Как уволить сотрудника в 1С: пошаговая инструкция

Увольнение сотрудника в 1С:ЗУП — это не одно действие, а цепочка операций: кадровое оформление, расчет окончательных выплат, удержание НДФЛ, начисление страховых взносов и формирование отчетности. Если пропустить хотя бы один шаг, в расчетах появятся ошибки: не сойдется компенсация за неиспользованный отпуск, останется «хвост» по долгу сотрудника или некорректно заполнится отчетность в фонды.

Материал написан на примере конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8», редакция 3.1 — именно она используется в большинстве организаций. В «1С:Управление нашей фирмой» и других решениях логика похожа, но названия документов и разделов могут отличаться. Перед оформлением увольнения убедитесь, что у вас есть права на кадровые документы и расчет зарплаты, а релиз конфигурации актуален.

Что подготовить перед оформлением увольнения

До создания документа проверьте, что в базе нет незавершенных кадровых и расчетных операций по сотруднику. Если за месяц увольнения зарплата еще не начислялась — это нормально: документ «Увольнение» сам рассчитает заработную плату за отработанные дни. Но если часть месяца уже рассчитана документом «Начисление зарплаты и взносов», увольнение корректно учтет эти суммы только при правильной последовательности документов.

Также проверьте остатки отпусков сотрудника. Откройте карточку сотрудника (раздел «Кадры» — «Сотрудники») и посмотрите справку «Остатки отпусков». Если остаток в программе расходится с фактическим по вашим данным, компенсация при увольнении рассчитается неверно, и потребуется корректировка через документ «Остатки отпусков».

Уточните у руководства дату увольнения и основание: собственное желание, соглашение сторон, истечение срока договора и так далее. От основания зависят выплаты — например, при сокращении сотруднику положено выходное пособие, которое в программе настраивается отдельным видом расчета.

Создание документа «Увольнение»

Основной инструмент — документ «Увольнение». Он доступен из раздела «Кадры» — «Приемы, переводы, увольнения» или из раздела «Зарплата» — «Все начисления» — «Создать» — «Увольнение». Оба пути ведут к одному и тому же документу.

Заполните шапку документа: организация, сотрудник, дата увольнения. Дата увольнения — последний рабочий день сотрудника, в этот день производится окончательный расчет. В поле «Основание увольнения» выберите статью Трудового кодекса из предложенного списка — она попадет в приказ и личную карточку.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» — «Приемы, переводы, увольнения» и нажмите «Создать» — «Увольнение»
2. 2
   Укажите организацию, сотрудника и дату увольнения (последний рабочий день)
3. 3
   Выберите основание увольнения из списка статей ТК РФ
4. 4
   Перейдите на закладку «Начисления и удержания» и проверьте рассчитанные суммы
5. 5
   Проверьте компенсацию отпуска, НДФЛ и страховые взносы
6. 6
   Нажмите «Провести и закрыть», распечатайте приказ и расчетный листок

Если увольняется несколько сотрудников одной датой, удобнее использовать документ «Увольнение списком» — он позволяет оформить группу сотрудников в одном документе, при этом расчеты по каждому ведутся отдельно. Это актуально при сокращении штата или ликвидации подразделения.

Проверка расчета компенсации и окончательного расчета

После заполнения шапки программа автоматически рассчитывает: зарплату за отработанные дни месяца увольнения, компенсацию за неиспользованный отпуск (или удержание за использованный авансом отпуск), НДФЛ и страховые взносы. Все это отображается на закладке «Начисления и удержания» документа.

Компенсация отпуска рассчитывается исходя из среднего заработка за последние 12 месяцев и остатка дней отпуска. Чтобы увидеть детализацию, нажмите на сумму компенсации — откроется форма с расчетом среднего заработка и количеством компенсируемых дней. Проверьте, что в базу среднего заработка попали все начисления, а период определен верно.

Если сотрудник отгулял отпуск авансом и на дату увольнения остаток отпуска отрицательный, программа рассчитает удержание за неотработанные дни отпуска. Удержание ограничено законодательными лимитами — программа это учитывает, но сумму стоит сверить вручную, особенно если вычет превышает 20% от выплаты.

Контрольные точки

Как проверить расчет

Остаток отпуска в документе

Норма

Совпадает со справкой «Остатки отпусков» из карточки сотрудника

Тревожный признак

Расходится — нужна корректировка остатков до проведения увольнения

Средний заработок

Норма

В базу включены все облагаемые начисления за расчетный период

Тревожный признак

Период пустой или суммы неполные — проверьте проведенные начисления

НДФЛ

Норма

Исчислен со всех выплат, применены положенные вычеты

Тревожный признак

Налог не рассчитан или вычеты не применились — проверьте статус налогоплательщика

НДФЛ, страховые взносы и выходное пособие

НДФЛ при увольнении исчисляется с полной суммы окончательного расчета, включая компенсацию отпуска. Дата фактического получения дохода — день выплаты, поэтому удержанный налог нужно перечислить в установленные сроки после выплаты. В документе «Увольнение» НДФЛ отображается на отдельной закладке, где можно развернуть расчет по месяцам и проверить примененные вычеты.

Страховые взносы начисляются на зарплату и компенсацию отпуска в обычном порядке — они попадут в расчет по страховым взносам за период увольнения. Исключение — выходное пособие при сокращении: оно не облагается взносами и НДФЛ в пределах установленного лимита (трехкратный средний месячный заработок, для районов Крайнего Севера — шестикратный). Вид расчета пособия должен быть корректно настроен в плане видов расчета, иначе программа обложит его налогом полностью.

Если нужно выходное пособие при сокращении

Для увольнения по сокращению в документе «Увольнение» предусмотрено поле для выходного пособия: укажите количество дней (или месяцев) пособия, и программа рассчитает сумму по среднему заработку. Если такого поля нет или сумма не рассчитывается, проверьте настройки видов расчета: «Настройка» — «Начисления» — должен существовать вид расчета с назначением «Выходное пособие».

Проведение документа и печать форм

После проверки всех сумм нажмите «Провести». Документ сформирует кадровые движения (прекращение трудового договора), начисления, удержания, НДФЛ и взносы. Из документа доступны печатные формы: приказ об увольнении (форма Т-8 или произвольная форма организации), записка-расчет (Т-61) и расчетный листок.

Расчетный листок сотруднику нужно выдать в день увольнения вместе с окончательным расчетом. Выплата оформляется стандартными документами «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу» или «Ведомость через раздатчика» — при создании ведомости с видом выплаты «Увольнение» программа подтянет именно суммы окончательного расчета.

Действия после увольнения: отчетность и проверка

Уволенный сотрудник попадает в отчетность текущего периода: персонифицированные сведения о физических лицах, расчет по страховым взносам (раздел 3 заполняется по уволенным за отчетный период), а также отчетность по форме ЕФС-1 в Социальный фонд России. Сведения о кадровом событии (увольнении) по ЕФС-1 нужно сдать в установленный срок — как правило, не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.

В 1С:ЗУП отчет ЕФС-1 по кадровым событиям формируется из раздела «Отчетность, справки» — «1С-Отчетность». Убедитесь, что событие увольнения попало в отчет, и отправьте его вовремя — за просрочку предусмотрена ответственность.

Дополнительно проверьте, что у сотрудника не осталось задолженности: отчет «Долги по зарплате» (раздел «Зарплата» — «Отчеты по зарплате») не должен показывать остатков по уволенному после выплаты. Если долг есть — либо выплата не проведена, либо расчет выполнен не полностью.

Особые сценарии увольнения

Увольнение в середине месяца до расчета зарплаты

Это стандартная ситуация: документ «Увольнение» сам начислит зарплату за отработанные дни. Позже, при расчете зарплаты остальных сотрудников за этот месяц, уволенный в документ «Начисление зарплаты и взносов» уже не попадет — программа исключает его автоматически.

Увольнение после начисления зарплаты за месяц

Если зарплата за полный месяц уже начислена, а сотрудник увольняется в середине следующего, последовательность стандартная: сначала «Начисление зарплаты и взносов» за прошлый месяц, затем «Увольнение». Документ увольнения рассчитает только дни текущего месяца и компенсацию. Если зарплата текущего месяца ошибочно начислена до увольнения, документ увольнения может задвоить начисление — в этом случае отмените проведение начисления зарплаты по этому сотруднику.

Увольнение переводом и по другим основаниям

При увольнении переводом в другую организация порядок расчета тот же, меняется только основание в приказе. При увольнении пенсионера или по соглашению сторон выплаты стандартные: зарплата и компенсация отпуска, если иное не предусмотрено соглашением — дополнительные компенсации оформляются отдельным видом расчета с правильными настройками налогообложения.

Перед массовым увольнением (сокращение, ликвидация) сделайте копию информационной базы и проведите один пробный расчет: сверьте компенсацию, пособие и НДФЛ вручную или по расчетному листку. Ошибка в настройке вида расчета повторится во всех документах, и исправлять ее придется многократно.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли уволить сотрудника задним числом в 1С:ЗУП?

Технически программа позволяет провести документ прошлой датой, но если за тот период уже рассчитана зарплата и сдана отчетность, потребуется отмена или корректировка начислений и подача уточненных форм. Безопаснее оформлять увольнение текущей датой документа с фактической датой увольнения в поле «Дата увольнения».

Почему в документе «Увольнение» не рассчитывается компенсация отпуска?

Чаще всего причина в отсутствии остатка отпуска: либо сотрудник использовал все дни, либо остатки не введены или обнулены в справке «Остатки отпусков». Также проверьте, что в настройках видов расчета существует вид расчета «Компенсация отпуска при увольнении» и он не отключен.

Как уволить сотрудника, который находится на больничном?

По общему правилу увольнение по инициативе работодателя в период болезни не допускается, но при собственном желании сотрудника или соглашении сторон это возможно. В программе сначала проведите и рассчитайте больничный лист, затем оформляйте увольнение — иначе пособие не попадет в расчет среднего и НДФЛ.

Нужно ли отдельно начислять зарплату за месяц увольнения?

Нет. Документ «Увольнение» сам начисляет оплату за отработанные дни месяца увольнения на основе графика работы сотрудника. Отдельный документ «Начисление зарплаты и взносов» по этому сотруднику за тот же месяц создавать не нужно — это приведет к двойному начислению.

Как исправить ошибку в уже проведенном увольнении?

Если отчетность еще не сдана, откройте документ, внесите исправления и перепроведите его — связанные начисления, НДФЛ и взносы пересчитаются. Если отчеты уже отправлены, исправление вносится корректирующими формами, а при серьезных ошибках — сторнированием документа и оформлением нового с правильными данными.

Уволенный сотрудник продолжает попадать в списки при расчете зарплаты — что делать?

Проверьте, что документ «Увольнение» проведен и дата увольнения раньше начала расчетного месяца. Если сотрудник числится в нескольких организациях или по совместительству, увольнение нужно оформить по каждому месту работы отдельным документом.