Как начислить зарплатные налоги в 1С

Зарплатные налоги в 1С — это НДФЛ, удерживаемый из дохода сотрудника, и страховые взносы, которые работодатель начисляет за свой счёт. В конфигурациях 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и 1С:Бухгалтерия эти суммы рассчитываются автоматически, но только при корректной настройке учётной политики, правильных кадровых документах и актуальных релизах программы.

Ошибка в настройках приводит к неверным суммам в отчётах 6-НДФЛ и РСВ, к переплате или недоимке, а значит — к штрафам и пеням. Поэтому важно понимать не только какие кнопки нажимать, но и где программа берёт ставки, как проверить результат и что делать, если расчёт не сходится с ожиданиями.

Материал ориентирован на 1С:ЗУП редакции 3.1 и 1С:Бухгалтерию 8 ред. 3.0 — именно в них чаще всего работают бухгалтеры по зарплате. Логика расчёта в обеих конфигурациях схожа, отличается набор документов и глубина кадрового учёта.

Подготовка: настройка учётной политики и ставок

До первого расчёта откройте настройки организации. В 1С:ЗУП это раздел «Настройка — Реквизиты организации» на вкладке «Учётная политика и другие настройки». Здесь задаётся вид тарифа страховых взносов: общий, для МСП (пониженный с выплат сверх МРОТ), для IT-компаний или иной льготный. От выбранного тарифа напрямую зависит сумма взносов.

В 1С:Бухгалтерии аналогичные параметры находятся в разделе «Главное — Налоги и отчёты», вкладка «Страховые взносы». Проверьте, что применяемый тариф соответствует вашему статусу: если организация включена в реестр МСП, но в программе стоит общий тариф, взносы будут завышены.

Отдельно проверьте настройки НДФЛ: применяемые вычеты, статус налогового резидента у сотрудников и право на стандартные вычеты на детей. Заявления на вычеты вносятся документом «Заявление на вычеты НДФЛ» (в ЗУП) или в карточке сотрудника (в Бухгалтерии). Без заявления вычет применён не будет, и налог получится больше.

Кадровые документы как основа расчёта

Программа считает налоги только по тем сотрудникам, у которых оформлен кадровый перевод или приём на работу с назначенным плановым начислением (окладом, тарифной ставкой). Если сотрудник добавлен в справочник вручную без документа «Приём на работу», он не попадёт в расчёт зарплаты, и налоги по нему начислены не будут.

Проверьте дату приёма, размер оклада и график работы. График влияет на расчёт при неполном месяце: если сотрудник принят в середине месяца, программа рассчитает начисление пропорционально отработанным дням по его графику. Неверно привязанный график — частая причина расхождений в базе для налогов.

Для уволенных сотрудников расчёт налогов выполняется документом «Увольнение»: он начисляет компенсацию отпуска, рассчитывает НДФЛ и взносы на дату увольнения. Не начисляйте таким сотрудникам обычную зарплату через общий документ — это приведёт к ошибкам в отчётности.

Начисление зарплаты и автоматический расчёт НДФЛ

Основной документ в ЗУП — «Начисление зарплаты и взносов» (раздел «Зарплата»). Создайте документ, укажите месяц начисления и нажмите «Заполнить» — программа подтянет всех сотрудников с плановыми начислениями, рассчитает зарплату и на отдельных вкладках покажет НДФЛ и взносы.

На вкладке «НДФЛ» видно налоговую базу, применённые вычеты и исчисленный налог по каждому сотруднику. НДФЛ считается нарастающим итогом с начала года: программа учитывает доходы и налог прошлых месяцев, применяет прогрессивную шкалу при превышении пороговых сумм дохода. Если сотрудник в середине года перешёл порог, ставка изменится автоматически.

В 1С:Бухгалтерии документ называется «Начисление зарплаты» (раздел «Зарплата и кадры»). Взносы там рассчитываются в том же документе, а проводки формируются при его проведении. Убедитесь, что в настройках зарплаты указан корректный способ отражения в учёте — от него зависит счёт затрат (20, 25, 26, 44 и т.д.).

1. 1
   Проверьте учётную политику: тариф взносов, настройки НДФЛ
2. 2
   Оформите приёмы на работу и заявления на вычеты
3. 3
   Внесите разовые начисления: премии, больничные, отпускные
4. 4
   Создайте «Начисление зарплаты и взносов» за месяц и заполните
5. 5
   Проверьте вкладки «НДФЛ» и «Взносы» по каждому сотруднику
6. 6
   Проведите документ и сформируйте отчёты для сверки

Как программа считает страховые взносы

Страховые взносы рассчитываются на вкладке «Взносы» того же документа. Базой служат все облагаемые выплаты сотрудника с начала года; суммы, не облагаемые взносами (например, некоторые компенсации), определяются видом начисления — в его настройках задано, как он учитывается для взносов и НДФЛ.

При превышении предельной базы применяется пониженный тариф на сумму сверх лимита — программа отслеживает это автоматически. Для плательщиков с тарифом МСП часть выплаты в пределах МРОТ облагается по общему тарифу, а превышение — по пониженному; в расчётной ведомости это видно разбивкой по категориям.

Если взносы по конкретному сотруднику выглядят странно, откройте расшифровку по кнопке в строке документа: там видна база по месяцам, применённый тариф и необлагаемые суммы. Это самый быстрый способ найти, какой вид начисления «попал» или «не попал» в базу.

Чаще всего взносы «не сходятся» не из-за ставки, а из-за вида начисления: например, премия создана копированием произвольного начисления, у которого в настройках не указан код дохода для взносов. Проверяйте вкладку «Налоги, взносы, бухучёт» в карточке каждого самодельного начисления.

Проверка результата: отчёты и сверка

После проведения документов сформируйте контрольные отчёты. В ЗУП это «Анализ НДФЛ по месяцам» и «Анализ взносов в фонды» (раздел «Отчёты, справки»), в Бухгалтерии — «Анализ взносов» и оборотно-сальдовая ведомость по счетам 68.01 и 69. Сверьте исчисленный НДФЛ с удержанным: расхождение означает, что выплата зарплаты ещё не проведена или проведена не тем документом.

Полезный приём — сверить базу по НДФЛ и базу по взносам. Они не обязаны совпадать в точности (состав необлагаемых выплат различается), но существенная разница без объяснимой причины — повод проверить настройки видов начислений.

Контрольные точки

Как проверить результат расчёта

Исчисленный НДФЛ в документе и в отчёте «Анализ НДФЛ»

Норма

Суммы совпадают, вычеты применены корректно

Тревожный признак

В отчёте сумма другая — есть непроведённые или сторнирующие документы

База по взносам

Норма

Включает все облагаемые выплаты, лимит учтён

Тревожный признак

В базу попали необлагаемые выплаты или наоборот

Проводки по 68.01 и 69

Норма

Начисление отражено по кредиту счетов в месяце расчёта

Тревожный признак

Проводок нет — документ не проведён или нарушена последовательность

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая проблема — расчёт «в ноль» по сотруднику. Причины: не оформлен приём на работу, не назначено плановое начисление, дата документа начисления раньше даты приёма или сотрудник уволен. Проверьте кадровые документы — в 90% случаев причина в них.

Вторая группа ошибок — некорректный НДФЛ из-за дат. Программа отслеживает налог по дате фактического получения дохода, которая определяется датой выплаты. Если ведомость на выплату проведена задним числом или дата выплаты в другом месяце, НДФЛ «уедет» в другой отчётный период, и 6-НДФЛ будет заполнен не так, как ожидалось.

Третья группа — ручные правки в документах. Если вы вручную поправили сумму налога или взносов, программа запомнит это как «ручную корректировку», и при следующем пересчёте автоматика может вернуть своё значение или создать сторно. Исправляйте причину (настройки, кадровые данные), а не саму цифру.

Пересчёт и исправление ошибок прошлых периодов

Если ошибка обнаружена в уже закрытом месяце, не редактируйте старый документ напрямую — используйте механизм доначислений. В ЗУП создайте документ «Доначисление, перерасчет» или новое начисление зарплаты текущим месяцем: программа пересчитает налог нарастающим итогом и скорректирует суммы автоматически.

Для разовых исправлений доходов прошлых периодов есть документы «Операция учёта НДФЛ» и «Операция учёта взносов». Они правят регистры напрямую, поэтому применяйте их только когда стандартный перерасчёт невозможен, и обязательно фиксируйте, что именно и почему исправлено.

После любого перерасчёта сдайте уточнённые отчёты за затронутый период: уточнённый расчёт 6-НДФЛ и корректировочный РСВ. Персонифицированные сведения о физлицах тоже могут потребовать корректировки, если изменилась база по взносам.

Часто задаваемые вопросы

Почему НДФЛ в документе не совпадает с расчётом «на калькуляторе»?

Программа считает налог нарастающим итогом с начала года с учётом вычетов и прогрессивной шкалы, а не просто процент от месячной суммы. Проверьте отчёт «Анализ НДФЛ по месяцам» — там видна база, вычеты и ставка по каждому месяцу.

Можно ли начислить налоги в 1С:Бухгалтерии без ЗУП?

Да, базовый расчёт зарплаты, НДФЛ и взносов доступен в 1С:Бухгалтерии. Ограничения — небольшой штат, простые начисления и отсутствие сложных кадровых схем. Для средних и крупных компаний удобнее ЗУП с обменом данными в бухгалтерию.

Что делать, если сотрудник не попадает в документ начисления?

Проверьте наличие документа «Приём на работу» с назначенным плановым начислением, дату приёма относительно месяца начисления и отсутствие увольнения. Также убедитесь, что в документе начисления выбрана та же организация и подразделение не фильтрует список.

Как проверить, правильно ли применён пониженный тариф МСП?

Откройте расшифровку расчёта взносов по сотруднику в документе начисления: база должна делиться на часть в пределах МРОТ (общий тариф) и превышение (пониженный тариф). Если разбивки нет — проверьте тариф в учётной политике и наличие организации в реестре МСП.

Нужно ли обновлять программу перед расчётом январской зарплаты?

Да. С нового года обычно меняются лимиты базы по взносам, МРОТ и иногда ставки НДФЛ. Без обновления релиза программа применит старые значения, и взносы с НДФЛ за январь придётся пересчитывать.

Как исправить НДФЛ, если дата выплаты указана неверно?

Исправьте дату в ведомости на выплату, затем перепроведите документы начисления и обновите данные в отчёте 6-НДФЛ. Если отчёт уже сдан, сформируйте уточнённый расчёт за соответствующий период.