Как закрыть период в 1С:ЗУП

Закрытие периода в 1С:Зарплата и управление персоналом — это не одна кнопка, а последовательность действий: завершение всех начислений за месяц, проверка налогов и взносов, формирование отчётности и установка даты запрета изменения данных. Если пропустить хотя бы один этап, в следующем периоде всплывут расхождения: пересчитанный НДФЛ, «висящие» остатки по взносам или документы, введённые задним числом.

Ниже разобран полный цикл закрытия месяца в типовой конфигурации 1С:ЗУП редакции 3.1: от контроля кадровых документов до блокировки периода. Порядок подходит и для ежемесячного, и для квартального закрытия — отличия указаны отдельно.

Подготовка: что проверить до закрытия месяца

До расчёта итогов убедитесь, что в программу внесены все кадровые события месяца: приёмы на работу, увольнения, переводы, отпуска, больничные, командировки и изменения окладов. Незарегистрированный больничный или отпуск, введённый после расчёта зарплаты, приведёт к перерасчёту и необходимости отменять закрытие периода.

Отдельно проверьте графики работы сотрудников и производственный календарь, если в месяце есть нерабочие праздничные дни или переносы. Ошибка в календаре искажает норму времени и, как следствие, окладную часть и доплаты за работу в выходные.

Также убедитесь, что все заявления на вычеты НДФЛ введены документом «Заявление на вычеты НДФЛ» и действуют в текущем месяце, а статусы налогового резидентства по иностранным сотрудникам актуальны.

Финальное начисление зарплаты и взносов

Основной документ закрытия месяца — «Начисление зарплаты и взносов» (раздел «Зарплата»). Создайте его за последний день месяца и заполните по кнопке «Заполнить»: программа подтянет всех работающих сотрудников, рассчитает окладную часть, удержания, НДФЛ и страховые взносы.

После заполнения пройдитесь по закладкам документа. На закладке «НДФЛ» проверьте сотрудников с отрицательным или пересчитанным налогом — это нормально при возврате из отпуска или предоставлении вычетов задним числом, но каждую такую строку нужно понимать и уметь объяснить. На закладке «Взносы» убедитесь, что у всех сотрудников база для взносов соответствует начислениям.

Если в течение месяца были премии, материальная помощь или прочие разовые начисления, проверьте, что они введены отдельными документами до расчёта зарплаты. Документы, введённые после проведения «Начисления зарплаты», в расчёт не попадут, и их придётся учитывать в следующем периоде или пересчитывать текущий.

1. 1
   Введите все кадровые документы и отсутствия за месяц
2. 2
   Создайте документ «Начисление зарплаты и взносов» последним числом месяца
3. 3
   Нажмите «Заполнить» и проверьте закладки «Начисления», «Удержания», «НДФЛ», «Взносы»
4. 4
   Проведите документ и сформируйте расчётные листки по кнопке «Отчёты и справки»
5. 5
   Сверьте фонд оплаты труда с прошлым месяцем — резкие отклонения должны иметь объяснение

Проверка НДФЛ и страховых взносов

Главный инструмент контроля — сводные отчёты в разделе «Отчёты, справки». Для НДФЛ используйте «Анализ НДФЛ по датам получения доходов» и «Регистр налогового учёта по НДФЛ». Ключевой показатель — исчисленный налог должен совпадать с суммой по всем расчётным листкам, а удержанный налог — с фактически выплаченными суммами.

Для взносов сформируйте «Анализ взносов в фонды» и сверьте базу с начислениями за вычетом необлагаемых сумм (например, части материальной помощи в пределах установленного лимита). Расхождения обычно возникают из-за документов, проведённых задним числом, или неверно настроенных видов начислений.

Полезная контрольная точка — отчёт «Зарплата по зарплатным проектам» и сверка задолженности: на конец месяца после выплаты долг перед сотрудниками должен быть либо нулевым, либо равным сумме, выплата которой запланирована на следующий месяц.

Контрольные точки

Как проверить корректность расчёта

НДФЛ исчисленный vs удержанный

Норма

Разница объясняется сроками выплаты дохода

Тревожный признак

Удержанный налог больше исчисленного без видимой причины

База взносов vs начисления

Норма

Разница равна необлагаемым выплатам

Тревожный признак

База меньше или больше без документального объяснения

Задолженность по зарплате на конец месяца

Норма

Ноль или сумма к выплате в следующем месяце

Тревожный признак

Непонятные остатки по отдельным сотрудникам

Выплата зарплаты и отражение удержаний

Закрыть период без оформленных ведомостей нельзя: невыплаченная зарплата оставит НДФЛ в статусе «неудержанный», и отчётность по форме 6-НДФЛ сформируется с ошибками. Создайте ведомости (раздел «Выплаты») по факту: на банковские карты, через кассу или на зарплатный проект.

После проведения ведомостей проверьте, что в каждой из них корректно заполнена колонка «НДФЛ к перечислению». Если выплата прошла частично (например, у сотрудника алименты или задолженность), сумма налога в ведомости должна соответствовать фактически выплаченному доходу.

Для удержаний по исполнительным листам убедитесь, что документы «Исполнительный лист» действуют и суммы удержаны в расчёте зарплаты. Перечисление алиментов получателю оформляется отдельно и не блокирует закрытие периода, но его лучше выполнить в те же сроки.

Формирование регламентированной отчётности

После завершения расчётов сформируйте отчётность в разделе «Отчётность, справки» — «1С-Отчётность». Ежемесячно обычно сдаются сведения о страховых взносах и персонифицированные сведения, ежеквартально — расчёт по страховым взносам и 6-НДФЛ. Перед отправкой используйте встроенную проверку отчёта: программа покажет ошибки контрольных соотношений.

Если отчёт не принят контролирующим органом из-за ошибок в данных прошлых периодов, исправления вносятся корректирующими документами, а не ручной правкой закрытого месяца. Для этого в ЗУП предусмотрены документы «Перерасчёт НДФЛ», «Перерасчёт страховых взносов» и механизм сторнирования начислений.

Установка даты запрета редактирования

Финальный шаг — техническая блокировка периода. Перейдите в раздел «Администрирование» — «Поддержка и обслуживание» — «Даты запрета изменения данных». Установите дату запрета на последний день закрываемого месяца. После этого пользователи без специальных прав не смогут создавать или изменять документы ранее этой даты.

Дату запрета можно настроить по-разному: общую для всех пользователей, отдельно для групп или отложенную — например, запрет вступает в силу через несколько дней после конца месяца, чтобы успеть донести документы. Для расчётчика зарплаты удобен вариант с индивидуальными датами по разделам учёта.

Обратите внимание: установка даты запрета не пересчитывает данные и не исправляет ошибки — она только блокирует изменения. Поэтому все проверки из предыдущих разделов должны быть выполнены до этого шага.

Типичные ошибки при закрытии периода

Чаще всего проблемы возникают из-за спешки: зарплата рассчитана до ввода всех отсутствий, ведомости проведены после установки даты запрета, а отчётность сформирована без сверки с расчётными листками. Каждая такая ситуация требует отмены закрытия и повторного прохождения всего цикла.

Ещё одна частая ситуация — сотрудник, уволенный в прошлом месяце, продолжает попадать в расчёт из-за непроведённого документа увольнения или открытого исполнительного листа. Перед закрытием полезно сформировать список уволенных за период и убедиться, что с каждым произведён окончательный расчёт.

Частые вопросы о закрытии периода в 1С:ЗУП

Что делать, если после закрытия периода нашли ошибку в начислениях?

Не редактируйте документы закрытого месяца напрямую. Используйте документы «Сторнирование начислений», «Перерасчёт НДФЛ» или «Перерасчёт страховых взносов» текущей датой — они корректно отразятся в учёте и отчётности текущего периода. Снятие даты запрета — крайняя мера, требующая повторной сверки всего периода.

Можно ли закрыть период, если зарплата ещё не выплачена?

Технически можно, но делать этого не стоит: НДФЛ останется неудержанным, и отчёт 6-НДФЛ сформируется некорректно. Сначала проведите ведомости на выплату, затем закрывайте период.

Как закрыть период только для части пользователей?

В настройках дат запрета изменения данных выберите режим «По пользователям» и задайте индивидуальные даты для групп или конкретных сотрудников. Например, расчётчику можно оставить доступ на несколько дней дольше, чем кадровику.

Чем отличается закрытие месяца от квартала в ЗУП?

Набор действий тот же, но в квартальном закрытии добавляется формирование квартальной отчётности: расчёта по страховым взносам и 6-НДФЛ. Перед сдачей квартальных форм рекомендуется дополнительно сверить данные за все три месяца сводными отчётами.

Нужно ли обновлять конфигурацию перед закрытием периода?

Обновление стоит делать по графику, а не вплотную к закрытию. Если обновление необходимо (например, изменились формы отчётности), выполните его заранее на копии базы, проверьте расчёт и только потом применяйте в рабочей базе.