Как начислить и выплатить зарплату в 1С

Начисление и выплата зарплаты в 1С сводится к цепочке документов: приём сотрудника, расчёт начислений, удержание НДФЛ, расчёт страховых взносов и оформление ведомости на выплату. В «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) эта цепочка полноценная и автоматизированная, в «1С:Бухгалтерии» — упрощённая, но достаточная для небольших компаний.

Основная ошибка новичков — попытка начислить зарплату «напрямую» через проводки или ручные операции. Так делать нельзя: программа не сформирует регистры по НДФЛ и взносам, отчёты 6-НДФЛ и РСВ не сойдутся, а исправлять хаос в регистрах труднее, чем сразу работать штатными документами.

Ниже разобран полный цикл — от подготовки настроек до контроля результата — с акцентом на типовые конфигурации 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерия 8.3.

Подготовка: что должно быть настроено до первого начисления

Прежде чем начислять зарплату, убедитесь, что в программе заведена организация с реквизитами (ИНН, КПП, регистрационный номер в СФР), настроена учётная политика по зарплате и созданы сотрудники. В ЗУП это раздел «Настройка — Реквизиты организации» и «Настройка — Учётная политика», в Бухгалтерии — «Зарплата и кадры — Настройки зарплаты».

Ключевой параметр — порядок учёта зарплаты: сводно или по каждому сотруднику, способ отражения в бухучёте (счета 70, 69, 68.01) и дата выплаты зарплаты. Дата выплаты влияет на то, в каком периоде отразится удержанный НДФЛ, поэтому указывайте её по факту, а не «как удобно».

Сотрудник должен быть принят на работу кадровым документом «Приём на работу» с указанием оклада или тарифной ставки, графика работы и даты приёма. Без кадрового документа в документе начисления сотрудник просто не подберётся, а ручное добавление без приёма приведёт к ошибкам в отчётах.

Начисление зарплаты документом «Начисление зарплаты и взносов»

Основной документ расчёта — «Начисление зарплаты и взносов» (в ЗУП: «Зарплата — Начисления зарплаты и взносов», в Бухгалтерии: «Зарплата и кадры — Все начисления»). Создайте документ последним днём месяца, укажите организацию и месяц начисления, затем нажмите «Заполнить» — программа подберёт всех работающих сотрудников и рассчитает начисления по их плановым видам расчёта.

Расчёт оклада идёт пропорционально отработанному времени по графику. Если сотрудник болел или был в отпуске, сначала введите документы-отклонения (больничный, отпуск, отсутствие) — они вытеснят оплату по окладу за соответствующие дни. Если начислить зарплату до ввода больничного, потом придётся пересчитывать документ заново.

Проверьте результат по каждому сотруднику: сумма начислено, НДФЛ в колонке удержаний, взносы на вкладке «Взносы». Двойной щелчок по цифре открывает расшифровку расчёта — удобно, когда сумма вызывает вопросы.

1. 1
   Введите отсутствия: больничные, отпуска, командировки за месяц
2. 2
   Создайте «Начисление зарплаты и взносов» последним числом месяца
3. 3
   Нажмите «Заполнить» и проверьте список сотрудников
4. 4
   Проверьте НДФЛ и взносы, при необходимости откройте расшифровку
5. 5
   Проведите документ и сформируйте расчётные листки для сверки

НДФЛ и страховые взносы: как программа их считает

НДФЛ рассчитывается нарастающим итогом с начала года с учётом вычетов (стандартных, на детей, имущественных). Чтобы вычет применился, в ЗУП должно быть введено «Заявление на вычеты НДФЛ» — в разделе «Налоги и взносы». Если сотрудник принёс заявление, а вычет в расчёте не виден, первым делом проверяйте этот документ и дату его начала применения.

Страховые взносы считаются автоматически по тарифу, указанному в учётной политике организации: основной тариф, пониженный для МСП или иной льготный. Ошибка в тарифе — частая причина расхождений с расчётом РСВ, поэтому сверяйте вид тарифа в настройках до начисления, а не после сдачи отчётности.

Итоги по налогам удобно контролировать отчётами: «Анализ НДФЛ» и «Анализ взносов в фонды» (в ЗУП — раздел «Отчёты»). Они показывают базу, исчисленные суммы и позволяют провалиться до сотрудника и документа.

Выплата зарплаты: ведомости и способы выплаты

Выплата оформляется документом «Ведомость»: в банк (на зарплатные карты по проекту), на счета (произвольные реквизиты), через кассу или через раздатчика. В ЗУП документы находятся в разделе «Выплаты», в Бухгалтерии — «Зарплата и кадры — Ведомости». Нажмите «Заполнить» — программа подберёт задолженность перед сотрудниками за выбранный месяц.

Сумма к выплате считается как начислено минус НДФЛ и прочие удержания (алименты, займы, аванс). Если в ведомости у сотрудника сумма не та, проверьте: был ли выплачен аванс (документ «Ведомость» за первую половину месяца), есть ли исполнительные листы, не было ли излишней выплаты в прошлых периодах.

После проведения ведомости в банк в ЗУП формируется реестр для обмена с банком по зарплатному проекту. В Бухгалтерии выплату отражает документ «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Перечисление заработной платы» — он создаёт проводки Дт 70 Кт 51.

Способы выплаты зарплаты

Ведомость в банк (зарплатный проект)

Подходит при зарплатном проекте с банком; формируется реестр, выплата массовая и быстрая

Ведомость на счета

Когда сотрудники получают деньги на личные карты разных банков; реквизиты хранятся в карточке сотрудника

Ведомость через кассу

Для наличной выплаты; требуется контроль расходных кассовых ордеров и депонирования невыданных сумм

Проверка результата и закрытие месяца

После начисления и выплаты сверьте три контрольные точки: расчётные листки сотрудников, оборотно-сальдовую ведомость по счёту 70 (остаток должен равняться долгу перед сотрудниками) и отчёты по НДФЛ и взносам. В ЗУП также полезен отчёт «Задолженность по зарплате» — он показывает, кому и сколько организация должна на конец периода.

Проверьте, что проводки сформированы: в ЗУП это делается документом «Отражение зарплаты в бухучёте», который затем выгружается в бухгалтерскую программу; в Бухгалтерии проводки создаются самим документом начисления. Если счета пустые или неверные — смотрите способы отражения в настройках и в кадровых документах сотрудников.

Признак корректно закрытого месяца: нет отрицательных сумм к выплате, НДФЛ исчисленный равен удержанному после всех ведомостей, а в отчёте «Анализ взносов» база сходится с начислениями за вычетом необлагаемых выплат.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток по счёту 70

Норма

Равен задолженности по зарплате за месяц

Тревожный признак

Нулевой остаток при невыплаченной зарплате или отрицательные суммы

НДФЛ исчисленный и удержанный

Норма

После выплаты суммы совпадают

Тревожный признак

Удержанный меньше исчисленного — не все ведомости проведены

Расчётные листки

Норма

Начислено минус удержано равно выплаченному

Тревожный признак

Расхождения означают неучтённые удержания или аванс

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — начисление зарплаты раньше ввода больничных и отпусков. Порядок документов в месяце важен: сначала все отклонения, потом итоговое начисление. Вторая распространённая проблема — изменение оклада «задним числом» без пересчёта уже проведённых документов: программа не пересчитает прошлые месяцы сама.

Третья группа ошибок связана с датами: ведомость, проведённая не той датой, сдвигает период удержания НДФЛ и сроки уплаты. Перед проведением ведомости сверяйте дату фактической выплаты с банковской выпиской, особенно при переносе выплат из-за выходных.

FAQ: частые вопросы о зарплате в 1С

Чем отличается начисление зарплаты в 1С:Бухгалтерии от 1С:ЗУП?

В Бухгалтерии расчёт упрощённый: оклад, премии, больничные и отпуска считаются базовыми механизмами, нет сложных графиков, развитых удержаний и кадрового учёта. ЗУП предназначена для полноценного расчёта с любыми видами начислений, графиками работы, исполнительными листами и детальной аналитикой. Компаниям с несколькими сотрудниками обычно хватает Бухгалтерии, при росте штата и сложных схем оплаты переходят на ЗУП.

Как начислить и выплатить аванс в 1С?

В ЗУП аванс оформляется ведомостью с видом выплаты «Аванс» — сумма задаётся фиксированно, процентом от оклада или расчётом за первую половину месяца (документ «Начисление за первую половину месяца»). В Бухгалтерии аванс выплачивается ведомостью с фиксированной суммой. При итоговом начислении за месяц выплаченный аванс автоматически уменьшит сумму к выплате.

Почему в ведомости у сотрудника не заполняется сумма к выплате?

Чаще всего документ начисления за месяц не проведён, проведён другой организацией или другим периодом. Также проверьте, не выплачена ли вся сумма ранее (аванс плюс промежуточные выплаты), и нет ли у сотрудника удержаний, которые «съели» начисление. Отчёт «Задолженность по зарплате» покажет остаток долга по сотруднику.

Как исправить ошибочно начисленную сумму в уже проведённом документе?

Если период ещё не закрыт отчётностью, отмените проведение документа, исправьте данные и проведите заново. Если период закрыт, используйте механизм перерасчётов: в ЗУП при изменении данных задним числом программа предложит зарегистрировать перерасчёт отдельным документом. Прямое редактирование закрытых периодов приводит к расхождениям с отчётностью.

Нужно ли каждый месяц заполнять производственный календарь?

Нет, календарь заполняется на год вперёд автоматически по кнопке «Заполнить по умолчанию» с учётом официальных переносов выходных. Но после публикации постановлений о переносе праздничных дней календарь стоит обновить, иначе норма рабочего времени и расчёт оклада за соответствующие месяцы будут неверными.

Как выплатить зарплату уволенному сотруднику?

При увольнении в ЗУП документ «Увольнение» сам рассчитывает компенсацию отпуска, окончательный расчёт и НДФЛ. Выплата оформляется обычной ведомостью, но датой не позднее дня увольнения — это требование трудового законодательства. В Бухгалтерии расчёт при увольнении частично выполняется вручную через документ «Начисление зарплаты».