Другое · 10 мин
Почему в 1С не берется НДФЛ с больничного и как это исправить
Разбираем, почему в 1С не удерживается НДФЛ с больничного листа: настройки налогов, вид расчета, проект ФСС, вычеты и даты. Пошаговая проверка и исправление.
НДФЛ с больничного в 1С не рассчитывается чаще всего из-за настроек, а не сбоя программы: у вида расчета не указан код дохода 2300, пособие оплачивается напрямую ФСС и работодатель не является налоговым агентом по этой сумме, либо налог отнесен к другому месяцу из-за даты фактической выплаты. Проверить стоит карточку начисления, настройки проекта прямых выплат и дату ведомости — именно эти три точки определяют, появится ли налог в расчете.
По общему правилу пособие по временной нетрудоспособности облагается НДФЛ. Исключение — пособие по беременности и родам и некоторые другие выплаты, освобожденные от налога. При этом с началом действия проекта прямых выплат работодатель удерживает НДФЛ только с той части больничного, которую оплачивает сам (первые дни нетрудоспособности), а налог с остальной суммы удерживает и перечисляет ФСС как налоговый агент.
Прежде чем что-то менять в базе, важно понять, какой именно сценарий у вас: налог не рассчитался вовсе, рассчитался, но не попал в ведомость, или рассчитался с неверной суммой. Для каждого случая своя причина и свое решение.
Как 1С вообще определяет, брать ли НДФЛ с больничного
В конфигурациях 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия обложение пособия НДФЛ задается не в самом документе «Больничный лист», а в настройках вида расчета (начисления). У каждого начисления есть параметр «НДФЛ», где указывается код дохода. Для оплаты больничного за счет работодателя и за счет ФСС это код 2300. Если поле пустое или выбран код необлагаемого дохода (или код без обложения), программа честно не рассчитает налог — она считает, что доход не облагается.
Второй механизм — дата получения дохода. Для больничных датой фактического получения дохода считается дата выплаты, а не последний день месяца, как для зарплаты. Поэтому налог с пособия регистрируется в момент выплаты, и если ведомость еще не проведена, НДФЛ в отчетах вы можете не увидеть, хотя в учете он уже рассчитан.
Причина 1: у вида расчета не задан код дохода
Самая частая техническая причина — вручную созданное или испорченное начисление «Оплата больничного листа». Такое бывает после обновлений, переноса данных из другой программы или когда бухгалтер копировал вид расчета и изменил настройки. Проверьте: откройте раздел настроек начислений, найдите начисление больничного и посмотрите поле с кодом дохода по НДФЛ.
Если поле пустое — укажите код 2300 и пересчитайте документ. Обратите внимание: в 1С:ЗУП для больничного обычно два начисления — «за счет работодателя» и «за счет ФСС», и код дохода должен быть у обоих. Если код указан только у одного, налог рассчитается лишь с части пособия.
- 1Откройте «Настройка — Начисления» (в 1С:Бухгалтерии — «Зарплата и кадры — Настройки зарплаты — Расчет зарплаты — Начисления»).
- 2Найдите начисление оплаты больничного за счет работодателя и за счет ФСС.
- 3Проверьте поле «НДФЛ»: должно быть «облагается, код дохода 2300».
- 4Сохраните настройки и пересчитайте документ «Больничный лист» (кнопка пересчета или повторное проведение).
- 5Проверьте вкладку НДФЛ в документе: налог должен появиться.
Причина 2: больничный относится к необлагаемому виду пособия
Не всякий листок нетрудоспособности облагается НДФЛ. Пособие по беременности и родам налогом не облагается — это прямо предусмотрено Налоговым кодексом. Если в документе выбрана причина нетрудоспособности «Беременность и роды», программа корректно не рассчитает НДФЛ, и это норма, а не ошибка.
Проверьте причину нетрудоспособности в документе «Больничный лист». Если там стоит обычное заболевание или травма, а налога нет — ищите причину в настройках. Если указаны декретные основания — налога быть не должно, и «чинить» здесь нечего.
Причина 3: прямые выплаты ФСС — налог удерживает фонд
При прямых выплатах работодатель оплачивает только первые три дня нетрудоспособности (при обычном заболевании), а остальное платит ФСС напрямую работнику. Соответственно, НДФЛ с части пособия за счет ФСС удерживает и перечисляет сам фонд — работодатель как налоговый агент за эту часть не отвечает.
На практике это выглядит так: в расчетном листке сотрудника НДФЛ есть, но он заметно меньше 13% от всей суммы пособия, потому что исчислен только с трех дней за счет работодателя. Бухгалтер видит «неполный» налог и считает, что программа ошиблась. Проверьте сумму: если НДФЛ равен 13% именно от части работодателя — все корректно.
Если же больничный полностью оплачивается ФСС (например, пособие по уходу за больным ребенком с первого дня), то у работодателя облагаемой базы нет вообще, и НДФЛ в документе будет нулевым — это тоже правильно.
Кто удерживает НДФЛ с больничного
Работодатель удерживает НДФЛ с первых 3 дней, ФСС — с остальной части пособия.
Пособие с первого дня за счет ФСС, весь НДФЛ удерживает фонд; у работодателя налога нет.
Пособие НДФЛ не облагается вовсе — налога не будет ни у работодателя, ни у ФСС.
Причина 4: дата выплаты перенесла налог в другой период
Для больничных дата получения дохода — день выплаты. Если больничный начислен в одном месяце, а ведомость на выплату проведена в следующем, НДФЛ зарегистрируется в месяце выплаты. В отчетах за месяц начисления налога не будет, и это выглядит как «не берется НДФЛ».
Еще одна типовая ситуация: в документе «Больничный лист» стоит признак «выплатить в межрасчетный период» с конкретной датой, а ведомость оформили другой датой. Тогда в одних регистрах налог числится по одной дате, в других — по другой, и в 6-НДФЛ или анализе НДФЛ возникают разрывы. Решение — привести даты к единому значению: либо исправить планируемую дату выплаты в больничном, либо дату ведомости.
Причина 5: вычеты и особенности сотрудника
Если у сотрудника предоставлены стандартные или имущественные вычеты, а база по больничному небольшая, вычет может полностью «съесть» налоговую базу. Тогда НДФЛ по документу будет равен нулю — законно. Проверьте в документе вкладку с НДФЛ: там видно, какие вычеты применены и какая база осталась.
Еще проверьте статус сотрудника: для нерезидентов ставка и порядок расчета другие, а при смене статуса в течение года возможны перерасчеты. Также убедитесь, что у сотрудника корректно заполнены данные для налогового учета — отсутствие записи о статусе налогоплательщика иногда приводит к сбоям в расчете.
Причина 6: ошибки после обновления или переноса данных
После обновлений релиза 1С иногда слетают настройки обложения у пользовательских начислений, а после переноса данных из старых программ виды расчетов приходят без кодов доходов. Признак такой проблемы: НДФЛ не берется у всех сотрудников сразу и по всем больничным, а не у одного человека.
В этом случае проверяйте не документы, а справочник начислений целиком. Полезно протестировать расчет на новом тестовом документе: если и в нем налога нет — проблема точно в настройках вида расчета или в глобальных настройках учетной политики по зарплате.
Как проверить результат после исправления
После исправления настроек пересчитайте больничный и сформируйте проверочные отчеты: расчетный листок сотрудника, «Анализ НДФЛ по датам получения доходов» и свод начислений. Налог должен составить 13% (или иную применимую ставку) от облагаемой части пособия за вычетом примененных вычетов.
Сверьте также, в каком периоде налог отразится в 6-НДФЛ: дата получения дохода по больничному — день выплаты, срок перечисления налога — не позднее последнего числа месяца выплаты. Если эти даты в отчетах совпадают с фактической ведомостью — учет настроен правильно.
Как проверить результат
Налог равен ставке от облагаемой части пособия за минусом вычетов
Налог нулевой при облагаемой причине нетрудоспособности и отсутствии вычетов
НДФЛ присутствует и совпадает с документом
В листке налога нет, хотя в документе он рассчитан
Дата дохода совпадает с датой ведомости на выплату
Дата дохода и дата выплаты в разных месяцах без объяснимой причины
Что важно запомнить
Отсутствие НДФЛ с больничного в 1С почти всегда объясняется настройками или законодательными правилами: проверьте код дохода 2300 у обоих начислений, причину нетрудоспособности, распределение выплат между работодателем и ФСС, дату выплаты и примененные вычеты. Исправляйте настройку, а не сумму налога вручную.
Частые вопросы
Должен ли вообще удерживаться НДФЛ с больничного листа?
Да, пособие по временной нетрудоспособности облагается НДФЛ. Исключение — пособие по беременности и родам и отдельные выплаты, прямо освобожденные от налога. Если у вас обычный больничный по болезни, налог должен быть.
Почему НДФЛ с больничного меньше 13% от всей суммы пособия?
При прямых выплатах работодатель удерживает налог только со своей части — первых трех дней. Остальной налог удерживает ФСС. Также сумму уменьшают примененные вычеты сотрудника.
Больничный начислен, а в отчете по НДФЛ его нет. Что проверить?
Проверьте, проведена ли ведомость на выплату: для больничных доход и налог регистрируются на дату выплаты. Если ведомость в следующем месяце — налог появится в отчетах того месяца.
Можно ли просто вписать сумму НДФЛ вручную в документ?
Технически можно, но делать этого не стоит: при следующем пересчете ручная правка исчезнет, а первопричина останется. Правильный путь — исправить код дохода в виде расчета или дату выплаты.
НДФЛ не берется у всех сотрудников сразу — где искать причину?
Массовая проблема указывает на настройки, а не на документы: проверьте код дохода в начислениях оплаты больничного, настройки учетной политики по зарплате и не слетели ли настройки после обновления или переноса данных.
Кто перечисляет НДФЛ с части больничного, которую платит ФСС?
Сам фонд: при прямых выплатах ФСС выступает налоговым агентом по своей части пособия. Работодатель отвечает только за налог с выплаченных им первых трех дней.