Другое · 9 мин
Как депонировать зарплату в 1С
Разбираем, как депонировать невыданную зарплату в 1С:ЗУП: ведомости, документ депонирования, выплата депонированных сумм, проводки и типичные ошибки.
Депонирование — это учётная процедура, при которой начисленная, но вовремя не полученная сотрудником зарплата переводится из категории «подлежит выдаче» в категорию задолженности перед работником, которую он может получить позже. В 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) и в 1С:Бухгалтерии эта операция оформляется штатными документами, и от правильности их заполнения зависят проводки по счету 76.04, отчётность и расчёты при увольнении.
Чаще всего депонирование возникает при выплате зарплаты через кассу наличными: сотрудник заболел, уехал в командировку или просто не пришёл за деньгами в установленные дни выдачи. При зарплатном проекте через банк депонирование встречается реже, но тоже возможно — например, при возврате платежа из-за закрытого счёта сотрудника. Ниже разберём оба сценария для конфигураций 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерия 8.3.
Когда депонирование обязательно и что при этом происходит в учёте
Депонировать зарплату нужно, если в сроки, установленные для выдачи наличных (по общему правилу — в течение нескольких дней с даты, указанной в ведомости), работник деньги не получил. Оставлять наличные сверх лимита в кассе нельзя, поэтому невыданные суммы сдаются в банк, а в учёте задолженность перед сотрудником переносится на счёт 76.04 «Расчеты по депонированным суммам».
В программе 1С этот перенос выполняет специальный документ. Пока ведомость не закрыта и депонирование не оформлено, программа считает сумму «зависшей» в ведомости: она не попадает корректно ни в расчёт задолженности, ни в отчёты. Именно поэтому важно не просто вернуть деньги в банк, а отразить операцию в базе.
Подготовка: что проверить перед депонированием
Перед оформлением депонирования убедитесь, что ведомость в кассу заполнена корректно и по ней отмечены только фактически выданные суммы. В 1С:ЗУП в ведомости есть возможность отметить оплату по каждому сотруднику: если деньги не выданы, отметки о выплате быть не должно.
Также проверьте, что по ведомости не проведена лишняя выплата «вручную» через отражение в учёте, иначе программа увидит расхождение между суммой ведомости и фактически выплаченным. Если ведомость уже полностью закрыта отметками об оплате, депонировать будет нечего — сначала снимите ошибочные отметки.
Можно депонировать неоплаченные строки штатным документом
Снимите отметки об оплате по неполучившим сотрудникам
Оформите возврат и депонирование по регистру задолженности
Как депонировать зарплату в 1С:ЗУП 3.1
Основной инструмент — документ «Депонирование зарплаты». Он находится в разделе «Выплаты» (в некоторых релизах — «Зарплата» → «Ведомости» / «Все документы по выплатам»). Документ создаётся на основании ведомости в кассу, по которой остались невыплаченные суммы.
- 1Откройте ведомость в кассу и убедитесь, что по невыданным сотрудникам нет отметок об оплате
- 2Создайте документ «Депонирование зарплаты» и укажите ведомость — программа подтянет невыплаченные строки
- 3Проверьте суммы и сотрудников в табличной части, при необходимости скорректируйте вручную
- 4Проведите документ и убедитесь, что задолженность перешла на депонированные суммы
- 5Сдайте невыданные наличные в банк по объявлению на взнос наличными
После проведения документа сумма перестаёт числиться как «к выплате по ведомости» и переходит в задолженность по депонированным суммам. Это видно в отчётах «Задолженность по зарплате» и «Анализ задолженности по зарплате» — там появится отдельная строка по депонированным суммам.
Обратите внимание: документ «Депонирование зарплаты» сам по себе не формирует бухгалтерские проводки в ЗУП — проводка Дт 70 Кт 76.04 появится при синхронизации с 1С:Бухгалтерией через документ «Отражение зарплаты в бухучёте» либо при обмене данными о выплатах, в зависимости от настроек интеграции.
Депонирование в 1С:Бухгалтерии 8.3
Если зарплата ведётся непосредственно в 1С:Бухгалтерии (без ЗУП), механизм проще. В ведомости на выплату зарплаты через кассу (документ «Ведомость на выплату зарплаты через кассу») после истечения срока выдачи следует отметить депонированные суммы: в табличной части по невыплаченным сотрудникам устанавливается признак депонирования вместо оплаты.
При проведении такой ведомости программа формирует две группы проводок: по выданным суммам — Дт 70 Кт 50, а по депонированным — Дт 70 Кт 76.04. Отдельного документа депонирования в типовой Бухгалтерии, как правило, не требуется — всё закрывается ведомостью.
Дальнейшая выплата депонированных сумм оформляется новой ведомостью с указанием, что выплачивается депонированная зарплата, либо расходным кассовым ордером с видом операции по выплате депонированной заработной платы — в зависимости от релиза конфигурации. Проводка при выплате: Дт 76.04 Кт 50.
Как выплатить депонированную зарплату сотруднику
Сотрудник вправе получить депонированную сумму по заявлению в любой момент — ждать следующей даты выдачи зарплаты не обязательно. В 1С:ЗУП выплата оформляется ведомостью в кассу: при её создании в поле способа выплаты выберите выплату депонированных сумм, и программа предложит подобрать задолженность по сотруднику.
После проведения ведомости проверьте, что задолженность по депонированным суммам закрылась: в отчёте по задолженности строка по сотруднику должна обнулиться. Если выплачена только часть суммы, остаток продолжит числиться на 76.04.
Как проверить результат
Депонированная сумма видна отдельно и закрывается после выплаты
Сумма «висит» в ведомости и не попадает в задолженность
Сальдо по сотруднику равно невыплаченной сумме
Есть сальдо по давно уволенным или не совпадает с первичкой
Статус «оплачена частично», остаток депонирован
Ведомость закрыта полностью, хотя деньги не выданы
Особые ситуации и ограничения
Если сотрудник увольняется, а у него есть депонированные суммы, их нужно выплатить вместе с окончательным расчётом — депонированная задолженность не «сгорает» при увольнении. Проверьте отчёт по 76.04 перед окончательным расчётом, чтобы ничего не забыть.
Отдельная ситуация — невостребованная депонированная зарплата по истечении срока исковой давности. Такие суммы списываются на прочие доходы организации, но это отдельная процедура с документальным оформлением (инвентаризация расчётов, приказ руководителя), а не просто удаление строки в 1С.
Ещё одно ограничение: депонирование применимо к выплатам через кассу. Если деньги ушли на карту сотрудника и вернулись из-за реквизитов, в ЗУП это отражается как возврат задолженности организации, а не как классическое депонирование — порядок действий отличается, и сумму нужно перевести повторно после уточнения реквизитов.
Типичные ошибки при депонировании
Большинство проблем возникает не из-за самой операции депонирования, а из-за нарушения последовательности: сначала отметки в ведомости, потом документ депонирования, потом сдача денег в банк. Если поменять шаги местами или пропустить один из них, данные в ЗУП и в бухгалтерии разойдутся.
Что важно запомнить
Депонирование в 1С оформляется штатными документами: в ЗУП — «Депонирование зарплаты» на основании ведомости, в Бухгалтерии — отметками в самой ведомости. Выплата идёт отдельной ведомостью по депонированным суммам, а контроль — через отчёты по задолженности и счёт 76.04.
Частые вопросы о депонировании в 1С
Можно ли депонировать зарплату, выплачиваемую на карту?
Классическое депонирование применяется к выплатам через кассу. Если банк вернул платёж (например, счёт закрыт), в 1С это отражается как возврат невыплаченной суммы и последующая повторная выплата по новым реквизитам, а не документом депонирования.
Какой документ формирует проводку Дт 70 Кт 76.04 в 1С:ЗУП?
Сам документ «Депонирование зарплаты» в ЗУП проводок не создаёт — он меняет состояние задолженности в регистрах. Проводка появляется в бухгалтерской программе после синхронизации, на основании данных о выплатах и отражения зарплаты в учёте.
Как найти все депонированные суммы по организации?
Используйте отчёты «Задолженность по зарплате» или «Анализ задолженности по зарплате» в ЗУП — депонированные суммы выводятся отдельной группировкой. В бухгалтерии смотрите оборотно-сальдовую ведомость по счёту 76.04 в разрезе сотрудников.
Что делать, если депонированная зарплата так и не востребована?
По истечении срока исковой давности сумма списывается на прочие доходы. Для этого проводится инвентаризация расчётов, оформляется приказ, а в 1С делается операция списания задолженности. Просто удалить документ депонирования нельзя — это исказит учёт.
Нужно ли депонировать, если сотрудник получил деньги на следующий день после ведомости?
Если выдача прошла в пределах срока, указанного в ведомости, депонирование не требуется — просто ставится отметка об оплате. Если срок выдачи истёк, формально сумму следует депонировать, а затем оформить выплату депонированных сумм.
Можно ли отменить ошибочное депонирование?
Да, если документ проведён ошибочно и период не закрыт: отмените проведение документа «Депонирование зарплаты» или пометьте его на удаление, затем исправьте отметки в ведомости. В закрытом периоде делайте исправление текущей датой, чтобы не трогать сданную отчётность.