Как депонировать зарплату в 1С: инструкция для ЗУП и Бухгалтерии

Депонирование зарплаты требуется, когда сотрудник не получил причитающуюся сумму в срок выдачи — например, находился на больничном, в отпуске или командировке, а расчёт производился наличными через кассу. В программах 1С эта операция оформляется штатными документами, и при корректном отражении сумма корректно зависает на счёте 76.04 «Расчёты по депонированным суммам» до момента фактической выплаты.

Порядок действий зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) депонирование выполняется прямо из ведомости на выплату, а в 1С:Бухгалтерии, если зарплата ведётся там, — через операцию по ведомости или вручную. Ниже разобраны оба сценария, проводки, способы последующей выплаты депонированных сумм и типичные ошибки, из-за которых расчёты с сотрудниками «разъезжаются».

Когда зарплату нужно депонировать

Депонирование применяется только при наличной выдаче зарплаты через кассу. Если деньги перечисляются на карты в рамках зарплатного проекта, неполученная сумма просто возвращается банком на расчётный счёт, и депонирование как операция не требуется — достаточно скорректировать ведомость и повторить выплату.

Типовые ситуации: сотрудник заболел в день выплаты, ушёл в отпуск или командировку, не явился за наличными по иной причине. Кассир в платёжной ведомости напротив фамилии такого работника ставит отметку «депонировано», а в программе бухгалтер отражает ту же операцию документально. Невыплаченные суммы сдаются в банк, а обязательство перед сотрудником сохраняется.

Подготовка: что проверить перед депонированием

Перед оформлением убедитесь, что ведомость, по которой производилась выплата, проведена и отражает фактическое состояние выдачи. Если часть сотрудников деньги получила, ведомость должна быть частично оплачена — только тогда программа корректно определит невыплаченный остаток.

Проверьте также настройки учётной политики: способ выплаты (через кассу), сроки выплаты зарплаты в настройках организации и корректность заполнения данных сотрудника. Если сотруднику положены удержания (алименты, займы), они уже должны быть учтены в ведомости — депонируется именно сумма к выдаче на руки.

Контрольные точки

Что проверить перед операцией

Статус ведомости

Норма

Ведомость проведена, оплачена частично или не оплачена вовсе

Тревожный признак

Ведомость не проведена — депонирование не сформируется

Способ выплаты

Норма

Выплата через кассу (наличными)

Тревожный признак

Выплата на карту — депонирование не применяется

Сумма к выплате

Норма

Совпадает с расчётным листком сотрудника

Тревожный признак

Есть расхождения — сначала разберитесь с начислениями

Депонирование в 1С:ЗУП пошагово

В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» операция выполняется из документа «Ведомость в кассу». Откройте ведомость, по которой сотрудник не получил деньги. Если ведомость ещё не оплачена, сначала отразите частичную оплату по тем, кто деньги получил.

Далее перейдите по ссылке «Оплата и депонирование» (или используйте кнопку «Депонировать» в зависимости от релиза) и выберите команду депонирования невыплаченных сумм. Программа автоматически сформирует документ «Депонирование зарплаты», куда попадут все сотрудники с неполученными суммами. Проверьте состав и суммы, затем проведите документ.

1. 1
   Откройте ведомость в кассу, по которой не все получили деньги
2. 2
   Отразите оплату по сотрудникам, получившим зарплату
3. 3
   Выполните команду депонирования невыплаченных сумм
4. 4
   Проверьте сформированный документ «Депонирование зарплаты» и проведите его
5. 5
   Сдайте невыплаченные деньги в банк и отразите это в учёте
6. 6
   Сверьте остаток по счёту 76.04 с суммой депонирования

После проведения сумма перестаёт числиться как задолженность по обычной выплате и переходит в разряд депонированной. В отчётах по зарплате (расчётный листок, свод) сотрудник будет видеть, что сумма депонирована, а не выплачена.

Депонирование в 1С:Бухгалтерии

Если зарплата рассчитывается непосредственно в 1С:Бухгалтерии, депонирование оформляется через документ «Ведомость на выплату зарплаты». В табличной части ведомости напротив сотрудника, не получившего деньги, устанавливается отметка «Депонировано» в колонке отметок о выплате.

При проведении ведомости с такой отметкой программа формирует проводку Дт 70 Кт 76.04 на депонированную сумму. Если в вашей версии автоматическая проводка не формируется, операцию можно отразить вручную документом «Операция, введённая вручную»: дебет 70, кредит 76.04, в аналитике субконто укажите сотрудника.

Как выплатить депонированную зарплату сотруднику

Когда сотрудник обращается за депонированной суммой, в 1С:ЗУП создайте новую ведомость в кассу и в поле способа выплаты выберите «Депонированная зарплата» (или используйте механизм выплаты бывших депонентов — зависит от релиза). Программа подберёт невыплаченные депонированные суммы по сотруднику автоматически.

В 1С:Бухгалтерии выплата оформляется расходным кассовым ордером с видом операции «Выплата депонированной заработной платы» — формируется проводка Дт 76.04 Кт 50. После выплаты обязательно сверьтесь: остаток по счёту 76.04 в разрезе сотрудника должен уменьшиться на выплаченную сумму.

Сроки хранения и списание депонированных сумм

На депонированную зарплату распространяется общий срок исковой давности — три года. В течение этого периода сотрудник вправе обратиться за деньгами, и организация обязана их выплатить. За нарушение сроков выплаты зарплаты, включая депонированные суммы, сотрудник может требовать компенсацию.

По истечении срока исковой давности невостребованные суммы списываются на прочие доходы: Дт 76.04 Кт 91.01. Перед списанием проведите инвентаризацию расчётов с депонентами и оформите приказ руководителя — это обязательное основание для операции. Учтите налоговые последствия: списанная сумма включается во внереализационные доходы.

Проверка результата и сверка

После всех операций сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 76.04 в разрезе сотрудников и сравните её с данными зарплатных отчётов. Остаток на счёте должен равняться сумме всех невыплаченных депонированных сумм, ни больше ни меньше.

Полезно также сформировать отчёт «Задолженность по зарплате» или «Анализ депонированной зарплаты» (в ЗУП) — он покажет, какие суммы депонированы, когда и по каким сотрудникам. Расхождение между бухгалтерскими регистрами и зарплатными отчётами — верный признак ручных операций или ошибок в документах, которые нужно найти и исправить до закрытия периода.

Частые вопросы

Можно ли депонировать зарплату, если сотрудник получает её на карту?

Нет. При безналичной выплате депонирование не применяется. Если банк вернул платёж (например, из-за закрытого счёта), нужно исправить реквизиты и повторить перечисление, а в ведомости отразить возврат штатными средствами программы.

Какими проводками отражается депонирование и выплата?

Депонирование: Дт 70 Кт 76.04. Выплата депонированной суммы: Дт 76.04 Кт 50 (или 51). Списание по истечении срока исковой давности: Дт 76.04 Кт 91.01.

Что делать, если в ведомости нет кнопки или ссылки депонирования?

Проверьте, что ведомость имеет вид «Ведомость в кассу», проведена и по ней есть невыплаченные суммы. Также убедитесь, что у пользователя есть права на документы депонирования. В старых релизах документ «Депонирование зарплаты» создаётся отдельно из раздела «Зарплата» или «Выплаты».

Нужно ли удерживать НДФЛ при депонировании?

НДФЛ удерживается при фактической выплате дохода. При депонировании наличных, полученных в банке, налог считается удержанным из суммы, снятой для выплаты; порядок перечисления определяется действующими правилами. При выплате депонированной суммы позже проконтролируйте, чтобы НДФЛ был отражён корректно и не задвоился.

Как найти всех сотрудников с депонированными суммами?

В 1С:ЗУП используйте отчёт по депонированной зарплате в разделе отчётов по зарплате. В 1С:Бухгалтерии — оборотно-сальдовую ведомость или анализ счёта 76.04 с группировкой по сотрудникам.

Можно ли отменить ошибочное депонирование?

Да. Отмените проведение или удалите документ «Депонирование зарплаты», после чего ведомость снова станет доступна для обычной оплаты. Если период закрыт, создайте сторнирующую операцию и отразите выплату корректным документом.