Где в 1С:ЗУП находятся личные карточки сотрудников

Личные карточки сотрудников в 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) хранятся в справочнике «Сотрудники», а унифицированная форма Т-2 формируется как печатный документ на её основе. За быстрый доступ отвечают разделы «Кадры» и «Настройка», в зависимости от того, что именно требуется: посмотреть данные, отредактировать их или вывести карточку на печать.

Путаница возникает из-за того, что термин «личная карточка» используется в двух смыслах. Первый — карточка сотрудника как элемент справочника с личными данными, документами, образованием и составом семьи. Второй — печатная форма Т-2 «Личная карточка работника», утверждённая для кадрового учёта. Ниже разобраны оба сценария с точными путями в интерфейсе.

Инструкция ориентирована на типовую конфигурацию 1С:ЗУП 8.3 редакции 3.1 с интерфейсом «Такси». В отраслевых и доработанных решениях названия пунктов меню могут отличаться, но логика расположения сохраняется.

Как открыть список сотрудников с личными карточками

Основной путь: в верхней панели разделов выберите «Кадры», затем в панели функций нажмите «Сотрудники». Откроется список всех работников организации, где каждая строка — это и есть личная карточка в формате элемента справочника. Двойной щелчок по фамилии открывает карточку конкретного человека.

Альтернативный путь — через раздел «Настройка» → «Сотрудники», там открывается тот же справочник. Также список доступен через «Главное меню» → «Справочники» → «Сотрудники», что удобно, если панели разделов перенастроены и нужный пункт скрыт.

Внутри карточки сотрудника данные сгруппированы по гиперссылкам: личные данные, документы удостоверяющие личность, адреса и телефоны, образование, состав семьи, воинский учёт, инвалидность, налоговые вычеты. Основные поля — ФИО, дата рождения, пол, ИНН, СНИЛС — редактируются прямо в форме.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» в верхней панели разделов
2. 2
   Нажмите «Сотрудники» в панели функций
3. 3
   Найдите нужного работника через строку поиска или отбор
4. 4
   Дважды щёлкните по строке — откроется личная карточка
5. 5
   Для просмотра печатной формы нажмите «Печать» → «Личная карточка (Т-2)»

Где найти печатную форму Т-2

Унифицированная форма Т-2 формируется из карточки сотрудника. Откройте нужного работника в списке «Сотрудники», нажмите кнопку «Печать» в командной панели формы и выберите «Личная карточка (Т-2)». Программа автоматически подтянет данные из справочника и кадровых документов: приёмы на работу, переводы, отпуска, сведения об образовании и семье.

Также форма Т-2 доступна из журнала «Все кадровые документы» и через отчёты: раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Личная карточка (Т-2)». В отчётном варианте можно выбрать сотрудника из списка, не заходя в его карточку, что удобно при массовой печати.

Перед печатью проверьте заполненность данных: незаполненные разделы карточки сотрудника дадут пустые строки в Т-2. Типичные «пустые» зоны — образование, состав семьи, воинский учёт и сведения об отпусках, если кадровые документы вводились не полностью.

Что делать, если сотрудник не отображается в списке

Самая частая причина — установленный отбор. В списке сотрудников проверьте поля отбора по подразделению, организации и признаку «показывать уволенных». По умолчанию уволенные скрыты: чтобы их увидеть, включите соответствующий переключатель или снимите отбор командой «Ещё» → «Настроить список».

Вторая причина — сотрудник заведён в справочнике «Физические лица», но не создан как «Сотрудник». Проверьте раздел «Кадры» → «Физические лица»: если человек там есть, а в сотрудниках нет, создайте сотрудника на его основе. Третья причина — документ приёма на работу не проведён или проведён задним числом с ошибкой.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сотрудник виден в списке

Норма

Строка присутствует, карточка открывается без ошибок

Тревожный признак

Строки нет даже со снятыми отборами — ищите в «Физические лица»

Форма Т-2 заполнена

Норма

Разделы содержат данные о приёме, переводах, образовании

Тревожный признак

Пустые разделы при заполненной карточке — кадровые документы не проведены

Уволенные отображаются

Норма

Включён показ уволенных, бывшие работники в списке

Тревожный признак

Уволенный не найден ни в одном списке — проверьте организацию в отборе

Почему нет раздела «Кадры» в меню

Если раздел «Кадры» отсутствует в панели разделов, причина почти всегда в правах пользователя или скрытой панели. Проверьте, что учётной записи назначена роль с доступом к кадровым данным — например, «Кадровик» или «Расчётчик зарплаты». Настройка прав выполняется в разделе «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав» и требует прав администратора.

Второй вариант — панель разделов перенастроена под конкретного пользователя. Откройте «Главное меню» → «Вид» → «Настройка панели разделов» и добавьте «Кадры» обратно в отображаемые разделы. Это безопасная операция, она влияет только на интерфейс текущего пользователя.

Различия карточки сотрудника и карточки физического лица

В 1С:ЗУП данные разнесены по двум справочникам. «Физические лица» хранят персональную информацию, независимую от трудовых отношений: ФИО, документы, адреса, ИНН, СНИЛС, образование. «Сотрудники» связывают физическое лицо с организацией, должностью и кадровыми документами. Одно физическое лицо может иметь несколько записей сотрудников — например, при совместительстве.

Практическое следствие: если правите паспортные данные или ФИО, делайте это в карточке физического лица — изменения подтянутся во все связанные карточки сотрудников. Редактирование через сотрудника по гиперссылке «Личные данные» приводит в ту же форму физического лица.

Массовая печать и выгрузка личных карточек

Для печати карточек нескольких сотрудников используйте отчёт «Личная карточка (Т-2)» из раздела «Кадры» → «Кадровые отчёты»: в настройках укажите список сотрудников или отбор по подразделению. Программа сформирует карточки последовательно в одном табличном документе, который можно сохранить в PDF или Excel через «Файл» → «Сохранить как».

Если требуется выгрузка данных карточек для внутреннего реестра, удобнее отчёт «Сотрудники (контактная информация, личные данные)» или универсальный отчёт по справочнику «Сотрудники» с нужными полями. Учитывайте, что выгрузка содержит персональные данные — передача файла третьим лицам без основания нарушает требования законодательства о персональных данных.

Частые вопросы

Можно ли открыть личную карточку, не заходя в раздел «Кадры»?

Да. Через «Главное меню» → «Справочники» → «Сотрудники» или через раздел «Настройка» → «Сотрудники». Открывается тот же справочник, что и в разделе «Кадры», различий в данных нет.

Почему в форме Т-2 пустые разделы об образовании и семье?

Отчёт берёт данные из карточки физического лица и кадровых документов. Откройте карточку сотрудника, перейдите по гиперссылкам «Образование» и «Семья» и заполните их. После сохранения форма Т-2 сформируется корректно.

Как распечатать карточку уволенного сотрудника?

В списке сотрудников включите показ уволенных (переключатель в шапке списка или настройка списка), найдите работника и откройте его карточку. Далее стандартно: «Печать» → «Личная карточка (Т-2)». Увольнение не блокирует печать.

Чем отличается карточка сотрудника от карточки физического лица?

Физическое лицо — это персональные данные человека (ФИО, документы, ИНН), а сотрудник — его связь с организацией: должность, подразделение, кадровые документы. Одно физическое лицо может соответствовать нескольким сотрудникам при совместительстве.

Можно ли изменить состав полей печатной формы Т-2?

Типовая форма соответствует утверждённому макету и не редактируется в пользовательском режиме. Для изменения макета требуется доработка конфигурации или подключение внешней печатной формы — это задача для специалиста по 1С.

Где найти личную карточку по форме Т-2ГС для госслужащих?

В конфигурациях для государственных учреждений (1С:Зарплата и кадры государственного учреждения) форма Т-2ГС(МС) доступна там же — через печать из карточки сотрудника и кадровые отчёты. В обычной ЗУП 3.1 эта форма не предусмотрена.