Как изменить способ ведения трудовой книжки в 1С

Изменение способа ведения трудовой книжки в 1С — задача, с которой сталкиваются кадровики при переходе организации на электронные трудовые книжки (ЭТК) или, наоборот, при необходимости вернуться к бумажному учету для отдельных сотрудников. В конфигурациях «1С:Зарплата и управление персоналом» и «1С:Бухгалтерия» (при включенном кадровом учете) способ ведения фиксируется в учетной политике организации и в карточке каждого работника.

Ключевой принцип: выбор между бумажной и электронной формой делает сотрудник, подавая заявление. Программа лишь отражает это решение. Если работник выбрал ЭТК, работодатель обязан передавать сведения о кадровых событиях в ПФР (СФР) отчетом по форме СЗВ-ТД, а бумажную книжку по такому сотруднику больше не вести. Если сотрудник остался на бумажном варианте — книжка ведется параллельно с электронными сведениями.

Ниже разобраны практические шаги: где в программе меняется настройка, как оформить переход конкретного сотрудника, какие отчеты при этом формируются и какие ошибки встречаются чаще всего.

Где в 1С хранится настройка способа ведения трудовой книжки

Основная настройка находится в учетной политике организации. В 1С:ЗУП откройте раздел «Настройка» → «Организации» → вкладка «Учетная политика и другие настройки» → «Учетная политика». Здесь есть блок, посвященный электронным трудовым книжкам: указывается, с какой даты организация ведет учет трудовой деятельности в электронном виде и передает сведения в ПФР.

Второй уровень настройки — индивидуальный выбор каждого работника. Он фиксируется документом «Сведения о трудовой деятельности работника» (раздел «Кадры» → «Электронные трудовые книжки» или «Все кадровые документы»). Именно этот документ определяет, ведется ли по сотруднику бумажная книжка или только электронные сведения.

Важно понимать иерархию: настройка организации включает сам механизм передачи СЗВ-ТД, а документы по сотрудникам управляют тем, какие события и в каком виде отражаются по конкретному человеку.

Как перевести организацию на электронные трудовые книжки

Если организация раньше не передавала сведения в ПФР и только начинает переход, последовательность такая. Сначала убедитесь, что в программе настроен обмен с СФР: действует подключение к 1С-Отчетности или другой способ отправки, установлен сертификат уполномоченного лица. Без канала сдачи отчеты уйдут в «подготовленные», но не будут отправлены.

Затем в учетной политике организации установите признак ведения электронного учета трудовой деятельности и укажите дату начала. После этого в кадровых документах (прием, перевод, увольнение) появится обязательное поле о необходимости отражения события в СЗВ-ТД.

1. 1
   Проверьте подключение 1С-Отчетности и действующий сертификат для сдачи в СФР
2. 2
   В учетной политике организации включите ведение электронного учета трудовой деятельности с нужной даты
3. 3
   Оформите по каждому сотруднику документ «Сведения о трудовой деятельности работника» с отметкой о заявлении
4. 4
   Сформируйте и отправьте отчеты СЗВ-ТД с видом сведений о поданных заявлениях
5. 5
   Проверьте, что новые кадровые документы автоматически попадают в очередь на отражение в СЗВ-ТД

После включения настройки программа начнет предлагать регистрировать кадровые события для отчета. Старые события, произошедшие до даты перехода, в СЗВ-ТД не передаются — сведения о трудовой деятельности до перехода остаются только в бумажных книжках и архивах.

Как оформить выбор способа ведения для конкретного сотрудника

Сотрудник пишет заявление: либо о ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде, либо о продолжении ведения бумажной трудовой книжки. В программе оба варианта регистрируются одним документом — «Сведения о трудовой деятельности работника».

Создайте документ из раздела «Кадры» → «Электронные трудовые книжки». Заполните дату, сотрудника и вид заявления. Если сотрудник выбрал электронный формат, установите соответствующий переключатель и укажите дату заявления. После проведения документа программа будет считать, что бумажная книжка по этому работнику не ведется, а все последующие кадровые события подлежат передаче в СФР.

Если сотрудник подал заявление о сохранении бумажной книжки, это тоже фиксируется документом и передается в СЗВ-ТД отдельным видом сведений. Такой отчет сдается один раз — по факту получения заявления.

Как вернуться к бумажной трудовой книжке после перехода на ЭТК

Законодательство допускает обратную ситуацию ограниченно: сотрудник, выбравший электронный формат, не может потребовать возобновления бумажной книжки у текущего работодателя в общем порядке. Однако на практике в программе возникает потребность исправить ошибочно установленный способ ведения — например, документ был создан с неверным видом заявления или по ошибочному сотруднику.

Для исправления в 1С отмените проведение ошибочного документа «Сведения о трудовой деятельности работника» или введите новый документ с корректными данными. Если сведения уже ушли в СФР, потребуется сдать отменяющий или корректирующий отчет СЗВ-ТД — программа формирует его при отмене события, помечая запись как аннулируемую.

Новый сотрудник, устраивающийся к вам после электронного выбора у предыдущего работодателя, может подать заявление о ведении бумажной книжки — тогда вы заводите ему бумажную книжку заново и одновременно регистрируете заявление в программе.

Как проверить, что изменения применились корректно

После изменения настроек выполните контрольные проверки. Откройте карточку сотрудника и убедитесь, что в ней отражается актуальный способ ведения трудовой книжки. Затем проверьте журнал «Электронные трудовые книжки»: там должны быть документы по заявлениям с корректными датами.

Сформируйте отчет СЗВ-ТД за текущий период и сверьте состав сотрудников: в отчет должны попасть только те, по кому были кадровые события или заявления. После отправки дождитесь положительного протокола из СФР — статус «Принят» в 1С-Отчетности. Если пришел отказ, изучите текст ошибки: типичные причины — неверный СНИЛС, расхождение ФИО или дублирование события.

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка сотрудника

Норма

Указан актуальный способ ведения трудовой книжки

Тревожный признак

Способ не заполнен или противоречит заявлению

Отчет СЗВ-ТД

Норма

События попадают в отчет, статус отправки «Принят»

Тревожный признак

Отчет пуст при наличии кадровых событий или получен отказ

Кадровые документы

Норма

Приемы и увольнения помечены для отражения в СЗВ-ТД

Тревожный признак

Документы проведены, но события не регистрируются для отчета

Частые ошибки и ограничения

Наиболее распространенная ошибка — включить настройку в учетной политике, но не оформить документы по сотрудникам. В этом случае программа не знает, кто выбрал электронный формат, и отчеты формируются неполно. Вторая типичная ситуация — забыть отправить СЗВ-ТД по заявлению: документ проведен, а в фонде выбор не зарегистрирован.

Еще одна проблема — нарушение сроков. По приему и увольнению СЗВ-ТД сдается не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. В 1С удобно контролировать это через журнал отчетов: неотправленные события видны в списке подготовленных форм.

Учитывайте и ограничение: если организация ведет учет в 1С:Бухгалтерии без ЗУП, кадровые возможности сокращены — полноценный учет заявлений и событий для СЗВ-ТД там реализован в базовом объеме, и при большом штате корректнее использовать 1С:ЗУП.

FAQ: частые вопросы о смене способа ведения трудовой книжки

Можно ли изменить способ ведения трудовой книжки задним числом?

Технически документ в программе можно датировать прошлым периодом, но дата заявления должна соответствовать реальной дате подачи заявления сотрудником. Искусственное «заднее число» создаст расхождение с данными СФР и риск претензий при проверке. Если срок сдачи СЗВ-ТД по событию уже прошел, сдайте отчет как можно скорее — просрочка предпочтительнее искажения дат.

Что делать, если сотрудник уволился, а заявление о выборе способа не было зарегистрировано?

При увольнении такого сотрудника вы все равно обязаны сдать СЗВ-ТД об увольнении. Если заявление об электронном формате не было зарегистрировано, бумажная книжка считается ведущейся — выдайте ее в день увольнения с внесенной записью. Зарегистрируйте заявление в программе до увольнения, если оно было подано, чтобы корректно закрыть учет.

Нужно ли передавать в СЗВ-ТД сведения о работе до перехода на ЭТК?

Нет. В СЗВ-ТД передаются только события, произошедшие начиная с даты перехода на электронный учет. История трудовой деятельности за прошлые периоды сохраняется в бумажных трудовых книжках и архивных документах и в фонд не загружается.

Почему кадровое событие не попадает в отчет СЗВ-ТД?

Проверьте три момента: включена ли передача сведений в учетной политике организации, зарегистрировано ли для сотрудника заявление о выборе способа ведения и установлен ли в самом кадровом документе признак отражения в СЗВ-ТД. Чаще всего причина — отсутствие документа о заявлении по сотруднику.

Можно ли вести трудовые книжки в 1С:Бухгалтерии без ЗУП?

В 1С:Бухгалтерии с включенным кадровым учетом доступны прием, перевод, увольнение и формирование СЗВ-ТД. Однако для полноценного кадрового делопроизводства — приказов, штатного расписания, учета отпусков — возможностей недостаточно. При штате больше нескольких человек практичнее использовать 1С:ЗУП.

Что делать, если СФР отклонил отчет СЗВ-ТД?

Откройте протокол отказа в 1С-Отчетности и прочитайте текст ошибки. Типичные причины: неверный СНИЛС или ФИО сотрудника, дубль уже принятого события, нарушение последовательности событий. Исправьте данные в документе-источнике, сформируйте отчет заново и отправьте повторно — отклоненный отчет не считается сданным.