Где в 1С:ЗУП найти среднесписочную численность работников

Среднесписочная численность (ССЧ) работников в программе «1С:Зарплата и управление персоналом» формируется автоматически на основе кадровых данных — приёмов на работу, увольнений, переводов и отсутствий. Отдельного «документа» для ССЧ не существует: показатель выводится в специализированных отчётах раздела «Кадры» и «Зарплата», а также в готовой справке для представления в налоговый орган.

Главная сложность для пользователей заключается не в расчёте, а в том, где именно искать нужный отчёт в зависимости от версии конфигурации и как проверить, что программа посчитала численность корректно. Ниже разобраны основные пути к отчётам, настройка периода, особенности учёта совместителей и работниц в декретных отпусках, а также типичные причины расхождений в цифрах.

Где находятся кадровые отчёты со среднесписочной численностью

Основной путь к показателю — раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты». В списке отчётов найдите «Численность и текучесть кадров» — в нём по умолчанию выводится среднесписочная численность за выбранный период с разбивкой по подразделениям. Достаточно указать дату начала и конца периода, организацию и нажать «Сформировать».

Второй вариант — отчёт «Штатная расстановка» (или «Штатная расстановка с расшифровкой»). Он показывает занятые и вакантные позиции, а в вариантах настройки — среднесписочную численность. Отчёт удобен, когда нужно сопоставить фактическую численность со штатным расписанием.

Если нужные отчёты не видны в списке, откройте «Все отчёты» через кнопку с многоточием в панели раздела или воспользуйтесь строкой поиска в правом верхнем углу окна программы — введите «численность», и система покажет все подходящие объекты.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры»
2. 2
   Перейдите в «Кадровые отчёты»
3. 3
   Выберите «Численность и текучесть кадров»
4. 4
   Укажите период и организацию
5. 5
   Нажмите «Сформировать» и проверьте итоговую строку ССЧ

Справка о среднесписочной численности для налоговой

Для официальной отчётности предназначен отдельный объект: раздел «Отчётность, справки» → «Справки» → «Сведения о среднесписочной численности» (в некоторых релизах — через «1С-Отчётность»). Форма заполняется автоматически по данным учёта на указанную дату, обычно на 1 января.

Перед отправкой или печатью обязательно проверьте дату формирования и организацию в шапке документа. Если в программе ведётся несколько организаций, справка формируется по каждой отдельно — сводного показателя по всем юридическим лицам в одной форме не будет.

Обратите внимание: порядок представления сведений в ФНС периодически меняется (в отдельные периоды показатель включался в состав расчёта по страховым взносам). Актуальный порядок сдачи уточняйте по действующим требованиям, а сам показатель в ЗУП доступен независимо от формата сдачи.

Как настроить период и получить корректный расчёт

Среднесписочная численность всегда привязана к периоду. За месяц она считается как сумма списочной численности за каждый календарный день, делённая на число календарных дней. За квартал, полугодие или год — как среднее арифметическое помесячных значений. Поэтому в отчёте важно задать именно тот интервал, который требуется.

В шапке отчёта «Численность и текучесть кадров» установите даты начала и окончания. Если нужна ССЧ за год — задайте период с 1 января по 31 декабря. Программа сама выполнит помесячный расчёт и выведет итог.

Через кнопку «Настройки» можно изменить группировку (по подразделениям, должностям), добавить отбор по конкретному подразделению или виду занятости. Для сверки с данными других периодов удобно сохранить вариант отчёта, чтобы не настраивать его заново.

Кого программа включает и исключает из расчёта

Корректность показателя зависит от того, как оформлены сотрудники в базе. В списочную численность включаются работники по трудовым договорам, включая временно отсутствующих (больничные, командировки, отпуска). Внешние совместители и лица по договорам ГПХ в среднесписочную численность не входят.

Работницы в отпусках по беременности и родам и по уходу за ребёнком учитываются в списочной численности, но исключаются из среднесписочной. Программа делает это автоматически, если отсутствие оформлено соответствующим кадровым документом (отпуском по уходу за ребёнком), а не просто отключённым начислением.

Сотрудники, работающие неполное рабочее время по соглашению сторон, учитываются пропорционально отработанному времени. Те, кому неполное время установлено в силу закона (например, несовершеннолетние), учитываются как целые единицы.

Почему цифры не сходятся: типичные причины

Наиболее частая причина неверной ССЧ — непроведённые или запоздало введённые кадровые документы. Если увольнение оформили «задним числом» уже после формирования отчёта, пересчитайте его заново: программа берёт данные из проведённых документов на момент формирования.

Вторая причина — сотрудники, оформленные неправильным видом документа. Например, внешний совместитель, принятый как основной работник, завысит показатель. Проверить это можно через отчёт «Списочный состав» или «Остатки отпусков и списки сотрудников» с группировкой по виду занятости.

Третья причина — обособленные подразделения. Если в базе ведётся головная организация с филиалами, убедитесь, что в отборе отчёта выбрана нужная организация, а не вся группа. Расхождение с данными бухгалтерии часто объясняется именно разным составом отбора.

Как проверить результат и сверить с другими данными

После формирования отчёта сверьте итоговую ССЧ с расшифровкой по месяцам: резкие скачки без реальных кадровых изменений — повод проверить документы за соответствующий месяц. Полезно сопоставить показатель с отчётом «Списочный состав» на конец периода: значения будут близки, но не обязаны совпадать.

Для контроля перед сдачей отчётности удобно вывести ССЧ за каждый месяц отдельно и сравнить со средним арифметическим: итог за год должен соответствовать сумме помесячных значений, делённой на двенадцать. Если отчёт позволяет развернуть данные до сотрудников, проверьте спорные позиции вручную.

Контрольные точки

Как проверить корректность ССЧ

Итоговая ССЧ против списочного состава

Норма

Значения близки, разница объясняется декретными отпусками и совместителями

Тревожный признак

Расхождение без видимых причин

Помесячная динамика

Норма

Плавные изменения, совпадающие с приёмами и увольнениями

Тревожный признак

Резкие скачки без кадровых событий

Состав отбора отчёта

Норма

Выбрана одна организация и нужный период

Тревожный признак

В отбор попали другие организации или лишний период

Если отчёта нет или он работает не так

В разных редакциях ЗУП (2.5 и 3.1) состав и названия отчётов отличаются. В ЗУП 2.5 среднесписочная численность доступна через отчёт «Среднесписочная численность работников организаций» в разделе кадрового учёта. В ЗУП 3.1 основной инструмент — «Численность и текучесть кадров» и справка в разделе отчётности.

Если отчёт есть, но не формируется или выдаёт пустой результат, проверьте: заполнена ли в базе хотя бы одна организация с сотрудниками, не установлен ли слишком узкий отбор в настройках, назначены ли пользователю права на кадровые данные. При ограниченных правах часть данных может быть скрыта, и показатель окажется заниженным.

Когда типовых отчётов недостаточно (нужна нестандартная группировка или выгрузка), используйте «Универсальный отчёт» по регистрам кадрового учёта или обратитесь к специалисту по настройке 1С — самостоятельная доработка конфигурации без опыта может нарушить обновление программы.

Частые вопросы

Чем среднесписочная численность отличается от списочной?

Списочная численность — это количество работников на конкретную дату. Среднесписочная — среднее значение за период с учётом всех календарных дней, из неё дополнительно исключаются отдельные категории, например работницы в отпуске по уходу за ребёнком. Для отчётности в ФНС используется именно среднесписочный показатель.

Входят ли внешние совместители в среднесписочную численность в 1С:ЗУП?

Нет. Внешние совместители учитываются отдельно и в среднесписочную численность не включаются. Внутренние совместители учитываются один раз — как целая единица по основному месту работы.

Почему в отчёте пусто, хотя сотрудники в базе есть?

Чаще всего причина в неверном периоде отчёта, отборе по другой организации или ограничении прав доступа. Проверьте даты, сбросьте настройки отбора к стандартным и убедитесь, что кадровые документы по сотрудникам проведены.

Как получить ССЧ за год, если организация работала неполный год?

Сложите помесячные значения за месяцы фактической работы и разделите на 12 — это стандартная методика. В отчёте ЗУП достаточно задать период с даты начала деятельности по конец года, программа выполнит расчёт автоматически.

Можно ли выгрузить среднесписочную численность в Excel?

Да. Сформированный отчёт сохраняется через кнопку «Сохранить» или «Файл — Сохранить как» в форматы MXL, Excel, PDF. Для регулярной выгрузки удобно сохранить настройки отчёта как именованный вариант.

Где найти ССЧ в 1С:ЗУП версии 2.5?

В ЗУП 2.5 используйте отчёт «Среднесписочная численность работников организаций» из раздела кадрового учёта, а также отчёт «Численность работников». Логика расчёта та же, отличается только интерфейс и расположение команд.