Где в 1С:ЗУП находится штатное расписание

Штатное расписание в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) — это не один документ, а целый блок функциональности: справочник позиций, документы утверждения и изменения, отчеты и печатная форма Т-3. Найти его можно через раздел «Кадры», но полноценная работа возможна только после включения соответствующей настройки в учетной политике организации.

Многие пользователи открывают программу, не видят нужных пунктов меню и делают вывод, что функции нет. На самом деле ведение штатного расписания в ЗУП по умолчанию может быть отключено, а часть команд скрыта настройками интерфейса. Ниже разберем, где именно искать штатное расписание в типовой конфигурации 1С:ЗУП 8.3, как его включить, как сформировать печатную форму и что проверить, если данные не отображаются.

Где находится штатное расписание в интерфейсе 1С:ЗУП

В типовой конфигурации 1С:ЗУП 8.3 основной путь выглядит так: откройте раздел «Кадры» в панели разделов слева или сверху (зависит от настроек интерфейса). В панели навигации вы увидите группу команд, среди которых будут «Штатное расписание», «Утверждения штатного расписания» и «Изменения штатного расписания».

Команда «Штатное расписание» открывает список позиций — это фактически рабочее место кадровика. Здесь отображаются подразделения, должности, количество ставок, оклады и надбавки. Документы «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания» фиксируют, какая редакция расписания действует на конкретную дату.

Если вы работаете в режиме такси-интерфейса с настроенными панелями, нужные команды могут быть скрыты. В этом случае воспользуйтесь поиском: нажмите на значок лупы в правом верхнем углу или вызовите строку поиска и введите «штатное расписание» — программа покажет все связанные объекты: справочник, документы и отчеты.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» в панели разделов
2. 2
   Найдите команду «Штатное расписание» в панели навигации
3. 3
   Если команды нет — используйте поиск по слову «штатное» через значок лупы
4. 4
   Проверьте, включено ли ведение штатного расписания в учетной политике организации

Как включить ведение штатного расписания, если пункта нет в меню

Самая частая причина «пропавшего» штатного расписания — отключенная функциональная опция. В 1С:ЗУП ведение штатного расписания включается на уровне настроек программы и учетной политики организации.

Порядок действий: перейдите в раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» (или «Организации» → откройте карточку нужной организации). В карточке организации найдите закладку или ссылку «Учетная политика и другие настройки» → «Штатное расписание». Установите флажок «Ведется штатное расписание».

Дополнительно здесь же настраиваются связанные опции: ведение истории изменений штатного расписания, контроль соответствия кадровых документов штатному расписанию, использование «вилки» окладов, автоматическая проверка штатного расписания на соответствие кадровым приказам. Эти флажки определяют, насколько строго программа будет контролировать кадровые документы.

Структура: позиции, документы утверждения и история изменений

Чтобы уверенно ориентироваться, важно понимать, из чего состоит механизм. Позиция штатного расписания — это сочетание подразделения и должности с указанием количества ставок, оклада (или вилки окладов) и постоянных надбавок. Позиции хранятся в справочнике «Штатное расписание».

Изменения оформляются документами. «Утверждение штатного расписания» создает первоначальную редакцию, «Изменение штатного расписания» — вводит новые позиции, закрывает старые, меняет оклады и ставки с указанной даты. Если включена история изменений, программа хранит все редакции, и вы можете посмотреть, как выглядело расписание на любую прошедшую дату.

Это принципиально важно для кадровых документов: прием на работу и кадровый перевод ссылаются на конкретную позицию. Если позиция закрыта изменением штатного расписания, оформить на нее прием более поздней датой не получится — программа выдаст предупреждение или ошибку при включенном контроле.

Как сформировать печатную форму Т-3

Унифицированная форма Т-3 формируется через отчеты. Перейдите в раздел «Кадры» → «Кадровые отчеты» и найдите отчет «Штатное расписание» или «Штатное расписание (Т-3)». В настройках отчета укажите организацию и дату, на которую нужна печатная форма.

Отчет позволяет выводить не только действующую редакцию, но и состояние на прошедшую дату — при условии, что велась история изменений. Также доступны варианты: штатное расписание с расшифровкой по подразделениям, список занятых и свободных ставок, штатная расстановка (позиции с фактически занимающими их сотрудниками).

Обратите внимание на настройки отчета (кнопка «Настройка» или «Еще» → «Изменить вариант отчета»): там можно включить или скрыть колонки надбавок, вилки окладов, добавить отбор по подразделению. Это удобно, когда руководителю нужна форма только по его структурному подразделению.

Штатное расписание и кадровые документы: как они связаны

При включенном ведении штатного расписания прием на работу требует указания позиции штатного расписания. Программа автоматически подставляет из позиции оклад, надбавки и график работы — это снижает количество ошибок при вводе и гарантирует, что сотрудник принят на существующую ставку.

Если включен контроль соответствия, программа проверяет: не превышено ли количество ставок по позиции, действует ли позиция на дату приема. Отчет «Остатки штатных единиц» (или «Занятые и свободные ставки») показывает, сколько ставок занято и сколько свободно по каждой позиции.

Расхождения между штатным расписанием и фактическими назначениями сотрудников помогает найти отчет «Соответствие штатному расписанию» — он выявляет сотрудников, принятых без позиции, с другим окладом или на закрытые позиции. Регулярная проверка этим отчетом — хорошая практика перед расчетом зарплаты и сдачей отчетности.

Контрольные точки

Как проверить корректность данных

Отчет «Штатное расписание» на текущую дату

Норма

Все действующие позиции видны, ставки и оклады совпадают с приказами

Тревожный признак

Позиции отсутствуют или дублируются, оклады не совпадают с кадровыми документами

Отчет о занятых и свободных ставках

Норма

Количество занятых ставок не превышает утвержденное

Тревожный признак

Есть превышение ставок или «висящие» сотрудники без позиции

История изменений позиции

Норма

Видны документы утверждения и изменений с корректными датами

Тревожный признак

Позиция создана без документа, история пуста

Типичные проблемы и способы их решения

Первая типичная ситуация: пользователь не видит пункт «Штатное расписание» в разделе «Кадры». Причины — отключенная функциональная опция в учетной политике либо недостаточно прав. Проверьте настройку организации, а если флажок установлен, обратитесь к администратору: возможно, вашей роли недоступны кадровые документы (нужны права кадровика или расчетчика).

Вторая проблема — в отчете Т-3 пусто или не хватает позиций. Обычно это означает, что позиции вводились напрямую в справочник без документа «Утверждение штатного расписания», либо выбранная дата отчета предшествует дате утверждения. Проверьте дату формирования отчета и наличие проведенных документов утверждения.

Третья ситуация — программа не дает принять сотрудника, сообщая, что позиция закрыта или ставки исчерпаны. Проверьте документы «Изменение штатного расписания»: возможно, позиция была закрыта более поздним документом, либо все ставки заняты. Решение — создать новое изменение штатного расписания, открыв позицию или добавив ставку.

Альтернативы: когда штатное расписание не ведется

ЗУП допускает работу без ведения штатного расписания: приемы оформляются с ручным указанием подразделения, должности, оклада и количества ставок. Такой режим подходит небольшим организациям с простой структурой, где утвержденное расписание ведется вне программы.

Однако в этом режиме недоступны автоматический контроль ставок, история изменений и корректная печатная форма Т-3 из программы. Если организация растет или требуется формировать Т-3 из 1С, рекомендуется включить ведение штатного расписания и ввести начальную редакцию документом «Утверждение штатного расписания».

Режимы работы

С ведением штатного расписания

Контроль ставок, история изменений, форма Т-3, автоподстановка окладов. Требует дисциплины: все изменения только документами

Без ведения штатного расписания

Проще ввод кадровых документов, но нет контроля ставок и печатной формы Т-3. Подходит для малых организаций с внешним учетом расписания

Часто задаваемые вопросы

Где в 1С:ЗУП 3.1 посмотреть штатное расписание на конкретную дату?

Откройте «Кадры» → «Кадровые отчеты» → «Штатное расписание», установите нужную дату в параметрах отчета и сформируйте. Условие — в базе должна вестись история изменений штатного расписания, иначе отчет покажет только текущее состояние позиций.

Почему в разделе «Кадры» нет пункта «Штатное расписание»?

Чаще всего не включена опция «Ведется штатное расписание» в учетной политике организации («Настройка» → карточка организации → «Учетная политика»). Реже причина в правах доступа — проверьте, назначена ли вашему пользователю роль кадровика или расчетчика.

Как распечатать штатное расписание по форме Т-3?

Используйте кадровый отчет «Штатное расписание (Т-3)»: укажите организацию и дату, сформируйте и отправьте на печать. При необходимости в настройках отчета добавьте отбор по подразделению или скройте лишние колонки.

Чем отличается «Утверждение» от «Изменения» штатного расписания?

«Утверждение штатного расписания» вводит первоначальную редакцию целиком. «Изменение штатного расписания» корректирует действующую редакцию: добавляет и закрывает позиции, меняет оклады и количество ставок с указанной даты, не пересоздавая весь документ.

Можно ли в ЗУП работать без штатного расписания?

Да, если опция отключена, приемы оформляются с ручным вводом должности, подразделения и оклада. Но вы потеряете контроль ставок, историю изменений и возможность формировать Т-3 из программы.

Как узнать, сколько свободных ставок есть по позиции?

Сформируйте кадровый отчет о занятых и свободных ставках (в списке кадровых отчетов). Он покажет по каждой позиции количество утвержденных ставок, занятых сотрудниками и оставшихся свободными.