2Внесите все отклонения: отпуска, больничные, командировки
- 3Создайте документ «Начисление зарплаты и взносов» за нужный месяц
- 4Нажмите «Заполнить» и проверьте список сотрудников
- 5Проверьте вкладки «Начисления», «Удержания», «Взносы»
- 6Проведите документ и сформируйте расчётные листки для контроля
Расчёт НДФЛ и страховых взносов
НДФЛ рассчитывается автоматически при заполнении документа начисления — нарастающим итогом с начала года с учётом ранее исчисленного налога и применённых вычетов. Вычеты на детей и другие стандартные вычеты должны быть введены заранее документом «Заявление на вычеты по НДФЛ» в разделе «Налоги и взносы».
Страховые взносы считаются на вкладке «Взносы» того же документа по тарифам, заданным в учётной политике организации. Проверьте, что вид тарифа (основной, для МСП, льготный) указан верно — от этого зависит ставка взносов.
Если НДФЛ по сотруднику равен нулю или меньше ожидаемого, проверьте: введены ли вычеты, не превышен ли доход для их применения, нет ли в базе излишне удержанного налога прошлых месяцев, который программа зачитывает. Отрицательный НДФЛ в документе — признак пересчёта прошлых периодов, это нормально, но требует проверки причины.
Как выбрать действие при расхождении
Премии, разовые начисления и удержания
Разовые премии, доплаты и материальную помощь вносят отдельными документами до основного расчёта: «Премия» (раздел «Зарплата — Премии»), «Разовое начисление», «Материальная помощь». Эти документы подхватываются при заполнении «Начисления зарплаты и взносов» и включаются в базу НДФЛ и взносов.
Удержания по исполнительным листам оформляются документом «Исполнительный лист» в разделе «Зарплата — Удержания». Программа будет автоматически рассчитывать сумму удержания при каждом начислении, пока действует документ. Процент или фиксированная сумма задаются в самом исполнительном листе.
Не вносите разовые суммы ручной правкой прямо в документе начисления зарплаты: такие правки не попадают в регистры корректно, ломают отчётность и теряются при перезаполнении документа. Для каждого вида выплаты есть свой документ.
Выплата зарплаты и проверка результата
После проведения начисления оформите ведомость на выплату: «Ведомость в банк» (для зарплатного проекта), «Ведомость на счета» (перечисление на карты вне проекта) или «Ведомость в кассу». Документы находятся в разделе «Выплаты». Нажмите «Заполнить» — программа подставит суммы к выплате за выбранный месяц с учётом ранее выплаченного аванса.
Аванс (зарплата за первую половину месяца) оформляется отдельно: либо расчётом документом «Начисление за первую половину месяца», либо фиксированной суммой через ведомость с вариантом выплаты «Аванс». При окончательном расчёте выплаченный аванс автоматически учитывается.
Контрольный этап — расчётные листки: «Зарплата — Отчёты по зарплате — Расчётный листок». Сверьте по нескольким сотрудникам начислено, удержано, к выплате. Дополнительно сформируйте «Расчётную ведомость Т-51» и сверьте итог с суммой ведомостей на выплату — они должны совпасть.
Как проверить результат
Суммы совпадают до копейки
Расхождение — есть незаполненная ведомость или лишнее начисление
Налог положительный, соответствует ставке от облагаемой базы за вычетом вычетов
Ноль без причины или отрицательное значение без пересчёта прошлых периодов
Все работающие сотрудники присутствуют, уволенных нет
Кого-то нет или есть уволенный — проверить кадровые документы
Начислено минус удержано равно «к выплате», долгов на конец месяца нет или они объяснимы
Отрицательный долг за сотрудником без причины
Начисление зарплаты в 1С:Бухгалтерии
В «1С:Бухгалтерии 8» расчёт зарплаты упрощён и подходит для небольших компаний без сложных начислений. Документ называется «Начисление зарплаты» (раздел «Зарплата и кадры — Все начисления»). Порядок тот же: заполнить сотрудников, проверить начисления, НДФЛ и взносы, провести.
Ограничения Бухгалтерии: нет полноценного табеля, расчёта отпускных и больничных по среднему в полном объёме, сложных удержаний. Отпускные и больничные придётся считать вручную и вводить суммой. Если в штате больше нескольких десятков человек или есть сложные начисления, корректнее использовать ЗУП с синхронизацией в бухгалтерскую программу.
Выплата в 1С:Бухгалтерии оформляется ведомостями из раздела «Зарплата и кадры — Ведомости», а затем на их основании формируются платёжные документы или кассовые ордера.
Где начислять зарплату
Полный расчёт: табель, отпуска, больничные, исполнительные листы, все отчёты. Подходит организациям любого размера
Простое начисление оклада, НДФЛ и взносов для небольшого штата. Отпускные и больничные считаются вручную
Расчёт в ЗУП, проводки и выплаты отражаются в бухгалтерском учёте автоматически. Оптимально при разделении кадрового и бухгалтерского учёта
Частые вопросы
Почему сотрудник не попадает в документ начисления зарплаты?
Чаще всего не проведён или не создан документ «Приём на работу», дата приёма позже расчётного месяца, сотрудник уволен до начала месяца, либо в документе начисления выбрано подразделение, в котором он не числится. Проверьте карточку сотрудника и кадровые документы.
Как пересчитать зарплату, если после начисления обнаружился больничный?
Введите и проведите документ «Больничный лист» тем же месяцем, затем перезаполните «Начисление зарплаты и взносов» — программа скорректирует отработанное время, оклад, НДФЛ и взносы. Если зарплата уже выплачена, переплата отразится как долг и зачтётся при следующей выплате.
Можно ли начислить зарплату за прошлый месяц, если он закрыт?
Можно, но это пересчёт: создайте документ начисления тем периодом, внесите недостающие данные. Учтите, что пересчёт прошлых периодов влияет на НДФЛ, взносы и отчётность — может потребоваться подача уточнённых расчётов. Перед такими действиями сделайте резервную копию базы.
Как начислить зарплату только части сотрудников?
В документе «Начисление зарплаты и взносов» укажите конкретное подразделение — заполнятся только его сотрудники. Либо после общего заполнения удалите лишние строки вручную, либо используйте кнопку «Добавить» и подберите нужных сотрудников по одному.
Чем отличается аванс от окончательного расчёта в 1С?
Аванс — выплата за первую половину месяца: либо фиксированной суммой, либо расчётом документом «Начисление за первую половину месяца» по фактически отработанному времени. Окончательный расчёт делается документом «Начисление зарплаты и взносов» за весь месяц, и выплаченный аванс автоматически вычитается из суммы к выплате.
Почему сумма к выплате не совпадает с начисленной минус НДФЛ?
Проверьте прочие удержания: исполнительные листы, займы, профсоюзные взносы, удержания за неотработанные дни. Также сумма к выплате уменьшается на ранее выплаченный аванс и долги прошлых периодов. Полную картину показывает расчётный листок сотрудника.
Что важно запомнить
Зарплата в 1С начисляется документом «Начисление зарплаты и взносов» после ввода кадровых данных, графиков и всех отклонений месяца. Программа сама считает оклад, НДФЛ и взносы; задача пользователя — вовремя внести первичные документы, не править суммы вручную и сверять результат по расчётным листкам и ведомости Т-51.