Как начислить аванс сотрудникам в 1С

Аванс — это зарплата за первую половину месяца, которую работодатель обязан выплачивать сотрудникам по Трудовому кодексу. В программах 1С начисление аванса автоматизировано, но порядок действий зависит от конфигурации: в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) есть отдельный документ «Начисление за первую половину месяца», а в 1С:Бухгалтерии аванс чаще выплачивается фиксированной суммой или процентом без полного расчёта.

Прежде чем проводить аванс, нужно определиться с методом его расчёта: фиксированная сумма, процент от оклада или расчёт по фактически отработанному времени. От выбранного способа зависит, какие документы создавать, как удерживать НДФЛ и какие проверки выполнять перед выплатой. Ошибка на этом этапе приводит к переплате сотруднику, долгам по НДФЛ или расхождениям в отчётности.

Ниже разобраны оба сценария — для ЗУП и для Бухгалтерии — с точными шагами, проверками результата и разбором типичных ошибок.

Выберите способ расчёта аванса

Программа поддерживает три основных подхода. Первый — фиксированная сумма: каждому сотруднику в карточке задаётся конкретная величина аванса, которая не меняется от месяца к месяцу. Способ прост, но требует ручной корректировки при изменении оклада или приёме нового сотрудника.

Второй способ — процент от оклада (тарифа). Классический вариант — 40–50% от месячного оклада. Он автоматически масштабируется при изменении оклада, но не учитывает фактические отсутствия: если сотрудник болел первую половину месяца, аванс всё равно будет рассчитан в полном размере.

Третий способ — расчёт по фактически отработанному времени за первую половину месяца. Это самый точный и безопасный с точки зрения трудового законодательства вариант: программа берёт табельные данные с 1 по 15 число и начисляет оплату пропорционально отработанным дням. В ЗУП он реализован через документ «Начисление за первую половину месяца».

Сравнение способов расчёта аванса

Фиксированная сумма

Подходит для стабильного штата без частых отсутствий. Ограничение: при изменении оклада сумму нужно менять вручную.

Процент от оклада

Удобен при окладной системе. Ограничение: не учитывает больничные и отпуска в первой половине месяца, возможна переплата.

По отработанному времени

Самый точный и юридически безопасный вариант. Ограничение: требует актуального табеля и полноценного расчёта в ЗУП.

Настройте программу перед первым начислением

В 1С:ЗУП способ расчёта аванса задаётся в нескольких местах. Общая настройка находится в разделе «Настройка» → «Реквизиты организации» на вкладке «Учётная политика и другие настройки», где указаны даты выплаты аванса и зарплаты. Для конкретного сотрудника размер аванса фиксированной суммой или процентом задаётся в карточке сотрудника по ссылке «Выплаты, учёт затрат» либо кадровым документом «Кадровый перевод».

Проверьте, что в графиках работы сотрудников корректно заполнен производственный календарь и нет незакрытых отсутствий за первую половину месяца. Если больничный или отпуск введён после расчёта аванса, программа при окончательном расчёте сделает перерасчёт, но до выплаты лучше убедиться, что данные табеля актуальны.

В 1С:Бухгалтерии предварительная настройка сводится к проверке даты выплаты аванса в учётной политике и к тому, что ведомости на выплату формируются с правильным видом операции. Полноценного документа начисления аванса в типовой Бухгалтерии нет — начисление зарплаты выполняется один раз в конце месяца, а аванс проходит как промежуточная выплата.

Начислите аванс в 1С:ЗУП документом «Начисление за первую половину месяца»

Откройте раздел «Зарплата» → «Начисления за первую половину месяца» и создайте новый документ. Укажите организацию, месяц начисления и дату документа — программа автоматически определит период с 1 по 15 число. Затем нажмите кнопку «Заполнить»: в табличную часть попадут все сотрудники, у которых в этот период есть отработанное время по графику.

Программа рассчитает начисления по основным плановым начислениям сотрудников пропорционально отработанным дням, а также удержит НДФЛ с аванса, если в настройках расчёта зарплаты включён соответствующий режим. Если сотрудник отсутствовал часть периода и отсутствие оформлено документом (больничный, отпуск, командировка), эти дни будут исключены из расчёта автоматически.

После заполнения проверьте колонки «Отработано дней» и «Начислено» по сотрудникам с нестандартными ситуациями: новичкам, принятым в середине периода, уволенным и отсутствующим. При необходимости сумму по конкретному сотруднику можно скорректировать вручную прямо в табличной части, но такие правки лучше фиксировать комментарием — при следующем заполнении они будут перезаписаны.

1. 1
   Откройте «Зарплата» → «Начисления за первую половину месяца» и создайте документ
2. 2
   Укажите месяц, организацию и проверьте период расчёта (1–15 число)
3. 3
   Нажмите «Заполнить» и дождитесь автоматического расчёта
4. 4
   Проверьте сотрудников с отсутствиями, приёмами и увольнениями в периоде
5. 5
   Проведите документ и сформируйте ведомость на выплату с видом «Аванс»
6. 6
   Сверьте итоговую сумму ведомости с суммой документа начисления

Выплатите аванс через ведомость

Начисление само по себе не переводит деньги сотруднику — для выплаты создаётся ведомость. В ЗУП перейдите в «Выплаты» → «Ведомости в банк» (или «В кассу», «Через раздатчика» — в зависимости от способа выплаты) и создайте документ. В поле «Выплачивать» выберите значение «Аванс», укажите месяц и нажмите «Заполнить» — программа подтянет суммы из документа начисления за первую половину месяца.

Если ведомость формируется в банк по зарплатному проекту, проверьте, что у всех сотрудников в списке указаны лицевые счета и действующий зарплатный проект. Сотрудники без лицевого счёта не попадут в реестр, и их аванс придётся выплачивать отдельной ведомостью в кассу. После проведения ведомости выгрузите реестр в банк или сформируйте расходный кассовый ордер.

В 1С:Бухгалтерии ведомость создаётся в разделе «Зарплата и кадры» → «Ведомости на выплату зарплаты». Вид выплаты — «Аванс», сумму программа может рассчитать как процент от оклада, если это предусмотрено настройками, либо её вводят вручную по каждому сотруднику. После проведения ведомости формируется банковская выписка или кассовый документ на фактическую выплату.

Контрольные точки

Как проверить результат выплаты

Сумма ведомости

Норма

Совпадает с итогом документа начисления аванса

Тревожный признак

Расхождения — проверьте ручные правки и незаполненных сотрудников

Список сотрудников

Норма

Все работающие в первой половине месяца включены

Тревожный признак

Кого-то нет — проверьте дату приёма, график работы и лицевой счёт

Статус выплаты

Норма

Ведомость проведена, реестр принят банком без ошибок

Тревожный признак

Реестр отклонён или ведомость не проведена — выплата не состоялась

Разберитесь с НДФЛ при выплате аванса

Порядок удержания НДФЛ с аванса — самая частая точка ошибок. По действующим правилам датой получения дохода в виде зарплаты считается день выплаты, поэтому НДФЛ исчисляется и удерживается при каждой выплате, включая аванс. В ЗУП документ «Начисление за первую половину месяца» рассчитывает налог автоматически, а ведомость удерживает его при выплате.

Проверьте в настройках учётной политики по НДФЛ, как программа обрабатывает аванс: налог должен исчисляться при начислении аванса и перечисляться в бюджет в установленные сроки после выплаты. Если аванс выплачивается без удержания НДФЛ (такая практика встречается при ручном учёте), сумма к выплате будет больше, но при окончательном расчёте за месяц налог удержится со всей суммы — и сотрудник получит заметно меньше, чем ожидал.

После выплаты аванса сформируйте отчёт «Анализ НДФЛ по датам получения доходов» или свод начислений и убедитесь, что налог с аванса отражён и задолженности по сотрудникам не образовалось. Отрицательные суммы НДФЛ или долг за сотрудником после аванса — признак того, что аванс выплачен больше начисленного.

Учтите особенности для 1С:Бухгалтерии

В типовой 1С:Бухгалтерии нет отдельного расчёта первой половины месяца по табелю — зарплата начисляется одним документом «Начисление зарплаты» в конце месяца. Поэтому аванс здесь выплачивается «навстречу» будущему начислению: фиксированной суммой или процентом от оклада через ведомость с видом выплаты «Аванс».

Чтобы задать размер аванса сотруднику, откройте его карточку в разделе «Зарплата и кадры» → «Сотрудники» и укажите способ и сумму аванса. При создании ведомости программа подставит эти значения автоматически. Если суммы аванса различаются по подразделениям или часто меняются, удобнее заполнять ведомость вручную по списку.

При окончательном расчёте за месяц документ «Начисление зарплаты» учтёт выплаченный аванс: в ведомости на выплату зарплаты за месяц программа покажет сумму к выдаче уже за минусом аванса. Если аванс оказался больше начисленной зарплаты (например, сотрудник уволился в середине месяца), образуется долг за сотрудником, который нужно отследить и урегулировать при увольнении.

Проверьте итоги и подготовьтесь к окончательному расчёту

После выплаты аванса полезно выполнить короткую контрольную процедуру. Сформируйте расчётные листки за месяц по нескольким сотрудникам: аванс должен отображаться отдельной строкой выплаты, а долг за организацией на конец месяца должен соответствовать ожидаемому остатку зарплаты. Свод начислений и удержаний покажет общую картину по подразделениям.

Перед окончательным расчётом месяца убедитесь, что все авансовые ведомости проведены и оплачены — непроведённая ведомость не уменьшит сумму к выплате за месяц, и сотрудник может получить лишнее. Если аванс по какому-то сотруднику не был выплачен (отклонён банком), решите вопрос до расчёта зарплаты: либо перевыпустите ведомость, либо оставьте всю сумму к выплате в конце месяца.

Частые вопросы

Можно ли выплатить аванс в ЗУП без документа начисления?

Технически можно — в ведомости выбрать выплату аванса фиксированной суммой, заданной в карточке сотрудника. Но при расчёте по отработанному времени документ начисления обязателен: без него программа не рассчитает пропорцию по табелю и НДФЛ с аванса.

Что делать, если сотруднику ошибочно выплатили аванс дважды?

Переплата отразится как долг за сотрудником в конце месяца. Погасить её можно удержанием из следующей выплаты с согласия сотрудника — размер удержаний из зарплаты ограничен законом. До согласования с сотрудником никаких сторнирующих документов вводить не нужно: программа сама покажет задолженность в расчётном листке.

Нужно ли платить аванс сотруднику, который весь период был на больничном?

Если сотрудник не отработал ни одного дня в первой половине месяца, аванс по отработанному времени будет нулевым — это корректно. Пособие по больничному листу начисляется отдельным документом и выплачивается в ближайшую дату выплаты зарплаты.

Почему в ведомость на аванс не попал новый сотрудник?

Чаще всего причины три: сотрудник принят после 15 числа расчётного месяца, у него не задан способ расчёта аванса в карточке или не заполнен лицевой счёт в зарплатном проекте. Проверьте эти три пункта по порядку — в большинстве случаев проблема решается заполнением лицевого счёта.

Как изменить размер аванса сразу группе сотрудников?

В ЗУП используйте документ «Кадровый перевод списком» или «Изменение аванса» (в зависимости от версии конфигурации), где можно задать новый процент или сумму сразу для списка сотрудников. Ручная правка каждой карточки допустима, но при большом штате приводит к ошибкам и рассинхронизации.

Когда перечислять НДФЛ, удержанный с аванса?

НДФЛ, удержанный при выплате аванса, перечисляется в бюджет в общие сроки, установленные для налога с зарплаты. Программа формирует уведомление по ЕНП на основании ведомостей — проверьте, что сумма авансового НДФЛ попала в отчётность за соответствующий период.