Как в 1С начислить отпуск по уходу за ребёнком до 1,5 лет

Отпуск по уходу за ребёнком до 1,5 лет — один из самых частых кадровых документов, который бухгалтер оформляет в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП). Ошибка в этом документе ведёт сразу к нескольким проблемам: сотруднице неправильно рассчитают пособие, в отчётах для СФР появятся расхождения, а в табеле будут некорректные отметки о присутствии.

В типовой конфигурации 1С:ЗУП 3.1 весь процесс сводится к одному документу «Отпуск по уходу за ребёнком», который одновременно решает три задачи: оформляет кадровое событие, назначает пособие до 1,5 лет и при необходимости — пособие до 3 лет, а также освобождает ставку сотрудницы на период отпуска. Ниже разобран порядок действий, настройки расчёта и способы проверки результата.

Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП 3.1, но логика аналогична и в других решениях на её основе (1С:КАМИН, отраслевые конфигурации). В 1С:Бухгалтерии 8 возможности ограничены — там отпуск оформляется упрощённо, о чём сказано в отдельном разделе.

Подготовка: что проверить перед оформлением отпуска

Прежде чем создавать документ, убедитесь, что в базе корректно заполнены исходные данные. Во-первых, у сотрудницы должен быть оформлен приём на работу и актуальное кадровое состояние — если она уже находится в отпуске по беременности и родам, отпуск по уходу начнётся со дня, следующего за его окончанием. Во-вторых, в настройках учётной политики организации (раздел «Настройка» — «Организации») проверьте, что указаны данные для расчёта пособий за счёт СФР.

Также проверьте, что в программе введены данные о заработке сотрудницы за расчётные годы. Если она работает в организации давно и зарплата начислялась в этой же базе, данные подтянутся автоматически. Если сотрудница недавно принята, потребуется справка о заработке с предыдущего места работы — её вводят через документ «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)» в разделе «Зарплата» — «Справки для расчёта пособий».

Создание документа «Отпуск по уходу за ребёнком»

Откройте раздел «Кадры» — «Отпуска по уходу за ребёнком» (либо «Зарплата» — «Отпуска по уходу за ребёнком и возвраты из отпуска») и создайте новый документ. Заполните шапку: организацию, дату документа и сотрудника. После выбора сотрудника программа покажет его текущее состояние и подскажет, нет ли пересечений с другими отсутствиями.

Укажите дату начала отпуска — обычно это день, следующий за окончанием отпуска по беременности и родам, либо дата из заявления сотрудника. Дату окончания программа может рассчитать автоматически, если указать дату рождения ребёнка: отпуск до 1,5 лет завершится в день, когда ребёнку исполнится полтора года. Поле «Количество детей» и сведения о том, является ли ребёнок первым, влияют на применение минимальных ограничений пособия.

Обратите внимание на флажок «Освободить ставку на период отпуска». Если он установлен, штатная единица освобождается, и на неё можно принять временного сотрудника. Если сотрудница планирует работать на условиях неполного рабочего времени с сохранением пособия, ставку освобождать не нужно, а после оформления отпуска оформляется кадровый перевод на неполный график.

1. 1
   Создайте документ «Отпуск по уходу за ребёнком» в разделе «Кадры» или «Зарплата».
2. 2
   Выберите организацию и сотрудника, укажите дату начала отпуска.
3. 3
   Введите дату рождения ребёнка — программа рассчитает дату окончания отпуска.
4. 4
   Установите флажок «Начислить пособие до 1,5 лет» и проверьте расчёт среднего заработка.
5. 5
   При необходимости отметьте «Освободить ставку на период отпуска».
6. 6
   Проведите документ и распечатайте приказ по кнопке «Печать».

Настройка и проверка расчёта пособия

На вкладке или в группе настроек пособия установите флажок «Начислить пособие по уходу за ребёнком до 1,5 лет». Программа автоматически рассчитает среднедневной заработок за два календарных года, предшествующих году начала отпуска, и определит сумму пособия — 40% среднего заработка с учётом установленных законодательством минимального и максимального ограничений. Размеры лимитов ежегодно индексируются, актуальные значения программа берёт из встроенных настроек после обновления конфигурации.

Детали расчёта доступны по ссылке рядом с полем среднего заработка: откроется форма с расшифровкой — заработок по годам, количество календарных дней, исключаемые периоды (больничные, отпуска по беременности и родам, предыдущие отпуска по уходу). Если сотрудница в расчётных годах была в декрете, она вправе попросить заменить годы расчётного периода — в форме редактирования среднего заработка укажите заменяемые годы вручную на основании её заявления.

Если заработок отсутствует или ниже минимального, пособие рассчитается исходя из МРОТ и минимального размера пособия. Проверьте, что в программе обновлены значения МРОТ — они хранятся в регистрах и обновляются вместе с релизом конфигурации.

Ежемесячное начисление пособия

После проведения документа отпуска пособие назначается как плановое начисление сотрудницы. Ежемесячно оно рассчитывается автоматически документом «Начисление зарплаты и взносов» — на вкладке «Пособия» появится строка с суммой пособия за месяц. Если отпуск начался или закончился в середине месяца, программа рассчитает сумму пропорционально количеству дней.

Убедитесь, что пособие попадает в ведомость на выплату: при заполнении ведомости выберите вариант выплаты «Пособия» либо соответствующую настройку автоматического подбора. В типовой конфигурации пособия за счёт СФР могут выплачиваться отдельной ведомостью — это зависит от настроек учётной политики и способа выплаты, указанного у сотрудницы.

Если в вашей регионе действует прямая выплата пособий через СФР (сейчас это единый механизм для всей страны), работодатель передаёт в фонд сведения, а пособие выплачивает фонд. В 1С для этого используется подсистема обмена с СФР: документ «Исходящее сообщение о страховом случае» и связанные с ним сведения формируются на основании документа отпуска.

Отражение в табеле и кадровом учёте

После проведения документа в табеле учёта рабочего времени сотрудница будет отмечена условным обозначением отпуска по уходу за ребёнком (ОЖ) на весь период. Проверить это можно через отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» в разделе «Зарплата» — «Отчёты по зарплате». Если отметки не появились, чаще всего документ не проведён или период в нём заполнен неверно.

В личной карточке сотрудника (раздел «Кадры» — «Сотрудники») в истории кадровых событий появится запись об отпуске. Отсюда же можно распечатать приказ о предоставлении отпуска по типовой или произвольной форме.

Контрольные точки

Как проверить результат

Табель Т-13 за месяц начала отпуска

Норма

Дни отпуска отмечены кодом ОЖ, рабочие часы не начисляются

Тревожный признак

Сотрудница отображается как работающая — документ не проведён или неверна дата начала

Начисление зарплаты и взносов, вкладка «Пособия»

Норма

Есть строка с пособием до 1,5 лет, сумма за полный месяц совпадает с расчётом в документе отпуска

Тревожный признак

Строки нет или сумма отличается — проверьте флажок начисления пособия и период отпуска

Дата окончания отпуска

Норма

Совпадает с днём, когда ребёнку исполняется 1,5 года

Тревожный признак

Дата сдвинута — перепроверьте дату рождения ребёнка в документе

Особые ситуации

Работа во время отпуска на неполном рабочем времени

Сотрудница вправе работать на условиях неполного рабочего времени с сохранением права на пособие. В 1С это оформляется так: документ отпуска проводится без освобождения ставки, затем создаётся «Кадровый перевод» с назначением графика неполного рабочего времени. Пособие продолжит начисляться, а за отработанное время будет начисляться зарплата пропорционально.

Досрочный выход из отпуска

Если сотрудница выходит на работу раньше окончания отпуска, создайте документ «Возврат из отпуска по уходу за ребёнком» (тот же журнал документов). Укажите дату возврата — с этой даты начисление пособия прекратится, а в табеле снова появятся рабочие дни. Пособие за месяц возврата рассчитается пропорционально дням отпуска.

Отпуск в 1С:Бухгалтерии 8

В 1С:Бухгалтерии нет полноценного документа отпуска по уходу: пособие начисляется вручную через документ «Начисление зарплаты» — создайте отдельное начисление с видом «Пособие по уходу за ребёнком до 1,5 лет» и укажите рассчитанную сумму. Расчёт среднего заработка придётся выполнить вне программы или в специализированной конфигурации. Для регулярного ведения кадрового учёта с пособиями рекомендуется 1С:ЗУП.

Частые вопросы

Пособие не появляется в документе «Начисление зарплаты и взносов». Что делать?

Откройте документ отпуска и проверьте, что он проведён и в нём установлен флажок начисления пособия до 1,5 лет. Затем убедитесь, что дата начала отпуска попадает в начисляемый месяц. Если всё корректно, посмотрите плановые начисления сотрудницы через её карточку — пособие должно числиться как назначенное.

Как изменить сумму пособия, если сотрудница принесла справку о заработке позже?

Введите документ «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)», затем создайте документ «Исправление» на основании отпуска по уходу либо откройте отпуск и пересчитайте средний заработок. Разница доначислится в ближайшем расчёте зарплаты.

Нужно ли обновлять конфигурацию для правильного расчёта пособий?

Да. Минимальный и максимальный размеры пособия, МРОТ и предельные базы ежегодно меняются, и программа берёт их из встроенных данных. Работа на устаревшем релизе — частая причина неверного расчёта пособий и ошибок в отчётности для СФР.

Как оформить отпуск, если ребёнок не первый?

В документе отпуска укажите количество детей и сведения о предыдущих детях. Это влияет на применение минимального размера пособия — для второго и последующих детей он выше. Сам порядок расчёта среднего заработка не меняется.

Можно ли продлить отпуск до 3 лет в том же документе?

Да, в документе отпуска можно указать период отпуска по уходу до 3 лет и при необходимости включить начисление соответствующих выплат, если они предусмотрены. Отпуск до 1,5 лет и период с 1,5 до 3 лет оформляются в рамках одного документа, но пособие до 1,5 лет прекратится автоматически в день достижения ребёнком полутора лет.