Как делать вычет на детей в 1С

Стандартный налоговый вычет на детей уменьшает базу по НДФЛ, поэтому сотрудник с детьми получает зарплату «на руки» больше, чем сотрудник без детей при том же окладе. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) вычет применяется автоматически при расчёте зарплаты, но только если он корректно зарегистрирован в программе. Ошибка в настройке приводит либо к излишне удержанному налогу, либо к занижению НДФЛ, который придётся доначислять.

Механизм одинаков во всех современных редакциях 1С:ЗУП 8.3: кадровый специалист вводит заявление на вычет, программа при расчёте зарплаты и отпускных уменьшает налогооблагаемый доход на сумму вычета в пределах установленного лимита дохода. Ниже разобран весь цикл — от документов сотрудника до проверки результата в расчётном листке.

Какие вычеты на детей бывают и какие документы нужны

Стандартный вычет предоставляется родителям, усыновителям, опекунам и попечителям на каждого ребёнка. Размер зависит от очерёдности ребёнка, а на ребёнка-инвалида вычет устанавливается в повышенной сумме. Единственный родитель или родитель, второй из которых отказался от вычета, вправе получать вычет в двойном размере. Точные суммы и лимит дохода периодически меняются законодательством, поэтому перед вводом данных сверяйте актуальные значения с Налоговым кодексом и настройками вашей редакции 1С — в типовых конфигурациях они обновляются вместе с релизами.

Основание для вычета — письменное заявление сотрудника и подтверждающие документы: свидетельство о рождении (или паспорт ребёнка), справка об инвалидности при её наличии, документы об опекунстве, справка из учебного заведения для студентов-очников до 24 лет. Без заявления вычет не предоставляется, даже если о детях известно из личных данных сотрудника.

Где в 1С:ЗУП вводится заявление на вычет

Основной путь: раздел «Налоги и взносы» → «Заявления на вычеты НДФЛ» (в некоторых интерфейсах — «Налоги и взносы» → «Все документы по НДФЛ»). Также заявление можно создать прямо из карточки сотрудника по ссылке «Налог на доходы» или «Оформить заявление на вычеты». Документ называется «Заявление на вычеты НДФЛ».

В документе укажите сотрудника, месяц, с которого применяется вычет, и добавьте строки по каждому ребёнку: код вычета, дату рождения ребёнка и период действия. Дату окончания обычно ставят на конец года, в котором ребёнку исполняется 18 лет (или 24 года для очника), — тогда вычет сам прекратится вовремя.

1. 1
   Откройте «Налоги и взносы» → «Заявления на вычеты НДФЛ» и создайте новый документ
2. 2
   Выберите сотрудника и укажите месяц начала применения вычета
3. 3
   Добавьте строку на каждого ребёнка: код вычета, дата рождения, период действия
4. 4
   Для двойного вычета отметьте соответствующий признак и приложите основание
5. 5
   Проведите документ и убедитесь, что старых заявлений на того же сотрудника не осталось активными

Как выбрать код и настроить двойной вычет

Коды вычетов хранятся в справочнике «Виды вычетов НДФЛ» и в типовой конфигурации уже заполнены: отдельные коды для первого, второго, третьего и последующих детей, для детей-инвалидов, а также для двойных вычетов единственному родителю или при отказе второго родителя. При выборе кода программа сама подставляет действующую сумму.

Для двойного вычета единственному родителю потребуется подтверждение статуса (например, отсутствие записи об отце в свидетельстве или свидетельство о смерти второго родителя). При отказе второго родителя от вычета нужно его заявление об отказе и справка о доходах с его места работы. В 1С такие ситуации оформляются выбором соответствующего «двойного» кода вычета в заявлении.

Как 1С применяет вычет при расчёте и где действует лимит

Вычет применяется в документах «Начисление зарплаты и взносов», «Отпуск», «Премия» и других, где рассчитывается НДФЛ. На вкладке «НДФЛ» видна колонка «Вычеты» — там отражается применённая сумма. Вычет предоставляется нарастающим итогом: пока доход сотрудника с начала года не превысил установленный законом лимит. После превышения вычет в этом году больше не применяется, программа делает это автоматически.

Если сотрудник принят не с начала года, для корректного учёта лимита нужны сведения о доходах с предыдущего места работы. Они вводятся документом «Справка о доходах с другого места работы» (раздел «Налоги и взносы»). Без этих данных программа будет считать лимит только по доходам вашей организации, что может привести к излишне предоставленному вычету.

Как изменить, прекратить или отменить вычет

Изменения (рождение ещё одного ребёнка, утрата права, отказ второго родителя) оформляются новым заявлением. В типовой ЗУП действует правило: новое заявление заменяет предыдущее целиком, поэтому в него нужно внести все актуальные вычеты сотрудника, а не только изменившийся. Если ввести заявление только с новым ребёнком, вычеты на остальных детей пропадут.

Для прекращения вычета (например, ребёнок достиг предельного возраста раньше указанной даты) используется документ «Прекращение стандартных вычетов НДФЛ» или новое заявление с усечённым списком. Проверить действующие вычеты можно в регистре сведений «Стандартные вычеты по НДФЛ» или через отчёты по НДФЛ.

Как проверить, что вычет применился правильно

Первый контроль — расчётный листок сотрудника: в нём должна быть строка с применённым вычетом, а сумма НДФЛ должна быть меньше, чем 13% от начисленного дохода, на соответствующую величину. Второй контроль — отчёт «Анализ НДФЛ по сотрудникам» или «Регистр налогового учёта по НДФЛ»: там видно, какие вычеты и в каких месяцах применены.

Для сверки возьмите начисленный доход за месяц, вычтите сумму вычета и умножьте на ставку налога — результат должен совпасть с удержанным НДФЛ в документе расчёта. Расхождение даже на рубли сигнализирует о проблеме в настройках или данных.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчётный листок сотрудника

Норма

Есть строка вычета, НДФЛ меньше 13% от начисленного

Тревожный признак

Вычета нет или сумма НДФЛ не изменилась

Документ «Начисление зарплаты», вкладка НДФЛ

Норма

Колонка «Вычеты» заполнена у сотрудника с заявлением

Тревожный признак

Колонка пустая при проведённом заявлении

Регистр «Стандартные вычеты по НДФЛ»

Норма

Одна актуальная запись с полным списком детей

Тревожный признак

Несколько пересекающихся записей или устаревшие коды

Частые вопросы

Сотрудник принёс заявление в середине года. С какого месяца давать вычет?

Вычет предоставляется с месяца рождения ребёнка (или с месяца начала работы в вашей организации), но не ранее месяца, указанного в заявлении как начало применения. Если право возникло раньше, перерасчёт делается в текущем периоде нарастающим итогом — программа скорректирует НДФЛ при ближайшем расчёте.

Что делать, если вычет применился дважды в одном месяце?

Проверьте регистр «Стандартные вычеты по НДФЛ»: почти наверняка там два активных заявления. Отмените (пометьте на удаление или исправьте период) устаревшее и пересчитайте НДФЛ за затронутые месяцы. Затем сверьте данные с отчётностью 6-НДФЛ.

Нужно ли каждый год заново вводить заявление в 1С?

В большинстве актуальных редакций 1С:ЗУП заявление действует до даты окончания, указанной в нём, и ежегодного переввода не требуется. Однако после обновления конфигурации стоит сверить суммы и коды вычетов, а также сроки действия — особенно для детей, приближающихся к предельному возрасту.

Как оформить вычет, если сотрудник работает в двух организациях холдинга?

Стандартный вычет предоставляется только у одного работодателя по выбору сотрудника. В 1С заявление вводится в той базе (или по той организации), где сотрудник решил получать вычет. Во второй организации вычет не регистрируется.

Почему вычет внезапно перестал применяться в середине года?

Наиболее вероятные причины: доход сотрудника с начала года превысил установленный лимит, либо наступила дата окончания вычета, указанная в заявлении. Проверьте оба условия через отчёт «Анализ НДФЛ по сотрудникам» и данные заявления.

Можно ли в 1С вернуть излишне удержанный НДФЛ из-за несвоевременного заявления?

Да. После ввода заявления с корректным месяцем начала программа при следующем расчёте уменьшит налог или сформирует излишне удержанный НДФЛ. Возврат оформляется документом «Возврат НДФЛ» на основании заявления сотрудника, сумма выплачивается на его счёт.