Как в 1С:Бухгалтерии начислить зарплату за первую половину месяца

Зарплата за первую половину месяца (в обиходе — аванс) должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца, это требование статьи 136 Трудового кодекса. В 1С:Бухгалтерии 8.3 для этого предусмотрен отдельный механизм: программа умеет рассчитывать аванс фиксированной суммой, процентом от оклада или по фактически отработанному времени за первую половину месяца.

Конкретный набор действий зависит от редакции программы и от того, как у вас организован учёт зарплаты: непосредственно в 1С:Бухгалтерии или в 1С:ЗУП с последующей выгрузкой. Ниже разобран основной сценарий — расчёт и выплата аванса полностью в 1С:Бухгалтерии, с проверкой результата и типичными ошибками.

Важный нюанс: аванс — это не «подарочная» выплата, а часть заработной платы. Сумма за первую половину месяца должна быть соразмерна отработанному времени, поэтому вариант «процентом от оклада» нужно применять аккуратно, особенно если сотрудники часто берут отпуска или больничные в начале месяца.

Проверьте настройки перед первым начислением

Прежде чем создавать документы, убедитесь, что в программе включён нужный функционал. Откройте раздел «Главное» → «Настройки зарплаты» (в некоторых релизах путь идёт через «Администрирование» → «Параметры учёта» → «Настройки зарплаты»). Здесь должно быть указано, что учёт зарплаты ведётся в этой программе, а не во внешней.

В этом же разделе найдите блок «Зарплата за первую половину месяца» или «Аванс». Именно там выбирается способ расчёта. Если настройка недоступна, проверьте, что в функциональности программы («Главное» → «Функциональность») включён учёт заработной платы и кадров.

Также убедитесь, что у сотрудников корректно заполнены кадровые документы: приём на работу с указанием оклада (или тарифной ставки), при необходимости — кадровые переводы. Без действующего приёма на работу сотрудник просто не попадёт в документ начисления.

Выберите способ расчёта аванса

1С:Бухгалтерия предлагает три базовых варианта расчёта зарплаты за первую половину месяца. Выбор влияет и на трудоёмкость, и на риск переплаты, поэтому разберём каждый.

Сравнение вариантов расчёта аванса

Фиксированная сумма

Подходит при стабильных окладах и редких отсутствиях. Риск: при отпуске или больничном в первой половине месяца возможна переплата, которую придётся зачитывать.

Процент от оклада

Простой и предсказуемый вариант (часто 40–50%). Ограничение: не учитывает фактически отработанное время, при длинных отсутствиях возможна переплата.

Расчёт за первую половину месяца

Наиболее корректный с точки зрения требований к оплате труда: учитывается фактически отработанное время с 1 по 15 число. Требует ведения учёта рабочего времени до даты выплаты.

Фиксированная сумма

Сотруднику каждый месяц выплачивается одна и та же сумма. Вариант удобен для небольших компаний, где все работают стабильно. Сумму можно задать индивидуально в карточке сотрудника. Главный минус: если человек в первой половине месяца не работал (отпуск без сохранения, больничный), аванс всё равно будет начислен, и переплату придётся удерживать при окончательном расчёте.

Процент от оклада

Аванс рассчитывается как заданный процент от месячного оклада. Это самый распространённый компромисс между простотой и справедливостью. Учтите: процент применяется к окладу, а не к окладу с надбавками, если иное не предусмотрено настройками начислений.

Расчёт за первую половину месяца

Программа рассчитывает сумму пропорционально отработанному времени с 1 по 15 число по графику работы сотрудника с учётом зарегистрированных отсутствий. Этот способ требует, чтобы все отпуска, больничные и командировки за первую половину месяца были введены в программу до расчёта аванса. Зато риск переплаты минимален.

Создайте документ начисления аванса

Начисление выполняется документом «Начисление зарплаты». Перейдите в раздел «Зарплата и кадры» → «Начисления зарплаты» (или «Зарплата и кадры» → «Все начисления») и нажмите «Создать». В поле вида операции или переключателе выберите «Зарплата за первую половину месяца» — от этого зависит, как программа заполнит и рассчитает документ.

1. 1
   Откройте «Зарплата и кадры» → «Начисления зарплаты» и создайте новый документ
2. 2
   Укажите месяц начисления и организацию
3. 3
   Выберите вариант «Зарплата за первую половину месяца»
4. 4
   Нажмите «Заполнить» — программа подберёт сотрудников и рассчитает суммы по выбранному способу
5. 5
   Проверьте список: уберите тех, кому аванс не положен (например, уволенные до 15 числа без отработанных дней)
6. 6
   Проведите документ и сформируйте ведомость на выплату

Кнопка «Заполнить» подбирает всех действующих сотрудников, у которых есть начисления. Если список большой, используйте «Добавить» для ручного подбора или «Подбор». После заполнения откройте строку сотрудника двойным щелчком — в ряде релизов доступна расшифровка расчёта, где видно, из чего сложилась сумма.

Обратите внимание на дату документа: она должна попадать в месяц начисления. От даты зависит, в каком периоде отразятся проводки и данные по НДФЛ.

Выплатите аванс и удержите НДФЛ

Начисление само по себе денег не перечисляет — для выплаты создаётся ведомость. На основании документа начисления нажмите «Выплатить» или создайте ведомость вручную: «Зарплата и кадры» → «Ведомости в банк» (при зарплатном проекте или перечислении на карты), «Ведомости в кассу» или «Ведомости через раздатчика» — в зависимости от способа выплаты.

В ведомости укажите вид выплаты «Аванс» и месяц. Программа заполнит суммы по начисленному авансу. Затем на основании ведомости формируется платёжный документ: списание с расчётного счёта (по реестру в банк) или расходный кассовый ордер.

По НДФЛ действует правило: налог с аванса удерживается при фактической выплате. В 1С:Бухгалтерии ведомость при проведении регистрирует удержанный НДФЛ. Срок перечисления налога определяется действующими правилами Налогового кодекса — сверяйте даты уплаты с актуальными требованиями, так как порядок уплаты НДФЛ периодически меняется.

Проверьте результат после проведения

После начисления и выплаты убедитесь, что всё отразилось корректно. Сформируйте расчётный листок сотрудника («Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате» → «Расчётные листки»): в нём должна быть видна сумма аванса как начисление за первую половину месяца и как выплата.

Проверьте проводки документа «Начисление зарплаты» (кнопка «Показать проводки»): типовая корреспонденция — Дт счёта затрат (20, 25, 26, 44 и т.п. по настройкам способов учёта зарплаты) Кт 70. Ведомость формирует движения по расчётам с сотрудниками и удержанному НДФЛ.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчётный листок сотрудника

Норма

Видны начисление аванса и выплата, сальдо соответствует остатку к окончательному расчёту

Тревожный признак

Аванс отсутствует, задвоен или выплата не совпадает с начислением

Проводки начисления

Норма

Дт затратного счёта — Кт 70 на сумму аванса

Тревожный признак

Проводок нет, счёт затрат пустой или неверный — проверьте способы учёта зарплаты

Ведомость и платёжный документ

Норма

Ведомость проведена, оплата связана с ведомостью, долг по авансу закрыт

Тревожный признак

Ведомость не оплачена или оплачена «вручную» без связи — в учёте висит долг

НДФЛ

Норма

При выплате зарегистрирован удержанный налог с аванса

Тревожный признак

НДФЛ не удержан или удержан дважды — проверьте даты выплаты и дубли ведомостей

Типичные ошибки и как их избежать

Отдельно отметим ситуацию с новыми сотрудниками: если человек принят в середине первой половины месяца, при расчёте «фиксированной суммой» или «процентом» аванс может быть завышен. При способе «расчёт за первую половину месяца» программа учтёт дату приёма автоматически.

Перед массовым расчётом аванса полезно сделать контрольный прогон на одном-двух сотрудниках с разными условиями (оклад, отпуск, приём в середине месяца) и сверить суммы с ручным расчётом. Это занимает несколько минут, но позволяет поймать ошибку настройки до того, как она разойдётся по всей ведомости.

Если зарплата ведётся в 1С:ЗУП

Во многих организациях расчёт зарплаты выполняется в 1С:Зарплата и управление персоналом, а в бухгалтерскую программу переносятся только итоговые данные. В этом случае аванс начисляется в ЗУП документом «Начисление за первую половину месяца», выплачивается ведомостью там же, а в 1С:Бухгалтерию попадают проводки через синхронизацию.

Проверьте настройки синхронизации («Администрирование» → «Синхронизация данных»): какие документы переносятся и с какой детализацией. Если в бухгалтерии аванс не отражается в расчётных листках — это нормально для такой схемы: первичные расчёты хранятся в ЗУП.

Частые вопросы

Можно ли выплатить аванс без документа начисления?

Технически ведомость позволяет выплатить произвольную сумму, но это нарушает логику учёта: начисление и выплата перестают быть связанными, усложняется расчёт НДФЛ и контроль задолженности. Рекомендуемый порядок — сначала начисление, затем ведомость на его основании.

Как быть, если сотрудник в первой половине месяца был в отпуске?

Если отпуск оформлен в программе до расчёта аванса и выбран способ «расчёт за первую половину месяца», программа учтёт только отработанные дни. При фиксированной сумме или проценте аванс начислится полностью — переплату придётся зачесть при окончательном расчёте за месяц.

Нужно ли удерживать НДФЛ с аванса?

Да. Датой получения дохода по зарплате считается день выплаты, поэтому НДФЛ исчисляется и удерживается при каждой выплате, включая аванс. В 1С:Бухгалтерии это происходит автоматически при проведении ведомости на выплату.

Почему кнопка «Заполнить» не подбирает сотрудника?

Чаще всего причины: у сотрудника нет действующего приёма на работу в этом месяце, не заполнено плановое начисление (оклад), сотрудник уволен до начала месяца или аванс ему уже начислен другим документом. Проверьте карточку сотрудника и журнал начислений.

Как исправить ошибочно начисленный аванс?

Если документ ещё не оплачен, проще всего пометить его на удаление или отредактировать и перепровести. Если выплата уже прошла, потребуется сторнирование начисления и корректировка в последующих расчётах — действуйте аккуратно, чтобы не нарушить учёт НДФЛ, при необходимости сделайте резервную копию базы перед исправлениями.

Можно ли задать разный аванс разным сотрудникам?

Да. При способе «фиксированная сумма» сумма обычно указывается индивидуально в карточке сотрудника или кадровом документе. При процентном способе процент, как правило, единый для организации, но итоговая сумма зависит от оклада каждого сотрудника.