Как изменить штатное расписание в 1С:КА

Штатное расписание в 1С:Комплексная автоматизация (ред. 2) — это не печатная форма, а действующий справочник позиций, от которого зависят приёмы на работу, кадровые переводы и начисления. Поэтому любые корректировки — добавление должности, изменение оклада, сокращение ставки — выполняются не правкой прошлого документа, а специальными документами, которые сохраняют историю изменений.

Работа ведётся в разделе «Кадры» → «Штатное расписание». Здесь доступны три основных документа: «Утверждение штатного расписания» (первичное введение), «Изменение штатного расписания» (точечные правки позиций) и «Индексация штатного расписания» (массовое повышение окладов). Понимание того, какой документ использовать в каждой ситуации, избавляет от большинства ошибок.

Ниже разобраны все типовые сценарии: от добавления новой позиции до массовой индексации, а также проверка результата и типичные ошибки, из-за которых кадровые документы «не видят» нужную позицию или зарплата считается неверно.

Где находится штатное расписание и какие документы его меняют

Перейдите в раздел «Кадры» → «Штатное расписание». Если пунктов штатного расписания в меню нет, проверьте настройку: «Настройка» → «Реквизиты и дополнительные сведения» → «Кадровый учёт» — должна быть включена опция ведения штатного расписания. Без неё кадровые документы работают в свободном режиме, и механизм изменений недоступен.

В журнале штатного расписания доступны три вида документов:

• Утверждение штатного расписания — первичное введение позиций или полная замена состава с новой даты.
• Изменение штатного расписания — точечная правка: новые позиции, изменение окладов, закрытие ставок, смена графика или подразделения.
• Индексация штатного расписания — массовое изменение размера начислений на коэффициент.

Как добавить новую позицию или изменить оклад

Создайте документ «Изменение штатного расписания». Укажите организацию и дату, с которой действуют изменения — именно с этой даты новые условия станут доступны для приёмов и переводов. Дата документа и дата вступления в силу могут отличаться, что удобно при оформлении изменений «задним числом» по приказу.

На вкладке со списком позиций нажмите «Добавить позицию» для новой строки или «Изменить позицию» для существующей. В карточке позиции укажите подразделение, должность, количество ставок, график работы и начисления с размерами. Для уже действующей позиции программа покажет текущие значения, и вы правите только нужные поля — например, увеличиваете оклад или меняете количество ставок с 1 до 2.

После заполнения проведите документ. С даты изменения позиция появится в подборе при оформлении приёмов на работу и кадровых переводов, а отчёт «Штатное расписание» (Т-3) покажет актуальный состав.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Штатное расписание» и создайте документ «Изменение штатного расписания»
2. 2
   Укажите организацию и дату вступления изменений в силу
3. 3
   Добавьте новые позиции или откройте существующие для правки оклада, ставок, начислений
4. 4
   Закройте позиции, которые нужно исключить, установив количество ставок 0 или пометку закрытия
5. 5
   Проведите документ и проверьте отчёт «Штатное расписание» на дату изменения

Как закрыть или сократить позицию

Закрытие позиции — тоже изменение, а не удаление. В документе «Изменение штатного расписания» выберите нужную позицию и установите для неё действие «Закрыть» (либо количество ставок равным нулю, в зависимости от редакции интерфейса). Укажите дату закрытия — с этого момента позиция перестанет участвовать в подборе и расчёте фонда оплаты труда.

Важно: перед закрытием убедитесь, что на позиции нет действующих сотрудников. Если ставка занята, сначала оформите кадровый перевод или увольнение работника, иначе получите расхождение между штатным расписанием и фактическими назначениями. Программа в типовых сценариях предупредит о занятой ставке, но контроль зависит от настроек проверки.

Индексация: массовое повышение окладов

Когда оклады повышаются сразу по многим позициям, заполнять каждую вручную нерационально. Используйте документ «Индексация штатного расписания»: он подбирает действующие позиции по отбору (организация, подразделение) и увеличивает размеры начислений на заданный коэффициент.

Укажите коэффициент индексации — например, 1,1 при повышении на 10 % — и дату вступления в силу. Программа пересчитает оклады и тарифные ставки по всем выбранным позициям. После проведения проверьте несколько строк вручную: округление может потребовать корректировки отдельных значений.

Обратите внимание: индексация штатного расписания меняет только позиции. Если сотрудники уже приняты, для пересчёта их фактических начислений в типовых решениях используется связанный механизм индексации заработка сотрудников — проверьте, как он настроен в вашей конфигурации, чтобы начисления работников соответствовали новым окладам.

Какой документ выбрать

Изменение штатного расписания

Подходит для точечных правок: новая должность, изменение оклада по одной-двум позициям, закрытие ставки. Требует ручного заполнения каждой строки.

Индексация штатного расписания

Подходит для массового повышения окладов на коэффициент по всему подразделению или организации. Не предназначена для добавления и закрытия позиций.

Утверждение штатного расписания

Подходит для первичного ввода или полной замены состава с новой даты. Избыточен для единичных правок — создаст дубли позиций при неверном заполнении.

Как отразить изменения в кадровых документах сотрудников

Изменение штатного расписания само по себе не меняет условия труда конкретных работников. Если сотруднику повысили оклад, оформите «Кадровый перевод» (или документ изменения оплаты труда, в зависимости от настроек) с указанием новой позиции или нового размера начисления с той же даты, что и изменение штатки.

Типовая последовательность такая: сначала документ по штатному расписанию (чтобы новая ставка/оклад существовали в системе), затем кадровый документ по сотруднику. Обратный порядок приведёт к тому, что перевод не найдёт нужную позицию или подставит старый оклад.

Проверка результата и типичные ошибки

После проведения изменений откройте отчёт «Кадры» → «Штатное расписание» (формы Т-3) на дату вступления изменений в силу. Проверьте: новые позиции отображаются с верными окладами, закрытые — отсутствуют, количество ставок и фонд оплаты труда соответствуют приказу.

Дополнительно сформируйте отчёт «Остатки штатных единиц» (или аналогичный по занятым/свободным ставкам): он покажет, сколько ставок занято и свободно по каждой позиции. Расхождение с реальной численностью — сигнал, что какие-то кадровые документы оформлены не по штатному расписанию.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт Т-3 на дату изменения

Норма

Новые позиции и оклады отображаются, закрытые исчезли

Тревожный признак

Старые значения или дубли позиций — проверьте дату вступления в силу

Подбор позиции в приёме на работу

Норма

Новая позиция доступна для выбора

Тревожный признак

Позиции нет в списке — документ изменения не проведён или дата ещё не наступила

Занятые/свободные ставки

Норма

Количество совпадает с фактической численностью

Тревожный признак

Отрицательные или завышенные остатки — есть переводы вне штатки

Часто задаваемые вопросы

Можно ли просто отредактировать прошлый документ «Утверждение штатного расписания»?

Технически — да, если у вас есть права, но делать этого не стоит: кадровые документы ссылаются на позиции, и правка истории исказит данные о прошлых приёмах и начислениях. Корректный способ — создать «Изменение штатного расписания» с новой датой.

Почему новая позиция не появляется при приёме на работу?

Чаще всего дата вступления изменений в силу позже даты приёма, либо документ изменения не проведён. Проверьте также, что приём оформляется на ту же организацию и подразделение, что указаны в позиции.

Как изменить оклад только одному сотруднику, а не всей позиции?

Если оклад меняется персонально, штатное расписание трогать не обязательно — оформите кадровый перевод или документ изменения оплаты труда по конкретному сотруднику. Изменение штатки нужно, когда меняются условия самой позиции.

Что делать, если позиций стало две вместо одной после правок?

Скорее всего, вместо «Изменения» был создан новый документ «Утверждение» с той же должностью. Отмените проведение лишнего документа (если по нему нет кадровых движений) и оформите правку через «Изменение штатного расписания».

Нужно ли заново утверждать всё расписание при массовой индексации?

Нет. Документ «Индексация штатного расписания» изменяет размеры начислений по всем выбранным позициям с указанной даты, и отдельное переутверждение не требуется. Отчёт Т-3 на новую дату покажет проиндексированные оклады.

Как посмотреть историю изменений по конкретной позиции?

Откройте карточку позиции из журнала штатного расписания и перейдите по ссылке истории изменений, либо сформируйте отчёт по изменениям штатного расписания за период с отбором по подразделению и должности. Там видны все документы, затронувшие позицию, с датами и значениями.