Другое · 10 мин
График рабочего времени в 1С: где найти и как работать с ним
Где найти график рабочего времени в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии. Пошаговый путь к справочнику графиков, настройка смен, заполнение календаря и типичные ошибки.
График рабочего времени в 1С хранится в справочнике, который называется «Графики работы сотрудников» (в 1С:ЗУП) или «Графики работы» (в 1С:Бухгалтерия и УПП). Именно от этого справочника зависит расчёт зарплаты по окладу, учёт отработанного времени и корректность табеля. Если программа считает зарплату «неправильно», в подавляющем большинстве случаев проблема кроется именно в настройке графика.
Трудность поиска связана с тем, что расположение справочника различается между конфигурациями и даже между релизами одной конфигурации. В типовой 1С:ЗУП 3.1 путь выглядит так: раздел «Настройка» → «Графики работы сотрудников». В 1С:Бухгалтерии 8.3: раздел «Зарплата и кадры» → «Справочники и настройки» → «Графики работы». Ниже разобраны все основные сценарии поиска и настройки.
Прежде чем менять существующий график, убедитесь, что вы понимаете, на каких сотрудниках он назначен: изменение графика задним числом пересчитает норму времени и может «сломать» уже начисленную зарплату за прошлые периоды.
Где искать график работы в 1С:ЗУП 3.1
Основной путь в конфигурации «Зарплата и управление персоналом 3.1»: откройте раздел «Настройка» в панели разделов слева, затем выберите пункт «Графики работы сотрудников». Откроется список всех графиков, заведённых в базе: пятидневка, шестидневка, сменные графики, графики неполного времени.
Альтернативный путь — через раздел «Кадры»: в некоторых релизах там есть подменю «Графики работы» или ссылка на отчёт «График работы сотрудников». Также график можно увидеть прямо в карточке сотрудника: раздел «Кадры» → «Сотрудники» → откройте сотрудника → поле «График работы» в блоке «Текущие кадровые данные». По ссылке из этого поля можно перейти к самому графику.
Если нужного пункта нет в меню, используйте универсальный способ: нажмите кнопку с иконкой лупы (поиск по меню) в правом верхнем углу или сочетание клавиш и начните вводить «график». Программа покажет все команды, содержащие это слово, и вы сразу перейдёте к нужному справочнику.
Где найти график в 1С:Бухгалтерии и других конфигурациях
В 1С:Бухгалтерии 8.3 ред. 3.0 путь такой: раздел «Зарплата и кадры» → группа «Справочники и настройки» → «Графики работы». Учтите, что в бухгалтерской конфигурации функционал по графикам урезан: здесь нет сменных графиков со сложными циклами, доступны в основном календарные варианты «по дням недели».
В 1С:УПП и Комплексной автоматизации справочник называется «Графики работы» и находится в разделе «Персонал» или «Зарплата и персонал», в зависимости от настроек интерфейса. В старой 1С:ЗУП 2.5 графики искали в меню «Расчёт зарплаты» → «Графики работы».
Как выбрать путь поиска
Что делать, если справочник графиков не виден
Самая частая причина «пропавшего» справочника — ограничение прав. Если вы заходите под пользователем с ролью «Кадровик» без расширенных настроек или под бухгалтером по зарплате, часть настроек может быть скрыта. Проверьте это, войдя под пользователем с полными правами: если справочник появился, проблема в профиле доступа, и её решает администратор базы через раздел «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав».
Вторая причина — не включена функциональная опция. В ЗУП 3.1 зайдите в «Настройка» → «Реквизиты и настройки» → «Учёт рабочего времени» и проверьте, что включены нужные опции учёта (например, «Несколько видов времени в графике» или сменный учёт, если вы работаете посменно). Без включённых опций часть команд меню скрывается.
Третий способ — универсальный обход интерфейса: нажмите «Все функции» (если кнопка скрыта, включите её через «Сервис» → «Параметры» → флажок «Отображать команду Все функции»), раскройте ветку «Справочники» и найдите «Графики работы сотрудников» или «Графики работы». Справочник откроется независимо от настроек меню.
Как открыть и проверить настройки конкретного графика
Откройте список графиков и дважды щёлкните по нужному. В ЗУП 3.1 форма графика содержит ссылку «Изменить свойства графика» — именно там задаётся шаблон: способ заполнения (по дням недели, по циклам произвольной длины, по сменам), длительность рабочего дня, перерывы, виды времени (явка, ночные, вечерние часы).
После настройки шаблона обязательно проверьте заполнение календаря: в форме графика нажмите «Заполнить» или убедитесь, что стоит флажок автоматического обновления по производственному календарю. Норма часов за месяц отображается внизу формы — сверьте её с производственным календарём. Если норма нулевая или явно неверная, график не заполнен на текущий год.
Типичная ситуация января: графики не заполнены на новый год, и зарплата за январь считается с ошибкой. В ЗУП 3.1 обычно помогает массовое обновление: «Настройка» → «Графики работы сотрудников» → выделить все → «Заполнить». Предварительно убедитесь, что обновлён производственный календарь («Настройка» → «Производственные календари»).
- 1Откройте «Настройка» → «Графики работы сотрудников» и выберите нужный график
- 2Нажмите «Изменить свойства графика» и проверьте шаблон: дни недели, часы, виды времени
- 3Вернитесь в форму графика и проверьте заполнение календаря на текущий год
- 4Сверьте месячную норму часов с производственным календарём
- 5Проверьте, что график назначен сотрудникам в кадровых документах (приём, перевод)
Как создать новый график: сменный, гибкий, неполный
Новый график создаётся кнопкой «Создать» в списке справочника. Задайте понятное наименование — например, «Смена 2/2 по 12 часов» или «Пятидневка 0,5 ставки»: потом по названию график будут искать кадровики при приёме сотрудников.
Для сменного графика в ЗУП 3.1 выберите способ заполнения «По циклам произвольной длины» и задайте последовательность дней: например, два рабочих дня по 11 часов с часом перерыва, затем два выходных. Для учёта ночных часов добавьте вид времени «Ночные часы» и укажите, какие часы смены приходятся на период с 22:00 до 6:00 — от этого зависит доплата за ночную работу.
Для неполного рабочего времени создайте отдельный график с уменьшенным количеством часов и в свойствах укажите, что норма считается по полному графику (пятидневке). Это важно: именно так программа корректно рассчитает оплату пропорционально отработанному времени и правильно заполнит табель.
Как график влияет на расчёт зарплаты и табель
График определяет норму времени для расчёта оклада: если сотруднику назначена «пятидневка», программа делит оклад на норму часов по этому графику и умножает на фактически отработанное время. Неверный график — неверная норма — неверная зарплата. Поэтому при расхождениях в начислениях первым делом открывайте график сотрудника и сверяйте норму.
Табель учёта рабочего времени в ЗУП 3.1 заполняется автоматически по данным графика с учётом документов отклонений (отпуска, больничные, командировки, прогулы). Посмотреть итоговый табель можно в разделе «Зарплата» → «Отчёты, справки» → «Табель учёта рабочего времени (Т-13)». Если в табеле пусто — почти наверняка не заполнен график на этот период.
Назначение графика происходит в кадровых документах: «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Изменение графика работы списком сотрудников». Если сотруднику график не назначен, программа при расчёте возьмёт график по умолчанию из настроек организации или не рассчитает начисление вовсе.
Как проверить результат
Совпадает с производственным календарём (для пятидневки)
Ноль или явно завышенное/заниженное значение — график не заполнен
Указан актуальный график с правильной датой назначения
Поле пустое или стоит устаревший график
Заполнен явками и выходными по графику
Пустые ячейки или сплошные явки без выходных
Сумма пропорциональна отработанным дням от нормы графика
Оклад начислен полностью при неполном месяце или занижен без причины
Типичные ошибки при работе с графиками
Ошибки с графиками проявляются не сразу, а в момент расчёта зарплаты, поэтому их стоит знать заранее. Самая распространённая — забыть заполнить графики на новый год. Вторая по частоте — редактирование общего графика, на котором числятся десятки сотрудников, вместо создания отдельного графика для особого режима.
Ещё одна группа ошибок связана со сменными графиками: не указаны ночные часы (не начисляется доплата), неверно задан цикл (сотрудник «работает» в праздничные дни по производственному календарю, хотя сменный график не должен от него зависеть), не настроено суммирование рабочего времени при учётном периоде больше месяца.
Часто задаваемые вопросы
Где в 1С:ЗУП 3.1 посмотреть график конкретного сотрудника?
Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники», выберите сотрудника — в карточке в блоке текущих кадровых данных указано поле «График работы». По ссылке из него можно перейти к самому графику. Историю смены графиков видно в списке кадровых документов сотрудника.
Почему справочник «Графики работы» не отображается в меню?
Чаще всего не хватает прав у пользователя или отключена соответствующая функциональная опция в настройках учёта рабочего времени. Проверьте доступ через «Все функции» → «Справочники» под пользователем с полными правами.
Что делать, если график не заполнен на новый год?
Откройте «Настройка» → «Графики работы сотрудников», выделите нужные графики и нажмите «Заполнить». Предварительно убедитесь, что обновлён производственный календарь. После заполнения сверьте норму часов за январь.
Можно ли изменить график сотруднику с середины месяца?
Да, но не редактированием самого графика, а кадровым документом — «Кадровый перевод» или «Изменение графика работы» с нужной даты. Тогда программа корректно разделит норму и расчёт на два периода.
Как настроить доплату за ночные часы в сменном графике?
В свойствах графика добавьте вид времени «Ночные часы» и укажите, сколько часов смены приходится на период с 22:00 до 6:00. Сам процент доплаты задаётся в настройках начислений и учётной политике организации.
Что важно запомнить
График рабочего времени в 1С:ЗУП ищите в разделе «Настройка» → «Графики работы сотрудников», в 1С:Бухгалтерии — в «Зарплата и кадры» → «Графики работы». Если пункт не виден, используйте «Все функции» и проверьте права. Не редактируйте действующие графики задним числом: новые режимы вводите новым графиком и кадровым переводом.