Другое · 10 мин
Как в 1С сделать форму СТД-Р о трудовой деятельности
Как сформировать справку СТД-Р о трудовой деятельности в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: где найти документ, как заполнить, проверить и отправить в СФР.
Форма СТД-Р — это справка о трудовой деятельности работника, которую работодатель выдаёт по запросу сотрудника при увольнении или в течение работы. Она заменила сведения из бумажной трудовой книжки и содержит периоды работы, должности и основания кадровых приказов. В программах 1С формирование СТД-Р автоматизировано: данные подтягиваются из кадровых документов, а сама справка создаётся несколькими действиями.
Чтобы справка сформировалась корректно, в информационной базе должны быть введены все кадровые события сотрудника: приёмы на работу, переводы, увольнения. Если часть истории велась до перехода на 1С, сведения потребуется внести вручную через документы начального штата или специальные механизмы ввода трудовой деятельности. Ниже разобран порядок работы в 1С:ЗУП и в 1С:Бухгалтерии, а также типичные проблемы и способы их решения.
Что такое форма СТД-Р и когда она нужна
СТД-Р — это форма «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем», утверждённая приказом Минтруда. Работодатель обязан выдать её при увольнении сотрудника в день прекращения трудового договора, а также по письменному заявлению работника — в течение трёх рабочих дней. Справка нужна сотруднику для подтверждения стажа при трудоустройстве к новому работодателю, в Пенсионный фонд и иные инстанции.
Важно не путать СТД-Р с формой СТД-СФР (ранее СЗВ-ТД): первая выдаётся работнику на руки, вторая сдаётся работодателем в Социальный фонд России как отчётность. В 1С это разные документы, хотя источник данных у них общий — кадровые приказы. Ошибочная отправка СТД-Р в фонд вместо СЗВ-ТД (СТД-СФР) — частая причина замечаний при проверках.
Подготовка: что проверить перед формированием справки
Главное условие корректной СТД-Р — полнота кадровых данных в базе. Откройте карточку сотрудника и убедитесь, что в системе отражены все события: приём на работу, кадровые переводы (смена должности, подразделения), переименования организации и увольнение, если оно состоялось. Каждое событие должно быть проведено документом с корректной датой и номером приказа — именно эти реквизиты попадут в справку.
Если сотрудник работал в организации до начала учёта в 1С, введите историю через документ «Начальная штатная расстановка» (в ЗУП) или начальные кадровые документы. Дополнительно проверьте, что в карточке физического лица заполнены ФИО, СНИЛС и дата рождения — без этих данных форма будет неполной. Также уточните в настройках организации актуальное наименование и регистрационные данные работодателя.
Приём, переводы, увольнение есть в журнале кадровых документов с датами и номерами
Карточка физлица содержит СНИЛС, ФИО, дату рождения
Старые периоды работы внесены начальными документами
Как сделать СТД-Р в 1С:ЗУП
В 1С:Зарплата и управление персоналом справка формируется из раздела кадрового учёта. Перейдите в меню «Кадры» и найдите пункт «Справки сотрудникам» (в некоторых релизах — «Справки, уведомления»). Создайте новый документ вида «Справка о трудовой деятельности (СТД-Р)», укажите организацию и сотрудника. Программа автоматически подтянет все зарегистрированные периоды работы в табличную часть.
Альтернативный путь — отчёт. Откройте «Кадры → Кадровые отчёты» и найдите «Справка о трудовой деятельности (СТД-Р)» либо сформируйте её прямо из карточки сотрудника по ссылке печатных форм. Вариант через отчёт удобен, когда справку нужно быстро распечатать без регистрации документа в журнале, однако для учёта выданных справок лучше использовать именно документ — он сохраняет дату выдачи и основание.
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Справки сотрудникам»
- 2Создайте документ «Справка о трудовой деятельности (СТД-Р)»
- 3Укажите организацию и сотрудника, проверьте автозаполненные периоды
- 4При необходимости скорректируйте или дополните строки вручную
- 5Запишите документ и сформируйте печатную форму
- 6Распечатайте справку, подпишите у руководителя и заверьте печатью при её наличии
Как сделать СТД-Р в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8 кадровый блок компактнее, но справка СТД-Р там тоже доступна. Откройте раздел «Зарплата и кадры» и найдите журнал «Справки о трудовой деятельности» (в зависимости от релиза название может отличаться). Создайте новый документ, выберите сотрудника — периоды работы заполнятся из кадровых приказов о приёме, переводах и увольнении.
Если пункт в меню отсутствует, проверьте функциональность программы: «Главное → Функциональность», закладка «Сотрудники и зарплата» — должны быть включены опции кадрового учёта и электронных трудовых книжек. После включения соответствующие документы и отчёты появятся в интерфейсе. Учтите, что в базовых версиях часть кадровых возможностей ограничена.
Заполнение и проверка данных в справке
После автозаполнения сверьте табличную часть с первичными документами. Каждая строка должна содержать период работы, должность, структурное подразделение (если указывалось в приказе) и реквизиты кадрового приказа: дату и номер. При увольнении в справке должна быть строка с основанием прекращения трудового договора и ссылкой на статью Трудового кодекса.
Обратите внимание на переименования организации и должностей: они отражаются отдельными строками, если были оформлены кадровыми документами. Если какой-то период не попал в справку, не правьте печатную форму вручную — найдите отсутствующий кадровый документ и проведите его, затем перезаполните справку. Ручные правки печатной формы создают расхождения с учётными данными и с отчётностью в СФР.
Как проверить результат
Все периоды от приёма до увольнения присутствуют без пропусков
Часть периодов отсутствует или дублируется
У каждой строки указаны дата и номер приказа
Пустые колонки основания или неверные номера
Указана статья ТК и формулировка
Строка увольнения без основания
ФИО, СНИЛС, дата рождения совпадают с документами
Опечатки или пустой СНИЛС
Печать, подписание и выдача работнику
Сформированную справку распечатывают через кнопку «Печать» в документе или отчёте. Подписывает СТД-Р руководитель организации или уполномоченное лицо; печать ставится, если она используется организацией. При увольнении справку выдают в последний рабочий день вместе с другими документами, по заявлению действующего сотрудника — в течение трёх рабочих дней.
Если работник согласовал получение сведений в электронном виде, справку можно направить в электронном виде с усиленной квалифицированной подписью или продублировать через личный кабинет. Дату и факт выдачи зафиксируйте — при спорах это подтвердит исполнение обязанности работодателя. В ЗУП для этого удобно хранить сам документ справки в базе с датой выдачи.
Типичные ошибки и ограничения
Самая распространённая проблема — пустая или неполная справка из-за того, что кадровые события вводились не документами, а напрямую в регистры или вообще не вводились. Вторая частая ситуация — устаревший релиз конфигурации, где форма не соответствует действующему бланку. Третья — путаница между СТД-Р и СТД-СФР, из-за чего бухгалтер ищет справку в разделе отчётности вместо кадровых документов.
Ограничение типовых решений: справка отражает только трудовую деятельность у текущего работодателя. Периоды работы у других работодателей в неё не попадают — их работник подтверждает справками от прежних работодателей или выпиской из электронной трудовой книжки, которую может получить самостоятельно через Госуслуги или в СФР.
Что важно запомнить
СТД-Р формируется из кадровых документов: в ЗУП — через «Кадры → Справки сотрудникам», в Бухгалтерии — через «Зарплата и кадры → Справки о трудовой деятельности». Качество справки полностью зависит от полноты кадрового учёта, поэтому сначала проверьте приказы, затем заполняйте и печатайте форму.
Частые вопросы
Чем СТД-Р отличается от СЗВ-ТД (СТД-СФР)?
СТД-Р выдаётся работнику на руки при увольнении или по заявлению. СЗВ-ТД (ныне СТД-СФР) — отчётность работодателя в Социальный фонд о кадровых событиях. В 1С это разные документы в разных разделах, хотя оба строятся на данных кадровых приказов.
Почему в справке нет части периодов работы сотрудника?
Скорее всего, часть кадровых событий не введена документами — например, сотрудник работал до начала учёта в этой базе. Введите историю через начальные кадровые документы и перезаполните справку. Также проверьте, что все приказы проведены, а не сохранены черновиками.
Можно ли сформировать СТД-Р за период работы у прежних работодателей?
Нет. Работодатель формирует справку только о периодах работы у него. Сведения о других местах работы сотрудник получает у прежних работодателей либо самостоятельно запрашивает выписку из электронной трудовой книжки через Госуслуги или СФР.
В меню нет пункта для создания СТД-Р. Что делать?
Проверьте настройки функциональности: должны быть включены кадровый учёт и электронные трудовые книжки. Если опции включены, а пункта нет, вероятно, релиз конфигурации устарел — обновите программу. В базовых версиях часть кадровых возможностей может быть ограничена.
Нужно ли заверять СТД-Р печатью?
Печать ставится, если организация её использует. Обязательный реквизит — подпись руководителя или уполномоченного лица. При электронной выдаче справка подписывается усиленной квалифицированной подписью.
Как исправить ошибку в уже выданной справке?
Исправьте исходные кадровые данные в базе (документы, личные сведения), сформируйте новую справку и выдайте её работнику взамен ошибочной. Ручная правка распечатанного бланка без изменения учётных данных недопустима — она создаёт расхождения с отчётностью.