Как принять работника по договору ГПХ в 1С ЗУП

Оформление исполнителя по договору гражданско-правового характера в 1С:ЗУП отличается от приема штатного сотрудника: для ГПХ не ведется табель, не начисляются отпускные и больничные, а страховые взносы рассчитываются в ограниченном составе. При этом программа позволяет вести полный цикл — от регистрации договора до выплаты вознаграждения и отражения в отчетности.

В типовой конфигурации 1С:ЗУП 3.1 прием ГПХ-исполнителя выполняется через документы раздела «Кадры» или «Зарплата», в зависимости от того, нужно ли просто зарегистрировать договор или сразу начислить вознаграждение. Перед оформлением важно проверить настройки учетной политики и виды начислений, иначе взносы могут посчитаться некорректно.

Ниже разобран полный порядок действий: подготовка программы, создание физического лица, регистрация договора, начисление и выплата вознаграждения, а также контроль расчета взносов и отражение в отчетности.

Подготовка программы: настройки и виды начислений

Перед оформлением первого договора ГПХ проверьте настройки учетной политики организации. Откройте «Настройка» → «Организации» → вкладка «Учетная политика и другие настройки» и убедитесь, что корректно указаны тарифы страховых взносов. Для выплат по ГПХ применяются взносы на обязательное пенсионное и медицинское страхование; взносы на случай временной нетрудоспособности (ВНиМ) не начисляются, а взносы на травматизм — только если это прямо предусмотрено договором.

Также проверьте вид начисления, по которому будет выплачиваться вознаграждение. В типовой поставке обычно используется начисление «Оплата по договору ГПХ» (раздел «Настройка» → «Начисления»). В его свойствах должно быть указано: назначение — «Оплата по договору ГПХ», обложение НДФЛ — «Облагается», страховые взносы — «Взносы на ОПС и ОМС, без взносов на ВНиМ» (формулировка зависит от релиза).

Создание физического лица и сотрудника

Исполнитель по ГПХ в 1С:ЗУП регистрируется как физическое лицо, а затем как сотрудник. Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и создайте новый элемент. Если человек уже работал в организации (например, как штатный сотрудник или по другому договору), не создавайте дубликат физического лица — найдите существующего через поиск. Дубли физлиц приводят к ошибкам в персонифицированной отчетности и расчете НДФЛ.

В карточке физического лица заполните ФИО, дату рождения, ИНН, СНИЛС и данные документа, удостоверяющего личность. Эти сведения обязательны: без ИНН или СНИЛС отчеты по взносам и сведения о доходах не пройдут форматный контроль. Проверьте корректность СНИЛС — программа выполняет проверку контрольного числа автоматически при вводе.

Оформление договора ГПХ

Основной документ — «Договор ГПХ» (раздел «Кадры» → «Договоры ГПХ» или «Зарплата» → «Договоры ГПХ», в зависимости от релиза). Создайте новый документ и заполните ключевые поля: организация, сотрудник, даты начала и окончания договора, подразделение, вид начисления и сумма вознаграждения.

Если условия договора предполагают разовую выплату, в документе можно сразу указать полную сумму и дату акта выполненных работ — тогда начисление попадет в расчет в месяце подписания акта. При поэтапной оплате оформляйте отдельные начисления по каждому акту. Дата акта важна: именно она определяет месяц, в котором возникает база по НДФЛ и взносам, а не дата подписания самого договора.

1. 1
   Проверьте настройки учетной политики и вид начисления «Оплата по договору ГПХ»
2. 2
   Создайте или найдите физическое лицо, заполните ИНН, СНИЛС и паспортные данные
3. 3
   Оформите документ «Договор ГПХ»: даты, сумма, подразделение, вид начисления
4. 4
   Начислите вознаграждение документом «Начисление зарплаты и взносов» в месяце подписания акта
5. 5
   Сформируйте ведомость на выплату и проверьте удержанный НДФЛ
6. 6
   Проверьте расчет взносов: только ОПС и ОМС, без ВНиМ

Начисление вознаграждения и НДФЛ

Вознаграждение по ГПХ начисляется в общем документе «Начисление зарплаты и взносов» (раздел «Зарплата»). Сотрудник-исполнитель подхватится автоматически, если у него есть действующий договор с датой акта в расчетном месяце. Если автозаполнение не сработало, добавьте сотрудника вручную через кнопку «Подбор» и проверьте, что вид начисления соответствует договору.

НДФЛ с выплат по ГПХ удерживается по стандартным ставкам, как с зарплаты. Важный нюанс: исполнители по ГПХ имеют право на стандартные и профессиональные налоговые вычеты. Профессиональный вычет (в размере документально подтвержденных расходов) регистрируется документом «Операция учета НДФЛ» или непосредственно в начислении, если это предусмотрено релизом. Заявление на стандартный вычет вводится через «Кадры» → «Все кадровые документы» → «Заявление на вычеты НДФЛ».

Страховые взносы и проверка расчета

После проведения начисления проверьте расчет взносов. Откройте документ начисления, перейдите на вкладку «Взносы» или сформируйте отчет «Анализ взносов в фонды» (раздел «Налоги, взносы» → «Отчеты, справки»). Для исполнителя ГПХ должны быть заполнены только базы и суммы по ОПС и ОМС. Колонки по взносам на ВНиМ должны быть пустыми.

Если договором предусмотрены взносы на травматизм, это отражается в настройках карточки сотрудника или в документе договора — в зависимости от релиза. Убедитесь, что признак установлен только там, где это действительно требуется условиями договора, иначе база по травматизму завысится.

Контрольные точки

Как проверить результат

Взносы в документе начисления

Норма

Заполнены только ОПС и ОМС

Тревожный признак

Начислены взносы на ВНиМ — ошибка в виде начисления

НДФЛ в ведомости на выплату

Норма

Налог рассчитан с суммы вознаграждения с учетом вычетов

Тревожный признак

НДФЛ нулевой или удвоенный — проверьте дату акта и дубли физлица

Отчет «Анализ взносов»

Норма

Исполнитель виден в разделе ГПХ с корректной базой

Тревожный признак

Сотрудник отсутствует — договор не проведен или дата акта в другом месяце

Выплата вознаграждения и отчетность

Выплата оформляется стандартными ведомостями: «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу» или «Ведомость на счета» (раздел «Выплаты»). В поле «Выплачивать» выберите соответствующий вид выплаты — обычно «Зарплата за месяц» или специальный вариант для договоров ГПХ, если он есть в релизе. При проведении ведомости программа удержит НДФЛ и зарегистрирует дату получения дохода.

В отчетности выплаты по ГПХ отражаются в расчете по страховым взносам (раздел 3 с соответствующей категорией застрахованного лица), в сведениях о доходах (бывшая 2-НДФЛ) с кодом дохода для вознаграждений по ГПХ, а также в ЕФС-1 в части сведений о стаже — периоды работы по ГПХ включаются в стаж для пенсионных целей. Проверьте, что сотрудник корректно попал во все формы, до отправки отчетов.

Частые вопросы

Можно ли оформить договор ГПХ через «Прием на работу»?

В некоторых релизах 1С:ЗУП 3.1 в документе «Прием на работу» доступен выбор вида договора, включая ГПХ. Однако рекомендуемый способ — отдельный документ «Договор ГПХ»: он корректно регистрирует период действия договора без создания штатной позиции и записи в табеле.

Нужно ли включать ГПХ-исполнителя в штатное расписание?

Нет. Договоры ГПХ не связаны со штатным расписанием: исполнитель не занимает штатную единицу, ему не назначается плановое начисление оклада. Вознаграждение указывается непосредственно в документе договора и начисляется по актам.

Как начислить оплату поэтапно, если работы сдаются несколькими актами?

Оформите один договор ГПХ на весь срок, а начисления выполняйте в месяце подписания каждого акта — вручную в документе «Начисление зарплаты и взносов» с указанием суммы этапа. Каждый акт сформирует базу по НДФЛ и взносам в своем периоде.

Почему программа не удержала НДФЛ при начислении вознаграждения?

Это нормально: НДФЛ с выплат по ГПХ окончательно удерживается при выплате, поскольку датой получения дохода считается день выплаты. Проверьте расчет налога в ведомости на выплату — именно там отражается удержанная сумма.

Как учесть профессиональный вычет по НДФЛ для исполнителя?

При наличии заявления исполнителя и подтверждающих расходы документов вычет вводится через «Налоги, взносы» → «Операция учета НДФЛ» или в самом документе начисления, если релиз это поддерживает. Сумма вычета уменьшит базу по НДФЛ, но не повлияет на базу страховых взносов.

Что делать, если исполнитель по ГПХ одновременно работает в организации по трудовому договору?

Оформите договор ГПХ на того же сотрудника, не создавая новое физическое лицо. Программа объединит доходы для расчета НДФЛ и взносов с единой предельной базой, а в отчетности отразит оба вида выплат по одному застрахованному лицу.