Другое · 12 мин
Как ввести заработок с предыдущего места работы в 1С ЗУП
Где в 1С ЗУП ввести заработок с предыдущего места работы: документ «Входящая справка о заработке», ввод через сотрудника и больничный, проверка расчёта пособий.
Когда новый сотрудник приносит справку о заработке с предыдущего места работы (форма 182н или справка из СФР), её данные нужно внести в 1С ЗУП, чтобы программа правильно рассчитала пособия по больничным, декретным и отпуску по уходу за ребёнком. Без этих сведений расчёт среднего заработка будет занижен, а сотрудник потеряет деньги.
В 1С:ЗУП для этого существует специальный документ — «Входящая справка о заработке для расчёта пособий». Он хранит суммы по годам расчётного периода и автоматически подхватывается при начислении пособий. Ввести данные можно несколькими способами: отдельным документом из журнала, из карточки сотрудника или прямо из больничного листа.
Ниже разберём все способы ввода, особенности для разных версий ЗУП 3.1, типичные ошибки и способы проверить, что справка действительно учтена в расчёте.
Зачем вводить справку о заработке и когда это требуется
Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году увольнения (и текущий год), нужна для расчёта пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и по уходу за ребёнком. Новый работодатель обязан учесть выплаты у прежнего страхователя, если сотрудник предоставил подтверждающий документ.
Если справка не введена в программу, ЗУП рассчитает пособие только из заработка в текущей организации. Для сотрудника, проработавшего у вас несколько месяцев, это почти всегда означает заниженный среднедневной заработок. Сотрудник вправе принести справку и позже — тогда пособие пересчитывается за весь прошедший период, но не более чем за три года.
Отдельная ситуация — запрос в СФР (ранее ПФР). Если сотрудник не может предоставить справку (прежний работодатель ликвидирован, утеряны контакты), он пишет заявление, и организация запрашивает сведения о заработке через фонд. Полученные данные вводятся тем же документом.
Где находится документ «Входящая справка о заработке»
Основной путь в типовой конфигурации 1С:ЗУП 3.1: раздел «Зарплата» → в правой части панели навигации блок «См. также» → ссылка «Справки о заработке для расчёта пособий (входящие)». Откроется журнал, где кнопкой «Создать» добавляется новый документ.
Альтернативный путь — через кадровый раздел: «Кадры» → «Сотрудники» → выделите нужного сотрудника → кнопка «Оформить документ» → в списке выберите «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)». Поле «Сотрудник» при этом заполнится автоматически.
Если нужной ссылки нет в панели навигации раздела «Зарплата», её можно вывести через настройку навигации (кнопка с шестерёнкой в правом верхнем углу панели → «Настройка навигации»). В некоторых доработанных конфигурациях состав команд меняют, и документ «пропадает» из видимости, хотя сам он доступен.
- 1Откройте «Зарплата» → «См. также» → «Справки о заработке для расчёта пособий (входящие)» и нажмите «Создать».
- 2Укажите организацию, сотрудника и дату документа.
- 3Заполните реквизиты прежнего страхователя: наименование, ИНН, КПП, регистрационный номер в СФР.
- 4В табличной части по годам введите суммы заработка из справки — за каждый год отдельной строкой.
- 5Проверьте и проведите документ, затем убедитесь, что данные учтены в расчёте больничного.
Как заполнить документ по шагам
В шапке документа укажите организацию и сотрудника. Поле «Страхователь» — это прежний работодатель: введите его наименование, ИНН, КПП и регистрационный номер в СФР. Эти данные берутся из бумажной справки 182н или из файла, полученного из фонда. Страхователь сохраняется в справочнике, поэтому при повторном вводе справки от того же работодателя его можно выбрать из списка.
Основная часть — таблица «Заработок». Для каждого года расчётного периода добавьте строку: год и сумма заработка, указанная в справке. Суммы вводятся именно те, что стоят в справке, даже если они превышают предельную базу по взносам, — программа сама ограничит их при расчёте пособия.
Если в справке указаны периоды исключаемых дней (больничные, отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребёнком), они вводятся в отдельной табличной части «Дни болезни, ухода за детьми». Эти периоды важны для расчёта декретных и пособия по уходу: исключаемые дни уменьшают число дней расчётного периода и повышают среднедневной заработок.
После заполнения нажмите «Провести и закрыть». Документ не формирует проводок по бухучёту — он только сохраняет сведения в регистрах, которые используются механизмом расчёта пособий.
Ввод данных прямо из больничного листа
Если справку принесли уже после того, как сотрудник заболел, удобнее ввести её непосредственно из документа «Больничный лист». Откройте начисление, перейдите на закладку «Оплата» и нажмите на ссылку рядом с полем среднего заработка (карандаш или текстовая ссылка «Изменить»).
В открывшейся форме ввода данных для расчёта среднего заработка есть кнопка «Добавить справку с пред. места работы». По ней создаётся та же самая входящая справка — с уже заполненными сотрудником и организацией. После ввода сумм и проведения данные сразу попадут в расчёт текущего больничного.
Этот способ хорош тем, что не требует искать документ в журналах и сразу показывает результат: после ввода справки среднедневной заработок в форме пересчитается, и вы увидите, как изменилась сумма пособия.
Если больничный уже рассчитан и выплачен, а справку принесли позже, не редактируйте старый документ вручную. Введите справку, затем создайте перерасчёт: ЗУП предложит доначислить пособие при следующем расчёте или через документ «Перерасчёт страховых пособий».
Особенности для разных ситуаций
Сотрудник работал у нескольких работодателей
Если в расчётном периоде сотрудник трудился у нескольких страхователей, по каждому из них заводится отдельная входящая справка. Программа суммирует заработок по всем справкам, но при этом контролирует, чтобы совокупный заработок за год не превышал предельную базу.
Совместитель
Для внешнего совместителя справка с основного места работы вводится аналогично. Учтите нюанс: пособие назначается по каждому месту работы или по одному — в зависимости от того, где сотрудник работал в расчётном периоде. ЗУП учитывает заработок из справки в пределах ограничений, установленных законодательством для совместителей.
Справка пришла из СФР в электронном виде
При обмене с СФР сведения о заработке могут поступать в ответ на запрос страхователя. В этом случае документ можно создать на основании полученного ответа — часть реквизитов заполнится автоматически. Суммы всё равно стоит сверить с ответом фонда вручную.
Как выбрать способ ввода
Как проверить, что справка учтена в расчёте
После ввода справки откройте больничный лист сотрудника (или создайте тестовый) и перейдите на закладку «Оплата». Нажмите на сумму среднего заработка — откроется форма с детализацией расчёта. В таблице заработка по годам должны появиться суммы из справки с пометкой о страхователе.
Дополнительно проверьте сам журнал справок: документ должен быть проведён (не помечен на удаление, не сохранён как черновик без проведения). Непроведённый документ в расчёте не участвует.
Если справка введена, а средний заработок не изменился, проверьте годы в табличной части: они должны попадать в расчётный период пособия. Например, для больничного текущего года учитываются два предыдущих календарных года — справка за более ранние периоды на расчёт не повлияет.
Как проверить результат
Проведён, годы и суммы соответствуют бумажной справке
Не проведён или годы не попадают в расчётный период
Суммы из справки видны в таблице заработка по годам
Заработок только от текущего работодателя
Пересчитался в большую сторону после ввода справки
Не изменился — справка не подхвачена
Типичные ошибки при вводе справки
Самая частая ошибка — ввод сумм «срезанных» вручную до предельной базы. Бухгалтер видит в справке сумму выше лимита и уменьшает её, считая это своей обязанностью. В результате при расчёте декретных, где предельная база применяется по правилам соответствующих лет, заработок занижается дважды.
Вторая ошибка — пропуск исключаемых периодов. Дни болезни и отпусков по уходу за детьми из справки критичны для расчёта пособий по беременности и родам: без них среднедневной заработок занижается, и сотрудница недополучает пособие.
Третья группа ошибок — организационные: справка вводится на неправильную организацию (в базе несколько юрлиц), документ датируется периодом, закрытым для редактирования, или справку вводят дважды — и через журнал, и из больничного, что приводит к задвоению заработка. Перед вводом проверьте журнал на предмет уже существующих справок по этому сотруднику.
Ограничения и нюансы, о которых стоит знать
Входящая справка влияет только на расчёт пособий по социальному страхованию. На отпускные, командировочные и другие расчёты среднего заработка по правилам трудового законодательства она не влияет — там учитывается только фактический заработок в текущей организации.
Данные справки не переносятся автоматически при переносе данных между базами и при обновлении конфигурации обычно сохраняются, но после миграции с ЗУП 2.5 стоит выборочно сверить справки по сотрудникам, принятым незадолго до перехода.
Если сотрудник принёс справку через несколько лет, перерасчёт выполняется за период не более трёх лет, предшествующих дню обращения. Более ранние пособия пересчитать нельзя, даже если справка подтверждает более высокий заработок.
Что важно запомнить
Заработок с прежнего места работы вводится документом «Входящая справка о заработке для расчёта пособий» — через раздел «Зарплата», карточку сотрудника или прямо из больничного листа. Суммы вносите как в справке, не забывайте исключаемые дни, а после ввода проверяйте форму среднего заработка в больничном.
Частые вопросы
Можно ли ввести справку задним числом?
Да, дата документа не влияет на расчёт — важны только годы заработка в табличной части. Однако если период закрыт датой запрета редактирования, документ придётся датировать открытым периодом, что не мешает перерасчёту пособий.
Сотрудник принёс справку после выплаты больничного. Что делать?
Введите справку стандартным документом, затем выполните перерасчёт пособия. ЗУП доначислит разницу, её нужно выплатить с ближайшей выплатой зарплаты, а сведения передать в СФР для доплаты части пособия фонда.
Почему после ввода справки средний заработок не изменился?
Чаще всего годы в справке не попадают в расчётный период пособия, документ не проведён или справка введена на другую организацию. Проверьте форму среднего заработка в больничном — там видно, какие суммы реально приняты в расчёт.
Нужно ли вводить справку, если сотрудник работает у нас давно?
Если оба года расчётного периода сотрудник отработал в вашей организации, справка не нужна — заработок для пособий и так полностью известен программе. Справка актуальна для сотрудников, принятых в текущем или предыдущем году.
Учитывается ли справка при расчёте отпускных?
Нет. Входящая справка используется только для пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и по уходу за ребёнком. Средний заработок для отпусков и командировок считается только по выплатам в текущей организации.
Что делать, если сумма в справке превышает предельную базу?
Вводите сумму как указано в справке. Программа автоматически ограничит заработок предельной величиной базы для начисления взносов за соответствующий год при расчёте пособия — ручная корректировка только исказит расчёт.