Как изменить должность в штатном расписании в 1С ЗУП

Изменение должности в штатном расписании — типовая задача кадрового учёта в 1С:ЗУП 3.1. Она возникает при переименовании должности, реорганизации подразделений, изменении оклада или условий труда. Важно понимать: в программе нельзя просто «подправить» запись штатного расписания задним числом — все изменения оформляются документами, чтобы сохранить историю для расчёта среднего заработка, отчётности и проверок.

Способ изменения зависит от настроек учёта. Если в программе включено ведение истории изменений штатного расписания, используется документ «Изменение штатного расписания». Если история не ведётся, позицию можно отредактировать напрямую в справочнике, но при этом старые данные будут потеряны. Ниже разберём оба сценария, а также ситуацию, когда должность переименовывается, а сотрудников нужно перевести.

Проверка настроек: ведётся ли история штатного расписания

Прежде чем вносить изменения, определите, как настроен учёт в вашей базе. Откройте раздел «Настройка» → «Кадровый учёт» → «Настройка штатного расписания». Здесь находятся два ключевых флага: «Ведется штатное расписание» и «Ведется история изменений штатного расписания».

Если история включена, каждая позиция штатного расписания хранится с датами действия, и все правки оформляются только документами. Это рекомендуемый режим: он позволяет корректно формировать отчёты за прошлые периоды и обосновывать начисления. Если история отключена, программа хранит только текущее состояние, и изменение реквизитов перезаписывает старые значения.

Также проверьте флаг «Используется подработка» и настройку автоматической проверки штатного расписания — при включённой проверке программа не даст принять сотрудника на позицию, которой нет в штатке, или превысить количество ставок.

Изменение должности документом «Изменение штатного расписания»

Это основной и безопасный способ. Перейдите в раздел «Кадры» → «Штатное расписание» → «Изменения штатного расписания» и создайте новый документ. Укажите организацию, подразделение и дату, с которой вступает в силу изменение.

В табличной части нажмите «Добавить» → «Позицию» или используйте кнопку «Изменить позицию», выбрав нужную строку из действующего штатного расписания. В открывшейся форме позиции можно скорректировать должность, количество ставок, оклад, надбавки, условия труда и график работы. Если нужно именно заменить должность в позиции, выберите новую должность из справочника — при необходимости создайте её кнопкой «Создать» прямо из формы выбора.

После заполнения проведите документ. Программа создаст новую версию позиции с указанной даты, а прежняя версия останется в истории. Проверить результат можно в отчёте «Штатное расписание» (Кадры → Кадровые отчёты), установив дату после изменения.

1. 1
   Откройте Кадры → Штатное расписание → Изменения штатного расписания
2. 2
   Создайте документ, укажите организацию и дату изменения
3. 3
   Добавьте или выберите изменяемую позицию
4. 4
   Скорректируйте должность, ставки, оклад или надбавки
5. 5
   Проведите документ
6. 6
   Проверьте результат отчётом «Штатное расписание» на новую дату

Создание новой должности и позиции

Если требуется не изменить существующую позицию, а ввести новую должность в штатное расписание, последовательность другая. Сначала убедитесь, что должность есть в справочнике «Должности» (Настройка → Должности или Кадры → Должности). При создании заполните наименование, при необходимости — категорию, класс условий труда, вредные факторы и сведения для статистической отчётности.

Затем в документе «Изменение штатного расписания» (или в «Утверждении штатного расписания», если штатка вводится впервые) добавьте новую позицию: укажите подразделение, должность, количество ставок, оклад и надбавки. Одна и та же должность может встречаться в штатном расписании несколько раз — в разных подразделениях или с разными условиями оплаты, каждая такая строка является отдельной позицией.

Обратите внимание: наименование позиции формируется автоматически из подразделения и должности, но его можно изменить вручную. Это удобно, когда нужно различать однотипные позиции, например «Менеджер по продажам (оптовое направление)».

Изменение при отключённой истории штатного расписания

Если история изменений не ведётся, позицию можно отредактировать напрямую: Кадры → Штатное расписание, откройте нужную позицию и измените реквизиты. Форма позиции в этом режиме доступна для редактирования без документов.

Однако у этого способа есть существенное ограничение. Новые значения реквизитов начинают действовать «задним числом» для всех прошлых периодов: отчёты по штатному расписанию за предыдущие месяцы покажут уже изменённые данные. Если должность была переименована, а вам нужно доказать, что раньше она называлась иначе, сделать это штатными средствами не получится.

Поэтому прямое редактирование допустимо только в двух случаях: исправление технической опечатки в только что созданной позиции, по которой ещё не было кадровых документов, либо ведение упрощённого учёта в небольшой организации, где история не требуется.

Переименование должности и перевод сотрудников

Частая ошибка — считать, что после изменения должности в штатном расписании у работающих сотрудников всё поменяется автоматически. Это не так: кадровые документы сотрудников ссылаются на конкретную позицию, и после изменения штатки сотрудники остаются на прежней позиции.

Если должность переименована, а сотрудник продолжает работать, оформите документ «Кадровый перевод» (Кадры → Приемы, переводы, увольнения). В документе укажите дату перевода и новую позицию штатного расписания. Если меняются только наименование должности, а условия труда и оплата прежние, отметьте это соответствующим образом — в программе перевод фиксирует изменение позиции.

При массовом переименовании используйте документ «Кадровый перевод списком», чтобы перевести сразу нескольких сотрудников. После проведения проверьте отчёт «Штатная расстановка»: сотрудники должны занимать новые позиции, а старые позиции при необходимости закройте документом изменения штатного расписания с нулевым количеством ставок.

Как закрыть или удалить ненужную позицию

Удалить позицию, по которой есть кадровые документы или начисления, программа не даст — сработает контроль ссылочной целостности. Правильный способ избавиться от ненужной позиции — закрыть её: в документе «Изменение штатного расписания» выберите позицию и установите количество ставок равным нулю либо используйте команду «Закрыть позицию», если она доступна в вашей версии.

С даты закрытия позиция перестанет отображаться в актуальном штатном расписании и станет недоступной для приёма и перевода сотрудников. В истории она сохранится, и отчёты за прошлые периоды будут формироваться корректно.

Если позиция создана ошибочно и по ней нет ни одного документа, её можно пометить на удаление через «Ещё» → «Пометить на удаление» в форме позиции. Окончательное удаление выполняется обработкой «Удаление помеченных объектов» (Администрирование → Обслуживание).

Проверка результата и типовые ошибки

После всех изменений сформируйте отчёт «Штатное расписание» на дату изменения: новая должность должна присутствовать с верными ставками и окладом, а старая позиция — либо отсутствовать (если закрыта), либо отображаться в истории. Затем проверьте «Штатную расстановку» — каждый сотрудник должен занимать актуальную позицию.

Дополнительно полезно сформировать «Остатки отпусков» не нужно, а вот отчёт «Начисления, удержания и выплаты» за месяц изменения стоит проконтролировать: если оклад или надбавки изменились, программа пересчитает зарплату пропорционально дням до и после даты перевода. Расхождение с ожидаемой суммой — признак того, что дата или состав начислений указаны неверно.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Штатное расписание» на новую дату

Норма

Новая должность с верными ставками и окладом

Тревожный признак

Позиция отсутствует или отображается со старыми данными

Штатная расстановка

Норма

Сотрудники занимают новые позиции

Тревожный признак

Сотрудники числятся на закрытой или старой позиции

Расчёт зарплаты за месяц изменения

Норма

Начисления соответствуют новым условиям с даты перевода

Тревожный признак

Округления, пропавшие надбавки или двойные начисления

Часто задаваемые вопросы

Можно ли изменить должность задним числом?

Технически документ можно провести прошлой датой, но если за этот период уже начислена зарплата, потребуется пересчёт. Программа предложит перерассчитать начисления сотрудников, затронутых изменением. Перед такой операцией сделайте резервную копию и согласуйте пересчёт с расчётчиком.

Чем позиция штатного расписания отличается от должности?

Должность — элемент справочника, описывающий вид работы. Позиция — это конкретная строка штатного расписания: должность в конкретном подразделении с определённым количеством ставок, окладом и надбавками. Сотрудники принимаются и переводятся именно на позиции.

Почему при приёме сотрудника не видна новая должность?

Чаще всего позиция создана документом с датой позже даты приёма, либо документ изменения штатного расписания не проведён. Проверьте дату вступления позиции в силу и статус документа. Также убедитесь, что позиция создана в том же подразделении, куда принимается сотрудник.

Как изменить оклад по должности для всех сотрудников сразу?

Измените оклад в позиции штатного расписания документом «Изменение штатного расписания», затем оформите «Изменение оплаты труда» или «Кадровый перевод списком» для сотрудников, занимающих эту позицию. В некоторых конфигурациях доступно изменение начислений сотрудников прямо из документа изменения штатки.

Что делать, если история штатного расписания не велась, а теперь нужна?

Включите флаг «Ведется история изменений штатного расписания» в настройках кадрового учёта. Текущее состояние позиций станет стартовой точкой истории, дальнейшие изменения оформляйте документами. Данные за прошлые периоды восстановить не получится — их придётся вводить документами «Утверждение штатного расписания» с соответствующими датами.

Нужно ли менять трудовой договор при переименовании должности?

С точки зрения кадрового делопроизводства переименование должности оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору и записью в личной карточке. В 1С ЗУП это отражается кадровым переводом на новую позицию; печатную форму дополнительного соглашения можно сформировать из документа перевода.